La e-factura: el control definitivo para tu negocio y el cumplimiento de la Ley Crea y Crece

Una factura de venta es un documento esencial para todo el que realiza una actividad comercial. Toda persona o empresa (autónomo o sociedad) que venda un producto o servicio está obligado a emitir una factura. Llevar un buen control de facturas es clave para garantizar la liquidez de empresas y autónomos. El control de facturas es la columna vertebral de la contabilidad de cualquier negocio. Te permite saber qué has cobrado, qué te deben y vigilar de cerca tus gastos y pagos.

Próximamente, todas las facturas de las relaciones comerciales Business to Business (B2B) deberán ser electrónicas en todas las organizaciones, independientemente de su tamaño. La Ley 18/2022 de creación y crecimiento de empresas, conocida popularmente como la “Ley Crea y Crece”, elimina el papel, incluso los PDF y los envíos postales. Esta norma representa un hito en la modernización del tejido empresarial español y entre sus medidas destaca la generalización de la facturación electrónica para todas las relaciones entre empresas y autónomos, con el objetivo de reducir la morosidad en las operaciones comerciales, incrementar la productividad empresarial, disminuir los costes operativos, mejorar la transparencia en las transacciones y facilitar el control tributario.

La clave para un control de facturas sin esfuerzo reside en la digitalización. Herramientas como Sage 50 están diseñadas para automatizar gran parte de este proceso. La transición a un software de facturación no es un gasto, sino una inversión. Además, debes revisar periódicamente tus informes de facturas pendientes y actuar rápido si se producen demoras en los pagos. Por lo tanto, controlar tus facturas no tiene por qué ser complicado.

La Solución Pública de Facturación Electrónica

La Solución Pública de Facturación Electrónica es una plataforma gratuita que está desarrollando la Agencia Tributaria para ayudar a autónomos y empresas a cumplir con la nueva obligación de emitir facturas electrónicas. Esta plataforma desarrollada por la Administración permite generar, enviar y recibir facturas en formato digital con plena validez legal. El propósito principal de esta iniciativa es proporcionar una herramienta accesible y gratuita para que cualquier empresa o autónomo pueda cumplir con la normativa de facturación electrónica sin necesidad de recurrir a soluciones de pago, democratizando así el acceso a esta tecnología, independientemente del tamaño o capacidad económica de la organización.

Será un programa accesible desde la Sede Electrónica de la AEAT, pensado para emitir, recibir y almacenar facturas electrónicas, y también para facilitar el seguimiento de sus estados (emisión, aceptación, pago…).

Funciones clave de la Solución Pública

Este sistema tiene 4 funciones clave:

• Emitir y recibir facturas electrónicas en formato estructurado (UBL o Facturae).
• Guardar una copia de todas las facturas emitidas o recibidas en un repositorio centralizado.
• Informar del estado de las facturas: si han sido aceptadas, rechazadas o pagadas.
• Facilitar el control fiscal por parte de Hacienda y reducir la morosidad en las operaciones entre empresas.

Características y funcionalidades de la Solución Pública

• Generación de facturas en formato Facturae, el estándar oficial en España.
• Firma electrónica integrada que garantiza la autenticidad e integridad del documento.
• Envío directo a clientes y proveedores.
• Almacenamiento seguro de la documentación.
• Gestión de facturas recibidas.
• Interfaz sencilla e intuitiva.
• Cumplimiento automático de los requisitos legales.
• Posibilidad de integración con otros sistemas mediante API.
• Acceso multiplataforma (ordenador, tablet, móvil).

Esta herramienta está diseñada para cubrir todo el ciclo de vida de la factura electrónica, desde su creación hasta su conservación, asegurando en todo momento el cumplimiento de la normativa.

Beneficios de utilizar la Solución Pública

• Reducción de costes administrativos: Elimina gastos de papel, impresoras, tinta, envío postal y espacio físico para archivo. Se estima un ahorro de hasta el 80% con respecto a la factura en papel.
• Aumento de la eficiencia y precisión: Automatiza procesos, reduce errores humanos, agiliza el ciclo de facturación y acelera los cobros.
• Cumplimiento con las regulaciones fiscales: Garantiza la conformidad con la legislación vigente, facilita el seguimiento del ciclo de vida de cada factura y actúa como repositorio centralizado.

¿Será obligatorio usar la Solución Pública?

No, su uso es voluntario. Es decir, los autónomos y empresas podrán seguir utilizando programas de facturación privados, como taclia o cualquier otro software que esté adaptado a la normativa. Sin embargo, sí será obligatorio que las facturas electrónicas, incluso si se emiten desde un software privado, se remitan a este repositorio público.

Plazos y obligaciones de implementación

A partir de la aprobación de la orden ministerial, prevista antes del 1 de julio de 2026:

• Transcurrido un año (en torno a julio de 2027), la obligación entrará en vigor para las empresas que facturen más de 8 millones de euros.
• Pasados dos años (alrededor de julio de 2028), el uso de la factura electrónica se extenderá al resto de empresas y autónomos.

Es fundamental que empresas y autónomos planifiquen con antelación la adaptación de sus sistemas y procesos para cumplir con estos plazos, evitando así posibles sanciones por incumplimiento de la normativa.

Excepciones en el uso de la facturación electrónica:

• Operaciones exentas de facturación según la normativa del IVA.
• Facturas simplificadas (tickets) en determinadas condiciones.
• Empresas en territorios donde no existe infraestructura que permita la conexión a internet.
• Operaciones con particulares que no soliciten expresamente factura electrónica.

Alternativas a la Solución Pública: Soluciones Privadas de Facturación Electrónica

Frente a la solución pública, existen multitud de softwares de gestión privada que, con un coste variable, ofrecen a las empresas ventajas como funcionalidades avanzadas (dashboard, reporting, automatizaciones), integración con ERP y sistemas contables, mayor personalización y soporte técnico especializado, entre otras. Estas soluciones privadas permiten intercambiar facturas electrónicas entre el emisor y el destinatario, garantizando la interoperabilidad entre los diferentes sistemas.

Ventajas de las soluciones privadas

Algunas de las características comunes que ofrecen estos softwares incluyen:

• Automatización: Digitaliza el proceso de facturación, desde la emisión hasta el envío y la recepción.
• Personalización: Integra plantillas predefinidas que puedes personalizar con tu logotipo, datos de contacto y detalles de tus productos y servicios.
• Gestión de clientes y proveedores: Almacena información de contacto, términos de pago y preferencias de facturación.
• Integración: Sincroniza datos con otras herramientas contables y sistemas bancarios para un mayor control financiero.
• Accesibilidad: Gestiona la facturación desde cualquier lugar, ya que podrás acceder a él desde diferentes plataformas, ya sea un ordenador, un tablet o tu teléfono móvil.
• Cumplimiento normativo: Se actualiza con las normas fiscales vigentes y cumple con los requisitos de la factura electrónica.
• Análisis: Ofrecen herramientas para generar informes y proporcionar visibilidad sobre el estado de las facturas por pagar y el dinero ingresado.

Ejemplos de soluciones privadas

• taclia: Permite emitir facturas electrónicas en formatos válidos, cumple con los requisitos Verifactu, y permite enviar las facturas al repositorio público. Además, automatiza el control horario y la gestión de proyectos, e incluye gestión de vacaciones, ausencias y bajas.
• Contasimple: Ofrece herramientas para personalizar el diseño de tus facturas y funcionalidades gratuitas para gestionar el negocio y la facturación de forma básica. Las versiones de pago ofrecen mayor capacidad y funciones adicionales, como la integración con servicios externos (Google Drive o Dropbox).
• Holded: Destaca por su capacidad para integrar la facturación con otras áreas como contabilidad, inventario y CRM en una única plataforma, ofreciendo una visión global del negocio.
• Sage 50: Una solución ideal para profesionalizar la gestión, automatizar el control de facturas y preparar el negocio para el futuro, siendo fácil de usar y adaptable al crecimiento.
• Billin: Especializada en facturación electrónica con una interfaz muy intuitiva.
• Factusol: Una alternativa más económica enfocada principalmente a pequeñas empresas y autónomos.

Comparativa entre la Solución Pública y las soluciones privadas

La elección entre la plataforma gubernamental y las alternativas disponibles en el mercado es una decisión estratégica para cada empresa. Las principales diferencias entre ambos sistemas radican en la flexibilidad, las funcionalidades adicionales, la integración con otros sistemas y el coste.

Cada tipo de solución se adapta mejor a distintos perfiles de empresa:

• Para los pequeños autónomos con un volumen reducido de facturas, la Solución Pública puede ser suficiente.
• Las pymes que necesitan integrar la facturación con su software contable requieren soluciones privadas con capacidad de interconexión.
• Las empresas con alto volumen de facturación y necesidades más complejas deben optar por plataformas privadas con funcionalidades avanzadas.

El papel de la AEAT en el sistema de facturación español

La Agencia Tributaria juega un papel fundamental en el ecosistema de facturación electrónica español. Por lo que respecta a la supervisión y control de la facturación, la AEAT es responsable de verificar el cumplimiento de los requisitos legales de las facturas, establecer criterios técnicos para la validación de documentos, desarrollar y mantener sistemas de control fiscal y gestionar el registro centralizado de facturas electrónicas. Esta labor de supervisión contribuye a reducir el fraude fiscal y garantiza la integridad del sistema tributario.

Además, la Agencia establece y actualiza la normativa específica sobre facturación, definiendo aspectos como el contenido obligatorio de las facturas, los plazos de emisión y conservación, los requisitos formales de los documentos y las condiciones para la validez legal de las facturas electrónicas. El conocimiento y cumplimiento de esta regulación es esencial para las empresas, ya que su incumplimiento puede acarrear sanciones significativas.

Pero la labor de la AEAT no se limita al control, sino que también busca facilitar el cumplimiento voluntario de las obligaciones fiscales mediante el desarrollo de herramientas gratuitas, la publicación de guías y manuales, la asistencia técnica a los contribuyentes y la simplificación de los procedimientos administrativos. Esta doble vertiente de control y asistencia convierte a la Agencia Tributaria en un actor clave para el éxito de la implementación de la facturación electrónica en España.

La Factura Electrónica y el control del negocio

Un software de facturación para autónomos te permitirá agilizar y automatizar la gestión de tu negocio de manera sencilla, para que puedas dedicar ese tiempo y esfuerzo en dar valor a tu empresa. Bancos, portal de facturas, facturación y cálculo de impuestos, gastos, movimientos bancarios, tributaciones... son muchas las tareas administrativas que hay que llevar a cabo de manera rigurosa para sacar adelante un negocio.

Con la factura electrónica, tu empresa tiene que digitalizar el proceso de facturación a la fuerza. Esto implica eficiencia, eficacia, sostenibilidad y transparencia. Una visibilidad que te permitirá conocer qué facturas están por pagar, el dinero ingresado en un determinado período. Como que ya hay más ganas de pasarse de pleno a la factura electrónica, ¿no?

Funcionalidades de un software de gestión empresarial para el control del negocio

Un software de gestión empresarial, como Contasimple, que integre la facturación, puede ofrecer funcionalidades como:

• Informes: Genera directamente asientos de contabilidad, listados de extracto, balance de sumas, saldos y balance de situación.
• Gestión de pagos: Genera de forma rápida y sencilla facturas de venta y de compra, albaranes de compra venta, amortizaciones, partes de trabajo, dietas, remesas, inventarios y amortizaciones.
• Validación de asientos: Evita descuadres en la contabilidad.
• Extractos anuales y por periodos.
• Mayor por cuentas de clientes y proveedores.
• Balance de Situación: Pérdidas y Ganancias.
• Sumas y Saldos.
• Procesos de Regularización: Cierres y aperturas de ejercicio completamente automatizados.
• Gestión SII, Suministro Inmediato de Información del IVA: Permite registrar en hacienda sus facturas de manera automática.
• Cuentas contables de ventas y compras parametrizables a nivel de series.
• Importación/exportación de apuntes contables.
• Control presupuestario.
• Series en asientos contables.
• Edición rápida de asientos contables.
• Registro de IVA Repercutido / Soportado: Generación de libros Libro Registro de Facturas Emitidas / Recibidas.
• Tasas y Modelos: Impuestos, IVA, retenciones. Conciliación bancaria a partir del modelo 43.

La inversión en tecnología ayuda a ampliar, adaptar o renovar la capacidad productiva, así como mejorar la eficacia y eficiencia del proceso productivo. Como se ve, la factura electrónica y un software de facturación facilita la tarea administrativa y financiera de la empresa.