Software de Recursos Humanos para Pymes: Características y Optimización

La gestión de Recursos Humanos (RR. HH.) es un aspecto crucial para el éxito de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Sin embargo, son muchas las pymes que aún no cuentan con un departamento de RR. HH. especializado y abierto a la innovación tecnológica. En este artículo, exploraremos a fondo las necesidades más frecuentes de las pequeñas empresas al seleccionar un software de RR. HH., y cómo una solución tecnológica líder en el mercado puede ser un aliado clave para las pequeñas empresas españolas.

1. Estrategias de RR. HH. Eficientes como Base del Crecimiento Empresarial

Si los empleados son el motor que impulsa el crecimiento de las pequeñas empresas, las estrategias de RR. HH. son el combustible de ese motor. Una buena estrategia de RR. HH. debe estar respaldada por datos de alta calidad y conlleva el diseño de procesos operativos eficientes que, para que sean realmente óptimas, deben ser automatizados tanto como sea posible. Esto se logra a través de un software que sea capaz de integrar toda la gestión diaria de RR. HH. y los datos de los empleados en un único lugar que sea seguro, confiable y accesible.

Un ejemplo claro de esto son los informes que permiten tener una visión general del crecimiento de la plantilla, la estructura salarial y los indicadores clave de productividad y de los RR. HH. en general. De esta manera, ayudamos a reafirmar la visión de que la optimización de la gestión de talento y la escalabilidad de sus procesos operativos son pilares clave para impulsar el éxito de las pequeñas empresas.

2. Optimización de Recursos: Disminuir la Carga Administrativa para Aumentar la Eficiencia

Uno de los desafíos más frecuentes a los que las pequeñas empresas se enfrentan en su día a día es la necesidad de optimizar al máximo sus recursos disponibles para maximizar la productividad. En pocas palabras, necesitan hacer más con menos para seguir siendo competitivos en sus mercados. Esto, aterrizado al ámbito de los RR. HH., tiene mucho sentido cuando analizamos las tareas administrativas que este departamento tiene que llevar a cabo.

Los procesos manuales de RR. HH. (por ejemplo, la gestión de solicitudes de baja o la preparación de nóminas o bonus) no son los más eficientes porque tienden a reproducir errores que derivan en datos de mala calidad que a su vez inducen a una toma de decisiones incorrecta o sesgada. Veamos un ejemplo concreto. Los datos de los empleados suelen estar dispersos entre varias hojas de cálculo y herramientas diversas, lo cual puede ser un lastre para responsables del departamento de Recursos Humanos.

Guía de RR. HH. para pequeñas empresas

Simplifica tu Día a Día y Ahorra Costes de RR. HH.

En este sentido, y para contribuir a la optimización de recursos en pequeñas empresas, RR. HH. debe conseguir que la dirección de la empresa tome conciencia de este reto y apoye la decisión de adoptar un buen software de RR. HH. Para ello, los responsables de RR. HH. pueden argumentar fácilmente que una herramienta como ésta es una gran solución ya que simplifica los procesos operativos reduciendo significativamente la carga de trabajo administrativa. De hecho, el tiempo dedicado a este tipo de tareas disminuye más de un 35% tras la implementación. Como resultado, los costes operativos disminuyen y los trabajadores consiguen liberar tiempo para enfocarse en lo que realmente importa: las personas y las estrategias que más valor añaden al negocio.

3. Un Software de RR. HH. para Optimizar la Productividad Diaria

El trabajo diario no debería ser sinónimo de complicaciones sino, por el contrario, debería contribuir e impulsar el crecimiento de la empresa y de las personas que forman parte de ella. Sin embargo, cuando el equipo de Recursos Humanos está mayormente dedicado a la gestión de tareas repetitivas, su motivación (y la de los empleados) decrece y, con ella, la productividad cae. De ahí la importancia de sistematizar el trabajo repetitivo e implementar un software que sea verdaderamente capaz de canalizar estos sistemas y de gestionarlos correctamente para permitir a las personas que se dediquen a tareas más estratégicas y que aporten mayor valor. Esto, a medio y largo plazo, no sólo repercute en la productividad de los equipos sino también en su motivación y en la experiencia del empleado.

Entendiendo esto, es fácil darse cuenta del valor que un software de RR. HH. ofrece a las pequeñas empresas. Concretamente, permite simplificar tareas repetitivas como la creación de contratos, la publicación de ofertas de empleo y la creación de nóminas, ahorrando horas de trabajo manual a sus responsables. Y no sólo ahorra tiempo, sino que también mejora la experiencia del empleado y facilita la toma de decisiones basadas en datos precisos, trazables y transparentes, lo cual hace una gran diferencia en las pequeñas empresas.

4. Onboarding Eficiente y Procesos de Contratación Rápidos

Debido a la falta de recursos y procesos claramente definidos, los procesos de contratación y onboarding en las pequeñas empresas a menudo pueden resultar lentos y desorganizados. Un ejemplo claro de esto es que muchas veces se pierden candidatos porque las empresas tardan demasiado tiempo en responderles, lo cual genera una percepción negativa en ellos. Otra situación frecuente es la contratación y la gestión de empleados en remoto, ya que muchas veces el proceso se demora porque la empresa no dispone de las herramientas digitales necesarias para gestionar ágilmente este tipo de contrataciones.

Automatizando y personalizando los procesos y, por supuesto, garantizando el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales. De esta manera, conseguimos no sólo agilizar el trabajo sino también mejorar la percepción y la satisfacción del candidato, lo que se traduce en menos tiempo a la hora de contratar un nuevo integrante del equipo. ¡Conseguir los objetivos sin tener que asignar más recursos!

5. La Tecnología Correcta Puede Reducir la Tasa de Rotación de Empleados

La mayoría de las empresas españolas están notando que sus tasas de rotación de empleados aumentan. Y donde más impacta esta problemática es en las pequeñas empresas, ya que los equipos de trabajo son más pequeños y la ausencia imprevista de un empleado puede generar paradas de productividad y el coste de un proceso de contratación es elevado. En pocas palabras: la rotación de los empleados no sólo es un problema a nivel de costes sino que además desestabiliza el funcionamiento cotidiano de las pequeñas empresas.

Para combatir esta situación, resulta útil implementar tecnología que aborde ambos retos con una solución escalable: por un lado, mantener talento y por otro, conseguir una gestión de personal eficiente. En este sentido, permite ahorrar hasta un 66% de tiempo dedicado a tareas de Recursos Humanos simplificando los procesos, con seguridad y confianza.

6. Retorno de Inversión: Mayor Eficiencia, Menos Costes

Si has llegado hasta aquí, entenderás que la adopción del software de RR. HH. correcto implica un retorno de la inversión positivo, teniendo en cuenta que implica un ahorro significativo en costes administrativos y una optimización de procesos y productividad considerable.

Después de trabajar con más de 10.000 clientes en toda Europa, se ha comprobado que una empresa pequeña puede reducir sus costes de RR. HH. hasta un 25% anual implementando nuestro software. Además, en España, las pequeñas empresas tienen la oportunidad de solicitar la ayuda para la digitalización de las Pymes a través del Kit Digital y así contar con Personio durante un año completo.

En resumen, elegir el software de RR. HH. apropiado para una pequeña empresa es una decisión que debe considerar todos los factores que hemos comentado a lo largo de este artículo. Lo más importante es encontrar la solución tecnológica que mejor se adapte a las necesidades de cada empresa y que sea capaz de optimizar al máximo la productividad de sus equipos de trabajo.

7. Cómo Crear una Cultura de Confianza

La base de una cultura empresarial es la confianza: construir un entorno de trabajo donde los empleados se sientan seguros y alentados a informar sobre irregularidades laborales sin temores a represalias. Además, con la nueva Ley Europea sobre la denuncia de irregularidades, las pequeñas empresas están obligadas a poner a disposición de los empleados (y de terceros) un canal de denuncias transparente, accesible y anónimo. Esto puede resultar complicado para las pequeñas empresas si no tienen un conocimiento profundo de la normativa ni muchos recursos para destinar a su cumplimiento.

Afortunadamente, existen herramientas digitales para resolver este reto. Es una solución integrada dentro de nuestra plataforma que permite tanto a empleados como a terceros denunciar infracciones de forma segura y anónima, en unos pocos segundos. Con esta solución, todos los empleados podrán informar a la compañía sobre cualquier irregularidad que perciban en unos pocos clics desde la propia cuenta. De esta manera, no sólo se consigue añadir un elemento de confianza más a la empresa sino que además facilita la labor de los responsables de RR. HH. a la hora de gestionar las denuncias y las irregularidades que puedan ocurrir dentro de la empresa, a la vez que se cumple con la normativa europea y se evita posibles sanciones.

Funciones Clave de un Software de RR. HH. para Pymes

Con todas estas funciones ante nosotros, parece evidente que será mejor para nuestro equipo contar con una herramienta de gestión de RR.HH. que sea global y que cubra todos estos flancos. También, y dando un paso más, que sea interoperable con otras aplicaciones en uso de la empresa.

• Software nóminas: La gestión relacionada con nóminas y la administración de personal es muy grande (contratos, entradas, salidas, exámenes médicos, finiquitos…).
• Reclutamiento: La primera experiencia que cualquier trabajador tendrá con nosotros será el proceso de selección. Para optimizar y acelerar la selección del talento. Un buen sistema de Recursos Humanos para pymes con ATS te permite ahorrar tiempo en todas las etapas del proceso: elaboración y distribución de ofertas, recepción de candidaturas, cribado de CV con scorecards, realización de entrevistas, evaluación de candidatos con pruebas psicométricas y contratación.
• Gestión del tiempo: Una función necesaria, y más con las recientes novedades legales, es que este tipo de software ofrezcan la posibilidad de gestionar presencia y absentismo. Para cumplir la ley de control horario y gestionar de forma eficiente vacaciones y ausencias de empleados. Contarás con métodos tanto exhaustivos como de mayor libertad para fichar en el trabajo, gestionar permisos o automatizar los turnos de trabajo. Un software de gestión de pymes que te permitirá ahorrar tiempo en estas tareas más rutinarias de control.
• Análisis de datos: Integrar los objetivos de negocio en la labor de RRHH es una función compleja muchas veces. Permite a los equipos de RR. HH. entender más acerca de su organización, tomar decisiones más informadas y aumentar la productividad de toda la plantilla.
• Comunicación interna: Muchos de estos software de recursos humanos ofrecen la posibilidad de tener un portal del empleado. Un espacio que descentraliza tareas administrativas y agiliza la comunicación interna.
• Formación: Con un programa de RR. HH. de pymes para formación podrás capacitar a tu capital humano a través de planes de formación virtual. Gracias a este tipo de soluciones ganan en competitividad, al poder tener acceso a los mismos conocimientos y tecnologías que otras empresas con mayores recursos. Capacitación de personal que se integra con el módulo anterior y así, una vez hecha la evaluación, los responsables son conscientes de los puntos fuertes y débiles y dónde debe formarse más el trabajador.
• Clima Laboral: Para medir el grado de satisfacción que tienen los empleados de una empresa y ayudar el departamento de Recursos Humanos a medir el impacto de sus acciones. Dentro de nuestro software de Recursos Humanos para pequeñas y medianas empresas hay un módulo que se encarga de analizar el clima laboral, conflictos laborales y de encontrar la información para tomar decisiones en la organización y coordinación de los equipos.

Tipos de Software de Recursos Humanos

Hay varios criterios para definir los distintos tipos de software de recursos humanos que encontramos en el mercado. Veamos los principales.

Por la ubicación de la solución informática

• Software local: se instala en los servidores de la empresa y se accede a través de la red interna.
• Software en la nube: se accede a través de internet y se aloja en servidores externos.

Por el tipo de pago

• Software de pago único: se adquiere mediante un pago único y se puede utilizar de forma ilimitada.
• Software de suscripción: se paga una cuota periódica (mensual o anual) por el uso del software.
• Software gratuito: se puede utilizar de forma gratuita, pero puede tener limitaciones en cuanto a funcionalidades o capacidad de almacenamiento de datos.

Por su funcionalidad

• Software de gestión de reclutamiento: también llamado ATS, se enfoca en la gestión del proceso de selección de candidatos, desde la publicación de ofertas de trabajo hasta la contratación.
• Software de gestión de formación: hay diversos tipos, orientados a la gestión operativa de las capacitaciones corporativas, asignación y seguimiento de presupuesto, planes de formación etc.
• Software de nóminas: para la gestión de la remuneración de los empleados, incluyendo el cálculo de salarios, impuestos y deducciones. A veces, también se incluye la distribución en línea de las nóminas.
• Software de gestión del tiempo de trabajo: herramientas para el registro de jornada, conteo de horas extras, asistencia etc. En ocasiones, estas aplicaciones pueden usarse para crear cuadrantes y turnos de trabajo.
• Software de gestión de vacaciones y ausencias: desde la solicitud hasta su aprobación.
• Software de evaluación del desempeño: dedicados a la definición y seguimiento de objetivos, la evaluación de competencias, del rendimiento, entrevistas profesionales y a la recopilación de feedbacks.
• Software de gestión de notas de gastos: usado para la recopilación de tickets de restauración, hoteles, kilometraje etc.; su gestión y validación interna. Algunas soluciones incluyen también tarjetas de empresa, físicas y virtuales.
• Software para la gestión financiera de proyectos: dedicados al cálculo de horas por actividad o proyecto, especialmente útiles para empresas que facturan su tiempo al cliente por horas o días de trabajo.
• Software de gestión del teletrabajo: son herramientas dedicadas al seguimiento en tiempo real del aforo de las oficinas, con cuadros de mandos para comprobar quién está teletrabajando o en su despacho, y con opción de integrarse con otras herramientas como calendario.
• Software de medición del clima laboral: suelen funcionar a partir de encuestas para tomar la temperatura de la oficina y poner en marcha acciones de mejora y así aumentar la satisfacción de los empleados.
• Software de gestión de beneficios: para gestión de los paquetes de beneficios sociales que la empresa ofrece a sus empleados, como seguros médicos, planes de pensiones, etc.
• Software de gestión de la comunicación interna: intranet, tablón de anuncios, canales de comunicación con los empleados etc.

Cómo Elegir el Software de Recursos Humanos Adecuado para tu Empresa

Hay tres etapas primordiales para elegir el mejor software de recursos humanos para tu organización:

Identifica las necesidades y requerimientos de tu empresa

El primer paso es analizar los procesos y tareas que se realizan en tu departamento de recursos humanos y determinar cuáles de ellos se podrían digitalizar para mejorar la eficiencia y la productividad. Los resultados de tus KPI de recursos humanos pueden ser un buen indicador para evaluar el estado actual de tus metodologías actuales.

Investiga diferentes proveedores

Una vez que hayas identificado tus necesidades y requerimientos, es importante investigar las opciones disponibles en el mercado. Puedes buscar en internet, consultar con otros profesionales del sector o asesorarte con un experto en tecnología de RR. HH.. En este apartado puedes evaluar:

• las funcionalidades de cada software: etapa esencial para asegurarte de que el software tiene las funcionalidades necesarias para cubrir tus necesidades;
• la facilidad de uso y la compatibilidad con tus herramientas existentes: para verificar que el software es sencillo de utilizar y que se puede integrar sin problemas con los sistemas y procesos existentes;
• el soporte técnico y la seguridad: es importante evaluar el soporte técnico que ofrece el proveedor del software y la seguridad que ofrece el software en cuanto a la protección de datos y la privacidad de los empleados;
• las opiniones de otros clientes: plataformas como Trustpilot ofrecen información valiosa sobre el grado de satisfacción de los clientes actuales de cada proveedor. Intenta priorizar aquellas opiniones de clientes de sectores similares al de tu empresa, pues pueden tener problemáticas parecidas a las tuyas;
• y el coste y el retorno de inversión: finalmente, recomendamos evaluar el coste del software (y su modalidad de pago) y el retorno de inversión que puede ofrecer a tu empresa.

Solicita una demostración de las herramientas

Una demostración es una reunión, virtual o presencial, en la que un asesor te muestra cómo funcionan las soluciones. Durante estas demostraciones, es importante prestar atención a las funcionalidades que ofrece cada solución y a cómo se ajustan a tus necesidades y requerimientos específicos. No olvides llevar un listado de preguntas consensuado con todos los equipos afectados por las herramientas. Es recomendable realizar tantas demostraciones como sea necesario para asegurarte de que estás tomando la mejor decisión para tu empresa.

Top 10 Softwares de Recursos Humanos para Empresas en España

Si bien no existe un programa de gestión de recursos humanos perfecto para todas las empresas, te recomendamos que evalúes los años de experiencia del proveedor, la calidad de su servicio de soporte, la opinión de sus clientes, el alcance funcional de sus herramientas, su integrabilidad con tus soluciones actuales, y la escalabilidad de su servicio antes de decidirte.

Para nosotros, lo mejor es equiparse con una plataforma de recursos humanos a medida, para que vayas adquiriendo las herramientas que necesitas en cada etapa de tu empresa.

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3. Oracle HCM
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5. Deel
6. Woffu
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8. TramitApp
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10. Nivimu