Software en la Nube para PYMES: Ventajas y Desventajas

El ERP o planificador de recursos empresariales se ha convertido en una de las soluciones de software más adoptadas entre las empresas que dan el salto hacia su digitalización. En la actualidad, con la continua transformación digital, disponer de un ERP en la nube o un programa en la nube del tipo SaaS (Software as a Service) ya no es un servicio exclusivo de grandes empresas, ya está consolidado como una herramienta esencial para las empresas de todos los tamaños y sectores.

¿Quieres conocer a fondo un ERP en la nube, ventajas y desventajas de estas plataformas y cómo elegir la adecuada para tu empresa? A continuación, te ofrecemos un análisis detallado.

¿Qué es un ERP en la Nube?

Un ERP en la nube tiene las mismas funcionalidades que ofrecen los ERP que se instalan en servidores locales, atendiendo a áreas como ventas, gestión de inventario, contabilidad o finanzas, entre otras. Tiene la particularidad de que, en lugar de ser instalado de forma local, queda alojado en un servidor externo.

De acuerdo al diccionario, cloud computing (computación en la nube) significa “la práctica de utilizar una red de servidores remotos alojados en Internet para almacenar, gestionar y procesar datos en lugar de hacerlo en un ordenador personal o un servidor local”.

Más allá de esa definición básica, y hablando del mundo real, lo que representa es que el cloud computing forma parte de casi todo lo que hacemos en nuestra vida diaria. Aplicaciones bancarias, redes sociales, almacenamiento de fotos, correo electrónico, compra online. Todo eso es posible gracias a la nube.

Naturalmente no alcanza sólo a nuestras vidas personales. Las empresas y los gobiernos confían cada vez más en el cloud computing. Sin embargo, el nivel de uso entre las pymes sigue siendo ligeramente moderado: según las cifras de Eurostat, el 45,2% de las empresas de la UE compraron servicios de computación en nube en 2023. Mientras que el 77,6% de las grandes empresas compraron computación en nube en 2023, sólo lo hicieron el 41,7% de las pequeñas empresas y el 59,0% de las medianas.

Adoptar el software en la nube no solo es una inversión en tecnología, sino también en flexibilidad, innovación y competitividad. Los ERP y, en concreto, aquellos que se alojan en la nube están siendo adoptados masivamente por parte de las pymes: en 2021, el 86,4% de las organizaciones que pusieron en marcha soluciones de software empresarial fueron pymes, según datos de Software Do It. Los motivos para esta preferencia no son pocos: el Enterprise Resource Planning permite la gestión de recursos empresariales de forma unificada y eficiente.

De este modo, los procesos contables y financieros quedan digitalizados y parametrizados, facilitando algunas tareas clave como la administración de facturas, el registro de gastos, la gestión de niveles de stock, o la generación y almacenamiento de modelos de declaraciones de IVA.

En Beedigital nos hemos puesto una vez más de lado de las pequeñas y medianas empresas con nuestra solución ERP para pymes: una herramienta sofisticada y, a la par, sencilla de utilizar, que se ajusta a las necesidades de este tipo de empresas y de sus procesos.

Características Clave de un ERP en la Nube:

• Acceso Remoto: Cualquier usuario puede conectarse a la plataforma desde cualquier dispositivo sin necesidad de realizar ninguna descarga adicional.
• Protección de Datos: Más protección ante la pérdida de información, ya que existen copias de seguridad, también en la nube.
• Ciberseguridad: Requiere garantías en ciberseguridad, ya que los datos y las operaciones dependen de un servidor ajeno.

Diferencia entre un ERP en la Nube vs. On-Premise

Al momento de elegir un software de planificación de recursos empresariales, es fundamental comprender las diferencias entre un ERP en la nube y un ERP on-premise. Aunque tanto el ERP en la nube como el ERP on-premise comparten el mismo objetivo de integrar y optimizar los procesos de negocio, la diferencia fundamental radica en la forma en que se despliegan y gestionan.

En términos de costes, la nube resulta más accesible gracias a su modelo de suscripción, que reduce la inversión inicial y suele incluir tanto el soporte como las actualizaciones. Por el contrario, el ERP on-premise exige un desembolso elevado al inicio -en licencias y servidores- y un gasto adicional recurrente en mantenimiento y actualizaciones.

La escalabilidad y la accesibilidad son otros puntos clave. Un ERP en la nube permite crecer de forma ágil, añadiendo usuarios o módulos según las necesidades del negocio, y ofrece acceso remoto desde cualquier dispositivo conectado a internet, lo que lo hace especialmente útil en entornos de trabajo híbridos o distribuidos.

La seguridad y el control sobre los datos constituyen otro de los aspectos diferenciadores. Las soluciones cloud suelen estar respaldadas por altos estándares de ciberseguridad gestionados por el propio proveedor, aunque siempre persiste la preocupación de alojar la información fuera de la empresa.

Finalmente, la personalización también varía: mientras que los sistemas en la nube ofrecen configuraciones adaptables, suelen estar más limitados para garantizar la estabilidad del servicio.

Tabla Comparativa: ERP en la Nube vs. On-Premise

Ventajas del Software en la Nube para PYMES

Como puedes ver, las ventajas de un ERP en la nube superan ampliamente a las desventajas. Las ventajas y desventajas del ERP en la nube son clave para decidir si este modelo es la mejor opción para una empresa.

Flexibilidad y Escalabilidad

Es flexible: el cloud computing os ofrece a ti y a tu negocio una forma de trabajo altamente flexible. El plan adecuado de cloud computing puede variarse adaptándose a las necesidades de tu empresa. Con frecuencia podrás elegir entre diferentes SLAs (acuerdo de nivel de servicio), minimizar el tiempo de implementación de nuevos recursos, desplegar aplicaciones nuevas o añadir nuevos usuarios en cualquier momento y lugar.

Es escalable: La nube proporciona elasticidad, que de nuevo es la respuesta perfecta a un mundo que cambia con rapidez y con una incertidumbre creciente. Si tu empresa atraviesa una época en la que el negocio flojea, no tienes necesidad de mantener una infraestructura sobredimensionada. Puedes sencillamente reducir sus recursos en la nube. Y si, con suerte, el negocio repunta, puedes ampliar esos recursos. En lugar de pagar por un exceso de capacidad que está infrautilizado durante los periodos bajos del negocio, puedes variar arriba y abajo esos recursos de acuerdo a las necesidades de tu negocio.

Un sistema ERP en la nube se adapta a las necesidades de cada empresa. Si una organización experimenta un crecimiento rápido o bien variaciones en la demanda, por lo que permite a las empresas ajustar fácilmente sus recursos según las necesidades. Por ejemplo, durante períodos de alta demanda, una empresa puede solicitar a su proveedor un aumento de prestaciones de su software o de las funciones de este.

Rentabilidad y Productividad

Ciertamente, el uso de un software ERP en la nube elimina la necesidad de grandes infraestructuras locales, como servidores, licencias, sistemas de almacenamiento de datos y de las copias de seguridad, mantenimientos de hardware, pago de suscripciones a las actualizaciones, etc.

Es rentable: Los costes por adelantado se reducen drásticamente. Se acabó la inversión de adquirir hardware y software para funcionar en el propio centro de datos de la empresa. La computación en la nube te permite desprenderte de algunos de los costes y esfuerzos asociados con la compra, instalación, configuración y gestión de tu propia infraestructura local, como los servidores, y libera esa inversión para otras áreas de tu negocio. En su lugar, tu empresa paga por los recursos mediante una suscripción y por uso.

Optimiza la productividad: Los servicios de cloud computing proporcionan mantenimiento sobre la marcha para los recursos que tu empresa utilice. Tu proveedor se ocupa de las actualizaciones de software y seguridad, asegurando que tus datos estén seguros y libres de ciberataques como el ransomware. Dado que estas actualizaciones son automáticas, no producen ninguna interrupción del servicio, y aportan regularmente nuevas funciones y optimizaciones, descargando al departamento de IT de parte de su carga de trabajo. Y, al liberarte de parte de tus preocupaciones, te permite concentrarte en mejorar tu negocio.

Los proveedores de software de gestión en la nube ofrecen mejoras constantes en sus servicios y actualizaciones, lo que garantiza que los usuarios siempre trabajen con la versión más reciente.

Trabajo Remoto y Seguridad

El ERP en la nube permite a los usuarios acceder a la información y gestionar procesos desde cualquier lugar con conexión a internet. Esto ha sido especialmente relevante en un mundo pre y post-pandemia, donde el trabajo remoto se ha vuelto una norma.

Es perfecto para el trabajo remoto e híbrido: El cloud computing posibilita el trabajo flexible porque, básicamente, está disponible para todos, en todo momento y lugar (siempre que dispongan de una conexión Internet). Los empleados disponen de un acceso rápido, seguro y estable a todas las aplicaciones y los datos allá donde estén, y mantener su productividad en casa, en ruta o en la oficina.

El alojamiento en la nube en centros de datos de alta seguridad garantiza protección avanzada frente a ciberataques y brechas de datos. Los principales proveedores de SaaS suelen cumplir con normativas internacionales de seguridad y privacidad, como GDPRD o ISO 27001.

Es seguro en todos los ámbitos: la seguridad de los datos es la principal preocupación que se cita cuando se trata de trasladar un negocio a la nube. Y naturalmente tus datos son lo más valioso que tiene tu empresa, y es normal preocuparse al pensar en ponerlos en manos de un proveedor externo.

Hay muchas buenas razones por las cuales la nube es más segura que las instalaciones de la empresa, desde los servidores ubicados debajo de la mesa de alguien hasta la falta de expertos de seguridad en la empresa. Para estar tranquilo simplemente comprueba que tu proveedor de recursos en la nube cumple con los estándares de seguridad más exigentes. Esto incluye la política Zero Trust, un centro de datos con certificación ISO 27001 (los centros de datos, especialmente en la UE, deben cumplir con un buen número de leyes relacionadas con la privacidad, especialmente el RGPD/GDPR), encriptación extremo a extremo y medidas de recuperación ante desastres que incluyan el paso automático de operaciones a un centro de datos de respaldo.

Desventajas del Software en la Nube para PYMES

Dependencia de la Conexión a Internet

El ERP en la nube para pymes depende completamente de una conexión a internet estable. Cualquier interrupción en la conectividad puede afectar la capacidad de los empleados para realizar sus tareas.

Riesgos de Seguridad y Privacidad

Utilizar un programa ERP en la nube implica confiar en el proveedor para el acceso, el almacenamiento de los datos, el mantenimiento y la seguridad del software. Si el proveedor experimenta interrupciones en el servicio o problemas financieros, la empresa usuaria puede enfrentarse a tiempos de inactividad que afecten sus operaciones.

Aunque los proveedores de software en la nube suelen implementar medidas de seguridad avanzadas, la exposición de datos sensibles en la nube puede ser un riesgo. Brechas de seguridad, ciberataques o accesos no autorizados pueden comprometer la privacidad de la información empresarial y de los clientes.

Costos a Largo Plazo y Escalabilidad

Aunque este tipo de software reduce los costes iniciales, los gastos recurrentes pueden acumularse con el tiempo, especialmente si una empresa no utiliza un software global y utiliza múltiples aplicaciones con suscripciones individuales. Además, el crecimiento del número de usuarios o prestaciones adicionales puede tener costes adicionales más altos de los previstos por lo que es importante conocer con antelación los precios de la escalabilidad en caso de ser necesaria.

Integración y Personalización Limitada

Es muy posible que para cada área productiva de las empresas se utilicen distintas soluciones de software. La falta de integración entre estas aplicaciones puede generar ineficiencias y duplicidad de datos.

Repatriación: ¿Volver a los Sistemas On-Premise?

Desde hace un par de años se está popularizando un concepto denominado repatriación. Es decir, el proceso de mover los datos, las cargas de trabajo y las aplicaciones que previamente se habían trasladado a la nube de vuelta a un centro de datos local o de una nube pública a una nube privada.

Las principales razones para la repatriación que dan las empresas que eligen traer sus datos a sus propias instalaciones suelen ser:

• El Coste: Al principio el coste de empezar a usar proveedores de nube es relativamente bajo. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y aumentan sus datos y su base de usuarios, el coste de los servicios en la nube puede volverse muy alto ya que suele incrementarse exponencialmente.
• La Necesidad de Modernización de sus Aplicativos: Una palanca para migrar a la nube puede ser la necesidad de modernización de sus aplicativos, que también va ligado al motivo de ahorro económico.

Conclusión

La elección de un ERP on premise o un ERP en la nube depende las necesidades específicas de cada empresa. El ERP es la nube representa una solución moderna para la gestión de empresas en la nube, aportando eficiencia y escalabilidad. Sin embargo, también es importante conocer los desafíos que presenta y elegir de manera cuidadosa al proveedor.