Software de Gestión de Riesgos para Pymes: Clave para la Resiliencia Empresarial

En el dinámico panorama empresarial actual, las pequeñas y medianas empresas (pymes) están expuestas a una multitud de riesgos que pueden afectar directamente sus operaciones cotidianas, disminuir sus ingresos o aumentar sus gastos. El impacto de estos riesgos puede ser lo suficientemente grave como para provocar la quiebra de la empresa. Por ello, una buena gestión del riesgo es fundamental para reducir la probabilidad de que un determinado acontecimiento se produzca y, si se produce, minimizar su impacto. Un software de gestión de riesgos es una herramienta eficaz diseñada para anticipar eventos indeseables, permitiendo una mejor gobernabilidad al identificar los riesgos potenciales que la estructura podría enfrentar.

¿Qué es un Software de Gestión de Riesgos y por qué es Esencial para las Pymes?

Un software de gestión de riesgos es una herramienta tecnológica que simplifica el análisis de riesgos a través de funciones automatizadas. Recopila información de riesgo en una ubicación centralizada para proporcionar al usuario un acceso más fácil a las actividades de evaluación relacionadas con el proyecto. Este tipo de software está diseñado para medir el alcance de los riesgos asociados con un proyecto, identificando las fallas según su importancia y permitiendo a los tomadores de decisiones clasificar el nivel de aceptabilidad de cada riesgo.

El software informa basándose en la información recopilada sobre el negocio, tanto legal como financieramente, y establece automáticamente un mapa de riesgos para permitir al usuario evaluar y monitorear la evolución de su negocio. Se beneficia de todos los datos necesarios para garantizar el buen funcionamiento de su actividad gracias a los paneles de control sobre los riesgos y las medidas de protección que se deben implementar. Todas las empresas pueden utilizar este tipo de software, siendo una solución ideal para asegurar sus proyectos en curso a través de estudios de riesgo evaluados. Ofrece una visión completa de todos los riesgos encontrados para cada proyecto, como el lanzamiento de un nuevo producto.

Proceso de Implementación de la Gestión de Riesgos en Pymes

La implementación de la gestión de riesgos en una pyme sigue una serie de pasos clave que aseguran una aproximación estructurada y efectiva:

1. Identificación de Riesgos

Para identificar los riesgos es importante disponer de información de buena calidad. Tiene como objeto identificar los posibles riesgos que pueden afectar, negativa o positivamente, a la actividad analizada y a los objetivos de la empresa. En esta fase resulta muy útil agrupar los riesgos en “categorías”, lo que ayudará también a definir mejor los métodos de identificación y análisis. Dependiendo de cada empresa, se pueden definir unas categorías u otras. Entre los posibles métodos para obtener información, destaca la identificación de riesgos mediante cuestionarios, formulando preguntas como:

• ¿Qué puede ocurrir?
• ¿Dónde y cuándo?
• ¿Por qué y cómo puede ocurrir?
• ¿Cuál es el origen de cada riesgo?

2. Análisis de Riesgos

Una vez identificados los riesgos, el empresario puede haber encontrado muchos, y a menudo no es posible intentar abordarlos todos. El análisis de riesgos consiste en combinar la probabilidad de que se produzca un suceso y las posibles consecuencias o impactos de estos. El resultado obtenido se denomina “nivel de riesgo”. El software proporciona herramientas de planificación para evaluar mejor los riesgos potenciales. Después de esta tarea, otros módulos soportan el análisis de los resultados.

3. Evaluación de Riesgos

Por último, se procederá a la evaluación de riesgos, que implica comparar el nivel de riesgo detectado durante el proceso de análisis con criterios de riesgo previamente establecidos. Los criterios utilizados para tomar decisiones deben ser coherentes con el contexto externo e interno y tener en cuenta los objetivos de la organización. En general, el software propone planes de acción basados en estos resultados.

Factores Clave al Elegir un Software de Gestión de Riesgos

Al seleccionar un software de gestión de riesgos para su pyme, es crucial considerar varias características:

• Configuración: Si el software elegido puede modificarse de acuerdo con la voluntad del usuario, será más fácil para él usarlo.
• Movilidad: En general, el software de administración de riesgos en línea permite el acceso a los registros en cualquier momento y desde cualquier terminal a través de la conexión a Internet.
• Capacidad: Un potente software promete un trabajo rápido, simple y múltiple. Cuanto más se garantice la prevención de riesgos, mayor será la probabilidad de que la empresa mejore su productividad. Esta prevención depende de la capacidad de la herramienta para analizar los datos. Es importante preguntarse: ¿Cuánto riesgo puede manejar? ¿Tiene en cuenta los riesgos legales o solo los riesgos financieros?
• Costo: El precio del software de Gestión de Riesgos y Cumplimiento (GRC) varía de una herramienta a otra, dependiendo principalmente de las características ofrecidas. Es de vital importancia definir las necesidades de la empresa y los módulos adaptados para luego buscar el software adecuado.

Beneficios de la Concienciación y Formación en Gestión de Riesgos

Nada es más importante que conocer los riesgos para poder evitarlos. La concienciación de la dirección de la empresa sobre la importancia de identificar y trasladar correctamente los riesgos de la pyme es fundamental. Las aplicaciones actualizadas son menos vulnerables; revisar si todo el software está al día es crucial. La lucha contra el malware continúa, y los nuevos virus son más dañinos y resistentes; no bajar la guardia es imperativo.

Software Destacado para la Gestión de Riesgos Operacionales

En el mercado existen diversas soluciones de software diseñadas para la gestión de riesgos operacionales, cada una con sus propias fortalezas. Aquí te presentamos algunos de los más reconocidos:

Principales Soluciones GRC y ERM

Estas herramientas representan diferentes enfoques para abordar la gestión de riesgos, cada una con sus fortalezas particulares.

• ServiceNow GRC: Representa una solución integral para la gestión de riesgos y cumplimiento normativo. Permite a las organizaciones visualizar sus riesgos en tiempo real, establecer controles automatizados y generar informes detallados.
• Archer RSA: Se ha establecido como un referente en la gestión de riesgos empresariales. Ofrece capacidades avanzadas de evaluación de riesgos, gestión de políticas y seguimiento de auditorías.
• MetricStream: Se distingue por su robusta arquitectura basada en la nube, que facilita la gestión de riesgos en organizaciones globales.
• SAP Risk Management: Ofrece una solución profundamente integrada con los sistemas ERP existentes. Incluye funcionalidades avanzadas para la gestión de riesgos de terceros y la supervisión continua del cumplimiento normativo.
• LogicManager: Se distingue por su enfoque en la gestión de riesgos empresariales (ERM) basada en taxonomía. Ofrece capacidades robustas de seguimiento de indicadores clave de riesgo (KRI) y generación de informes personalizados.
• Resolver: Destaca por su enfoque en la gestión integrada de riesgos y seguridad. Su plataforma unificada permite a las organizaciones gestionar tanto riesgos operativos como de seguridad desde una única interfaz.
• IBM OpenPages GRC Platform: Representa una solución empresarial completa que incorpora capacidades avanzadas de análisis e inteligencia artificial. Ofrece funcionalidades avanzadas de modelado de riesgos y análisis predictivo, permitiendo a las organizaciones anticiparse a potenciales problemas.

Software Específico para Riesgos Operacionales

Elegir el software adecuado para la gestión de riesgos operacionales es crucial para cualquier organización. Los diez software analizados aquí ofrecen una amplia gama de funcionalidades y beneficios, pero es importante considerar la trayectoria, ventajas, desventajas y precios de cada uno para tomar una decisión informada.

• Pirani: Empresa colombiana fundada en 2010, líder en la gestión de riesgos operacionales en América Latina. Ofrece parametrización de reportes personalizados y un Plan Free por tiempo ilimitado. Ayudó a Tical, una empresa costarricense de transporte terrestre de carga, a cuantificar resultados de riesgos inherentes y residuales.
• Protecht: Empresa australiana con más de 20 años en el mercado, especializada en soluciones de gestión de riesgos, cumplimiento y auditoría.
• Strike Graph: Solución relativamente nueva en el mercado, fundada en 2019.
• Fusion Framework System: Ofrece una demostración que debe ser solicitada a través de un formulario en su sitio web.
• Hyperproof: Fundada en 2018, ha destacado rápidamente por su enfoque en la gestión de riesgos y el cumplimiento de normativas. Ofrece varios planes, con precios que comienzan en 300 dólares mensuales por usuario.
• Ncontracts: Fundada en 2009, ofrece soluciones completas de gestión de riesgos y cumplimiento, especialmente orientadas a instituciones financieras.
• Aclaimant: Plataforma fundada en 2013, especializada en la gestión de riesgos y siniestros. Ofrece una demostración que debe ser solicitada a través de un formulario en su sitio web.
• Pulse Technology: Fundada en 2004, ofrece soluciones de gestión de riesgos y cumplimiento para diversas industrias.
• Analytica: Empresa de software que se especializa en soluciones de análisis y gestión de riesgos.
• LogicGate Risk Cloud: Fundada en 2015, ofrece una plataforma innovadora para la gestión de riesgos y cumplimiento. Ofrece una demostración personalizada, la cual debe ser solicitada a través de un formulario en su sitio web.

Riesgos IT y Ciberseguridad para Pymes

GRCTools y su solución Riesgos IT - Seguridad de la Información facilitan la comunicación y colaboración entre los equipos de seguridad de la información, tecnología y gestión de riesgos, promoviendo una respuesta coordinada y eficaz ante las amenazas y vulnerabilidades de seguridad. Esto ayuda a aumentar la concienciación de riesgos IT, implica y hace partícipes a todas las áreas de la organización, evita errores y desactualizaciones, reduce el tiempo invertido en actualizar información, alinea los riesgos TI a la realidad y permite identificar responsabilidades y delegar funciones.

Para ayudar a la pyme a poner en marcha los procesos internos con los que mejorar su ciberseguridad, se han desarrollado una serie de documentos denominados «políticas de seguridad». Estas políticas tratan los aspectos y elementos esenciales donde se debe aplicar seguridad y que deben estar bajo control. Cada política contiene una lista de chequeo de las acciones que debe tomar el empresario, su equipo técnico y sus empleados.

Políticas de Seguridad Clave

• Políticas para el empresario: Para asegurar una dirección consciente de los riesgos.
• Políticas para el personal técnico: Para la implementación y mantenimiento de las medidas de seguridad.
• Políticas para el empleado: Para promover buenas prácticas en el día a día.

Buenas Prácticas y Gestión de Recursos

• Buenas prácticas en redes sociales: Administrar perfiles corporativos teniendo en cuenta todas las medidas de seguridad disponibles.
• Gestión de recursos humanos: El factor humano puede evitar muchos incidentes; actuar desde el principio hasta el final en la relación con el empleado.
• Almacenamiento en la red corporativa: Comprobar que la información está en el sitio y forma correctos.
• Almacenamiento en los equipos de trabajo: Chequear si se tiene todo bajo control sobre la documentación guardada en los PC.
• Almacenamiento en la nube: Vigilar qué y cómo se permite almacenar información allí.
• Aplicaciones permitidas: Controlar todo el software que se utiliza en la empresa, ya que no todo vale.
• Clasificación de la información: Localizar la información confidencial es elemental para garantizar su seguridad; tener un inventario de información.
• Concienciación y formación: Enseñar para prevenir y conocer los riesgos.
• Continuidad de negocio: Prepararse como si el desastre fuera a ocurrir mañana y aprender para que el negocio continúe para siempre.
• Cumplimento legal: Cumplir la ley no es una opción y favorece a todos.
• Plan director de seguridad: Organizar los proyectos de ciberseguridad para que no se escape ningún detalle.
• Relación con proveedores: Trasladar a los proveedores la seguridad que se aplica en la oficina al contratar algún servicio.
• Dispositivos IoT en el entorno empresarial: Utilizar los dispositivos IoT en la empresa de manera segura.
• Teletrabajo seguro: Implementar medidas de seguridad para teletrabajar de forma segura desde cualquier ubicación.

Protección de Datos y Sistemas

• Borrado seguro y gestión de soportes: Asegurarse de borrar completamente la información y sus soportes al final de su vida útil.
• Uso de dispositivos móviles corporativos: Gestionar la seguridad de los móviles de empresa para evitar problemas.
• Antimalware: La lucha contra el malware continúa, y los nuevos virus son más dañinos y resistentes; no bajar la guardia.
• Auditoría de sistemas: Auditar la seguridad de los sistemas para poder mejorarla.
• Comercio electrónico: Conocer las claves para detectar el fraude en la tienda online y ofrecer confianza a los clientes.
• Control de acceso: Permitir o denegar el acceso a los sistemas e información.
• Copias de seguridad: Hacerlas regularmente, saber dónde están y cómo recuperarlas.
• Gestión de logs: Monitorizar para comprobar que todo funciona bien y para analizar qué ha fallado.
• Protección de la página web: Proteger la página web como un escaparate en internet.
• Respuesta a incidentes: Estar preparados para que no cunda el pánico y evitar males mayores cuando ocurran incidentes.
• Uso de técnicas criptográficas: El cifrado de información es una técnica de protección que se puede aplicar en la empresa.
• Actualizaciones de software: Las aplicaciones actualizadas son menos vulnerables; revisar si todo el software está al día.
• Almacenamiento en dispositivos extraíbles: Controlar qué se almacena en pendrives, discos duros, tarjetas de memoria y CD.
• Protección del puesto de trabajo: Todo empieza en el puesto de trabajo y también desde allí se pueden evitar incidentes.
• Uso de wifi y redes externas: Poner los medios para evitar los riesgos de utilizar redes externas y wifi públicas para el trabajo.
• Uso del correo electrónico: Identificar los ataques que entran por correo electrónico para evitar sus efectos.
• Uso de dispositivos móviles no corporativos: Gestionar el uso de dispositivos móviles personales de los empleados para trabajar.