Verifactu: Claves del Nuevo Sistema de Facturación Obligatorio en España

El término Verifactu está cobrando fuerza en el mundo empresarial y entre los autónomos en España, generando confusión sobre su funcionamiento y sus implicaciones. Si tienes un negocio, es fundamental entender qué es Verifactu, cómo afectará tu actividad profesional y qué pasos debes seguir para adaptarte a tiempo.

Verifactu es un nuevo sistema impulsado por la Agencia Tributaria Española (AEAT) con el objetivo de mejorar la transparencia fiscal y reducir el fraude en la facturación. Este sistema representa un cambio importante en la forma en que autónomos y empresas deben gestionar su facturación.

¿Qué es el Sistema Verifactu?

Verifactu es el nombre abreviado de la normativa derivada del Real Decreto 1007/2023, publicado en el BOE el 6 de diciembre de 2023, que establece requisitos técnicos para los sistemas de facturación (SIF) con la finalidad de garantizar la inalterabilidad, trazabilidad y verificación de las facturas emitidas. Se le llama “Verifactu” porque viene de “VERI*FACTU”, una de las modalidades de sistemas que remiten la factura en tiempo real a la Agencia Tributaria. Este sistema se ha popularizado para designar al conjunto de la nueva normativa que aborda los sistemas informáticos de facturación.

Objetivos de Verifactu

Verifactu se creó con cuatro objetivos principales:

• Combatir el fraude fiscal: Garantizando la integridad y la trazabilidad de las facturas, impidiendo la contabilidad paralela o la manipulación de ingresos. La experiencia en otros países indica que implantar sistemas de facturación seguros reduce notablemente la evasión fiscal, aumentando la recaudación y garantizando igualdad de condiciones entre empresas.
• Digitalizar el tejido empresarial y los procesos fiscales: Impulsando la automatización y digitalización de los procesos de facturación, contabilidad y fiscalidad de las empresas.
• Mejorar el control fiscal: Otorgando a las autoridades fiscales un control más directo sobre las operaciones comerciales, facilitando la realización de inspecciones y comprobaciones al tener toda la información ya digitalizada y en su poder.
• Aumentar la transparencia: Ofreciendo a los clientes la posibilidad de verificar la validez y la exactitud de las facturas, reforzando la confianza de los consumidores y asegurando que la operación se ha desarrollado de forma totalmente legal.

Diferencia entre Verifactu y Factura Electrónica

Es importante aclarar que Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica, sino que se trata de un sistema complementario de verificación de facturas que permite el control fiscal en tiempo real. Mientras la factura electrónica se refiere al formato digital de las facturas, Verifactu es un mecanismo de verificación de facturas digitales que garantiza su autenticidad ante la Agencia Tributaria. No las sustituye, sino que se suma a ellas. Siguen vigentes el Real Decreto 1619/2012 (Reglamento de Facturación), la Ley del IVA y demás disposiciones sobre contenido de la factura, plazos de expedición, etc. Por tanto, debes cumplir con ambas capas: la “tradicional” (datos mínimos, plazos, conservación de facturas) y la “tecnológica” de Verifactu (encadenamiento, huella, QR…).

Funcionamiento del Sistema Verifactu

Los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) adaptados a Verifactu generan de forma automática un registro digital cada vez que se emite una factura. El funcionamiento de Verifactu es realmente sencillo y permite validar las facturas ante Hacienda de forma automática y 100 % segura, mediante un proceso en segundo plano que se ejecuta mientras trabajas, sin necesidad de realizar pasos adicionales.

Características clave de Verifactu

Verifactu introduce varios cambios en la forma en que se emiten y almacenan las facturas, y las facturas incluirán un código QR que permitirá a los clientes y a la propia Hacienda verificar su validez de manera inmediata. Las características que permitirán identificar las facturas Verifactu son:

• Inalterabilidad e integridad: Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros mediante huellas (hash) y firmas electrónicas. Esto significa que una vez emitida la factura, no se puede modificar el contenido original sin que quede rastro. Cada factura queda sellada con una huella que varía totalmente si se cambia un solo carácter.
• Trazabilidad y encadenamiento: Asegurar la trazabilidad a través de una cadena de registros que permite rastrear cada factura. El registro de facturación se encadena con la factura previa, de modo que si se suprime una o se manipula algo, se rompe esa cadena y se detecta la anomalía. Cada factura generada por el SIF se asocia a su registro de facturación correspondiente, que es lo que en realidad comprueba la AEAT para detectar la secuencia de facturas. Cuando se anula o rectifica una factura, también se generan registros complementarios (anulación, sustitución…), permitiendo siempre rastrear el histórico de cualquier operación.
• Envío de información a la AEAT: El software debe tener la capacidad de remitir de forma segura los registros de facturación a la Agencia Tributaria, de manera segura, correcta, automática, íntegra, continuada, consecutiva e instantánea.
• Código QR: Todas las facturas, completas y simplificadas, expedidas por sistemas Verifactu tendrán que incorporar un código QR con datos identificativos que permitirá a sus destinatarios identificarla y verificar su validez directamente desde la sede electrónica de la Agencia Tributaria.
• Referencia al sistema Verifactu: Las facturas deben incluir la leyenda "Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT" o "VERI*FACTU" para indicar que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables.
• Registro de eventos: Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación a través del software Verifactu.

Modalidades de Funcionamiento

Con la entrada en vigor de Verifactu, los autónomos y empresas deberán decidir si adoptan el sistema de envío automático de facturas a Hacienda o si prefieren optar por el envío bajo requerimiento de la AEAT. Cuando adaptas tu software a Verifactu o al comenzar con uno nuevo, tendrás que elegir una de las dos modalidades:

• SÍ Verifactu (Veri*Factu): Las facturas se envían automáticamente a la Agencia Tributaria en el momento en que se emiten. En esta modalidad, cada factura se envía en el momento de emitirla, no hace falta firma electrónica de los registros ni “registro de eventos”. La AEAT recibe y conserva los datos. Esto facilita las comprobaciones, ya que si la AEAT te inspecciona, ya tiene todos tus registros.
• NO Verifactu (Emisión no verificable): El software genera y almacena las facturas sin enviarlas automáticamente a Hacienda. En esta modalidad, las facturas no se transmiten automáticamente, pero se registran y almacenan de forma segura. Sin embargo, no se remiten las facturas al instante, por lo que se exige más mecanismos de seguridad locales (firma electrónica de cada registro, registro de eventos, etc.). El envío automático no se realiza de forma inmediata, solo a petición de la AEAT. Si la AEAT solicita esa información, el contribuyente tendrá que encargarse de subir manualmente los datos.

Es recomendable optar por SÍ Verifactu, ya que automatiza el proceso, reduce el riesgo de sanciones y facilita el cumplimiento de la normativa sin complicaciones.

Obligatoriedad y Plazos de Verifactu

El reglamento Verifactu entrará en vigor de forma escalonada. Las fechas mencionadas en el vídeo han sido modificadas. El Gobierno ha anunciado un Real Decreto por el que se retrasa un año la fecha de obligación de Verifactu. El calendario de implantación está definido por el Real Decreto-ley 15/2025, que modifica el RD 1007/2023.

A partir de estas fechas, no se podrá tener ni utilizar ningún programa de facturación que no esté adaptado.

Fechas clave para la entrada en vigor de Verifactu

La entrada en vigor de Verifactu afecta a tres actores clave en el proceso de facturación:

Es fundamental que las empresas y autónomos comprendan que el reglamento de Verifactu no solo establece las fechas de obligatoriedad, sino que también define los requisitos técnicos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación. Los contribuyentes del impuesto que entren dentro del ámbito de aplicación deberán asegurarse de que sus programas de facturación garanticen la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

¿Quién está obligado a implementar Verifactu?

Prácticamente todos los empresarios y profesionales que realizan entregas de bienes o servicios en el marco de una actividad económica deben expedir facturas. La normativa de facturación (Real Decreto 1619/2012) explica que cualquier operación sujeta a IVA debe justificarse con una factura, salvo excepciones muy puntuales. Si operas en territorio de régimen común y no estás exento, tendrás que emitir factura de tus ventas. Además, con la llegada de Verifactu, no solo importa si emites facturas, sino también cómo las emites y cómo aseguras su integridad.

Verifactu es obligatorio para todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, incluyendo empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades, autónomos que tributan por IRPF, no residentes con establecimiento permanente y entidades en régimen de atribución de rentas.

Excepciones a la obligatoriedad

Esta obligación tiene las siguientes excepciones:

• Los territorios forales (País Vasco y Navarra) que tienen sus propios sistemas (como TicketBAI). Si tu empresa está en el País Vasco y ya trabaja con TicketBAI, no necesitas adoptar Verifactu.
• Las empresas acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII), que ya envían información a Hacienda en tiempo real.
• Aquellos que no están obligados a emitir facturas, como los empresarios en módulos o régimen simplificado cuando no tienen obligación de emitir factura en sus operaciones habituales.

Requisitos para los Programas de Facturación

Para cumplir con el reglamento Verifactu, el software de facturación debe estar homologado, es decir, debe ajustarse a los requisitos técnicos y funcionales definidos por la Agencia Tributaria en el Real Decreto 1007/2023. La AEAT puede solicitar en cualquier momento el acceso al sistema para verificar que cumple con el reglamento.

Características que debe cumplir un software de facturación Verifactu

• Inalterabilidad e integridad: Garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros mediante huellas (hash) y firmas electrónicas.
• Remisión de información: Envío de datos. Deben ser capaces de gestionar certificados electrónicos y generar una firma electrónica para cada registro.
• Trazabilidad: Asegurar la trazabilidad a través de una cadena de registros que permite rastrear cada factura.
• Declaración responsable del software: Los proveedores de programas deben proporcionar una declaración responsable que certifique el cumplimiento de los requisitos.
• Conservación y accesibilidad: Conservar la información de manera accesible y exportable, permitiendo la recuperación de los registros en formato electrónico.
• Elementos adicionales: QR y frase de autenticación: Las facturas deben incluir un código QR con información relevante y la leyenda “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT".

¿Qué pasa con las facturas creadas en Word o Excel?

Las facturas creadas en Word o Excel ya no serán válidas. El nuevo reglamento exige el uso de un sistema que garantice trazabilidad, seguridad e integridad en los registros.

Aplicación web gratuita de la AEAT

La AEAT ofrece una aplicación web gratuita para emitir facturas bajo el marco Verifactu. Ahora bien, su alcance es muy básico y solo resulta útil para quien factura de forma esporádica. Además, solo se puede acceder a través de la Sede Electrónica, carece de app móvil, no facilita apenas automatizaciones, no emite tickets ni facturas simplificadas y no gestiona stock. Esta aplicación básica y gratuita de la AEAT está especialmente diseñada para autónomos, profesionales y pequeñas empresas que emiten un volumen reducido de facturas. Permite verificar facturas gratis mediante código QR y cumplir con los requisitos mínimos de Verifactu, pero no está diseñada para empresas con necesidades complejas de facturación o alto volumen de transacciones.

Beneficios y Desafíos de Verifactu

Ventajas de adoptar Verifactu

• Cumplimiento normativo y reducción de riesgos: Al cumplir con las normas oficiales, se reduce el riesgo de sanciones, inspecciones y errores contables, además contribuye a reducir el fraude fiscal.
• Mayor seguridad y transparencia: Proporciona mayor seguridad y transparencia en las transacciones comerciales y ayuda a incrementar la confianza de los clientes y los consumidores.
• Facilita la labor contable y declaraciones fiscales: Simplifica la contabilidad y las declaraciones de impuestos al tener toda la información digitalizada y verificada por la AEAT.
• Promueve la digitalización: Impulsa la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial, optimizando la relación con administraciones y terceros, reduciendo la carga de trabajo.
• Envío instantáneo (opcional): Aunque es voluntario, el envío instantáneo puede ser una ventaja competitiva al agilizar la validación de las facturas y evitar problemas en declaraciones, ya que se crea un registro transparente que facilita la auditoría.

Desafíos y posibles inconvenientes

• Inversión en software: La adaptación al sistema puede suponer cierta inversión en herramientas digitales si el software actual no está certificado.
• Rigidez para corregir errores: La imposibilidad de modificar facturas una vez emitidas representa uno de los pilares fundamentales del sistema Verifactu. Si se desea modificar algún dato en una factura, habrá que comunicarlo a Hacienda mediante una factura rectificativa o de sustitución, lo que añade un paso adicional.
• Falta de ayudas directas: No se han previsto ayudas o bonificaciones fiscales concretas para adaptarse al reglamento Verifactu, aunque siempre cabe deducir la inversión y amortización del software.

Sanciones por Incumplimiento

Si no cumples con Verifactu correctamente, ya sea usando software de facturación que no cumple los requisitos legales o emitiendo facturas de forma incorrecta, puedes enfrentarte a sanciones importantes. La Agencia Tributaria prevé las sanciones, de carácter grave, que pueden imponerse a los programas de facturación que no cumplan con los requisitos:

• 150.000 € por cada ejercicio económico en el que se hayan vendido sistemas informáticos que no cumplan con lo dispuesto en el artículo 29.2 de la LGT y su normativa de desarrollo.
• 1.000 € por cada sistema informático comercializado sin la certificación obligada.
• 50.000 € por cada ejercicio económico en el que se haya tenido un sistema informático que no se ajuste a lo establecido por la ley, no cuente con la certificación reglamentaria o si se han alterado o modificado los dispositivos certificados.

No conservar debidamente las facturas (emitidas o recibidas) durante los plazos legales, o utilizar sistemas que permitan alteraciones sin registro, también puede derivar en sanciones. Las multas pueden ser mayores si la infracción es considerada grave, si ha habido intención de fraude, o si se repite la conducta en distintos ejercicios fiscales.

¿Cómo prepararse para Verifactu?

Aunque el reglamento Verifactu será obligatorio a partir de 2027, es fundamental que empresas y autónomos comiencen a prepararse con antelación. Adaptarse a tiempo no solo te permitirá cumplir con la norma sin prisas, sino también evitar errores, interrupciones y posibles sanciones.

Pasos para adaptarse al sistema Verifactu

1. Adquirir un software de facturación compatible: Para poder emitir facturas a través de Verifactu, necesitarás un programa de facturación que cumpla con los requisitos establecidos por la AEAT. Si el programa que usas actualmente no está certificado para Verifactu, tendrás que buscar una alternativa que garantice el cumplimiento de la normativa. Los principales desarrolladores de software de facturación ya están certificados por Hacienda.
2. Conexión con la AEAT: Tu software de facturación debe estar conectado con la plataforma de Verifactu para enviar las facturas de forma automática (en la modalidad SÍ Verifactu) o generar los registros para un posible requerimiento (en la modalidad NO Verifactu).
3. Informarse y capacitarse: Conviene informarse debidamente con antelación sobre los requisitos y el funcionamiento de Verifactu, consultando la correspondiente declaración responsable de tu software. El papel de tu asesor es importante en este paso, cuenta con él en caso de dudas.

La implantación de Verifactu es muy sencilla, ya que solo requiere que tu software actual se actualice a una versión que contemple esta nueva exigencia. Adáptate al sistema Verifactu sin complicaciones.