Servicios de Contabilidad para Pymes: Definición y Guía Completa

La contabilidad es una de las obligaciones más importantes para todo tipo de negocios. Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES) en España, comprender y aplicar correctamente los servicios de contabilidad es crucial para su éxito y cumplimiento normativo.

¿Qué es una Asesoría Contable para Pymes?

La asesoría contable se refiere al servicio proporcionado por profesionales para ayudar a las empresas, organizaciones o individuos en el manejo de sus asuntos financieros y contables. Los asesores contables son expertos en la interpretación de leyes, regulaciones fiscales y contables.

La asesoría contable puede incluir una amplia gama de actividades, como la preparación de estados financieros, el registro y seguimiento de transacciones financieras, la presentación de informes fiscales, el análisis de costos y presupuestos, la planificación fiscal y la asesoría en temas de cumplimiento normativo. Los asesores contables trabajan con sus clientes para comprender su situación financiera, objetivos necesarios y específicos.

A partir de esta información, pueden brindar soluciones personalizadas y recomendaciones para optimizar la gestión financiera de la empresa, además de garantizar el cumplimiento normativo, maximizar la eficiencia y rentabilidad. La asesoría contable se enfoca en proporcionar orientación y apoyo profesional en todos los aspectos relacionados con la contabilidad y finanzas, con el objetivo de ayudar a las empresas a tomar decisiones financieras sólidas y cumplir con las obligaciones legales y fiscales correspondientes.

¿Qué hay que tener en cuenta para una asesoría de la contabilidad para Pymes?

Las PYMES deben cumplir con una serie de regulaciones, obligaciones contables y fiscales impuestas por las autoridades locales y nacionales. Un asesor contable ayuda a garantizar que la empresa cumpla con todas estas normas, evitando posibles sanciones y multas derivadas de incumplimientos.

Un asesor contable puede ayudar a las PYMES a mantener sus registros financieros actualizados y ordenados. Esto incluye la clasificación y registro adecuado de los ingresos, gastos, activos y pasivos. Es importante una contabilidad precisa y ordenada porque permite una toma de decisiones más informada y facilita la preparación de informes financieros y estados contables.

La asesoría proporciona información financiera relevante y oportuna que permite a los empresarios y gerentes tomar decisiones fundamentadas. Los informes financieros periódicos, como los estados de resultados y los balances, proporcionan una visión clara de la salud financiera de la empresa, ayudando a identificar áreas problemáticas, oportunidades de mejora y estrategias de crecimiento.

La gestión adecuada de los aspectos fiscales es crucial para las PYMES. Un asesor contable puede ayudar a optimizar la carga tributaria de la empresa, ya que identifica deducciones y beneficios fiscales aplicables, y asesora sobre las mejores prácticas para cumplir con las obligaciones fiscales de manera eficiente.

Los asesores pueden realizar análisis detallados de los estados financieros de una PYME, evaluando su rendimiento y solidez financiera. Esto implica identificar indicadores clave de desempeño, ratios financieros y tendencias a lo largo del tiempo. Estos análisis ayudan a identificar áreas de mejora y a tomar decisiones estratégicas para el crecimiento y la rentabilidad de la empresa.

Los asesores contables pueden ayudar a las PYMES a evaluar y gestionar los riesgos financieros, como la falta de liquidez o la ineficiencia en la gestión de los recursos financieros.

El Plan General de Contabilidad (PGC)

El Plan General de Contabilidad (PGC), es un documento legal que regula y guía las pautas contables de la gestión de la contabilidad que deben seguir todas las empresas españolas. El PGC tiene el propósito de poder mantener una correcta monitorización de la realidad económica y financiera de las empresas del país, por lo que es legalmente obligatorio.

Partiendo de la información anterior, el Plan General de Contabilidad para Pymes, o Pequeñas y Medianas Empresas, pauta como deben ser las prácticas relacionadas con la contabilidad de este tipo de empresas. Los decretos legislativos que se encargan de regular el PGC de pymes en concreto, son:

• Real Decreto 1515/2007 de 16 de noviembre que aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y medianas empresas.
• Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre, por el que se modifica el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por el Real Decreto 1515/2007

Entre los años 2005 y 2007 se estudió, elaboró y, finalmente, se aprobó un nuevo Plan General de Contabilidad (PGC). Perseguía, entre otros objetivos, la armonización de nuestra contabilidad con el contexto internacional. Entonces, también se decidió crear una versión específicamente adaptada para las pymes.

Las pymes tienen la posibilidad de aplicar el Plan General Contable, el cual les permitirá armonizar su información económica y financiera con la normativa europea.

¿Cuáles son los requisitos para aplicar el plan de contabilidad en pymes?

El Plan General de Contabilidad para pymes es opcional, pero puedes aplicarlo, en vez de usar la versión general, si cumples al menos dos de estos requisitos durante dos ejercicios consecutivos:

• No tener más de 50 trabajadores, como media, durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no puede superar los 4 millones de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 8 millones de euros.

En el caso de las microempresas, los criterios para aplicar el Plan General Contable cambian:

• No tener más de 10 trabajadores empleados durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no debe superar el millón de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 2 millones de euros.

Siempre es posible decidirse por la versión general. En cuanto al período de tiempo en el que deben cumplirlos, se consideran las cifras del cierre de los dos últimos ejercicios. Sin embargo, también hay que tener en cuenta que hay empresas que, aunque cumplan los requisitos, no pueden aplicar el PGC pymes. Una vez que hemos optado por aplicarlo, deberemos hacerlo íntegramente.

No obstante, puede haber realidades cuyo tratamiento no esté recogido en el PGC para pymes y sí en el normal. En primer lugar, en las normas de registro y valoración, no se incluyen determinadas operaciones que se considera que apenas realizan este tipo de empresas. Además, en las cuentas anuales, los estados contables obligatorios son el balance, la memoria y la cuenta de pérdidas y ganancias. En cuanto al cuadro de cuentas y los movimientos contables, como en la versión ordinaria del PGC, la aplicación de los recogidos en el PGC pymes no tiene carácter vinculante.

Se ha decidido que la reciente reforma contable apenas afecte a este texto normativo. Las líneas generales afectan a empresas más grandes. No obstante, hay una pequeña reforma, una mejora técnica, que afecta a los criterios de presentación de las emisiones de capital.

Las pequeñas y medianas empresas deberán formular el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, que son los documentos que forman parte de sus cuentas anuales. La imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados, como corolario de la aplicación sistemática y regular de las normas contables, sigue siendo el objetivo de las cuentas anuales de las pequeñas y medianas empresas.

Estructura del Plan General de Contabilidad para Pymes

La estructura del PGC para pymes sigue los mismos apartados que el Plan General de Contabilidad. Sin embargo, el primero consiste en un modelo más breve y simplificado. Consta de cinco partes y son las siguientes:

1. Marco conceptual de la contabilidad: es prácticamente idéntico al del Plan General de Contabilidad, salvo el hecho de que prescinde de la obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios del Patrimonio Neto.
2. Normas de registro y valoración para pymes: contiene las normas de valoración y principios contables a tener en cuenta. En este caso hay menos requerimientos que en el Plan General de Contabilidad, puesto que hay operaciones que no se realizan debido a la naturaleza de las pymes.
3. Cuentas anuales: es decir, regula la emisión del balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
4. Cuadro de cuentas: éste no es obligatorio “en cuanto a la numeración de las cuentas y denominación de las mismas”, como establece el preámbulo del RD 1514/2007. Sin embargo, sí constituye una guía o referente obligado en relación con las partidas de las cuentas anuales, que se dividen en 7 grupos. En el plan para pymes se excluyen los grupos 8 y 9 que sí que constan en el Plan General de Contabilidad.
5. Definiciones y relaciones contables: define los grupos mencionados, los subgrupos contables, las cuentas previstas y las relaciones entre éstas en función de su naturaleza deudora o acreedora.

A continuación, se detallan cada una de estas secciones:

1. Marco Conceptual de la Contabilidad

Esta sección es una de las más importantes del Plan General de Contabilidad, ya que recoge los principios contables, así como las normas de contabilidad y los principales elementos de valoración a la hora de realizar las cuentas anuales. En este marco teórico, se especifican los requisitos de información y los elementos de las cuentas anuales, los criterios de registro y de valoración, además de la normativa aceptada que se debe aplicar.

2. Normas de Registro y Valoración para pymes

Se especifican los principios contables que deben aplicar las pymes en diferentes supuestos para registrar y contabilizar sus operaciones económicas y financieras. Esta sección recoge exactamente:

• Desarrollo de principios contables.
• Inmovilizado material.
• Normas particulares sobre el inmovilizado material.
• Inversiones inmobiliarias.
• Inmovilizado intangible.
• Normas particulares sobre el inmovilizado intangible.
• Activos corrientes y grupos enajenables mantenidos para la venta.
• Arrendamientos y otras operaciones similares.
• Instrumentos financieros.
• Existencias.
• Moneda extranjera.
• IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
• Impuestos sobre beneficios.
• Ingresos por ventas y prestación de servicios.
• Provisiones y contingencias.
• Pasivos por retribuciones a largo plazo al personal.
• Transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio.
• Subvenciones, donaciones y legado recibidos.
• Combinaciones de negocios.
• Negocios conjuntos.
• Operaciones entre empresas del grupo.
• Cambios en criterios y estimaciones contables.
• Hechos posteriores al cierre del ejercicio.

3. Cuentas Anuales

Este apartado del Plan General Contable explica cómo se deben presentar los resultados que ha obtenido la pyme en su actividad económica en el Registro Mercantil. Aclara los criterios para presentar las Cuentas Anuales, con el fin de asegurarse de que se recoja una información relevante y valiosa que refleje fielmente la situación de la empresa.

Los estados financieros obligatorios que deben quedar reflejados en las cuentas anuales de la empresa son:

• Balance General o de Situación.
• Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• Estado de Flujos de Efectivo (obligatorio únicamente para las grandes empresas).
• Memoria Anual del ejercicio.

Estos documentos, que también deben seguir las líneas del Código de Comercio, muestran varios aspectos del negocio, desde el coste histórico de la empresa hasta las inversiones financieras, las deudas contraídas o el estado de cambios en el patrimonio. Cabe aclarar que las cuentas anuales se deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil, un mes después de su aprobación por parte de la junta general de la entidad.

4. Cuadro de Cuentas

En esta sección se detalla la información para elaborar el cuadro de cuentas, dividiéndola en una serie de grupos y subgrupos, según los hechos económicos y el tipo de datos contables que se deben registrar en cada cuenta.

• Grupo 1: Financiación Básica. Incluye desde el capital y fondo social hasta las reservas, subvenciones, deudas o pasivos por fianzas.
• Grupo 2: Inmovilizado. Recoge tanto las inmovilizaciones materiales como las inversiones inmobiliarias, las inversiones financieras o la amortización del inmovilizado.
• Grupo 3: Existencias. Prevé tanto los aprovisionamientos como las materias primas, los productos terminados o en curso y su deterioro.
• Grupo 4: Acreedores y deudores. También incluye la información de proveedores, clientes y Hacienda Pública.
• Grupo 5: Cuentas financieras. Debe reflejar los empréstitos, deudas a corto y largo plazo, inversiones, fianzas y, por supuesto, la tesorería.
• Grupo 6: Compras y gastos. Se incluyen, además, los gastos de personal, servicios externalizados, tributos y pérdidas.
• Grupo 7: Ventas e ingresos. También se contabilizan las subvenciones, donaciones y legados.

Cabe aclarar que cada grupo o subgrupo sirve para consolidar la información contable que se ha registrado en las cuentas o subgrupos inferiores.

5. Definiciones y Relaciones Contables

Este apartado especifica dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa, explicando la relación entre las diferentes cuentas en el momento de registrar las operaciones y los asientos. Indica, por ejemplo, qué cuentas deben colocarse en el “debe” o el “haber”, así como aquellas que son “activo” o “pasivo”.

Conceptos Contables Clave para Pymes

Es fundamental que las PYMES comprendan ciertos conceptos contables básicos para una gestión financiera efectiva:

1. Activo: Da forma, junto al pasivo y el patrimonio neto, al balance de situación de una empresa.
   • Activo fijo o no corriente: Son aquellos bienes que no pueden convertirse en líquido a corto plazo. Son las inversiones que hace la empresa a medio y largo plazo.
   • Activo circulante o activo corriente: Corresponde a los bienes que pueden convertirse en líquido en un plazo inferior a un año.
2. Pasivo: Se refiere a todas las deudas y resto de obligaciones, habitualmente financieras, que contrae y soporta la empresa, siguiendo la misma estructura que el activo (circulante y fijo). En consecuencia, el pasivo es uno de los elementos patrimoniales nodulares del balance de situación, junto al activo y el patrimonio neto. Un pasivo es un préstamo que hemos adquirido de un banco o una compra a crédito a un proveedor.
3. Patrimonio Neto: Son todos aquellos elementos que constituyen la financiación propia de la empresa, y que se obtiene restando al conjunto de activos (bienes y derechos) los pasivos (las deudas u obligaciones).
4. Balance de Situación: Es el documento que contiene la información pormenorizada de los activos, pasivos y el patrimonio neto que determina la situación de la empresa, en un momento determinado.
5. Cuenta de Pérdidas y Ganancias: También conocida como cuenta de explotación o cuenta de resultados. Viene a ser el documento que resume los ingresos y gastos del ejercicio contable.
6. Memoria: Es otro de los documentos de obligada presentación, junto al balance de situación, cuya formulación debe realizarse en un plazo de tres meses desde el cierre.
7. Libro Diario: Es el documento que recoge el asentamiento contable de los hechos económicos producidos durante el ejercicio económico por la empresa de forma cronológica.
8. Libro Mayor: El libro mayor, o mayor contable, es un libro que recoge todas las operaciones económicas registradas cronológicamente en las distintas cuentas contables de la empresa.
9. Ingresos: Son partidas que suponen un incremento del patrimonio neto de la empresa, bien por el aumento de activos o la disminución de un pasivo. Veámoslo con un ejemplo: Imaginemos que emitimos una factura por un servicio profesional a un cliente el 30 de Noviembre de 20XX y, sin embargo, el acuerdo comercial al que hemos llegado con nuestro cliente establece que el cobro de nuestra factura será a 60 días.
10. Gastos: Suponen pérdidas de liquidez disminuyendo el patrimonio neto. De la misma manera que en los ingresos, el gasto no puede estar derivado por la retirada de capital o de aportación económica por parte de los propietarios.
11. Tesorería: Es el flujo de caja o cashflow. En otras palabras, la tesorería es la liquidez de la empresa.
12. Fondo de Maniobra: El fondo de maniobra relaciona el activo corriente (AC) y el pasivo corriente (PC). De hecho, la fórmula para su cálculo es la diferencia entre ambos conceptos contables. Un fondo de maniobra positivo (AC > PC) será siempre el objetivo a buscar, ya que, en este supuesto, la diferencia será el exceso de Activo después de que la empresa haya liquidado sus deudas a corto plazo.
13. Amortización: En contabilidad, la amortización es la pérdida del valor de un activo a lo largo de su vida útil.
14. Punto de Equilibrio: Es el nivel que marca el importe de las ventas necesarias para sufragar tanto los gastos fijos como los variables.
15. Solvencia: Es la capacidad de una empresa para hacer frente a sus obligaciones de pago, es decir, a sus deudas.
16. Liquidez: Aunque puede estar estrechamente ligado a la solvencia, lo cierto es el ratio de liquidez es un concepto diferenciado del primero. La liquidez se traduce en la capacidad de los activos de la empresa para terminar siendo dinero.
17. Conciliación Bancaria: La conciliación bancaria es el proceso por el que se cotejan los apuntes contables que realiza la empresa para el registro de los movimientos de dinero de sus cuentas bancarias y con los extractos bancarios que envía la entidad financiera sobre dichos movimientos.

Cómo Aplicar un Plan General Contable en una Pyme

1. En primer lugar, es importante conocer la legislación vigente para poder elaborar el plan general contable de la pyme. Una vez se conoce el marco normativo, conviene adaptar el PGC al negocio y sus particularidades.
2. Contar con un software de contabilidad puede marcar la diferencia para conseguir la máxima eficiencia. Prioriza los programas de contabilidad para pymes que mejor se adapten a tu negocio. Además, asegúrate de que la solución sea intuititva y que se integre con tus herramientas.
3. Documenta todas las transacciones, facturas y recibos de manera detallada y precisa.
4. Compara los extractos de los bancos con los registros contables de manera regular.
5. Para la mejora continua y poder tomar decisiones informadas, es clave apoyarse en informes.

Software de Contabilidad para Pymes

Desde hace tiempo las empresas no tienen que llevar la contabilidad a mano, anotando con bolígrafo enormes columnas de importes y sumando una y otra vez. Pero no todas las aplicaciones son iguales y, sin duda, el programa de contabilidad de Holded cuenta con unas prestaciones que lo hacen destacar sobre el resto.

Piensa, por ejemplo, que si trabajas con el programa de facturación podrás controlar a la vez el inventario y traspasar automáticamente los datos al de contabilidad.

La contabilidad puede ser llevada, si así se desea, por cualquier empleado de la empresa.