Cómo Abrir SAP CRM desde ERP y Potenciar la Gestión Empresarial

Puede que ya estés algo familiarizado con la palabra SAP o puede que no conozcas muy bien en qué consiste esta empresa y cómo ayuda al resto de negocios. En este post vamos a contarte todo lo que debes saber sobre SAP y todas sus posibilidades.

¿Qué es SAP?

SAP es una empresa multinacional que ofrece un software de gestión empresarial que se adapta a cualquier organización, ya sea una PYME o una gran empresa. Los programas de SAP son los más utilizados para gestionar y controlar todos los procesos de una empresa, incluyendo producción, finanzas, compras y ventas, proveedores, pagos, stock, entre otros.

Por otra parte, SAP es una herramienta intuitiva y fácil de manejar. No se requieren grandes conocimientos de informática ni ser un experto en ofimática. Este software de gestión se puede configurar y adaptar a cualquier empresa, sea del tamaño o sector que sea.

Ventajas de Contar con un ERP como SAP

Contar con un ERP como SAP en tu empresa supone una gran cantidad de ventajas para tu negocio. Estos son los tres bloques generales en los que obtenemos beneficios al implantar SAP:

• Todos los procesos centralizados: Con una sola herramienta, podrás gestionar todos los procesos de la empresa.
• Análisis completo de toda la información: Los datos son capturados en tiempo real, por lo que podrás tener monitorizados todos y cada uno de los movimientos.
• Calcula costes rápidamente: Cambios en proveedores o clientes quedan completamente reflejados de forma automática.

Adicionalmente, SAP ofrece un control detallado sobre:

• Cadena de suministro: Permite conocer todo sobre el proceso de fabricación.
• Enlace con los proveedores: Facilita la gestión de cuándo llega la materia prima o el producto para embalarlo.
• Recursos Humanos: Controla toda la información de los empleados.

Integración de SAP en Sistemas CRM

La perfecta integración de SAP en un sistema CRM, como 1Tool CRM, permite vincular eficazmente la gestión de clientes y los procesos operativos, lo que ayuda a aumentar la eficacia, mejorar la satisfacción del cliente y promover el éxito empresarial.

SAP es un software de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) líder del sector que ayuda a las empresas a gestionar las finanzas, la logística y la gestión de recursos humanos, mientras que el sistema CRM de 1Tool está especializado en la gestión de las relaciones e interacciones con los clientes.

Ventajas de la Integración SAP ERP y CRM

La integración ofrece numerosas ventajas:

1. Intercambio de datos sin fisuras: La información de los clientes, los datos de ventas y las transacciones financieras pueden intercambiarse sin problemas entre los dos sistemas. Esto permite una gestión de datos centralizada para perfiles de clientes, pedidos, facturas y mucho más.
2. Mayor eficacia: La integración optimiza la colaboración entre ventas y otras áreas de la empresa. Los pedidos pueden generarse y procesarse directamente desde el sistema CRM en SAP, lo que aumenta la eficiencia general.
3. Automatización de procesos: Las tareas rutinarias, como transferir los datos de ventas al sistema ERP, actualizar los niveles de existencias o crear informes, pueden automatizarse.
4. Información en tiempo real: Con la integración, los empleados tienen acceso a datos en tiempo real, lo que mejora la toma de decisiones y el servicio al cliente.
5. Mejora del servicio al cliente: Al vincular los datos financieros y de ventas, los empleados pueden procesar las consultas de los clientes con mayor precisión y eficacia.

En mi experiencia, las cosas empiezan a encajar cuando una empresa conecta correctamente su ERP y su CRM. El día a día se aligera, los datos por fin tienen sentido y todo el mundo puede ver lo que ocurre con los clientes y las operaciones sin tener que rebuscar en archivos interminables. Sin duda, la integración ERP-CRM aporta un valor increíble, pero también viene con su parte justa de baches. Piense en la integración como una actualización adecuada del funcionamiento de su empresa, no como un conector rápido que alguien instala antes del fin de semana.

Para poder usar la DI API deberemos agregar la referencia correspondiente a nuestro proyecto. Esto lo haremos desde el explorador de soluciones con botón derecho sobre “References” y pulsando en “Agregar referencia”. Para realizar la conexión crearemos un método privado que llamaremos “connectToSapB1DIAPI”. Este método devolverá un valor booleano que indicará si la conexión se ha realizado con éxito o no (true o false respectivamente). Una vez que hemos creado nuestro método para realizar la conexión a la sociedad, haremos la llamada apropiada cuando se pulse en el botón creado en nuestro formulario.

Opciones de Acceso a SAP

Además de las opciones anteriores, existe la opción de acceder a SAP a través del portal. Éste es un único punto de acceso a la información de varias aplicaciones SAP. Se pueden realizar desarrollos sobre el portal para ampliar la funcionalidad. Por ejemplo, para recuperar información de otras bases de datos y aplicaciones (SAP o no SAP).

A continuación me centraré en los programas disponibles que pueden ser instalados en el ordenador para acceder a SAP.

SAP GUI

SAP GUI es el nombre que SAP le dio a su primera interfaz gráfica de usuario (GUI - Graphical User Interface). Esta interfaz se ha utilizado en todas las versiones de ERP de SAP desde SAP R/3.

SAP Logon es otro software de cliente. Es el más antiguo y el que conocen todos los que han trabajado con SAP en algún momento. SAP Logon se instala localmente en cada ordenador (cliente) que necesita acceso a SAP. No existe versión para dispositivos móviles.

• SAP GUI para Windows: Ésta es la versión más conocida del programa.
• SAP GUI para Java: Otra versión disponible.

Cuando ejecutas SAP Logon, inicialmente se muestra una lista de accesos SAP configurados para ese ordenador. Puedes añadir y eliminar entradas a la lista indicando los correspondientes datos de conexión. Con este software, sólo se puede iniciar sesión en SAP utilizando la interfaz SAP GUI. No puedes ejecutar aplicaciones de Fiori directamente. Pero que no cunda el pánico, SAP dejó la puerta abierta, puedes llamar al SAP Fiori Launchpad mediante la transacción /n/UI2/FLP.

Si te estás preguntando cómo descargarte este programa, tengo malas noticias. A diferencia de SAP Fiori Client, SAP Logon no está disponible para todo el mundo. Sólo el administrador del sistema o usuarios digitales de SAP con los correspondientes permisos pueden descargarlo.

Fiori UX

Fiori UX es una experiencia de usuario relativamente nueva creada por SAP (UX - User eXperience). Fiori es un conjunto de herramientas y pautas para crear aplicaciones con la nueva apariencia de SAP. Este software de cliente da acceso directo al Fiori Launchpad. El SAP Fiori Launchpad es un mosaico donde se pueden ver las aplicaciones de SAP Fiori asignadas al rol del usuario. Se puede acceder a él desde dispositivos móviles y también desde el escritorio.

Quizás te estés preguntando… ¿es posible ejecutar las transacciones clásicas de SAP GUI desde el Fiori Launchpad? La respuesta es sí, puedes usar SAP GUI embebido en Windows, pero es necesario que usuarios de sistema o administradores lo configuren. La aplicación SAP Fiori Client se puede encontrar en la tienda de aplicaciones correspondiente para el sistema operativo de su dispositivo (Windows, Android o Apple). Deberías encontrarlo simplemente tecleando Fiori. Yo personalmente lo instalé en mi móvil desde el Google Play y en mi ordenador desde Microsoft Store.

SAP Business Client (SAP BC)

Este programa presenta un único punto de entrada para los dos entornos: Fiori y SAP GUI. SAP Business Client (SAP BC) está instalado en Windows sobre SAP GUI, por lo que se necesitan ambos programas instalados para poder ejecutar SAP BC.

Un punto interesante sobre SAP BC es que cuando se inicia sesión en una entrada de SAP GUI, la apariencia es Web. En lugar de usar diferentes ventanas para cada transacción, se usan diferentes pestañas dentro de la misma ventana (a menos que se mueva la pestaña fuera de la ventana). Esta apariencia tiene algunas ventajas, como mover pestañas, fijarlas para que se vuelvan a abrir en cada nuevo inicio de sesión, acceder al menú de favoritos sin necesidad de ir a la pantalla de inicio y más. El navegador utilizado es Chromium, un navegador de código abierto desarrollado por Google. Como curiosidad, otros navegadores conocidos como Microsoft Edge, Google Chrome u Opera también han sido construidos sobre chromium.

El acceso al software SAP BC es igual que SAP Logon, sólo los clientes de SAP con una licencia activa pueden tener acceso a la página para descargarlo.

SAP Business One

Si tienes una pequeña o mediana empresa (PYME), existe una versión de SAP perfecta para ti: SAP Business One. Este software nos permite acceder de una manera sencilla a todos aquellos datos que nos interesan. Está diseñada para ser flexible, por lo que no cuenta con información irrelevante o datos que no nos competen. Como bien hemos mencionado, SAP Business One es una herramienta sencilla y de fácil uso. Sin embargo, para aprovechar al máximo todas sus funcionalidades y sacarle mayor rendimiento, es importante tenerla bien configurada.

A medida que las telecomunicaciones han mejorado, disponiendo de teléfonos móviles más potentes y con mayor capacidad de transmisión de datos, la conectividad con la empresa resulta más fácil y cómoda.

En SAP Business One, un usuario puede aprobar la creación de un determinado tipo de documento creado por otro usuario (por ejemplo, un responsable de compras debe autorizar todos los pedidos a proveedores que superen un importe determinado). La generación programada de informes permite facilitar la revisión y el seguimiento de determinados aspectos importantes del negocio (por ejemplo, una alerta podría informar semanalmente de aquellas facturas pendientes de cobro que tengan una antigüedad superior a un mes y cuyo total supere una cantidad determinada). La App es descargable de forma gratuita desde el Apple Store.

SAP Customer Management y la Evolución de CRM

Cuando SAP lanzó S/4HANA, muchas empresas que utilizaban SAP CRM 7 OnPremise se encontraron con una disyuntiva: ¿Qué hacer con todos sus procesos de ventas y servicio? Para cubrir esa transición, SAP ofreció un camino intermedio: SAP Customer Management (CM), un add-on que permite mantener las capacidades principales de CRM directamente dentro de S/4HANA.

Un aspecto clave es la experiencia de usuario. Aunque vive en S/4HANA, SAP Customer Management no fue reescrito en Fiori. Al ser un add-on simplificado, Customer Management no incluye todas las capacidades de CRM 7. No ofrecía campañas, segmentación y marketing de eventos, ni IC scripting/ERMS completo/CTI estándar como en CRM 7.

La estrategia de SAP es clara: Customer Management fue un puente, no un destino final. Por lo tanto, un posible viaje de las empresas que parten de SAP CRM 7.0 puede estar concebido como un proceso de fases, con una lógica de continuidad y evolución. Este paso se entiende como una migración suave, sin disrupción en la operación, pero también sin innovación real.

SAP Customer Management fue la respuesta de SAP para clientes que necesitan mantener sus procesos de CRM dentro de S/4HANA sin lanzarse de inmediato a la nube. No obstante, muchas áreas de CRM 7 quedaron fuera: Marketing, PCM, TPM/Loyalty, Analítica embebida y el Interaction Center avanzado. Hoy, su papel es cada vez más residual. Quien piense en CRM con SAP debe mirar hacia Sales & Service Cloud V2 y al resto de la suite CX.

Cómo Desconectar CRM de ERP

Si un cliente ya no quiere trabajar con CRM y hay algunos procesos que ahora se están sincronizando en ambos sentidos como ventas, creación y actualización de socios comerciales, condiciones de precios, creación de materiales y el proceso de ventas correspondiente, y mucha otra información, es necesario reunir documentación que explique la forma de realizar estas operaciones.

Si quieres desconectar ERP de CRM, el flujo de datos tiene que detenerse en ambos sentidos, es decir, la carga de datos de CRM a ERP y la descarga de datos de CRM a ERP.

Pasos para Desactivar de CRM a ERP:

1. Borrar todos los sitios de tipo R/3 en la transacción smoeac (Admin Console).
2. Borrar los destinos RFC que apuntan a ERP en sm59.

Pasos para Desactivar de ERP a CRM:

1. Eliminar las entradas del consumidor CRM de la tabla CRMCONSUM en ERP.

Se pueden plantear dos formas de hacerlo:

1. Usar la Tcode: MW_MODE para desactivar completamente el Middleware.
2. 1. Eliminar todas las suscripciones de SMOEAC en CRM. Para que los datos no fluyan a R/3.
   2. Ir a R3AC4 y desactivar todos los objetos adaptadores.

Surge la pregunta de qué estrategia se debe seguir para manejar los pedidos de ventas ya creados en CRM. Si no se tiene activo el escenario A, los pedidos de ventas creados en CRM siguen siendo propiedad de CRM y no son editables en ERP.