Sage X3: Vocabulario, Funcionalidades y Mejoras del ERP para la Gestión Empresarial

El mundo del software de gestión empresarial está lleno de tecnicismos que, al principio, parecen complejos. Sin embargo, dominar el vocabulario es el primer paso para hablar como un auténtico experto. En este artículo, vamos a intentar capturar o englobar algunos términos y definiciones que más se usan en Sage X3, así como algunas de las mejoras más representativas que tienen que ver con la actualización a la versión 11 de este mismo software de gestión.

Sage X3 es un ERP de última generación, orientado principalmente a medianas y grandes empresas. Se trata de un sistema de software que permite a las empresas gestionar e integrar sus procesos clave en un único entorno digital.

Términos Clave de Sage X3

Para empezar, describiremos términos claves de X3:

• ERP (Enterprise Resource Planning): Sistemas de planificación de recursos empresariales.
• A/P (Accounts Payable): Cuentas por pagar.
• A/R (Accounts Receivable): Cuentas por cobrar.
• CRM (Customer Relationship Management): Relaciones con clientes. Software para la gestión de relaciones con los clientes.
• BOM (Bill of Materials): Listas de materiales.
• RFP (Request for Proposal): Propuestas de pedidos.
• RMA (Return Merchandise Authorization): Autorización de devolución mercancías.
• MRP (Material Requirements Planning): Planificación necesidad de materiales. El MRP es un sistema de planificación de necesidades materiales.
• WIP (Work in Progress): Trabajos en curso.
• UBD (Use by Date (Inventory)): Inventario (por fechas).
• PU (Product Update): Actualización del producto.
• SGA: Sistema Gestión Almacén (Almacén caótico).
• Flujos de trabajo: El conjunto de reglas y flujos automatizados que definen cómo se deben realizar procesos específicos.
• Trazabilidad: Cuando el ERP permite seguir el recorrido completo de un producto o transacción.
• KPIs: Indicadores clave de rendimiento.
• Dashboards: Paneles de control visuales, donde se presentan los KPIs y otras métricas clave para el negocio.
• Add-ons: Complementos o funcionalidades adicionales integradas al ERP para ampliar sus capacidades.
• API (Application Programming Interface): Interfaz que permite la comunicación entre diferentes sistemas o aplicaciones.
• BI (Business Intelligence): Conjunto de herramientas para el análisis de datos, que permiten apoyar la toma de decisiones.
• Cloud ERP: ERP alojado en la nube, con accesibilidad desde cualquier lugar. Acceso al ERP sin instalación de programas, a través de un navegador.
• IoT (Internet of Things): Conexión de dispositivos físicos a Internet. La integración de IoT con tu ERP otorga una trazabilidad y control más avanzados.
• SLA (Service Level Agreement): Acuerdo entre el cliente y el proveedor de ERP/soporte en el que se determina el nivel de servicio.
• Personalización: Cuando se adapta el ERP a las necesidades específicas de cada empresa.

Definiciones Importantes en el Contexto de Sage X3

Después de ver algunos de los términos claves para Sage X3, vamos a comentar algunas definiciones que pensamos son bastante importantes en el mundo de este ERP.

• Sociedad: Representa el negocio o la empresa. En X3 aparece otra palabra dentro de esta que es la de Multisociedad, lo cual quiere decir que una sociedad puede tener varias empresas.
• Planta: Es un concepto novedoso con el que sin él Sage X3 no podría operar. Este término se representa como una sub-entidad dentro de la empresa. Una sociedad puede tener múltiples plantas (Multiplanta). Una planta puede ser una ubicación, un almacén u otro tipo de instalación. Por poner un ejemplo: Una Sociedad (XX) tiene una planta financiera (plantaA), una planta de almacén (A1), una de fabricación (A2) y uno de compra/venta (A3).
• Multilegislación: Esta es una definición que aparece por la necesidad de cambiar la configuración y los registros a legislaciones específicas de otros países. Nos permite un procesamiento regional único.
• Plan de cuentas: Se define como un conjunto de códigos numéricos utilizados para identificar todas las cuentas del libro mayor en el módulo financiero del sistema.
• Parámetros: Nos referimos a parámetros como a los ajustes que influyen en la funcionalidad de X3 y cómo está estructurado el software. Se pueden utilizar para activar y desactivar distintas funcionalidades dentro del ERP.
• Códigos de actividad: Ayudan a rastrear personalizaciones y actividades que se encuentren en el sistema, como tablas, vistas, campos, opciones, etc. Y que estas no sean borradas cuando haya alguna actualización por parte de Sage.
• Grupos estadísticos: Se utiliza para organizar, ordenar y agrupar productos, clientes y proveedores (terceros).
• Terceros: Sage X3 reconoce como terceros a aquellas personas físicas/entidades que pueden tener diferentes relaciones de negocios incluso simultáneas dentro de la empresa, como pueden ser: Cliente, Proveedor, Transportista, Representante. Por poner un ejemplo, una empresa puede ser cliente nuestro y a la vez proveedor, con lo que con la definición de tercero evitamos duplicidad en los datos dentro del ERP.
• Activos fijos (inmovilizados): El sistema de gestión de activos cubre activos como propiedad, planta, equipo de oficina y más. X3 calcula la depreciación, ofrece seguimiento, planificación, informes y demás operaciones que sean necesarias para controlar dichos activos.
• Puntos de entrada: Es un tecnicismo cuya función es controlar los aspectos del proceso de entrada y gestionar los campos disponibles antes de la entrada a las diferentes pantallas. Una vez definido en un proceso estándar, permite completar la funcionalidad definida en un script del proceso sin necesidad de modificar el mismo. La funcionalidad añadida, se definirá en un script específico independiente. Se encuentra para todos los módulos bajo Configuración. Puede personalizar elementos, ocultar o mostrar campos e imprimir informes de crystal report automáticamente.
• Servidor Batch: Se utiliza en X3 para que el rendimiento del sistema acepte peticiones y procesamiento de transacciones en segundo plano sin saturar los recursos de la máquina. Se suele usar para realizar operaciones masivas que ocupan mucho espacio de tiempo y así poder seguir utilizando la máquina para otras funciones diferentes.
• Base de datos: Sage X3 es compatible con Microsoft SQL Server y Oracle. Además, puede utilizarse para informes e inteligencia de negocios.

Esta es una visión general de algunos de los términos más nombrados/utilizados a la hora de toparse con un ERP, en concreto con el software de gestión de Sage X3. Creemos que con estas definiciones se proporciona una mínima base para continuar adentrándonos en el mundo de X3 y continuar conociendo diferentes funcionalidades del Software.

Mejoras Significativas de la Versión 11 de Sage X3

Ya que estamos en materia, vamos a hablar también de algunas de las mejoras más significativas de la versión V.11 de Sage X3 con respecto a sus predecesoras. Con esta actualización, Sage ha conseguido hacer de X3 un ERP más simple y flexible, una realidad que se puede observar a simple vista.

La actualización trae grandes mejoras, aparte de la meramente visual (que es lo primero que nos llama la atención), también podemos destacar: nuevo módulo de gestión de proyectos, planificador de producción/fabricación, mejoras en la gestión financiera y algunas otras más.

Gestión de Proyectos

El nuevo módulo de gestión de proyectos publicado con Sage X3 en la Versión 11, provee herramientas de planificación y seguimiento para satisfacer las necesidades de las organizaciones basadas en proyectos de industrias de Manufactura y Servicios. Apoya todas las etapas del proyecto desde el inicio hasta la culminación del mismo. La estructura de desglose de trabajo y presupuesto controla los costos, los retrasos y los recursos. Está integrado en procesos ERP con enlaces a cotizaciones, ventas, compras, órdenes de trabajo y MRP.

Programador de Producción/Fabricación

Este nuevo módulo integrado en la planificación y programación se ha creado para reemplazar la antigua opción denominada módulo Gantt o programador de fabricación. Proporciona capacidades avanzadas de planificación y programación en tiempo real, así como una mejora en el rendimiento del mismo.

Gestión Financiera

En este apartado, X3 ha conseguido mejorar el proceso de variación de conversión de moneda, así como tener una pre-consolidación financiera en tiempo real. Ha conseguido mejorar también la gestión avanzada de estados de cuentas bancarias con transacciones automatizadas y otra función que se ha visto beneficiada por la actualización ha sido el control de crédito, mejorado con bloqueo/desbloqueo dependiendo del cliente.

Estos son algunas de las mejoras más significativas que Sage ha conseguido con esta última actualización, y por supuesto y no menos importante son las mejoras de velocidad y rendimiento en las funcionalidades del ERP.

Tipos de ERP y su Aplicación

Existen diferentes tipos de ERP que se adaptan a las necesidades específicas de cada empresa:

• ERP a medida: Diseñado y desarrollado exclusivamente para las necesidades particulares de una empresa.
• ERP estándar o genérico: Orientado a planificar y gestionar los procesos empresariales más habituales, sirve para cualquier empresa.
• ERP preparametrizado: Viene con configuraciones predefinidas para ciertos sectores, agilizando la implementación.
• ERP vertical: Muy similar al preparametrizado, este tipo de ERP está diseñado pensando en las especificaciones del sector al que pertenece la empresa, por lo que es capaz de cubrir las necesidades de cualquier compañía, independientemente del sector en el que opere.
• ERP horizontal: Esta modalidad de software, en analogía con los genéricos, está pensada para planificar y gestionar los procesos empresariales más habituales, por lo que sirve, en principio, para cualquier empresa.

Consideraciones al Elegir un ERP

Al elegir un ERP, deberás responder a preguntas como: ¿cuál es el tamaño de tu empresa?, ¿estás empezando con tu negocio o no?, ¿a qué sector te dedicas? El precio del tipo de software ERP que elijas es importante, pero no debe ser el único factor para elegir uno u otro. El software deberá adaptarse al crecimiento de tu empresa en cada momento.

Ofertas de Sage según el Tamaño de la Empresa

Sage ofrece distintas soluciones ERP adaptadas al tamaño de la empresa:

Capacidades de Integración y Programación de Sage X3

X3 proporciona una infraestructura integral para respaldar las importaciones y exportaciones. A través de las plantillas, los datos se pueden enviar a un objeto X3. Se proporcionan servicios web SOAP estándar para gestionar estas operaciones. Los servicios web SOAP utilizados son subprogramas asociados con los servicios web.

Además, Sage X3 utiliza GraphQL, un lenguaje para ejecutar consultas y modificar datos. Como desarrollador, cuando crea una solicitud de emparejamiento, debe aprobar un Scope. El alcance representa la autorización que se asociará con sus tokens de acceso. Debe incluir la lista de API que desea consumir. El usuario final agregará el dossier al alcance en X3. Al final del proceso de emparejamiento, si el punto final de la API regional que está utilizando no está asociado a la configuración del cliente, un parámetro llamado punto final estará presente en la devolución de llamada que le proporciona el código de acceso para convertir en tokens. El segundo paso (utilizando una URL de AWS S3 preestablecida) lo administra AWS S3; luego, la política actual de AWS S3 es que puede cargar el archivo tantas veces como desee durante toda la vida útil de esta URL (1h). La llamada de carga con URL preestablecida siempre devuelve 200 cuando se ejecuta con éxito.

Infraestructura y Recomendaciones Técnicas

Cuando los componentes de los servidores de Sage X3 se instalan en una plataforma Windows, se recomienda encarecidamente que estos servidores formen parte de un dominio Active Directory (AD) y que pertenezcan a la misma rama AD. Si instalas una protección antivirus en los servidores de Sage X3, te recomendamos desactivar la protección en tiempo real en determinadas partes del servidor de procesos principal/de aplicación y en los servidores de procesos adicionales para optimizar el rendimiento.

Servicios de Consultoría e Implementación de ERP

Para abordar y gestionar eficazmente las necesidades de nuestros clientes, contamos con un equipo altamente calificado de consultores de ERP. Aprovechamos la experiencia de expertos en ERP de todo el mundo. Nuestros consultores aprovechan metodologías probadas, experiencia e investigación tecnológica independiente para asegurar el éxito del proyecto de cada cliente.

Nuestro equipo de expertos funcionales tiene en cuenta el contexto del proyecto y emplea métodos probados y aprobados (enfoque multicanal, modo de proyecto, acción/formación, etc.) orientados a la explotación estándar. Nos tomamos la responsabilidad de minimizar los riesgos y las interrupciones en su empresa durante todo el proceso de implementación del ERP, permitiéndole continuar trabajando como de costumbre sin inconvenientes. Además, nos encargamos de actividades que normalmente son responsabilidad suya (preparación de datos, transferencias, certificación de soluciones, etc.) con la ayuda de sus recursos empresariales para ayudarlo a familiarizarse con su nuevo software ERP.

También garantizamos la transferencia de conocimientos para facilitar la auténtica adopción de la solución por parte de su equipo. Brindamos asistencia en el arranque en el lugar, asegurando su dominio completo de la configuración del ERP. Con el objetivo de asegurar la continuidad después de la implementación, ponemos a disposición de nuestros clientes de ERP B2E nuestro centro de soporte dedicado para el mantenimiento operativo. Este centro garantiza una calidad de servicio medible a través de herramientas de seguimiento de incidencias. Nuestro equipo de soporte al cliente está dedicado a acompañarlos a largo plazo, más allá del período de garantía.

Flexibilidad y Movilidad con Sage X3

Mejora tus habilidades, experimenta con nuevos procesos, gestiona nuevos departamentos comerciales o expande tus operaciones a nuevos mercados utilizando una solución de gestión flexible. Mejora la eficiencia, asegura la conformidad de tus productos y racionaliza tus operaciones mediante una integración completa de tus procesos profesionales. El diseño ergonómico del software garantiza la comodidad del usuario, por eso ofrecemos acceso a los datos en dispositivos móviles. Ya sea que estés en movimiento o lejos de tu escritorio, puedes consultar tus existencias, registrar pedidos de clientes, aprobar ventas y revisar indicadores de rendimiento.