Requisitos Legales para Emprender un Negocio en España

Para abrir una empresa en España, es fundamental conocer los requisitos legales y administrativos. La burocracia es una de las tareas más complejas a la hora de emprender. Sin embargo, hay países en los que, gracias a la digitalización, crear una empresa es mucho más ágil y los requisitos para hacerlo, mucho más sencillos.

En España, hay dos formas principales de establecer una empresa: como autónomo o mediante una sociedad de responsabilidad limitada (SL). Generalmente, se aconseja crear una SL cuando los ingresos superan los 60.000 € anuales.

Los requisitos para crear una empresa en España varían, según seas ciudadano de la Unión Europea o extranjero no comunitario. Los ciudadanos europeos disfrutan de más facilidades para iniciar su negocio, mientras que los extranjeros no comunitarios deben cumplir requisitos adicionales.

El compromiso de las Cámaras de Comercio con las personas emprendedoras y la creación de empresas, hace que colaboremos activamente en todos los pasos necesarios para abrir tu negocio. Para que crear una empresa o reorientar tu negocio no sea una carrera de obstáculos, te facilitamos esta atención integral en un único punto de atención.

Primeros Pasos para la Constitución de tu Empresa

Antes de que el emprendedor se embarque en todos los trámites burocráticos que implican crear una empresa en España, lo primero que debe hacer es pararse a estudiar detenidamente la idea de negocio que tiene y la viabilidad del mismo.

El punto de partida, por supuesto, debe ser esa idea con la que el emprendedor cree que podrá ofrecer algo nuevo, diferente o mejor de lo que ya existe. Pero ese es el primer paso de un largo camino. Sin todos los que vienen después, difícilmente se llegará bien a la meta. Una vez se tiene esa idea, hay que empezar a estudiar su viabilidad.

El plan de negocio será, por tanto, una hoja de ruta para seguir dando pasos hacia la creación de la empresa, pero siguiendo una senda adoquinada por datos objetivos que dará mayor firmeza a la pisada del emprendedor en su camino hacia la meta. Además, este documento no sólo tiene utilidad para el desarrollo interno del propio proyecto, también sirve para que personas y organizaciones externas lo conozcan, lo consideren serio y/o se interesen por él.

Una vez se ha estudiado el sector en el que el emprendedor quiere desarrollar su actividad y ha trazado su plan de negocio, llega el momento de la verdad: debe decidir si sigue adelante o si, tras plantear todos los pormenores, el proyecto no le convence y es mejor abandonarlo para pensar en otras ideas.

Elección de la Forma Jurídica

Lo primero que se debe hacer para crear una empresa en España es elegir su forma jurídica. Ésta no es otra cosa que la estructura legal que la compañía tendrá ante el Estado, de la que se derivarán sus obligaciones tributarias y el tipo de responsabilidad que asume el emprendedor o emprendedores.

La forma jurídica de una empresa más común en España es la de la sociedad limitada (SL). Es bastante interesante para proyectos con uno o pocos socios, y su principal ventaja es que, en el caso de que la compañía tenga problemas económicos, sus responsables no tendrán que hacerles frente con sus propios bienes, sino que sólo se les podrán reclamar legalmente los que sean patrimonio de la organización.

Otra ventaja muy interesante de las sociedades limitadas es que se pueden constituir depositando un sólo euro como capital social mínimo. De esta forma, casi cualquier persona puede crear una empresa. Una vez depositado ese euro en el banco, se iniciará el trámite gubernamental para constituir la compañía, un proceso que puede tardar en completarse, en el caso de las SL, de una a cuatro semanas.

Si el negocio va a ser individual, es decir, que el emprendedor lo va a llevar por sí solo sin otros socios, también puede optar por darse de alta como autónomo. En este caso no es necesario aportar ningún capital social para constituirse como tal y el alta es casi inmediata. Sin embargo, la seguridad económica es menor pues, en el caso de que contraiga deudas, se le podrá obligar a resolverlas con sus bienes personales.

Hacerse autónomo no es montar una empresa como tal, por lo que el emprendedor se podrá ahorrar la mayoría de los trámites burocráticos y administrativos necesarios para crear una sociedad.

Otra forma jurídica de empresa que puede resultar interesante para el emprendedor es la de la Sociedad Limitada Laboral (SLL), en la que la que la mayor parte de la propiedad es de los empleados que trabajan en ella. En estas compañías ningún socio puede acumular más de una tercera parte de las participaciones del negocio, tienen que estar constituidas al menos por tres personas, de las cuales dos, como mínimo, deben tener un contrato indefinido en el que se establezca un sueldo fijo.

Si son varios los socios que desean crear una empresa en común, también se puede optar por constituir una sociedad cooperativa (SC), una entidad mercantil en la que varias personas se unen voluntariamente con el objetivo de realizar cualquier tipo de actividad empresarial. Las cooperativas también son sociedades de responsabilidad limitada, lo que quiere decir que, en caso de tener deudas, los socios no responderán con su patrimonio personal.

La última forma jurídica para una empresa que vamos a comentar es la de la sociedad anónima (SA), una de las más comunes entre las compañías de España pero que, sin embargo, no suele ser habitual para negocios de nuevo cuño. Entre otras cosas, una de las principales barreras para constituir una nueva empresa como sociedad anónima es que se debe aportar un capital social mínimo de 60.000 euros.

Lo más habitual es que las empresas se conviertan en sociedades anónimas después de varios años con buenos resultados económicos trabajando bajo una forma jurídica diferente, como una SL.

Trámites Esenciales para la Constitución

1. Certificación Negativa de Denominación Social: Para asegurar que el nombre de tu empresa no esté registrado por otra persona o entidad. Una vez que obtengas el NIE, deberás solicitar un certificado de exclusividad, que confirma que el nombre de tu empresa es único y te pertenece. Para ello, prepara una lista con tres posibles nombres para tu empresa y envíalos al Registro Mercantil, donde verificarán su disponibilidad. Si están libres, se aprobará uno de los nombres en el orden de preferencia que indicaste. Este proceso suele tardar unas 48 horas.
2. Abrir una Cuenta Bancaria: Otra de las acciones que se han de realizar, y que son requisito indispensable para abrir un negocio, es abrir una cuenta bancaria (única y exclusiva) para depositar el capital social (así lo exige la Cámara de Comercio). Con el nombre de la empresa aprobado, tu NIE y pasaporte, deberás abrir una cuenta bancaria que contenga un mínimo de 3.000 €, que es el capital legal requerido para constituir una Sociedad Limitada (SL). Este monto puede ser depositado en efectivo o, en ciertos casos, mediante activos necesarios para las operaciones del negocio, aunque este método es más complejo. Para mayor facilidad en el proceso de creación de la empresa, se recomienda el uso de efectivo.

   El paso de abrir una cuenta para la empresa es fundamental, porque en ella se depositará el capital social necesario para constituir el negocio. Abrir una cuenta para empresas, por lo tanto, es obligatorio para constituir legalmente el negocio, pero no se debe tomar como un mero trámite, ni considerar que será un simple instrumento para enviar y recibir dinero, ya que en la actualidad algunas entidades financieras ofrecen productos de este tipo con multitud de herramientas de contabilidad que, en el futuro, serán de gran ayuda al emprendedor para gestionar el día a día de la compañía.

   Estas cuentas para empresas ofrecen servicios corporativos básicos como la emisión de distintas tarjetas bancarias para el emprendedor, sus socios o los empleados, transferencias o domiciliación de recibos de la compañía. Además, varios de los bancos que comercializan estas cuentas para empresas multifuncionales ofrecen sus planes más básicos, suficientes para la mayoría de sociedades recién creadas, de forma gratuita.

   De esta forma, el emprendedor podrá disfrutar de la mayoría de las ventajas mencionadas sin costes. Por otra parte, en el caso de que el emprendedor haya abierto ya una cuenta para empresas en otra entidad que no ofrezca estos servicios adicionales, pero le interese todo lo mencionado con anterioridad, también puede cambiarse en el momento que lo elija mediante un proceso que suele ser rápido y cómodo.

3. Redacción de Estatutos Sociales: Es necesario redactar los estatutos que regirán la empresa, incluyendo el objeto social, la distribución de capital, etc.
4. Escritura Pública: Una vez reunidos los documentos necesarios (NIE, certificado bancario y el del Registro Mercantil), el siguiente paso es acudir al notario para formalizar la escritura pública de la empresa. En esta escritura, se definirán los inversores/accionistas y el administrador, además de fijar la dirección social de la empresa. También es crucial detallar todas las actividades empresariales previstas para evitar ajustes posteriores. El siguiente paso será la formalización de las escrituras públicas de la sociedad ante notario, acto en el que se le dará personalidad jurídica a la empresa para que, a partir de su firma, pueda empezar a desarrollar su actividad.
5. NIF Provisional: Tras la constitución de la empresa, debes inscribirla en el Registro Mercantil de la provincia en la que tendrá su sede. Es fundamental que tu empresa obtenga su Código de Identificación Fiscal (CIF) para ser reconocida por las autoridades tributarias. Este es el número que distingue tu negocio a efectos fiscales. El proceso incluye descargar el formulario de la Agencia Tributaria, rellenarlo y presentar el documento junto con tu NIE en una oficina local. Si tu empresa planea hacer operaciones dentro de la UE, también necesitarás un número EORI. A continuación la empresa tendrá que ser dada de alta en Hacienda, para lo que es necesario que el emprendedor presente el modelo 036 con los datos de la compañía y marque la casilla 110. Con este trámite se conseguirá el NIF, número de identificación fiscal, necesario para emitir y recibir facturas, pagar los impuestos correspondientes o solicitar ayudas y subvenciones, entre otros.
6. Registro Mercantil: Como se recordará, el emprendedor acudió con anterioridad al Registro Mercantil para encontrar una denominación que pudiese utilizar su negocio y reservar dicho nombre, pero no lo inscribió como tal porque para ello es necesario haber completado varios trámites posteriores como la formalización de las escrituras públicas o la obtención del NIF provisional. Por último, con el certificado de la inscripción de la empresa en el Registro Mercantil bajo el brazo, el emprendedor podrá solicitar el NIF definitivo.

Otros Requisitos Legales Importantes

1. Declaración Censal ante la Agencia Tributaria: Con este documento la persona física o jurídica que ha puesto en marcha la empresa ofrece sus datos personales a la Agencia Tributaria dándose de alta en la actividad. Para la declaración censal es necesario cumplimenta el modelo 036/037 de la Agencia Tributaria de forma previa al inicio de la actividad. La declaración se puede presentar en la Administración o en la delegación de la AEAT correspondiente al domicilio fiscal por vía telemática. En ese mismo modelo, las entidades solicitan la asignación del NIF (provisional o definitivo) y comunican u optan a los regímenes y obligaciones tributarias con respecto al IRPF, Impuesto de Sociedades o IVA. Si no se realiza este trámite no es posible emitir facturas ni recibir pagos por la actividad y el emprendedor queda expuesto a la imposición de sanciones tributarias.
2. Alta en el Impuesto de Actividades Económicas: Se trata de una tasa municipal que se encarga de gravar actividades económicas cuando existe establecimiento abierto vinculado a la actividad, que puede ser empresarial, artística o profesional. El alta es obligatoria y debe solicitarse como máximo en el plazo de un mes desde el inicio de la actividad, aunque se preste de forma ocasional, excepto las actividades agrícolas, ganaderas, forestales y pesqueras. Cada contribuyente debe darse de alta en los epígrafes que más se ajusten a su actividad. No obstante, el alta no implica obligatoriamente el pago del impuesto. Las personas físicas están exentas de pago. Sólo deben hacer frente a él las entidades que tienen una cifra de negocio anual igual o superior a 1 millón de euros, aunque se establece una exención de pago durante los dos primeros años desde el inicio de la actividad. Es obligatorio realizar este trámite, ya que si no se realiza se incurrirá en un procedimiento de comprobación tributaria que derivará en posible sanción.
3. Afiliación a la Seguridad Social: El empresario individual debe solicitar el alta en el régimen de autónomos. Para ello, actualmente y en apoyo al emprendimiento, se ha establecido la llamada tarifa plana que supone un coste reducido de la cuota durante el primer año de ejercicio de la actividad que, en determinadas circunstancias, puede extenderse al segundo año. Incluso algunas Comunidades Autónomas han establecido la llamada Cuota Cero. Por su parte, el Administrador de la sociedad o socio mayoritario de la sociedad que la ha constituido debe solicitar el alta en el régimen de autónomos societarios. Asimismo, en el caso de dar de alta a trabajadores en la empresa, la documentación a presentar para poder completar la solicitud de afiliación es la siguiente:
   • Documento de afiliación (modelo TA-1). Solicitud de afiliación a la Seguridad Social, asignación de número de seguridad social y variación de datos.
   • Documento de declaración de alta (modelo TA-2/S). Solicitud de alta, baja o variación de datos trabajador por cuenta ajena o asimilado.
   • Fotocopia del Documento Nacional de Identidad del trabajador o, en caso de ser extranjero, del documento identificativo del mismo.
4. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo: Cuando un emprendedor va a abrir un centro de trabajo tiene que informar de ello con carácter previo o en los 30 días siguientes a la apertura a la Dirección General de Trabajo o delegación que le pertenezca por zona. Si no lo hace se le puede imponer una sanción que será gradual en función de si la infracción es leve porque no se trate de una actividad o industria calificada como peligrosa, insalubre o nociva atendiendo a los procesos o sustancias que se manipulen o una infracción grave si se dan las anteriores circunstancias.
5. Licencia de Apertura y Actividad: La licencia de apertura y actividad son licencias municipales obligatorias para poder realizar actividades comerciales, industriales o de servicios en un local o establecimiento. Se trata de un documento que da permiso para la actividad y confirma las buenas condiciones del espacio para su habitabilidad. Existen dos tipos de licencias en función de las actividades a desarrollar: inocuas y calificadas. Las únicas actividades exentas de estas licencias son aquellas profesionales, artesanales o artísticas que se realicen en el domicilio, siempre que no exista venta o atención directa al público y no se causen molestias a los vecinos. El permiso de apertura se debe solicitar en el Ayuntamiento y se otorgará tras elaborar un informe técnico, pagar determinadas tasas municipales por dicha apertura y tener un visado de un técnico que confirme que el establecimiento cumple con la norma (prevención de incendios, accesibilidad, etc.). También, según el servicio que preste la sociedad, se deben solicitar permisos obligatorios para tratar con productos sanitarios, mercancías peligrosas, etc. Además, si se van a realizar obras en el local se necesitará una licencia de obras.
6. Protección de la Propiedad Intelectual: Si la empresa desarrolla productos, marcas o tecnología innovadora es importante proteger los derechos de propiedad intelectual. Esto se puede hacer a través del registro de patentes, marcas comerciales o diseños industriales. La protección de la propiedad intelectual permite evitar que otros copien o utilicen sin autorización dichas creaciones, lo que puede ser determinante para el éxito y la competitividad de la empresa.
7. Contratos y Acuerdos Legales: Es fundamental contar con contratos y acuerdos legales bien redactados para proteger los intereses comerciales. Estos pueden incluir contratos de arrendamiento, contratos de trabajo, contratos de distribución, acuerdos de confidencialidad y contratos de colaboración. También es importante suscribir los seguros de responsabilidad civil que cubran los posibles riesgos y necesidades del negocio.
8. Obligaciones Fiscales y Contables: Toda empresa debe cumplir con sus obligaciones fiscales y contables. Esto implica llevar una contabilidad adecuada, presentar las declaraciones de impuestos correspondientes y pagar los impuestos y contribuciones sociales requeridos.
9. Protección de Datos y Privacidad: Es fundamental proteger los datos personales de clientes y empleados. Para ello, se debe cumplir con las leyes de protección de datos y privacidad como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la Unión Europea.

Consideraciones Adicionales

• Seguro de Responsabilidad Civil: Cubre todos los daños a terceros, incluidos los de los clientes y los proveedores.
• Seguro de Daños Materiales: Enfocado en proteger el local y los activos, cubre daños ante situaciones de riesgo, como incendios, robos o inundaciones.

Al acercarse el momento de poner en marcha tu negocio, debes despejar las dudas sobre la forma jurídica más conveniente, las futuras obligaciones que te tocará cumplir como empresario o empresaria (fiscales, de seguridad social, laborales, contables o de otro tipo). Conocer el proceso de tramitación necesario, de acuerdo a que te constituyas como una sociedad mercantil o que vayas a desarrollar tu actividad como empresario o empresaria individual o autónomo/a.

Y cuando estés en disposición de iniciar la actividad podrás elegir una de las soluciones de tramitación integrada para que la burocracia no sea obstáculo alguno. En especial, te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde especialistas en orientación y tramitación te lo pondrán todo mucho más fácil.

Y si lo que necesitas es modificar algún aspecto de tu negocio (desarrollando o cambiando de actividades; cambiando la sede, modificando la fiscalidad, incorporando nuevos socios, etc.), igualmente te recomendamos acudir al “Punto de Atención al Emprendedor - Ventanilla Única Empresarial” de tu Cámara de Comercio donde te asesorarán y te ayudarán a efectuar los trámites necesarios.