El Reglamento Interno Empresarial: Clave para la Operación y Convivencia Laboral

El reglamento interno empresarial es uno de los elementos cruciales en cualquier empresa, pues gracias a este se logra una operación ordenada. Al contener lineamientos en cuanto a acciones y conductas que deben seguirse para alcanzar un orden y una convivencia saludable, la función de este componente es propiciar una buena, disciplinada y organizada relación en el terreno laboral. Es decir, el Reglamento Interno de Trabajo tiene que funcionar como una ampliación del contrato de trabajo. El reglamento interno de una empresa es uno de esos libros de cabecera para todo profesional dentro de una organización, al igual que el código de conducta o el convenio colectivo. Y al igual que estos, debe proporcionarse a todo trabajador o trabajadora durante la fase de onboarding.

¿Qué empresas están obligadas a tener un reglamento interno de trabajo?

Aunque siempre es recomendable tener un reglamento interno de trabajo, solo en determinados casos será obligatorio contar con él. Actualmente, todas aquellas empresas que tienen empleados en plantilla deben tener en cuenta cuestiones de gran importancia que recomendamos sean incluidas en un reglamento interno. El Reglamento Interior de Trabajo es el conjunto de disposiciones obligatorias para trabajadores y patrones, en el desarrollo de los trabajos en una empresa o establecimiento.

Contenido del Reglamento Interno

Aunque todo reglamento se adapta a las necesidades de cada empresa, existen 11 lineamientos obligatorios a seguir, los cuales se establecen en la Ley Federal del Trabajo, en su artículo 423. Si bien cada reglamento interior es redactado en función de las actividades que se desarrollen, el giro de la empresa o el ámbito en el que esta se desempeñe, de acuerdo con el art. 423 de la Ley Federal del Trabajo, el reglamento deberá contener:

• Normativas generales

  • Horas de entrada y salida de los trabajadores, tiempo destinado para las comidas y períodos de reposo durante la jornada de trabajo.
  • Lugar y momento en que deben comenzar y terminar las jornadas de trabajo.
  • Días y horas fijados para la limpieza de los establecimientos, maquinaria, aparatos y útiles de trabajo.
  • Indicaciones y obligaciones en materia de orden y seguridad.
  • Determinación de los días de descanso en la jornada laboral legalmente obligatorios junto con las horas y días de descanso adicionales.
  • El reglamento concerniente a las horas extra y horario nocturno con su debido reconocimiento y pago. También es recomendable que incluya cómo se recogerán estas horas.
  • Normativas especiales que se aplican a diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores con el objetivo de conseguir las mejores condiciones de higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.

• Horario o sueldo

  • Días y lugares de pago.

• Todo tipo de prestaciones adicionales

  • Disposiciones disciplinarias y procedimientos para su aplicación.
  • Establecimiento de la escala de faltas y el procedimiento para cada una de ellas.
  • Licencias y permisos.

Recomendaciones adicionales para incluir en el reglamento

Como hemos señalado más arriba, existen muchos elementos de la actividad diaria de una empresa que pueden incluirse en un reglamento interno con el fin de regularse.

• En primer lugar, queremos mencionar la cláusula de uso del correo/teléfono móvil corporativo e Internet. Esta cuestión es de vital importancia, pues si no existe un control y vigilancia del uso de las herramientas informáticas previamente informada y pactada, no se podrá sancionar al trabajador por el uso indebido de las mismas. Además, en caso de despido, el mismo podrá considerarse improcedente (por no haber firmado nunca una política en la que se comprometía a no hacer uso del móvil/ordenador de empresa por cuestiones personales) o nulo por vulneración de derechos fundamentales al haberse accedido a las herramientas informáticas (monitorización del móvil o del ordenador) sin la autorización del trabajador y vulnerando, por lo tanto, el derecho a la intimidad y a la protección de datos del trabajador.
• Otra cuestión que es recomendable regular son aquellas normas respecto a la imagen, higiene personal y vestuario. En este sentido, será necesario tener en cuenta que esta regulación estará limitada por los derechos fundamentales de los trabajadores, tales como el derecho a la propia imagen, a la no discriminación por razón de sexo, la integridad moral y el derecho a la libertad ideológica y religiosa.
• En primer lugar, un trabajador que utiliza el vehículo de forma habitual en su prestación de servicios. Debemos pensar no solamente en los transportistas, sino también en los comerciales. Si tiene lugar la pérdida del permiso de conducir por un periodo determinado: Es preceptiva la suspensión del contrato de trabajo por mutuo acuerdo hasta que el trabajador en cuestión recupere el derecho a conducir. Si tiene lugar la retirada del permiso por un periodo incierto, entonces faculta a la empresa a comunicar el despido objetivo por ineptitud sobrevenida.
• En segundo lugar, la necesidad de regular las consecuencias de la no renovación del permiso de residencia y trabajo, asegurando que el trabajador -en el momento de suscribir el contrato o con posterioridad - asuma el compromiso de informar al empresario en todo momento sobre su situación en el país. Respecto a esto, se debe tener en cuenta que la empresa tiene un deber de vigilancia sobre la regularidad de la situación del trabajador, constituyendo una falta laboral (con la correspondiente sanción económica) y una falta en materia de extranjería de cuantiosos importes el hecho de tener un trabajador contratado en situación irregular.

Además de todas las situaciones anteriores, podríamos citar muchas más que pueden ser objeto de regulación/pacto vía cláusula adicional o Reglamento interno en función de la afectación. Como cada empresa tiene su propia casuística, te animamos a que contactes con nosotros para que te confeccionemos un Reglamento Interno en el que se dé cabida a todas aquellas situaciones que quieras regular y limitar para una mejor convivencia y entendimiento entre empresa y trabajador.

Cómo elaborar un reglamento interno paso a paso

El proceso de elaboración de un reglamento interno de la empresa corre a cargo del departamento de RRHH. Un reglamento interno de una empresa es un documento que desarrolla el departamento de RRHH con el fin de compilar toda la normativa interna de la empresa. De hecho, lo normal es que dicho documento sea accesible para toda la plantilla.

1. Análisis y diagnóstico

   En primer lugar, para elaborar un reglamento interno realizaremos un análisis que nos permita detectar las contingencias y problemas más frecuentes entre los trabajadores y el empleador. Identificación de necesidades y objetivos específicos del documento.

2. Marco legal

   Este paso implica asegurar que el reglamento cumple con todas las leyes y normativas laborales vigentes.

3. Reunión entre gerentes

   El objetivo es escuchar las opiniones de la gerencia con respecto a la propuesta para el Reglamento Interno de Trabajo.

4. Reunión con los responsables de equipo

   En esta fase se busca obtener la perspectiva de los líderes de equipo sobre las normativas propuestas.

5. Reunión general con la plantilla

   Organizar una reunión también con los colaboradores para que conozcan lineamientos y sanciones. Lograr el consenso en todo el equipo. Si no se llega a un acuerdo, el inspector de trabajo adelantará la investigación y formulará las objeciones pertinentes dentro de un plazo máximo de 15 días.

6. Aprobación y resultados

   Con el borrador ya terminado, debemos presentarlo a la gerencia para que lo aprueben. Tal y como lo señala el Art. 33 de la LFT, el reglamento surtirá efectos a partir de la fecha de su depósito.

Publicación del Reglamento Interno de Trabajo

Un reglamento interno es un documento que se facilita a los empleados donde se recoge la normativa interna de la empresa, que se debe entregar al empleado y que este debe firmar. La difusión adecuada del reglamento interno de la empresa incrementa el nivel de adhesión a sus propósitos y de cumplimiento. Han de ser valorados todos los métodos y canales disponibles, ya que se trata de un documento de interés global.

Medición y mejora

Otra acción es medir los resultados obtenidos, aplicando encuestas o evaluaciones de desempeño. Esto permite ver las mejoras en la productividad y si los trabajadores están conformes o enfrentan alguna incomodidad. Para poder medir el desempeño del trabajador de forma minuciosa puede resultar útil contar con un software de Gestión de Recursos Humanos como es el HCM de Bizneo HR. Su módulo de Evaluaciones nos ayuda a fomentar una cultura participativa que impulse el crecimiento del negocio. Si buscas eficientar la gestión de tu plantilla y controlar algunos de los aspectos incluidos en el reglamento interno, en Pandapé tenemos la solución: gestión de vacaciones y ausencias; control horario; gestor de activos y salas corporativas; comunicación interna y muchos otros, ¡todo en una misma plataforma! Con ella consigues registrar amonestaciones con código, descripción, número, fecha y nivel.

Para lograr una aplicación efectiva es ideal que cuentes con soluciones como Sistema TRESS y Revolution en la nube.