La Referencia del Mandato SEPA en A3 ERP: Guía Completa para la Gestión de Domiciliaciones

En el ámbito de la gestión financiera y contable, especialmente dentro de la Zona Única de Pagos en Euros (SEPA), la referencia de la orden de domiciliación, también conocida como referencia de mandato, es un elemento crucial. Este identificador único permite a los acreedores vincular los adeudos con la autorización original del deudor, facilitando la trazabilidad y el control de los pagos automáticos.

Este artículo explorará en detalle la referencia de mandato en el contexto de A3 ERP (y sistemas similares), su importancia, cómo se gestiona y qué implicaciones tiene para empresas y clientes.

¿Qué es la Referencia de la Orden de Domiciliación SEPA?

La referencia de la orden de domiciliación es un código alfanumérico único que identifica de manera inequívoca cada una de las autorizaciones que se otorgan para que una empresa o institución pueda cargar recibos en una cuenta bancaria de forma automática. Es la referencia que asigna el acreedor a cada mandato para identificar los adeudos asociados a un mandato concreto. Este identificador único es asignado por el acreedor (la empresa que recibe el dinero) y permite vincular cada cargo con la autorización original que se firmó.

Para los pagos sin efectivo en la zona SEPA, la referencia de la orden de domiciliación es un identificador importante para la autorización o la orden de débito directo. Todos los débitos directos SEPA exigen una orden de domiciliación que incluya esta referencia única. Junto con el identificador del acreedor, el beneficiario puede utilizarla para identificar y asignar de forma única los pagos entrantes.

Origen y Propósito

La referencia de la orden de domiciliación surgió con la estandarización de los débitos directos en la zona SEPA (Single Euro Payments Area). Antes de la implementación de SEPA en 2014, cada país tenía sus propios formatos y requisitos para las domiciliaciones bancarias, lo que dificultaba enormemente la gestión de pagos transfronterizos. El sistema SEPA estandariza estos identificadores para todos los países participantes.

La orden de domiciliación, también conocida como mandato SEPA, es el documento que autoriza al acreedor a enviar órdenes de cobro a la entidad bancaria del deudor. La autorización o consentimiento del deudor recogido en un mandato es válido hasta expresa revocación por parte de este o del acreedor.

Estructura y Longitud de la Referencia del Mandato

Por lo general, el código de referencia de la orden de domiciliación SEPA no debe tener más de 35 caracteres. El código debe ser lo más simple posible, y el beneficiario puede elegir su estructura. Una referencia de la orden de domiciliación SEPA indica a los destinatarios para qué es el pago, ya que suele contener un número de socio o un número de cliente. Las empresas a menudo usan números de clientes y les agregan números secuenciales.

Dado que es importante que los bancos puedan reconocer claramente los números, se deben usar los ceros con precaución, ya que pueden ser confundidos fácilmente con la letra «O». Lo mismo ocurre con los puntos, que podrían pasarse por alto fácilmente.

Caracteres Permitidos:

• Letras de la A a la Z (no se hace distinción entre mayúsculas y minúsculas)
• Números del 0 al 9
• Caracteres especiales:

  + ? / - : ( ) . , ’

• Espacios

No se permiten diéresis ni otros caracteres.

Identificador del Acreedor

Para utilizar el débito directo, las empresas también deben tener un identificador del acreedor, también conocido como ID del acreedor. Este identificador que el acreedor asigna a un mandato se completa automáticamente cuando se selecciona el código de la sociedad en A3 ERP y no se puede modificar.

Si no se define ningún identificador para el acreedor, se muestra un mensaje de error que impide continuar: "Hay que definir el identificador del acreedor SEPA para la sociedad".

En Alemania, estos códigos son emitidos por el Banco Federal Alemán en colaboración con el comité del sector bancario alemán (DK). En Austria, son emitidos por el Banco Nacional de Austria, y en Suiza deben solicitarse en el banco nacional. Las solicitudes solo se pueden presentar de forma electrónica.

Gestión de Mandatos SEPA en A3 ERP

En la gestión de mandatos SEPA dentro de A3 ERP, la referencia del mandato juega un papel central.

Sección Mandatos

En esta sección, se introduce la información relevante para el mandato:

Bloque Firmante Acreedor:

• El campo Identificador acreedor SEPA se completa automáticamente cuando se selecciona el código de la sociedad y no se puede modificar.

Bloque Firmante Deudor:

• En Código cliente, solo es posible seleccionar un tercero que se haya definido como cliente.
• En Código IBAN, se introduce o selecciona el IBAN del deudor entre los códigos IBAN vinculados al código de la dirección.
• En Código BIC, se introduce automáticamente el código BIC asociado al IBAN seleccionado con anterioridad y no se puede modificar.

Bloque Identificación:

• En Mandato principal, se puede especificar cuál es el mandato por defecto para la combinación Sociedad/cliente. Este mandato se utilizará en otras funciones como las relacionadas con la facturación o los pagos. La combinación Sociedad/cliente solo admite un mandato.

Bloque Accesibilidad (Estados del Mandato):

El sistema asigna el estado que corresponda a las circunstancias del mandato. Este campo no se puede modificar.

• Inicial: Asignado a un mandato que se ha creado, pero no validado. Este estado evita que se establezca una conexión con los procesos acreedores y de venta mientras el mandato está sin validar.
• Validado: Indica que el mandato está validado, aunque sujeto a determinadas condiciones. Algunos elementos no se pueden modificar sin una enmienda. La conexión con los procesos acreedores y de venta es posible. La acción "Validación" no estará disponible si se dejan en blanco campos obligatorios como:
  • Código de dirección de la sociedad [F:MDT]CPYADD
  • Código de dirección del cliente [F:MDT]BPCADD
  • Código IBAN del cliente [F:MDT]IBACOD
  • Código BIC del cliente [F:MDT]BICCOD
  • Fecha firma [F:MDT]SIGDAT
  • Lugar firma [F:MDT]SIGCTY

  Los siguientes elementos pueden modificarse sin firmar un mandato nuevo, pero generan una enmienda:

  • Nombre de la Sociedad [F:CPY]CPYNAM
  • Identificador acreedor SEPA [F:CPY]SCINUM
  • Código IBAN del cliente [F:MDT]IBACOD y Código BIC del cliente [F:MDT]BICCOD
• Suspendido: Indica que el mandato se ha rechazado y, por tanto, suspendido. Como el mandato está sin aprobar, no se puede establecer una conexión con los procesos acreedores y de venta. Este mandato no se puede modificar sin una enmienda.
• Caducado: Asignado a un mandato que ha caducado cuando se ha ejecutado la domiciliación única (OOFF) o la última domiciliación recurrente (FNAL). En este caso, no se puede modificar nada en el mandato ni establecer la conexión con los procesos acreedores y de venta.

  La fecha fin de mandato indica la fecha final del mandato y no se puede modificar. Este campo se completa automáticamente con:

  • La fecha de revocación si el mandato se ha rescindido.
  • La fecha de la última domiciliación + 36 meses.
  • La fecha de la última domiciliación si el mandato ha caducado.

  Si hubiere un nuevo requerimiento de adeudo directo tras haber transcurrido 36 meses desde la fecha del último adeudo presentado (incluso si este se rechazó, devolvió o fue reembolsado), el mandato deberá haber sido cancelado dado el tiempo transcurrido.

• Revocado: Se aplica cuando el deudor o el acreedor rescinde la autorización. En este caso, no se puede modificar nada en el mandato ni establecer la conexión con los procesos acreedores y de venta.
• Cerrado: Indica que el mandato se ha cerrado desde la función destinada a ello. En este caso, no se puede modificar nada en el mandato ni establecer la conexión con los procesos acreedores y de venta.

Bloque Características:

Permite especificar las características de un mandato:

• Tipo de mandato:
  • CORE: El esquema de adeudo SEPA se utiliza en las domiciliaciones cuyos deudores son considerados tanto consumidores como no consumidores.
  • B2B: La domiciliación SEPA entre empresas se utiliza cuando los acreedores y los deudores son sociedades. Al firmar el mandato, la sociedad deudora renuncia a su derecho a solicitar el reembolso de una domiciliación ya efectuada.

    Las órdenes de domiciliación válidas para el cobro de adeudos domiciliados en el sistema tradicional antes del 1 de febrero de 2014 seguirán siendo válidas para emitir adeudos directos SEPA únicamente en el instrumento básico.

  • COR1: No constituye un esquema en sí; es, más bien, una opción dentro del esquema CORE. La única diferencia con respecto al esquema CORE es que COR1 acorta los plazos.
• Tipo de pago:
  • Recurrente: Para los pagos en los que el deudor ha autorizado al acreedor a que emita órdenes de domiciliaciones con regularidad. La casilla "Final" permite gestionar la secuencia final (FNAL) y solo está disponible cuando el tipo de pago es Recurrente.
  • Puntual: Para los pagos puntuales en los que se ha autorizado una única domiciliación. Por tanto, esta autorización no se puede utilizar para transacciones futuras.
• En el campo Número de domiciliaciones, se puede introducir el número de domiciliaciones previstas. Este campo solo está disponible cuando está marcada la casilla Final.
• La casilla Sin secuencia inicial permite gestionar los mandatos recurrentes en curso cuando proceden de otro sistema contable o, según la legislación, cuando se implementa una migración a partir de mandatos de adeudos nacionales existentes. Si se marca esta casilla, la primera orden de domiciliación SEPA que procese Sage X3 no se considerará la primera, sino una orden recurrente.
• La casilla Migración permite gestionar la migración de mandatos. Si se utilizaron mandatos recurrentes con anterioridad, y en función de la legislación aplicable, se puede volver a utilizar el mandato existente exclusivamente para las domiciliaciones SEPA Core recurrentes. Esto solo se aplica a los mandatos emitidos antes del 1 de febrero de 2014 y antes de que se comenzara a utilizar las domiciliaciones SEPA. Esta casilla solo está disponible cuando el tipo de mandato es CORE.
• En Identific. nacional migración, se introduce el identificador nacional que conste en los mandatos existentes que se hayan firmado antes del 1 de febrero de 2014. Este campo solo está disponible cuando está marcada la casilla Migración.

Sección Domiciliaciones

Se muestra el conjunto de las domiciliaciones. Las domiciliaciones emitidas vinculadas a los mandatos se recogen en una tabla, donde también se muestran los elementos de datos de cada una. Entre estos elementos se incluyen la fecha de la domiciliación, el número del pago, el número del documento, la secuencia y el importe.

Cómo se Asigna y Gestiona la Referencia del Mandato

El beneficiario asigna el código de referencia de la orden de domiciliación y debe asegurarse de que la clave utilizada sea única dentro de su empresa. Las órdenes de débito directo SEPA generadas a partir de esto son válidas por al menos 36 meses o caducan después de 36 meses sin uso.

• Si el contador es manual, se completa el campo Referencia mandato. Está limitada a 35 caracteres.
• Si el contador se calcula, la referencia del mandato se introduce automáticamente al crearse. En este caso, el límite es de 20 caracteres.
• El campo Referencia mandato debe ser único y se debe utilizar junto con el identificador del acreedor SEPA, sin el código de actividad.

Modificaciones y Limitaciones

Por motivos técnicos, el campo Referencia mandato no se puede modificar en Sage X3 (o sistemas similares). No, la referencia es asignada por el acreedor y no puede ser modificada. Si se necesita cambiar algún dato de la domiciliación (como la cuenta bancaria), la referencia se mantiene. Si lo que se desea es generar una nueva domiciliación, esta tendrá una referencia diferente.

No se puede cambiar la UMR antes de la migración. Sí se puede cambiar la referencia antes de la migración. En tal caso, deberá haberse procesado al menos un adeudo antes de llevar a cabo la migración.

Los siguientes elementos no son compatibles:

• Los mandatos electrónicos
• Las firmas electrónicas

El Mandato y el Deudor

El mandato debe estar suscrito por el deudor como titular de la cuenta de cargo o persona en disposición de poder otorgado por este, antes de iniciar el cobro de los adeudos. El documento de mandato debe contener los datos obligatorios que se exigen para identificar la orden de domiciliación en SEPA, a saber: la referencia única del mandato, el nombre y domicilio del deudor, el IBAN, y en su caso el BIC, de la cuenta del deudor, el nombre del acreedor, el identificador del acreedor, el tipo de pago, la fecha de firma y la firma del deudor, e indicar claramente que se trata de un mandato de adeudo directo SEPA.

Después del intercambio electrónico, el acreedor debe enviar una copia impresa del mandato al deudor, puesto que la firma de este es obligatoria. El deudor debe introducir o verificar los datos indicados (el IBAN o el BIC, por ejemplo).

Una vez que el deudor ha enviado el mandato firmado, el usuario puede finalizar la introducción de datos, que incluye el lugar y la fecha de la firma. Solo entonces el mandato se podrá validar y utilizar en las etapas posteriores (introducción de facturas o de pagos, generación de ficheros bancarios, etc.).

Custodia del Mandato

En cualquiera de los instrumentos de adeudo, ya sea el tradicional o los definidos para la SEPA, para emitir operaciones de adeudo, es necesario que previamente exista una orden firmada por deudor para domiciliar los pagos. Se mantiene el procedimiento seguido con los actuales adeudos directos nacionales (legacy), es decir, se solicitará la orden de domiciliación.

¿Dónde encontrar la Referencia del Mandato?

Cada orden de débito directo SEPA contiene un código de referencia de la orden de domiciliación único. El beneficiario debe proporcionar este código con cada débito directo. Por lo tanto, los clientes pueden encontrarlos en sus extractos bancarios o en la banca en línea.

Este código también puede aparecer en tu extracto bancario como «orden», «código de referencia de la orden de domiciliación», «identificación de la orden», «número de autorización» o «identificador de autorización».

Si un cliente desea cancelar un débito directo, deberá proporcionarle a la empresa el código de referencia de la orden de domiciliación. Antes de que se pueda cancelar el débito directo, los clientes deben proporcionar sus datos personales y número de cuenta, además de su referencia de la orden de domiciliación.

Tipos de Mandatos y sus Características

Los adeudos directos SEPA presentan dos variantes principales, con una opción dentro de una de ellas:

Las empresas europeas deberán adaptarse al estándar europeo.

Consejos para una Gestión Eficiente de las Referencias de Domiciliación

La referencia de la orden de domiciliación es uno de esos pequeños detalles que marcan la diferencia cuando se necesitan resolver problemas con los pagos automáticos. Aquí algunos consejos:

1. Crea un registro centralizado: Puede ser un simple documento o una hoja de cálculo donde anotar todas las domiciliaciones activas, incluyendo la referencia de cada una.
2. Solicita siempre la referencia al contratar: Ante cualquier duda o problema con una domiciliación, solicita siempre la referencia y la copia del mandato.
3. Guarda los mandatos originales: Conserva la referencia durante todo el tiempo que la domiciliación esté activa, y al menos durante los 13 meses posteriores al último cargo.
4. Revisa periódicamente tus domiciliaciones: Utiliza la banca electrónica a tu favor, muchas entidades permiten consultar las domiciliaciones activas en tu cuenta, incluyendo sus referencias.

Diferencia entre Referencia del Mandato y Concepto del Cargo

La referencia identifica el mandato o autorización que se dio para que se carguen recibos, mientras que el concepto del cargo describe a qué corresponde un pago específico. Por ejemplo, la referencia podría ser "CLIENT12345-20230615-SERV01", mientras que el concepto sería "Factura de electricidad abril 2023".