Red Social Corporativa: Qué Es y Sus Múltiples Beneficios para la Productividad Empresarial

Los lugares de trabajo prosperan gracias a una comunicación y colaboración excelentes. Tanto si tu empresa tiene a toda su plantilla en remoto como si la tiene en la oficina, tus equipos y empleados deben permanecer conectados para trabajar juntos con eficacia. En el mundo laboral actual, la comunicación interna es clave para el éxito de cualquier organización, y cada vez más empresas apuestan por soluciones que vayan más allá del correo o las reuniones interminables.

¿Qué es una Red Social Corporativa?

Una red social corporativa (RSC) es una red social privada e interna que las empresas utilizan para permitir que los miembros de su equipo se comuniquen entre ellos en toda la empresa. Se trata de una plataforma digital segura y privada, integrada dentro de la empresa, que actúa como una intranet social. Su objetivo principal es facilitar el intercambio ágil de ideas, impulsar la colaboración entre equipos y fomentar una cultura organizacional más cohesionada y participativa.

Estas herramientas se utilizan en un entorno profesional para compartir conocimiento dentro de una determinada organización. Son entornos cerrados que permiten compartir información en tiempo real entre los distintos profesionales de una empresa, facilitando, de esta forma, la interacción entre ellos. Una RSC es un canal de comunicación privado de una empresa, de modo que la comunicación interna es mucho más directa y se puede trabajar en línea sin ningún tipo de impedimento, una opción muy práctica, tanto si se teletrabaja como si se acude a la oficina.

Suele incorporar algunos elementos de mensajería de equipo, gestión de proyectos, gestión de tareas y herramientas de colaboración en una sola plataforma. Es importante no confundir la Red Social Corporativa (RSC) con la Responsabilidad Social de la Empresa (RSE).

Breve Historia y Evolución

Si echamos la vista atrás, podemos resaltar los pizarrones informativos o los periódicos murales como los antecesores de las redes sociales corporativas actuales. Con la llegada de la era digital, estos espacios se convirtieron en el correo electrónico o la intranet. Sin embargo, el cambio de los hábitos de las personas y de las necesidades de las empresas han hecho que estas herramientas se queden obsoletas y no cubran todas las necesidades, haciendo que surjan las redes sociales corporativas.

Las empresas vieron el valor de tener una plataforma a través de la cual comunicarse y colaborar, de modo que resultaba fácil coordinar a todos los empleados. Puede que hayas oído hablar de redes sociales corporativas populares como Yammer, Teams, Jive, Chatter y Jabber. Microsoft adquirió Yammer en 2012 y utilizó su modelo para crear Microsoft Teams.

Características Clave de una Red Social Corporativa

Las principales características de una red social corporativa son:

• Directorio de Empleados: Contiene un directorio completo de los empleados, con su identificación o perfil, posición o cargo e información de contacto.
• Funcionalidad Intranet: Funciona como una Intranet moderna, centralizando el acceso a información relevante.
• Seguimiento de Actividades: Permite realizar actividades de seguimiento a información, casos, tareas o personas.
• Gestión de Feeds: Tiene la posibilidad de administrar feeds (exportación de información a otras redes internas o sistemas).
• Control de Notificaciones: Posibilita un control de las notificaciones, permitiendo a los usuarios decidir de qué proyectos o usuarios quieren recibir avisos.
• Creación de Perfiles: Podemos crear perfiles personales, por proyectos o por departamentos, según la necesidad.
• Muro de Publicaciones: Cada perfil contará con un muro en el que los trabajadores podrán comunicar cualquier tipo de información al resto de seguidores del perfil.
• Interacciones: Al igual que en las redes sociales personales, se pueden dejar comentarios, compartir, dar a “me gusta” o mencionar a un compañero en particular.
• Mensajería Privada: Muy útil cuando se quiere compartir algo con un compañero en particular sin molestar al resto del equipo.

Una RSC fomenta un espacio donde las ideas pueden ser discutidas y desarrolladas, integrando la comunicación vía distintos canales como chat, mensajes directos, voz, videollamadas, gestores de tareas y entornos de desarrollo compartido.

Beneficios de una Red Social Corporativa

Las redes sociales corporativas existen para hacer de la comunicación laboral algo simple, agradable y productivo. A menudo, las empresas implementan estas redes para llenar un vacío de comunicación dentro de su equipo más amplio. En este sentido, una RSC anima a los trabajadores a comunicarse y colaborar a través de silos, lo que lleva a una mayor implicación de los empleados y a ideas más innovadoras.

1. Mejora de la Comunicación y Colaboración

• Comunicación Simplificada: Simplifican la comunicación de toda la empresa y sus equipos, creando canales directos que dan respuesta a las necesidades de comunicación de los miembros del equipo, permitiéndoles organizar las conversaciones y asegurarse de que participan las personas adecuadas en el momento oportuno.
• Transparencia: Se construye un espacio donde todo el mundo obtiene una visión transparente de lo que está ocurriendo en todo momento, ya sea con un proyecto, tema, cliente o equipo.
• Interacción Global: Es más fácil interactuar con compañeros de todo el mundo a través de plataformas de comunicación en línea que mediante llamadas telefónicas y correos electrónicos. En particular, las empresas con equipos distribuidos pueden ver grandes beneficios.
• Conexión entre Empleados: Permiten que los trabajadores se sientan más conectados con la entidad y entre los miembros de la plantilla, fortaleciendo el sentido de pertenencia.

2. Aumento de la Productividad y Eficiencia

El uso de innumerables herramientas y software diferentes para la colaboración, la gestión de tareas, el uso compartido de documentos, la edición y la administración supone la pérdida de productividad durante el día debido al cambio de contexto. Una RSC busca mitigar esto.

• Optimización de Flujos de Trabajo: La mayoría de las redes sociales corporativas se conectan con aplicaciones populares en el trabajo, ayudando a integrar los flujos de tareas habituales del equipo. Desde un gestor de tareas hasta las hojas de gastos o la elaboración de encuestas, todo puede ser accesible desde la red.
• Ahorro de Tiempo: Estimulan la productividad y, a su vez, permiten la conexión con todos los empleados y la distribución de mensajes. Mi experiencia personal me ha demostrado que estas herramientas son el mejor aliado para evitar los ladrones de tiempo típicos de un trabajo de oficina.
• Toma de Decisiones Más Rápida: Las redes sociales corporativas ayudan a los equipos a tomar decisiones más rápido, desarrollar ideas más innovadoras y comprometerse más en su trabajo y empresa.

3. Gestión del Conocimiento y Repositorio de Información

• Respuestas Rápidas: Ayudan a encontrar las respuestas que necesitas. La propia red se convierte en un repositorio consultable de cada debate, decisión y archivo compartido que permite llevar la trazabilidad de todo.
• Repositorio Valioso: La red social corporativa es un repositorio valioso de información y conocimiento. Cuando la plantilla puede compartir sus conocimientos y experiencias a través de un chat interno, crean un repositorio de información valiosa.
• Centralización: Por medio de una Red social empresarial, las comunicaciones de la empresa se centralizan en un solo sistema. También permite conectarse con expertos e intercambiar conocimientos u opiniones.
• Trazabilidad: Se obtiene un mayor control y trazabilidad sobre la calidad del trabajo: quién dijo qué, quién hizo qué y cómo, etc.

4. Fomento del Compromiso y la Cultura Organizacional

• Aumento del Compromiso: Mejoran el sentimiento de pertenencia, haciendo que sean una herramienta ideal para conectar con las personas del entorno laboral y que su motivación y compromiso aumente, creando una imagen positiva hacia el exterior.
• Transformación Digital: Incorporar una red social corporativa en una empresa impulsa un cambio cultural, siendo fundamental que los empleados adquieran nuevos hábitos, procesos e incorporen esta cultura digital en su día a día.
• Canal de Feedback: Estimula los procesos de perfeccionamiento al convertirse en un canal de recepción de quejas, sugerencias, recomendaciones u opiniones. Para esto, se pueden crear foros y encuestas o realizar evaluaciones.

5. Reducción de "Ladrones de Tiempo"

Mi equipo y yo empleamos una red social corporativa o interna. Tras adoptar estas herramientas, se han convertido en el mejor aliado para evitar los ladrones de tiempo típicos de un trabajo de oficina, lo que nos ha supuesto un ahorro importante de horas de trabajo al año.

En definitiva, este tipo de aplicaciones han abierto un sinfín de posibilidades para mejorar la colaboración en el trabajo, derribar silos de información y gestionar el conocimiento. Pero, sobre todo, para ganar productividad y tiempo.

Cómo Implementar y Utilizar una Red Social Corporativa de Manera Eficaz

Uno de los aspectos clave al implementar una red social corporativa en toda tu empresa es asegurarte de que se pueda integrar a la perfección con herramientas de colaboración y uso compartido de documentos. Piensa en ella como un centro de colaboración y comunicación para tu organización. Nadie quiere perder tiempo averiguando en qué herramienta guardó qué conversación, ya sea sobre un documento o un proyecto.

Muchas redes sociales corporativas cuentan con herramientas de uso compartido de documentos y gestión de tareas dentro de su plataforma, además de la función de chat. Sin embargo, es posible que otras empresas vean que pueden cosechar los beneficios de una red social corporativa a través de un lugar de trabajo colaborativo interno que ya tienen y que incluye capacidades de gestión de proyectos, como Confluence. Básicamente, Confluence es un espacio de trabajo en el que las organizaciones pueden crear, organizar y compartir el conocimiento del equipo y la documentación del proyecto. También ofrece capacidades para mantener conversaciones bidireccionales y colaborar en torno a ese contenido.

Antes de implementar una red social corporativa, hazte preguntas como qué persona de tu organización es responsable de mantenerla. Algunas empresas centralizarán la propiedad y la moderación dentro de un equipo como el de TI o RR. HH., pero otras empresas han tenido éxito al ampliar la propiedad en todo el equipo.

La eficacia de la plataforma que eliges se mantendrá o caerá con el uso que haga tu equipo de ella. Si es engorrosa de utilizar, la adopción probablemente no será como esperabas. La plataforma adecuada será divertida, fácil de usar y no intrusiva para las necesidades del equipo en cuanto a comunicarse con la organización, compartir y almacenar documentos, gestionar sus tareas y colaborar. Cuanto menos cambio de contexto tenga que hacer tu equipo, mejor.

Consideraciones Adicionales

• Adopción por los Empleados: La palabra clave es "adopción" por parte de sus empleados, para que pueda cosechar todos los beneficios. Aprovechar al máximo las capacidades y conocimientos de cada uno, en beneficio de la inteligencia colectiva de la empresa, está ya bien establecido.
• Aspectos Legales: El uso de las RSC también plantea cuestiones de derechos, en relación con el Código Laboral y la Ley de Protección de Datos.
• Reversibilidad de Datos: A medida que se generalicen las redes sociales corporativas, aumentará el volumen de datos en circulación. Es importante considerar el criterio de reversibilidad de los datos (posibilidad de recuperar todos tus datos si cambias de proveedor) y el lugar donde se alojan.
• APIs: Otra cuestión a la hora de elegir una solución se refiere a las API que ofrece, permitiendo una mayor integración con otros sistemas.

En la actualidad, el entorno empresarial se encuentra en constante cambio. Una red social corporativa ayuda a la dirección a comunicarse de manera efectiva y oportuna, compartiendo actualizaciones importantes y cambios estratégicos.