Gestión de Recursos Humanos en Microempresas: Claves para el Éxito

Una pequeña empresa se define generalmente como una organización con menos de 50 empleados y un balance anual inferior a 10 millones de euros. En España, un país cuyo tejido empresarial depende casi exclusivamente de las pymes, ya que más de 9 de cada 10 empresas pertenecen a esta categoría, las pequeñas empresas se ven obligadas a adoptar un enfoque más versátil de la gestión de personal, caracterizado por la sencillez y la necesidad de maximizar la eficacia con recursos limitados.

El 97,23% del tejido empresarial en España corresponde a «microempresas», y solo un 0,23% a grandes empresas. Las microempresas destacan por su sencillez y el uso reducido de materiales y humanos. En las microempresas suele ser una persona la que controla las actividades más estratégicas y, en general, esta suele ser el propietario u otra persona de su confianza. Puede haber varios empleados realizando labores auxiliares o específicas.

Aunque el tamaño puede ser un factor limitante, existen cinco funciones principales que deberían estar presentes en toda organización.

Funciones Clave en la Gestión de RR. HH. en Microempresas

1. Administración Eficaz

El proceso de administración puede ser una de las tareas más laboriosas: el registro de la jornada laboral y la gestión de permisos y vacaciones, la firma y custodia de documentación laboral, la tramitación de altas y bajas etc. En una empresa pequeña esta función cobra aún más importancia, puesto que los trámites administrativos requieren una ejecución precisa y eficaz que no suponga una merma del rendimiento global de la organización, por ejemplo en la tramitación de contratos laborales.

2. Gestión de Nóminas

La gestión de nóminas es todo el proceso de cálculo y pago de los salarios de los empleados, así como las cotizaciones a la seguridad social y las obligaciones fiscales. En el caso de las pequeñas empresas, la gestión de las nóminas suele llevarse a cabo internamente, debido a su bajo volumen y al gran ahorro que supone en comparación con la contratación de una agencia externa. De hecho, suele ocupar gran parte del tiempo del equipo de RR. HH.

3. Captación y Desarrollo del Talento

Gestionar una empresa pequeña no significa renunciar a la captación y desarrollo del talento. Este aspecto incluye la evaluación del desempeño, la planificación de la formación, la creación de planes de carrera y la fidelización del talento. Sin embargo, en una pequeña empresa, RR. HH. suele hacer malabares para asegurar el desarrollo de los miembros de la empresa mientras están sumergidos en las tareas administrativas mencionadas anteriormente.

Para las pymes, evaluar correctamente el desempeño del talento existente es una tarea absolutamente vital. La razón es sencilla: las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con extensas plantillas que permitan reasignar tareas o redistribuir eventuales sobrecargas de trabajo con agilidad.

4. Clima Laboral Positivo

Un entorno de trabajo positivo influye considerablemente en el funcionamiento general de la empresa. Garantizar la satisfacción de los empleados ayuda a aumentar la productividad y, por tanto, la rentabilidad de la organización. También ayuda a minimizar los riesgos asociados a la rotación de personal, que puede tener un impacto significativo en una pequeña empresa, tanto en términos financieros como de desempeño.

5. Políticas Internas Claras

A pesar de su tamaño, una pequeña empresa debe disponer de políticas internas claras y eficaces, como por ejemplo, un código de conducta, los criterios del proceso de selección y políticas de permisos. Encontrar al talento adecuado es una exigencia vital para los responsables de las pymes, es decir, en compañías de menos de 500 empleados.

La gestión de Recursos Humanos en las pymes cada vez es más frecuente y, sobre todo, más vital para la buena marcha del negocio. Este reto no es nada sencillo, ya que las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con estructuras que permitan redistribuir tareas o eventuales sobrecargas de trabajo con agilidad.

Si buscas mejorar tus procesos, invierte en una solución integral para la gestión de los Recursos Humanos en las pymes que automatice los procesos más rutinarios de la entidad.

Herramientas de Administración para Pymes

La verdad es que simplificar y agilizar los procesos empresariales es clave para todas aquellas pymes que quieran competir contra grandes compañías sin morir en el intento. Con el kit digital para pymes tendrás un impulso en forma de ayuda para digitalizar tu empresa. Si tenemos en cuenta que las pymes representan más del 99% del tejido productivo de nuestro país, queda evidente el enorme potencial de desarrollo que existe en términos de digitalización de Recursos Humanos para pymes.

A continuación, se presentan algunas herramientas clave:

• Software de reclutamiento y selección
• Herramientas de administración para pymes para evaluar el desempeño
• Plataformas de e-learning para pymes
• Herramientas de administración y gestión de personal para pymes
• Herramientas de administración para pymes para realizar informes de RR. HH.

Gestionar de forma eficiente vacaciones y ausencias de empleados en las pequeñas y medianas empresas es todo un reto. Cuadrar el calendario de ausencias de una pyme es especialmente complicado porque cuando la plantilla es reducida, cualquier baja cuenta. Y mucho. Por eso, un sistema de Recursos Humanos en una empresa pequeña que cuente con un software de control de vacaciones automatizará estas tareas para que dediques tiempo a lo realmente importante.

Almacenar y estructurar toda la documentación producida por la empresa (p. ej. Herramientas de administración para pymes para realizar informes de RR.

Las encuestas a empleados permiten analizar el clima interno a una organización y tener importantes pistas de mejora.

Estrategias de RR. HH. para Microempresas

La gestión del talento humano siempre representa un reto en empresas pequeñas, donde la viabilidad económica de la compañía recae en la productividad diaria.

A continuación, te apoyamos con 7 estrategias de RR. HH.:

1. Establecer mecanismos de búsqueda de empleados eficientes: Para poder localizar la información de un trabajador con rapidez y de forma acertada es una de las estrategias de RR. HH. fundamentales en toda empresa. En este sentido, es prioritario contar con una base de datos organizada, como Bitrix24, que permita localizar dicha información de forma sencilla. Será de gran utilidad, también, tener acceso a información clasificada por ex trabajadores, trabajadores temporales, trabajadores a tiempo parcial, contratistas o consultores.
2. Manejo del tiempo: El manejo del tiempo es esencial cuando hablamos de productividad y, en especial, en lo que refiere a garantizar horarios de atención al cliente y la calidad de servicio, sobre todo en pequeñas empresas. Definir mecanismos sencillos para el seguimiento de las horas trabajadas es indispensable. Conociendo las horas de ingreso, egreso y descanso de cada trabajador, y dando acceso a supervisores, se simplifica la asignación y seguimiento de tareas. Los datos recolectados a partir de una gestión del tiempo acertada, aportan en la medición de los niveles de productividad por empleado y por tarea, resaltando posibles puntos a mejorar.
3. Incorporar a los empleados a una red social empresarial: Ésta representa otro medio para el desarrollo de los trabajadores y les brinda la oportunidad de demostrar sus potencialidades en un entorno seguro. Adicionalmente, los likes que pueda recibir, además de ser un mecanismo de retroalimentación, pueden destacar la importancia del material publicado por él. En los entornos que ofrecen los sistemas automatizados para gestión de empresas los trabajadores siempre disponen de un mecanismo que les permite participar en conversaciones de diversos grupos.
4. Facilitar la gestión de documentos en la red interna: Este entorno, crea en los usuarios una sensación de integración con el resto de áreas y personas.
5. Implementar herramientas tecnológicas para la captación de personal: Finalmente, visibilizar la información de puestos vacantes en la empresa, facilita la selección de profesionales adecuados.
6. Utilizar mecanismos para generar encuestas: Ante alguna situación particular, una correcta lectura del resultado de una encuesta permite establecer los correctivos necesarios en función de conseguir mejoras y tomar decisiones oportunas.
7. Utilizar la plataforma e-learning para la formación virtual: Esta estrategia no requiere grandes inversiones, economiza tiempo y se activa en forma sencilla y rápida. Esta es una de las estrategias de RR. HH.

La Evolución de los Recursos Humanos

Hace ya tiempo que las personas dejaron de ser vistas en las organizaciones como meros recursos productivos. De todos modos, la todavía desafortunada denominación de Recursos Humanos no ayuda a girar la página de la concepción pasada. De igual forma, la función que vela por el capital humano en la empresa está mutando a pasos agigantados. La transición va desde una mera administración de personal (contratación, nóminas, seguros sociales,…) a una gestión integral de los empleados en su dualidad profesional-persona con un alto impacto y valor añadido para la empresa.

Esta transición ha tenido su colofón en el reconocimiento contable en las nuevas normas de contabilidad (IAS) del concepto de Capital Humano. La idea, antaño con tintes demagógicos, de que las personas son el mayor activo de la empresa, se ha hecho plausible y real al reflejar dicho capital humano como partida del Activo en el Balance de situación. La importancia del hecho radica en una de las bases del management: lo que no se puede medir es que no existe.

El adecuado control y la organización de toda empresa comienza con la implementación de estrategias de RR. HH. Ahora, la idea es lograr equipos de trabajo debidamente conformados y alineados de acuerdo a la estrategia empresarial. Gracias a sistemas automatizados para la gestión de empresas, como Bitrix24, la gestión de RR. HH.

Por conveniencia o necesidad muchas compañías han modificado la rutina laboral en las empresas, generando nuevas estrategias de gestión con procesos digitalizados. Muchas pequeñas y grandes empresas se han reorganizado en torno a esta nueva modalidad, orientando sus estrategias hacía planes de acción que permiten gestionar el talento humano de forma más eficiente. En este marco, recae sobre el personal de RR. HH.

En las microempresas, las personas trabajadoras tienen un trato más cercano y personal con el empresario o empresaria o las personas que componen la directiva, debido a su reducido tamaño, y las relaciones laborales se suelen negociar de manera personal, es decir, no tienen delegados ni delegadas de personal o comités de empresa, como ocurre en las medianas o grandes empresas. En las grandes empresas, es frecuente que la plantilla no conozca de manera personal a las personas que componen la Junta Directiva, los órganos de Administración y la gestión de los RR.HH.