Requisitos esenciales para emprender un negocio en España

Emprender es un camino complejo que requiere de planificación y conocer los trámites para hacerlo. La burocracia puede complicar el proceso y, por eso, es importante conocer todos los pasos para crear una empresa. Para iniciar un negocio en España es importante seguir una serie de pasos que dependen de la normativa de cada comunidad y del tipo de empresa que se desea establecer.

En España, el sistema CIRCE (Centro de Información y Red de Creación de Empresas) facilita los pasos a seguir para crear una empresa en cuanto a la tramitación de su constitución de manera electrónica, mediante el Documento Único Electrónico (DUE), reduciendo significativamente el tiempo y dificultad del proceso. En España, la ley de startups incluye medidas para agilizar ese proceso.

Si te caracterizas por ser una persona con espíritu emprendedor, es muy probable que uno de tus mayores objetivos o sueños sea abrir tu propio negocio. En este artículo, analizaremos los principales requisitos y pasos que hay que dar para abrir un negocio en España. Es fundamental conocer los pasos para crear una empresa en España, incluyendo aspectos burocráticos y legales.

A lo largo de 2023 se constituyeron en España 109.182 empresas, casi un 15% más que en el ejercicio anterior según los guarismos que maneja D&B en su Informe sobre Demografía Empresarial 2023. El espíritu emprendedor está calando hondo en toda la sociedad, pero llama la atención su impacto en las generaciones más jóvenes. Tres de cada diez menores de 30 años valoran la posibilidad de iniciar un negocio propio, todo un hito para el mundo del emprendimiento en nuestro país, siempre a rebufo de las tendencias consolidadas en Europa.

En la actualidad, el mundo empresarial está lleno de oportunidades para aquellos con la visión y la determinación de construir sus propios caminos profesionales. Sin embargo, el camino hacia el éxito empresarial no siempre es sencillo y conlleva una serie de desafíos y obstáculos que deben superarse. Es por eso que entender los pasos necesarios para constituir una empresa o darse de alta como autónomo es fundamental para cualquier persona que aspire a emprender un negocio.

Entender estos pasos es esencial para cumplir con las regulaciones y requisitos legales. En un entorno empresarial cada vez más regulado, el incumplimiento de las normativas puede tener consecuencias graves, que van desde sanciones económicas hasta la clausura del negocio. Por lo tanto, estar informado y seguir los procedimientos adecuados desde el principio es crucial para evitar problemas legales en el futuro.

Comprender estos pasos también puede ayudar a las personas emprendedoras a tomar decisiones más informadas sobre el tipo de negocio que desean establecer y la estructura legal más adecuada para sus necesidades. Ya sea una sociedad limitada, una sociedad anónima o trabajar como persona autónoma, cada opción tiene sus propias implicaciones legales y fiscales que deben tenerse en cuenta al tomar decisiones empresariales importantes.

Pasos principales para montar una empresa

Para crear una empresa se deben dar determinados pasos como: definir la idea, elegir el tipo de sociedad, registrar el nombre, tramitar permisos y licencias, darse de alta en Hacienda y promover la marca. Además, es fundamental tener en cuenta otros aspectos, como el desarrollo de un plan de negocio y estrategias de marketing, que serán importantes desde el inicio para ser más competitivos.

Más allá de esto, los procesos fundamentales para la constitución de una empresa incluyen:

1. Definir la idea y desarrollar el plan de negocio. Este recurso resulta fundamental para plasmar las estrategias de venta, definir objetivos financieros y analizar el mercado. No solo resulta útil para la organización; también para buscar inversionistas si fuese necesario.
2. Elegir la forma jurídica. Es importante decidir entre diferentes estructuras legales, como autónomo, sociedad limitada o sociedad anónima, entre otras. Los trámites y responsabilidades fiscales se diferenciarán de manera significativa dependiendo de esto.
3. Registrar el nombre de la empresa. Hay que solicitar una certificación del nombre en el Registro Mercantil para verificar que no esté ya registrado.
4. Redactar estatutos y firma ante notario. En el caso de sociedades, se requiere redactar los estatutos correspondientes a los socios y firmar la escritura de constitución ante notario.
5. Dar de alta en Hacienda y obtención del NIF provisional. La empresa debe registrarse en la Agencia Tributaria (Hacienda) para obtener un Número de Identificación Fiscal provisional y poder operar legalmente.
6. Inscribirse en la Seguridad Social. Sea como autónomo o sociedad, es obligatorio inscribirse en la Seguridad Social, incluyendo el alta de los trabajadores si corresponde.
7. Inscribirse en el Registro Mercantil. En el caso de las sociedades, se debe inscribir también en el Registro Mercantil para obtener un NIF definitivo.
8. Obtener licencias y permisos. Estos varían según los tipos de empresa y comunidades autónomas. Se necesitan licencias específicas, como la licencia de apertura y, en algunos casos, permisos sectoriales.

El primer paso para abrir un negocio en España es obtener el Número de Identificación Fiscal (NIF), que es el identificador tributario necesario para operar legalmente. Si eres extranjero y deseas abrir un negocio en España, además del NIE y el NIF, debes contar con residencia legal y, en algunos casos, tramitar el visado de emprendedor.

El siguiente paso es elegir la forma jurídica bajo la cual operará tu negocio. En España, existen varias opciones, como autónomo, sociedad limitada (SL) o sociedad anónima (SA), entre otras. Cada forma jurídica tiene sus propias características y requisitos legales.

Una vez que hayas elegido la forma jurídica, deberás proceder con la constitución de la empresa.

• Redactar y firmar los estatutos sociales.
• Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa.
• Firmar la escritura pública ante notario, documento esencial para obtener el NIF definitivo y poder inscribir la sociedad.

Según la Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas, una SL puede constituirse con 1 € de capital social, aunque mientras no se alcancen los 3.000 € se aplican condiciones especiales: destinar al menos un 20 % de los beneficios a reserva legal y responder solidariamente en caso de liquidación hasta alcanzar esa cifra.

La escritura pública es un documento clave, ya que se requiere no solo para la inscripción en el Registro Mercantil, sino también para obtener el NIF definitivo. Los trámites y documentos necesarios pueden variar según la forma jurídica elegida.

Dependiendo del tipo de negocio que desees emprender, es posible que necesites obtener licencias y permisos adicionales. Algunas actividades comerciales requieren de autorizaciones específicas, como las relacionadas con alimentos, salud, educación, transporte, entre otros. Para conocer los requisitos exactos en cada caso, conviene acudir al ayuntamiento donde se establezca el negocio.

El financiamiento y la gestión de costos son aspectos críticos para abrir un negocio en España. Es vital explorar las diversas opciones de financiamiento disponibles, como préstamos bancarios, inversiones de capital de riesgo y plataformas de crowdfunding. Además, debes calcular con precisión los costos de establecimiento y operación de tu negocio.

Si tienes la intención de contratar empleados, debes tener en cuenta las obligaciones relacionadas con la Seguridad Social. Como empleador, estás sujeto a cotizaciones y contribuciones, y debes registrar a tus trabajadores antes de que comiencen la actividad.

Además de los requisitos principales, es posible que debas cumplir con trámites adicionales en función del sector o la ubicación de tu empresa. Asegúrate de tener un proyecto bien estructurado y analizado antes de embarcarte en la creación de tu empresa. Puedes obtener asesoramiento en cámaras de comercio, asociaciones empresariales y otros organismos que brinden apoyo a emprendedores.

Al cumplir con todos los requisitos y trámites necesarios, estarás sentando las bases para el crecimiento y desarrollo de tu negocio con éxito.

El primer paso que debes abordar una vez que has tomado la decisión de emprender es concretar la idea de negocio que tienes en un plan empresarial. Éste deberá recoger los siguientes puntos:

• Características del mercado: deberás realizar un estudio de mercado para conocer la situación actual real del sector en el que quieras emprender, así como tu competencia.
• DAFO: tendrás que analizar las características internas y externas de tu proyecto respecto a las Debilidades, Fortalezas, Amenazas y Oportunidades del negocio. Sé lo más sincero y exhaustivo posible, te ayudará a definir correctamente tu proyecto y a evitar posibles problemas futuros.
• Objetivo: para empezar, deberás establecer un objetivo realista que puedas alcanzar a corto plazo (6 meses). Pasado este tiempo, podrás valorar el éxito de tu empresa, corregir posibles errores y/o valorar la continuación del mismo.
• Estructura jurídica: el siguiente paso es establecer la estructura jurídica que necesita tu negocio: autónomo, Sociedad Anónima, Sociedad Limitada, cooperativa etc. Una vez tengas elegida la forma jurídica, tendrás que elegir un nombre y comprobar que no existe un negocio con la misma denominación en el Registro Mercantil. Asimismo, deberás establecer una cuenta bancaria única y exclusiva para tu empresa. En ella depositarás el capital social. Recuerda solicitar un certificado de depósito en el banco en el deberán constar los datos del socio, o los socios en su caso, así como las aportaciones realizadas. Te servirá para acreditar el capital social en la constitución de la empresa.

A continuación, has de elaborar los estatutos sociales. Éste es uno de los pasos más importantes para crear una empresa, ya que representan las bases sobre las que se constituye tu empresa. En ellos se recogen varios datos esenciales, como la denominación, el capital, el domicilio social, etc. Además, se definen otros aspectos de interés para el correcto funcionamiento del negocio, como el órgano administrativo, el reparto de dividendos o el proceso a seguir en caso de disolución de la empresa.

Para formalizar todos los trámites de creación de tu empresa, tendrás que escriturarla ante notario. Para ello, deberéis acudir a un notario todos los socios de la empresa y aportar la siguiente documentación:

• Certificación negativa del Registro Mercantil
• Certificado bancario de depósito de capital social
• Estatutos sociales
• DNI o NIE de los socios

Después, para dar de alta tu empresa en Hacienda y conseguir tu NIF provisional, deberás presentar el modelo 036, una copia de la escritura de constitución y una copia de los estatutos en la Agencia Tributaria.

Cuando tengas tu NIF provisional, deberás constituir tu empresa ante el Registro Mercantil de tu provincia para obtener la plena competencia jurídica. Ten en cuenta que esto no significa que tu empresa está protegida como marca, ya que para ello necesitarás darla de alta en el Registro de Patentes y Marcas.

Nota: contarás con 3 meses desde que comprobaste en el registro que el nombre de tu empresa estaba disponible para registrarlo formalmente.

Una vez hayas realizado todos estos pasos, deberás solicitar el NIF definitivo. Puedes realizarlo de forma telemática en Hacienda con certificado digital, presentando el modelo 036 con la casilla 120 marcada, junto con:

• Copia de la escritura pública
• Certificado de inscripción en el Registro Mercantil
• Fotocopia del NIF de la persona que firme la declaración censal
• Original y fotocopia del documento que acredite la capacidad de representación de quien firma la declaración censal (si figura como tal en la escritura de constitución o en los estatutos, este documento no será necesario).

Una vez estén todos los trámites realizados, el siguiente paso es lanzar tu producto o servicio a la venta. Ya sea en un espacio físico u online, céntrate en darlo a conocer entre tu público objetivo. Sería interesante que lanzaras una campaña de publicidad para llegar al mayor número de personas. Si estás pensando en poner en marcha tu idea de negocio, tienes que asegurarte de que podrás hacerla realidad.

La forma jurídica es la modalidad legal que define cómo llevarás a cabo tu actividad económica frente a la Administración. En cuanto a los gastos, es más económico iniciar la actividad como autónomo, siempre y cuando se solicite la capitalización de la prestación por desempleo. Respecto a desgravaciones, las Sociedades tiene mayores posibilidades que el empresario individual.

A continuación, se presentan las formas jurídicas más comunes:

Los trámites administrativos varían dependiendo del tipo de empresa o actividad autónoma que se esté iniciando, pero generalmente incluyen una serie de pasos obligatorios que deben seguirse para formalizar legalmente el negocio. Estos pueden incluir la obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF) en Hacienda, la solicitud de la denominación social en el Registro Mercantil (en caso de sociedades), la redacción de los estatutos sociales, la escritura pública de constitución ante notario y la inscripción en el Registro Mercantil correspondiente.

Además, aquellas personas que optan por trabajar como autónomos deben darse de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y en el censo de empresarios, profesionales y retenedores de Hacienda. Cumplir con estos trámites garantiza que el negocio opere dentro del marco legal establecido y tenga acceso a los beneficios y protecciones asociados con su forma jurídica.

Dependiendo del tipo de actividad que se vaya a realizar, es posible que se necesiten licencias o permisos adicionales antes de comenzar a operar legalmente. Estos pueden incluir licencias municipales o autonómicas relacionadas con la actividad comercial, sanitaria, medioambiental, de seguridad, entre otras. Es importante investigar y obtener todas las licencias y permisos necesarios para evitar multas, sanciones o la clausura del negocio en el futuro.

El alta en la Seguridad Social como autónomo o trabajador por cuenta propia es un requisito obligatorio para aquellos que deciden trabajar de manera independiente. Esto implica el pago de las correspondientes cuotas de la Seguridad Social, así como el cumplimiento de las obligaciones fiscales relacionadas con la actividad económica desarrollada. Esto puede incluir la presentación trimestral o anual de impuestos como el IVA, el IRPF y otros impuestos aplicables.

La apertura de una cuenta bancaria a nombre de la empresa es un paso importante para separar las finanzas personales de las del negocio. Esto facilita la gestión financiera y contable, así como el seguimiento de los ingresos y gastos relacionados con la actividad empresarial. Además, en el caso de sociedades, es necesario depositar el capital social en la cuenta bancaria de la empresa como parte del proceso de constitución.

Si el negocio requiere la contratación de personal, es importante cumplir con las obligaciones laborales y fiscales correspondientes. Esto incluye el registro en la Seguridad Social como empleador, el cumplimiento de las normativas laborales en materia de contratación, salario y condiciones de trabajo, así como la presentación de las declaraciones y cotizaciones correspondientes.

Una vez completados todos los trámites y requisitos legales, es hora de poner en marcha el negocio y comenzar a operar. Este es un momento emocionante pero también crítico, ya que marca el inicio oficial de la actividad empresarial. Es importante seguir de cerca el plan de negocio y realizar ajustes según sea necesario para adaptarse a las condiciones del mercado y lograr los objetivos establecidos.

¿Qué debes tener en cuenta al crear una empresa?

A la hora de emprender es importante contar con una estrategia de crecimiento definida y un plan financiero realista que asegure la viabilidad del negocio. Asimismo, resulta primordial analizar la competencia, conocer bien el mercado y cuáles son nuestros potenciales clientes.

A continuación, una lista de consideraciones adicionales al emprender:

• Asesoría legal y fiscal. Contar con un asesor fiscal y/o legal para navegar entre normativas y optimizar la estrategia fiscal puede reducir costos y riesgos legales.
• Gestión financiera eficiente. Las finanzas deben organizarse desde el principio con una cuenta bancaria empresarial y una contabilidad clara. Se requiere un gestor a partir de cierto tamaño de operación.
• Contratación de empleados. Asegurarse de cumplir con las obligaciones laborales, como la afiliación a la Seguridad Social y contratos en regla, evita muchos problemas comunes, pero significativos para el emprendedor.
• Cumplimiento de las normativas de protección de datos. Al lidiar con datos personales, cumplir con la normativa europea de protección de datos es también un requisito frecuentemente ignorado por los nuevos empresarios. Implementar medidas de seguridad y transparencia no será complicado si se considera desde un principio.
• Marketing digital. La creación de marca y un buen posicionamiento digital (SEO) son cuestiones relevantes en términos mercadológicos.
• Innovación constante. Reinventar continuamente los productos y servicios resulta clave para mantenerse en el mercado. La innovación debe ir más allá del lanzamiento inicial.

El mejor momento para crear una empresa depende de varios factores, como el análisis del mercado, la estabilidad financiera personal y las condiciones económicas generales. Sin embargo, contar con una planificación adecuada, una estrategia de crecimiento y el apoyo de plataformas oficiales, los emprendedores pueden iniciar un nuevo negocio con más facilidad. Además, contar con el asesoramiento fiscal y legal adecuado, así como con la tecnología y el marketing, puede permitir a una nueva compañía competir eficazmente y optimizar su crecimiento desde el inicio.

Emprender un negocio es un reto apasionante, pero también exige preparación, organización y un conocimiento claro de los pasos que hay que seguir. La primera pregunta que cualquier emprendedor debe hacerse es si su idea de negocio responde a una necesidad real. El punto de partida es detectar un problema o una carencia en los consumidores. Una idea puede ser innovadora, pero si no resuelve una necesidad, tendrá difícil encaje en el mercado.

Una buena práctica para testear el servicio o producto es la realización de focus group, donde se recoge la opinión sobre aspectos clave (utilidad, características, precio, etc.). Una vez identificada la posible oportunidad, conviene realizar un análisis más profundo. ¿Quiénes serán los clientes? ¿Qué hacen los competidores? ¿Existen tendencias que puedan reforzar o debilitar el proyecto? Es importante conocer cuál es el prototipo de cliente al que va dirigido el emprendimiento.

Un error habitual es pensar que los potenciales clientes son todas las personas. Estudiar a la competencia es un máster avanzado en el mercado al que se quiere entrar. Observar qué cosas les funcionan y cuáles no ayuda a evitar errores y a conseguir mayores éxitos. Un análisis DAFO (debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades) puede ayudar a sintetizar la situación y orientar la estrategia desde el inicio. Un error habitual es realizar este análisis y dejarlo escrito en negro sobre blanco sin hacer nada con él.

Definir cómo se va a presentar la oferta al mercado es clave. Toda empresa debe tener clara su propuesta de valor, es decir, qué ofrece que la hace única frente a la competencia. Puede ser el precio, la calidad, la experiencia de compra o un servicio posventa destacado. La diferenciación ayuda a que el negocio no dependa solo de competir en costes. Especialmente en un negocio nuevo, cuando lo más probable es que el producto o servicio sea más caro que la competencia al no disponer de trayectoria en el mercado y no poder acceder a rappels de los proveedores, a economías de escala, etc.

Antes de invertir grandes cantidades de tiempo y dinero, conviene validar la propuesta con clientes reales. Los canales a utilizar dependerán del público objetivo: redes sociales, campañas digitales, medios tradicionales o acciones en el punto de venta. El lenguaje que se va a utilizar es clave. Si se ha hecho una buena segmentación del mercado al que se va a dirigir la campaña (sexo, edad, estilo de vida, lugar de residencia…), se podrá adaptar el mensaje para hablar en el “mismo idioma”. No es lo mismo tener un público de la generación alfa que uno de la generación boomer. Tampoco es igual dirigirse a padres o madres que a los adolescentes. De la misma forma que el estilo de vida también marca el lenguaje.

El plan de negocio es el documento que guía el proyecto. Es importante que este documento no sea un relato de lo que es el emprendimiento, sino que especifique los beneficios que obtendrán los inversores si depositan su confianza y recursos, y también con la solidez suficiente para poder defenderlo a la hora de solicitar financiación. Todo proyecto requiere una inversión inicial. Conviene detallar tanto los costes fijos (alquiler, suministros, personal) como los variables (materias primas, comisiones, transporte). En el caso de una tienda física, habrá que incluir gastos de adecuación del local, mobiliario o stock inicial. Un emprendedor puede elaborar tres escenarios: optimista, realista y pesimista, lo que le permitirá evaluar mejor los riesgos y necesidades de liquidez. El objetivo inicial es alcanzar el punto de equilibrio, es decir, el nivel de ingresos que cubre los costes del negocio.

Uno de los principales retos para cualquier emprendedor es conseguir la financiación necesaria para poner en marcha la idea. Antes de buscar financiación, es fundamental determinar cuánto dinero necesita el proyecto. Los préstamos, pólizas de crédito o leasing permiten obtener capital para arrancar el negocio. Cada uno de estos vehículos de financiación tiene diferentes objetivos y varía en sus condiciones y tiempo de devolución. El préstamo puede ser para la compra de un local o marca comercial. Puedes consultar estas opciones en distintas entidades.

Diversas administraciones ofrecen programas de apoyo a nuevos emprendedores, tanto a nivel nacional como autonómico o local. Además de esta guía para emprender un negocio que puedes consultar siempre que lo necesites, la formación específica y la asesoría de especialistas, entre otros recursos, te pueden ayudar a darle forma a tu idea. En el terreno de la formación, puedes elegir entre infinidad de opciones, online o presenciales, que te servirán para conseguir y mejorar ciertas habilidades. Un primer paso puede ser empezar por cursos genéricos, como este sobre cómo crear y lanzar una empresa de Santander X, gratuito y abierto a emprendedores.