La Integración Estratégica de WMS y ERP: Clave para la Optimización Logística Moderna

En el acelerado entorno logístico actual, la eficiencia y precisión son fundamentales. El crecimiento de las empresas e industrias, junto con el desarrollo de nuevas herramientas tecnológicas, está revolucionando la forma en que se desenvuelve la sociedad, modificando las relaciones de tipo económico y empresarial. Debido a este avance, las organizaciones han determinado un cambio en su manejo de inventarios, almacenes y cadena de suministro, dando como resultado las implementaciones de ciertos sistemas de apoyo como WMS, SCM, ERP y CRM.

Los Sistemas de Gestión de Almacenes (WMS) se han convertido en herramientas indispensables para el almacenaje moderno, permitiendo a las empresas optimizar operaciones, mejorar la gestión de inventarios y aumentar la productividad. Un WMS es una plataforma que gestiona las operaciones de almacén, desde el control del inventario hasta la preparación y el envío de productos.

La integración de un WMS implica conectarlo con otros sistemas esenciales dentro de la red informativa de la cadena de suministro. Esta integración permite una comunicación fluida, visibilidad en tiempo real e intercambio de datos entre soluciones de software y tecnologías, creando un flujo de trabajo unificado y eficiente. En el mundo moderno de la logística y la gestión de la cadena de suministro, la conectividad entre sistemas es esencial para garantizar la eficiencia y competitividad de las empresas.

Uno de los desafíos más comunes que enfrentan las organizaciones es integrar su WMS con su sistema ERP (Enterprise Resource Planning), lo que puede proporcionar una gestión integral de todas las operaciones. La integración de un WMS con un ERP ofrece una ventaja competitiva, ya que combina la especialización logística del WMS con la visión global del negocio que proporciona un ERP.

Cuando hablamos de integrar los sistemas ERP y WMS estamos dando por hecho que son software diferentes: trabajan en sintonía, pero no usan la misma plataforma ni están construidos para cumplir con la misma función. Los sistemas de gestión de almacenes no operan aislados del resto de herramientas de gestión empresarial, sino que conviven en el mismo ecosistema.

Beneficios Clave de la Integración de Sistemas

La integración de un WMS con otros sistemas críticos aporta múltiples beneficios que transforman las operaciones del almacén:

• Optimización de Operaciones: La integración de un WMS con otros sistemas optimiza las operaciones del almacén al automatizar procesos manuales y reducir la necesidad de entradas de datos repetitivas.
• Visibilidad en Tiempo Real: La integración proporciona visibilidad en tiempo real en varios aspectos de la cadena de suministro, permitiendo que tanto el WMS como el ERP compartan datos de inventario, pedidos, compras, ventas y envíos en tiempo real.
• Ahorros Significativos: La automatización y la mejor coordinación entre diferentes sistemas pueden llevar a ahorros significativos al reducir costos relacionados con la gestión manual de inventarios, pedidos y facturación.
• Cumplimiento de Pedidos Confiable: Con sistemas integrados, las empresas pueden ofrecer un cumplimiento de pedidos más confiable y oportuno.
• Mejor Colaboración: La integración fomenta una mejor colaboración entre diferentes departamentos y partes interesadas, comunicando al área de almacén con la parte administrativa de la compañía y permitiendo una retroalimentación entre ambas áreas.
• Gestión de Inventarios Optimizada: El WMS actualiza automáticamente el inventario en el ERP a medida que los productos se reciben o se despachan.

A nivel directivo o gerencial, la gran ventaja es que se tiene la información organizada y actualizada en el momento que sea necesario durante la toma de decisiones. Además, un plus que brinda el WMS es que mide el desempeño de los operarios, proporcionando indicadores útiles para la planeación de Recursos Humanos.

Sistemas Esenciales para Integrar con un WMS

Este artículo explorará los sistemas esenciales que pueden integrarse con un WMS y discutirá cómo estas integraciones pueden transformar las operaciones del almacén. Desde un ERP y TMS hasta sistemas de automatización y plataformas de comercio electrónico, analizaremos los beneficios de cada integración y proporcionaremos mejores prácticas para garantizar una implementación sin problemas.

Integración de WMS con ERP

Los sistemas ERP son plataformas de software que gestionan e integran las funciones esenciales de una empresa, incluidas finanzas, recursos humanos, compras y las operaciones de la cadena de suministro. Al consolidar varios procesos empresariales en un sistema unificado, los ERP proporcionan una visión integral de las operaciones de una organización, facilitando una mejor planificación, coordinación y toma de decisiones.

Para ello, es necesario habilitar una conexión entre el ERP (Enterprise Resource Planning) y el WMS, proceso que puede suscitar dudas a nivel técnico. Los sistemas ERP y WMS comparten información continuamente y, dependiendo del tipo de datos y procesos, el papel de cada sistema cambia (los conocidos roles de maestro y esclavo en informática).

El sistema ERP crea y mantiene las bases de datos maestras: da de alta nuevos productos, añade proveedores y traslada órdenes de pedido al almacén, además de generar facturas. Pero también hay un trasvase de información del WMS al ERP cuando, por ejemplo, se recibe mercancía en el almacén o se expiden pedidos. En estos casos, es el WMS el que notifica al ERP y actualiza los datos de inventario. Es muy importante controlar este intercambio de datos para que no se produzcan errores ni información duplicada. Esto se logra, generalmente, utilizando la asignación de diferentes estados (planificado, en proceso, preparado, cargado, expedido…). Estas “etiquetas” indican a un sistema y a otro qué acciones se pueden ejecutar y cuáles no según las reglas que se hayan definido.

Por otro lado, el nivel de detalle de la información que cada sistema usa también varía. Para los usuarios del ERP, probablemente sea suficiente con saber a diario qué productos hay y en qué cantidad. La situación más habitual es que cada empresa ya cuente con unos procedimientos estandarizados que se reflejan en el ERP y sea entonces el WMS el que tiene que adaptarse a esa forma de trabajo.

El ERP debe enviar la información concerniente al catálogo de productos, maestro de clientes, maestro de pedidos, órdenes de producción y las órdenes de compra de su compañía para que entonces el sistema WMS pueda generar las siguientes interfaces:

• Confirmación de entradas recibidas
• Confirmación de salidas recibidas
• Movimientos de inventario
• Reconciliación de inventarios

Dado que la gestión de ventas permanece en el ERP, es ahí donde se reciben todos los pedidos de su compañía, por lo tanto, el WMS debe tomar los datos de cada orden a surtir para comenzar a organizar las recolectas (picking) correspondientes y posteriormente, registrar las operaciones de almacén que fueron necesarias para cumplir con dichas órdenes. De esta forma, la lectura de información entre ambos sistemas debe ser directa mediante los enlaces electrónicos que se logren en el momento de la integración.

Datos Compartidos en la Integración ERP-WMS

• El maestro de artículos y sus perfiles logísticos: El maestro de artículos recoge el listado completo de los productos dados de alta y el histórico de todos los SKU que se han manejado en la empresa en algún momento.
• Información relativa a los pedidos: El ERP traslada los pedidos de los clientes al WMS, por lo que el sistema de gestión de almacenes tiene que saber qué tipo de información va ligada a cada uno. Por ejemplo, ambos sistemas operan con los mismos campos de pedido (nombre, dirección…) y utilizan códigos únicos para identificarlos.
• Información de recepciones: El ERP envía la programación de las recepciones al almacén, según la información procedente de los proveedores.
• Eventos que disparan notificaciones: Algunas ya vienen configuradas por defecto en el WMS, pero el sistema puede adaptarse a otros requerimientos del ERP y pueden personalizarse.

Métodos de Intercambio de Datos ERP-WMS

A nivel técnico, el intercambio de datos entre los sistemas ERP y WMS puede realizarse de distintas formas:

• Ficheros de Datos: El ERP envía mensajes que son leídos por el WMS y viceversa.
• Base de Datos Intermedia: Esta opción contempla el uso de una base de datos intermedia que ambos sistemas comparten. Tanto el ERP como el WMS la actualizan de manera continua volcando nuevos datos.
• Interfaz Web (APIs): El intercambio de la información entre el WMS y el ERP se hace a través de una interfaz web, por lo que ambos sistemas precisan tener acceso a internet para operar con ella. Esto significa que los softwares llaman a una base de datos en la nube a través del protocolo http y la base de datos devuelve la información en formato XML, que después será incorporada a cada sistema.

ERP Populares y su Integración

La mayoría de los sistemas ERP modernos ofrecen la posibilidad de conectarse con un WMS, ya sea a través de APIs o mediante el uso de aplicaciones de terceros. Según el estudio ERP Software Market de Allied Market Research, el mercado de los ERP a nivel global está relativamente concentrado con destacadas empresas ya asentadas como líderes.

SAP ERP: Es el ERP con mayor cuota de mercado a nivel global, según datos de Gartner Dataquest, y uno de los sistemas ERP más utilizados en grandes empresas. En el caso de SAP, la conexión entre el WMS y este ERP tiene que realizarse a través del módulo SAP WM (Warehouse Management). Para ello, se necesita desarrollar un conector específico que habilite un canal directo entre el WMS y SAP WM para el intercambio de información. La solución pasa por integrar SAP con un WMS especializado, que funcione como una capa operativa ágil y altamente automatizada. Este sistema se comunica con SAP mediante interfaces (API, IDoc, BAPI o Web Services).

Microsoft Dynamics 365: Este ERP es conocido por su capacidad de personalización y flexibilidad.

Integración de WMS con TMS

Los sistemas de gestión de transporte (TMS) son soluciones de software diseñadas para planificar, ejecutar y optimizar el movimiento físico de bienes. Su funcionalidad incluye la planificación de rutas, selección de transportistas, auditoría de fletes y seguimiento de envíos en tiempo real. Integrar un WMS con un TMS crea un enlace sin fisuras entre las operaciones del almacén y la logística de transporte, mejorando la visibilidad y permitiendo la optimización dinámica de rutas basadas en las condiciones actuales del almacén.

Mientras el WMS gestiona los inventarios y almacenes, los TMS más completos como UNIGIS TMS continúan el proceso gestionando, desde el centro de distribución, los pedidos y órdenes generadas, empatando con el inventario que el WMS está gestionando. Después, el TMS continúa con la planificación de rutas, optimizando cantidad y tipos de vehículo, así como distancias y considerando múltiples restricciones, asegurando las ventanas horarias de entrega, generando la hoja de carga para optimizar el cubicaje de los vehículos, realizando la gestión de los muelles de carga y descarga, dando seguimiento al transporte con información en tiempo real y alertas ante cualquier desvío y tomando evidencia de entrega. Una vez realizada la entrega, esta información llega a la torre de control e integra la información hacia los sistemas que deben conocer la entrega del pedido, en este caso, confirma al WMS la entrega correcta o, en caso de existir, la devolución.

Integración de WMS con Tecnologías de Automatización

La automatización está revolucionando las operaciones de los almacenes al aumentar la eficiencia, precisión y seguridad. Los Vehículos Guiados Automáticamente (AGV), los sistemas de picking robótico y los sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación (AS/RS) son cada vez más comunes. Integrar el WMS con estas tecnologías permite una orquestación centralizada de los movimientos de inventario y las operaciones de los equipos automatizados.

El RFID es una herramienta que permite identificar por medio de una antena el tipo y cantidad de producto que ingresa al almacén de forma automática. Una vez definidos estos dos factores, es necesario medir y controlar la salida de mercancía que los clientes necesitan. Este proceso en los últimos años es llevado desde sistemas digitales que permiten generar informes detallados.

Integración de WMS con Plataformas de Comercio Electrónico

El auge del comercio electrónico ha transformado el panorama minorista, impulsando la necesidad de operaciones de almacén más rápidas y eficientes. Integrar un WMS con plataformas de comercio electrónico asegura actualizaciones de inventario en tiempo real, evitando faltantes y sobreventas, y acelera los procesos de picking, packing y envío.

WMS y SCM (Supply Chain Management)

El Supply Chain Management (SCM) engloba la gestión completa de la cadena de suministro. Implica la administración de todo el proceso logístico, desde que se crea un producto hasta que es entregado. Las herramientas SCM se basan en información sobre la capacidad de producción que se encuentra en el sistema de información de la empresa para hacer pedidos automáticamente. Por eso, las herramientas SCM tienen una fuerte correlación con la gestión integral de la empresa.

Existe diferencia entre la SCM y logística, puesto que la logística se encarga de la gestión de los productos físicos, de los servicios, del flujo financiero y la información correspondiente a través de la organización, desde el proveedor hasta el cliente final o consumidor, mientras que la SCM comprende el manejo de los procesos de la cadena de valor del negocio, desde el punto de abastecimiento, al punto de consumo. El WMS y el TMS son parte fundamental de estos sistemas SCM.

WMS y CRM (Customer Relationship Management)

Los CRM son los sistemas de gestión de clientes. A través de ellos podemos conocer el estado y seguimiento de cada prospecto, oportunidad y cliente. Brinda un panorama de los productos con los que cuenta, los pedidos que está realizando y las oportunidades que pueda haber. En pocas palabras, ayuda a ponderar el estado de cada cliente. Si no existen sistemas enfocados en procesos será muy difícil satisfacer las necesidades de los clientes.

Con el ecommerce, tanto el CRM como el TMS y los demás sistemas tienen una idea más clara de lo que necesita el cliente y la integración de estos sistemas nos permitirá mejorar el servicio y la gestión integral.

Otros Sistemas de Apoyo en Logística

Existen otros sistemas que a veces forman parte de alguna otra plataforma o trabajan por separado dentro del proceso logístico:

• OMS (Order Management Systems): Se encargan de manejar los pedidos recibidos del WMS y convertirlos en órdenes de entrega tomando en cuenta variables como capacidad de inventario, prioridades de entrega, requerimientos de paletizado por cliente, entre otros.
• YMS (Yard Management Systems): Se encargan de gestionar los patios, muelles de carga y descarga, entradas y salidas de vehículos a CEDIs para optimizar los recursos, tiempos y desplazamientos en los patios.

Mejores Prácticas para una Integración Exitosa

Para garantizar una implementación sin problemas y maximizar los beneficios de la integración, es crucial seguir estas mejores prácticas:

1. Realizar una evaluación de necesidades: Evalúe las operaciones de su almacén para identificar objetivos específicos de integración y puntos críticos. El primer paso es identificar qué procesos y datos deben ser sincronizados entre el WMS y el ERP.
2. Elegir socios de integración certificados: Seleccione socios certificados en las soluciones que planea integrar y que tengan un historial comprobado. Es esencial seleccionar un WMS que sea compatible con el ERP de la empresa. Para una integración exitosa entre el WMS y el ERP de su empresa, es vital que el proveedor de su WMS trabaje de la mano con el equipo integrador, ya sea su equipo interno de TI o con algún equipo externo (asesores de su ERP).
3. Configuración de APIs: La integración se realiza a través de APIs que permiten que ambos sistemas se comuniquen.
4. Realizar pruebas rigurosas: Realice pruebas funcionales, de rendimiento y de aceptación del usuario para resolver problemas antes de la puesta en marcha. Las pruebas automatizadas, como el Testing as a Service (TaaS), pueden mejorar significativamente la precisión y eficiencia del proceso de pruebas. Antes de poner en marcha la integración, se deben realizar pruebas para verificar que los datos fluyen correctamente entre los sistemas.

La escasez de consultores calificados en WMS puede retrasar significativamente los proyectos de integración. Para mitigar este problema, es recomendable asociarse con empresas especializadas que ofrecen servicios de integración completos. Estas empresas cuentan con expertos certificados listos para asistir, asegurando una implementación eficiente sin necesidad de largos periodos de formación. Los proyectos de integración a menudo requieren inversiones sustanciales en tiempo, mano de obra y financieros. Para gestionar estas demandas de manera efectiva, es esencial desarrollar un cronograma realista, asignar recursos eficientemente y utilizar herramientas de colaboración remota para minimizar los desplazamientos y costos asociados. Además, los empleados pueden resistirse a los nuevos sistemas, lo que requiere estrategias sólidas de gestión del cambio.

Preguntas Frecuentes sobre la Integración WMS-ERP

• ¿Es posible integrar cualquier WMS con cualquier ERP? No siempre. Algunos sistemas WMS y ERP pueden no ser compatibles de manera directa, pero generalmente existen soluciones personalizadas o intermediarias que permiten la integración. Los softwares con tecnología de punta permiten una integración efectiva tanto con ERPs reconocidos (SAP o Microsoft Dynamics), como con desarrollos propios (in-house). La única diferencia es que en el caso de los sistemas in-house, la compañía debe brindar el manual y la documentación necesaria para que el proveedor del WMS conozca sus protocolos y pueda adaptarse a ellos.
• ¿Cuánto tiempo tarda la integración de un WMS con un ERP? El tiempo de integración varía según la complejidad de los sistemas y las personalizaciones requeridas, pero generalmente puede tomar entre varias semanas y algunos meses.
• ¿La integración de un WMS con un ERP mejora la precisión del inventario? Sí, al sincronizar en tiempo real los datos entre el almacén y el ERP, la precisión del inventario mejora significativamente, reduciendo errores y desajustes.
• ¿Qué pasa si uno de los sistemas se cae? En caso de que uno de los sistemas (WMS o ERP) experimente una falla, la operación puede verse afectada temporalmente, pero los datos suelen almacenarse en caché hasta que el sistema se restablezca.
• ¿La integración reduce costos operativos? Sí, al automatizar procesos y mejorar la eficiencia operativa, la integración de un WMS y un ERP puede reducir costos relacionados con la gestión manual de inventarios, pedidos y facturación.
• ¿Es necesario personalizar el ERP para integrar un WMS? En algunos casos, sí. Dependiendo del nivel de integración que se requiera y de la compatibilidad entre los sistemas, puede ser necesario realizar ajustes o personalizaciones.