¿Qué es un Sprint en el Emprendimiento? Definición y Aplicación

En el mundo de los negocios actual, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado es crucial. Las metodologías ágiles han surgido como una respuesta a esta necesidad, ofreciendo un marco flexible y colaborativo para la gestión de proyectos. Dentro de estas metodologías, el Scrum destaca como un enfoque iterativo e incremental que promueve la entrega rápida de valor.

Si os gusta el rugby seguro que sí, scrum es el término que se utiliza en inglés para denominar el avance de los jugadores cuando forman una melé. Uno de esos métodos basados en la filosofía Agile es el Scrum, el cual consiste en el trabajo colaborativo dividido en pequeñas iteraciones que van sumando al producto final.

Este tipo de metodología para la gestión de proyectos, considerada metodología ágil, se basa en hacer entregas parciales y regulares del producto final, de forma que el cliente puede empezar a utilizar las características con mayor valor añadido para el proyecto antes de que esté completamente terminado.

Como en el Design Thinking, en SCRUM también se parte de las necesidades de los usuarios, las cuales se indican en el product backlog, se les asigna un tiempo de realización y se ordenan por prioridad. El encargado de realizar la selección de estas necesidades es el Product Owner. Una vez tenemos las necesidades o problemas a solucionar definidos por prioridades y tiempos, se organizan en sprints.

¿Qué es un Sprint?

Los sprints son espacios temporales, entre una y cuatro semanas, durante los que se desarrollarán los elementos del backlog seleccionados y cuya misión es que al terminar cada uno exista un producto potencialmente entregable. Como el sprint se da en un tiempo definido, que no suele superar las dos semanas, es importante que el equipo sepa cuando detenerse en el desarrollo de cada actividad.

Con este método de trabajo lo que se pretende es alcanzar el mejor resultado de un proyecto determinado. En Scrum se van realizando entregas regulares y parciales del trabajo final, de manera prioritaria y en función del beneficio que aportan dichas entregas a los receptores del proyecto.

Iteraciones o sprints. En lugar de trabajar en un único proyecto en un período de tiempo largo, los equipos ágiles dividen el trabajo en partes más cortas y manejables. Cada parte se conoce como una iteración o Sprint y suele durar entre una y cuatro semanas. Al final de cada Sprint, se espera que el equipo entregue un incremento del proyecto. Por ejemplo, con cada tarea que realizamos al acabar cada tema, nosotros estamos creando una parte diferente de nuestro proyecto de empresa, que viene a incrementar lo que ya teníamos.

Cuando un proyecto se ejecuta en Scrum, se definen determinados ciclos temporales cortos y de duración fija llamadas iteraciones o sprints. Normalmente son de dos semanas aunque puede ampliarse a 3 o 4 si el producto/servicio lo requiere. Algunas empresas maduras en este tipo de metodologías podrían reducir los sprints a días e incluso horas.

En SCRUM hay un seguimiento constante de cada sprint para que entre en plazos, de lo contrario no se podría cumplir con los entregables al cliente. Esta predicción se puede realizar gracias a la herramienta del Burn Down Chart. SCRUM es un proceso que permite cierta flexibilidad y adaptación a los requerimientos de los clientes, ya que al realizar pequeños entregables vamos obteniendo feedback de forma constante. La profundidad en el análisis de los insights es menor, ya que se solapa la fase de definición con la de empatizar.

Fases del Proceso Scrum

La implementación del Scrum se basa en el seguimiento de una serie de actividades que garantiza la optimización del proceso. El proceso parte de la lista de necesidades que actúa como plan de proyecto (Product Backlog). En esta lista interviene el cliente, también llamado Product Owner, que es quien priorizará los objetivos en función del valor/coste. La persona que coordinará los procesos de trabajo se denomina Scrum Master, y es quien se asegurará de que el proceso funciona y las entregas se cumplen.

1. Planificación: Es la primera fase y se divide en dos partes: selección de requisitos (2 horas) y planificación (2 horas). En esta primera reunión el cliente debe presentar qué es lo que quiere y el equipo que lo ejecutará hará las preguntas que le surjan y selecciona los requisitos prioritarios a completar en cada iteración. Aquí crearemos el Product Backlog, un documento o archivo que reunirá las características del proyecto a acometer y sus funcionalidades. El único que puede modificar este documento es el Product Owner.
2. Ejecución y desarrollo: La segunda etapa pasa por la definición del Sprint Backlog, el documento que recoge las tareas a realizar y quién las desempeña. El Sprint es el periodo en el que se realizan todas las acciones establecidas en el Sprint Backlog y supone entregas parciales (cada dos semanas, por ejemplo) para ir testeando las características del producto final. El proceso de sprint se repite hasta completar el producto final (por ejemplo: 10 sprints de 2 semanas cada uno).
3. Revisión del sprint: El último día de cada iteración se revisan requisitos completados con el cliente (Product Owner) y se realizan cambios para replanificar los objetivos del siguiente sprint. En esta fase también tiene lugar la sesión retrospectiva, donde analizamos los obstáculos a la hora de trabajar y el Scrum Master se encargará de escalarlos o eliminarlos.

Roles en Scrum

Para que este método sea efectivo, se apoya en roles bien definidos que tienen responsabilidades que sistematizan el proceso.

• Scrum Master: Es quien gestiona el proyecto y el encargado de que se siga el proceso de SCRUM de la mejor manera. Se centra en cómo va a trabajar el equipo multifuncional. Es el responsable de conseguir que se sigan los valores y las prácticas de ‘scrum’. Ayuda a los miembros del equipo para que trabajen de forma autónoma y autoorganizada.
• Product Owner: Su mirada está siempre puesta en el cliente, y en lo que el equipo va a desarrollar. Es responsable de que el producto vaya incrementando su valor con cada ‘sprint’. El único que puede modificar este documento es el Product Owner.
• Equipo de Desarrollo: Es el grupo de profesionales que hace el trabajo necesario para poder entregar el incremento de valor en el producto. Además de construir el producto, todo equipo trabaja conjuntamente en la redefinición del proyecto.

Al final de cada ‘sprint’ se lleva a cabo una labor de inspección y revisión del trabajo realizado, en la que el ‘Product owner’ (o incluso el propio cliente) da ‘feedback’ al equipo. En esta sesión, el propietario del producto decide si se acepta o no como válida la funcionalidad o entregable desarrollado.

En esta etapa del proceso, lo que más destaca es la comunicación diaria entre los miembros del equipo de desarrollo. Scrum tiene un sistema de reuniones bien definidos y las Daily Meetings sirven para mantener al día a todos los miembros sobre el avance. La reunión diaria o de sincronización, suele durar muy poco tiempo, alrededor de 15 minutos, y en esta cada participante se limita a responder tres preguntas: ¿qué hice ayer? ¿qué haré hoy?

Para asegurarnos que cumplimos tiempos y tareas, cada equipo realiza una reunión diaria de 15 minutos para responder a tres preguntas: • Qué he hecho desde la última reunión para llegar al objetivo • Qué voy a hacer ahora • Qué impedimentos he tenido El Scrum Master se asegurará en estas reuniones de que el equipo no tiene problemas para abordar sus funciones y tareas.

Los Pilares de Scrum

Los pilares de Scrum son tres: transparencia, inspección y adaptación.

• Transparencia: En la metodología de trabajo Scrum, cualquier miembro del equipo puede ver y analizar todas las facetas del desarrollo del proyecto. Así, la información fluye de un modo ágil para todo el equipo de trabajo. Algunos aspectos que muestran la transparencia en este tipo de metodología son la visión global del proyecto, las actividades catalogadas de prioritarias y el cronograma de trabajo. Están disponibles para los trabajadores en todo momento, fomentando una gran comunicación de todos los integrantes del equipo.
• Inspección: Se analizan de forma continuada todos los elementos del proceso y se hace en equipo. Todos los miembros comprueban que todo está desarrollándose según lo previsto y buscan cómo solucionar problemas o novedades que hayan surgido durante el proceso.
• Adaptación: Los conceptos de transparencia y de inspección permiten identificar los aspectos a mejorar en el proyecto, pero ante esa información es primordial saber adaptarse.

Aplicación de Scrum en un Proyecto

Para entender mejor cómo es la gestión de proyectos Scrum vamos a seleccionar un ejemplo de la vida real y vamos a aplicar esta metodología.

1. Dividir las tareas (Planificación del sprint): En la gestión de proyectos Ágiles con Scrum los periodos de tiempos se manejan por sprints. Son secciones del proyecto que no deben de tener una duración superior a las cuatro semanas, cuya finalidad es generar un incremento del producto potencialmente entregable y funcional.
2. Priorizar (Daily Scrums): Hay que enfocarse en las tareas verdaderamente importantes a trabajar durante el sprint y resolver las posibles dudas. Se recomienda trabajar de manera escalonada, y, así, evitar la sensación de agobio.
3. Aplicar una buena gestión del tiempo (Revisión del sprint): Es una de las fases de Scrum más importantes. Los miembros del equipo se reúnen para mostrar el trabajo realizado durante el sprint. Hay que adjudicar a cada tarea un periodo de tiempo estimado y ceñirse a esa duración. A medida que vas cumpliendo los plazos en los sprint, vas encontrando la satisfacción necesaria para continuar.
4. Controlar el proceso (Retrospectiva del sprint): Es una reunión que se realiza con el objetivo de mejorar de manera continua la productividad y la calidad del producto que se está desarrollando, la motivación del equipo y la evolución del sprint en general. Después de un tiempo puedes verte en la situación de que hay tareas que no avanzan y que estás atascado. Intenta dividir el trabajo, busca cuáles son los factores del retraso e intenta buscar soluciones. En último caso, si la tarea no es prioritaria, elimínala y céntrate en lo importante.
5. Tener retrospectiva (Refinement): Al terminar cada sprint se precisa hacer recuento de todo lo que se ha hecho, lo que ha funcionado, lo que hay que mejorar y qué se ha aprendido. Este evento transversal se realiza para añadir nivel de detalle a las tareas del proyecto.

Beneficios de la Metodología Scrum

En esencia, las empresas que apuestan por esta metodología consiguen gestionar sus proyectos de forma flexible, autónoma y eficaz reduciendo los costes e incrementando su productividad.

• Mejora de la calidad del producto: Estas metodologías fomentan el enfoque proactivo de los miembros del equipo en la búsqueda de la excelencia del producto.
• Mayor satisfacción del cliente: El cliente está más satisfecho al verse involucrado y comprometido a lo largo de todo el proceso de desarrollo.
• Uso de métricas más relevantes: Las métricas utilizadas para estimar parámetros como tiempo, coste, rendimiento, etc. son normalmente más reales en proyectos ágiles que en los tradicionales.
• Adaptación constante: No tienes que seguir un plan fijo cuando el entorno cambia.
• Entrega continua: No necesitas esperar hasta el final para ver los resultados.
• Mejora la colaboración: En las metodologías ágiles, todos tienen un rol importante.

Grandes compañías como IBM han demostrado el valor de las metodologías ágiles. Gracias a Scrum, han mejorado la colaboración entre sus equipos y aumentado la satisfacción de sus clientes.