Las PYMES y su relación con las Administraciones Públicas: claves de la nueva Ley de Contratos

En España conviven más de tres millones de pymes: suponen el 99,8 % del tejido empresarial, generan el 65 % del empleo y el 55 % del PIB que aporta el sector privado. Sin embargo, existe mucho margen para potenciarlas. Lo vemos si comparamos su actividad con la de otros europeos. Aquí se crean menos empresas y son más pequeñas, sobreviven menos tiempo y su productividad es más baja.

Es llamativo: las pymes españolas se animan menos a participar en las licitaciones públicas en comparación con las europeas. La complejidad de la normativa, la dificultad para obtener información o el propio diseño de los pliegos, reducen sus opciones y les desincentivan a participar. Nuestro estudio, dirigido a Administraciones públicas y pymes españolas, pretende eliminar barreras estructurales.

Los contratos con el sector público no son solo cosa de las grandes compañías. Las pequeñas y medianas empresas también deben tener en consideración este sector como un mercado objetivo. El sector público es un ente gigante que precisa de todo tipo de servicios y suministros. Así que cuando requiere de recursos, la entidad pública convoca un concurso en el que detalla las necesidades que desea cubrir, y pone en marcha un proceso de contratación en el que valora las propuestas de las empresas que se presentan.

Las PYMES son el motor económico de España, pero su participación en la contratación pública tiene margen de mejora.

La nueva Ley de Contratos del Sector Público: un impulso para las PYMES

La nueva Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) introdujo importantes modificaciones en los modelos de contratación. La mayoría son medidas destinadas a facilitar el acceso de la pequeña y mediana empresa a las adjudicaciones que realiza la Administración. Unas iniciativas que también contemplan al emprendedor y a los negocios de reciente creación como posibles aliados del sector público. La Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público transpone el ordenamiento jurídico español a las Directivas del Parlamento Europeo y del Consejo 2014/23/UE y 2014/24/UE, de 26 de febrero de 2014, e introduce importantes medidas en beneficio de las pequeñas y medianas empresas.

Creación, crecimiento y contratación pública. Las “3Cs” son las herramientas con las que trabajar para impulsar a las pymes en nuestro país y facilitar su participación en la contratación pública. En 2017, el sector público encontró su mejor socio en las compañías de menos de cincuenta trabajadores. Las pymes representaron cerca del 70% de las empresas adjudicatarias en España según informan desde la Asociación de Empresas Contratistas con las Administraciones Públicas de España (Aesmide). Unos números que hablan muy bien de este tipo de colaboraciones y que, gracias a la nueva ley de contratos del sector público, deben incrementarse todavía más.

Medidas clave para facilitar el acceso de las PYMES

La LCSP contiene numerosas medidas que facilitan la entrada de las PYMES en la contratación pública, terreno hasta ahora acotado a grandes empresas y grupos empresariales, ante las dificultades de las PYMES de concurrir a macro contratos, de acreditar solvencias desproporcionadas en relación con el objeto del contrato o de asumir los elevados costes de transacción por contratar con la administración.

Proyectos en lotes

Una de las novedades de la LCSP es la clara apuesta por abrir la contratación pública a las pequeñas y medianas empresas (PYMES), que no se limita a vacuas declaraciones en la parte expositiva sino que, en esta ocasión, se traslada al articulado. El artículo 99 LCSP establece que, siempre que la naturaleza o el objeto del contrato lo permitan, deberá preverse la realización independiente de cada una de sus partes mediante su división en lotes, sin perjuicio de la reserva conforme a la Disposición Adicional Cuarta.

"Antes de que entrara en vigor la nueva ley, la Administración tenía que justificar exhaustivamente por qué dividía una licitación en lotes. Ahora no tendrá que describir los motivos de la fragmentación", señala Gerardo Sánchez-Revenda, presidente de Aesmide. Esta medida facilita que los contratos públicos se puedan organizar en bloques. Una diversificación que facilitará el acceso a más empresas.

Simplificación del acceso y reducción de cargas administrativas

Otra de las medidas más aplaudidas por los pequeños negocios es la reducción en los tiempos de contratación y la simplificación de estos procesos. "La clave aquí es que las pymes se podrán presentar a un concurso público a través de la firma de la declaración responsable", afirma Sánchez-Revenda. Con esta fórmula, cuando la Administración acepte la oferta de una empresa será el momento en el que regulará el contenido de la declaración, con lo que se reduce el papeleo previo, que disuadía a las compañías de optar al contrato.

Para estar listas ante posibles anuncios públicos, Andrés Jiménez, socio de Eversheds Sutherland Nicea, recomienda a las pymes que se inscriban en el registro de licitadores (ROLECE). "Esto les permitirá presentarse de un modo muy sencillo a ofertas que se hagan vía procedimiento abierto simplificado, es decir, licitaciones que engloban contratos de obras con un valor inferior a dos millones de euros o 100.000 euros en el caso de prestación de servicios y suministros". Con su inscripción en el ROLECE los empresarios acreditan sus aptitudes para mantener contratos con las Administraciones Públicas y no tendrán que presentar en cada procedimiento la misma documentación.

Es necesario, a su vez, que se disponga de solvencia económica y técnica o profesional ajustada a la cuantía y tipo de contrato. A continuación, deberá inscribirse en el Registro Oficial de Licitaciones y Empresas Clasificadas del Estado (ROLECE) y crear un Documento Europeo Único de Contratación (DEUC). Este documento es una declaración responsable electrónica de la situación financiera, las capacidades y la idoneidad de las empresas para un procedimiento de contratación pública. Para obtenerlo, se deberá estar inscrito en el ROLECE.

Requisitos de solvencia más proporcionales

Para ciertas licitaciones no será necesario acreditar experiencia previa, lo que facilita el acceso a las empresas de reciente creación. Sin embargo, la Administración valorará la calidad de los proyectos por encima de las ofertas a la baja. Asimismo, quedarán excluidas las pymes que no cumplan con ciertos criterios medioambientales y sociales, y las que cuenten con trabajadores con salarios por debajo de los precios de convenio.

La Ley incide también en lo relativo a la reducción de cargas administrativas y el uso de medios electrónicos. En este sentido, destaca la novedad que supone la incorporación en los arts. 88 y 89 LCSP de la acreditación de la solvencia para empresas de nueva creación por recursos y no por experiencia, rompiendo así la “probatio diabolica” que impedía a nuevas empresas acceder a la contratación pública por imposibilidad material de acreditación. Los requisitos exigidos son más proporcionales, estableciéndose que el volumen de negocios mínimo anual exigido no excederá de una vez y media del valor estimado del contrato, excepto en casos debidamente justificados.

Mejora de la publicidad y acceso a la información

La LCSP contiene dos novedades fundamentales en esta materia. La primera tiene que ver con la planificación. Y es que el artículo 28.3 LCSP impone a las entidades del sector público la obligación de programar la actividad de contratación pública que desarrollarán en un ejercicio presupuestario o períodos plurianuales y de dar a conocer su plan de contratación anticipadamente mediante un anuncio de información previa. La otra novedad en esta materia es el libre acceso a más información, tanto en cantidad como calidad.

La nueva configuración del perfil del contratante en el artículo 63 LCSP obliga a publicar prácticamente el expediente de contratación al completo, de tal modo que las PYMES interesadas podrán estar permanentemente informadas. Pero todavía tiene una derivada más, y es la concentración de todos los perfiles en un único punto, la Plataforma de Contratos del Sector Público, sin perjuicio de las plataformas autonómicas, en la que se publicarán todas las licitaciones del sector público.

Por otro lado, será necesario aprender a utilizar la Plataforma de Contratos del Sector Público, y, en su caso, las plataformas privadas de licitación electrónica que utilice el sector público autonómico y local.

Procedimiento abierto simplificado

La Ley también busca adjudicar los contratos en un plazo muy rápido; para ello establece un procedimiento abierto simplificado para contratos de obras por importe igual o inferior a dos millones de euros o para contratos de suministro de servicios por importe igual o inferior a 100.000 euros.

Protección para la PYME subcontratista y plazos de pago

La subcontratación es una de las fórmulas más comunes por las que las pymes se relacionan con la Administración Pública. Esto implica que las pequeñas compañías no operan como el agente prestador del servicio principal, sino que mantienen acuerdos con el contratista -por lo general una compañía de mayor tamaño- que es a quien el sector público otorga el contrato. Esta fórmula se mantiene en la nueva ley de contratos del sector público, pero la norma hace hincapié en la protección del pequeño negocio.

De este modo, la Administración se atribuye la tutela para el cumplimiento de los acuerdos entre contratista y subcontratista, pudiendo incluso quedar escritos en los pliegos del contrato. Así, la Administración velará por que los pagos entre ambas empresas se realicen en plazos razonables, y no permitirá que se rechacen facturas a partir de treinta días tras su emisión.

Uno de los puntos débiles de las PYMES en su relación contractual con la Administración es su fragilidad en cuanto a la capacidad para soportar las cargas económicas que, en ocasiones, supone ser contratista de la administración, tanto en los retrasos para percibir sus derechos económicos como respecto a determinadas exigencias gravosas en dichos términos. En esta línea, en su artículo 198 recoge el pago en plazo, auténtica garantía de supervivencia de muchas PYMES y también el pago anticipado, para facilitar la disponibilidad de recursos económicos con los que hacer frente a las obligaciones derivadas del contrato.

En idéntico sentido, el artículo 108 LCSP contempla la posibilidad de prestación de la garantía definitiva mediante la retención de precio, mecanismo con el que se impide el bloqueo y congelación de fondos de la empresa, así como la disponibilidad en un determinado momento de la cuantía a la que ascienda la garantía.

Tras más de 40 años ocupándose del mantenimiento de instalaciones, edificios y velando para que no se fundiera el alumbrado de ninguna calle, los responsables de Urbia Services celebran la llegada de la nueva ley de contratos del sector público. "Es la primera ley que tiene en cuenta a la pyme", afirma Toni Roig, consejero delegado de una compañía de 180 trabajadores, de la que el 80% de su facturación proviene directamente de sus acuerdos con la Administración Pública. "Con la nueva ley esto se soluciona. Si un Ayuntamiento no paga puedo acudir al Ministerio de Hacienda con la factura electrónica y ellos lo gestionan."

Resumen de cambios clave en la contratación pública para PYMES

La siguiente tabla resume las principales diferencias y mejoras introducidas por la nueva Ley de Contratos del Sector Público para las pequeñas y medianas empresas.

La Ley de Contratos del Sector Público busca modernizar la relación contractual y favorecer a las PYMES.

Beneficios y oportunidades de contratar con el Sector Público

Las ventajas de vender al sector público que se compone de Administraciones públicas, empresas públicas e instituciones públicas sin fines de lucro- son muchas. Trabajar con la Administración Pública suele ser una adecuada tarjeta de visita para la pyme, una buena forma de abrir la puerta a otros negocios. El 40% de la contratación pública se concede a las pequeñas empresas. De hecho, este tipo de empresas pueden presentarse también a licitaciones públicas, como ya hacen las grandes compañías, para conseguir contratos con la administración pública.

• No es solo un cliente, sino muchos. Por lo que las oportunidades de ofertar se multiplican.
• Es el mayor comprador del mercado. Salvo excepciones, tiene un presupuesto bastante estable año tras año. De forma que, si la empresa accede a este mercado, ve favorecida la estabilidad de ventas respecto al total del negocio.
• Riesgo de cobro minimizado. Aunque a veces pague tarde, el pago al proveedor está comprometido en el presupuesto, por lo que el riesgo de cobro se minimiza.
• Opciones de oferta flexibles. Para hacer frente a la complejidad de las licitaciones, las empresas pueden subcontratar o asociarse para completar la oferta. Es muy habitual que las micropymes y los profesionales autónomos participen en asociación: es lo que se llama UTE, Unión Temporal de Empresas.

Desafíos y recomendaciones para PYMES

Sin embargo, el hecho de que una pyme trabaje para la Administración Pública proporcionándole un producto o servicio no está exento de riesgos. La empresa debe destinar muchos recursos a afrontar este nuevo reto sin dejar de lado otras actividades en los que ya está embarcada, debe garantizar músculo financiero y ser consciente de los retrasos en el pago a los proveedores de la administración.

Principales problemas a enfrentar

• Estructuras y tamaños muy diferentes: mientras el sector público es una red de organizaciones muy grande, las pymes están organizadas en pequeñas estructuras suministradoras. Puede ser difícil adaptarse y entender el funcionamiento de dicho mercado, pero, en muchas ocasiones, la flexibilidad y agilidad de una pyme frente a una gran empresa puede ser un punto a su favor.
• Normas complejas de contratación pública: suelen ser difíciles de entender por quienes nunca han contratado con el sector público. Pese a que es posible ir adentrándose en este mundo, hasta comprenderlo, siempre se puede disponer de asesores o empresas expertas que sirvan de ayuda.
• Periodos de pago largos: que la Administración pública tiene fama de tardar en pagar es un hecho. Que el riesgo de que no lo haga es muy bajo, también. La parte positiva es que el sector público está haciendo grandes esfuerzos por cumplir los plazos de pago. Celia Ferrero, de ATA, advierte de que “todos somos conscientes de la morosidad en el pago a proveedores de la Administración. Un retraso prolongado puede llevar a la asfixia de la pyme”.

Navegar por la contratación pública requiere preparación y conocimiento de los procedimientos.

Pasos y recomendaciones para presentarse a concursos públicos

Lo primero, evidentemente, estar convencido e intentarlo. Los pasos lógicos serían los siguientes: entender el mundo de la contratación pública; conocer los principales mecanismos y procesos; preparar los elementos esenciales de nuestra empresa para facilitar las ofertas; analizar nuestro mercado y definir nuestra estrategia para empezar (productos y servicios, identificación de clientes y estrategia de ventas); empezar a ofertar y seguir el resultado de las ventas. Las primeras veces es posible que sea difícil y no se obtengan los resultados esperados; pero hay que tener constancia y seguir mejorando.

No obstante, antes de presentarse a un concurso que se adapte a sus objetivos, la pyme tiene que saber que está preparada. “Objetivamente hay que ser una empresa solvente.

1. Ser fiel en el cumplimiento de los requisitos que se exigen en el concurso.
2. Ser meticuloso en el estudio de costes y no ofrecer un servicio a un precio que nos lleve a trabajar con pérdidas.
3. Diversificar. Trabajar con la Administración aporta seguridad, porque se accede a contratos de alto presupuesto, pero debido al posible retraso en el cobro hay que “evitar poner todos los huevos en la misma cesta”, según la vicepresidenta de ATA.
4. Comunicación.
5. Evaluación constante de los trabajos realizados y puesta en valor de los resultados ante la Administración. Siempre hay que ir en busca de la mejora constante.

A la hora de presentarse a este tipo de concursos, la empresa tendrá que recopilar documentación que acredite la solvencia económica y técnica. En este sentido, será necesario con certificados de buena ejecución de trabajos realizados previamente, da igual que sea en el ámbito público o privado.

Aún así, antes de postular para un contrato público, habrá que analizar bien el objeto del contrato y que tenga relación con la actividad de la empresa, la solvencia que se exige, el precio del contrato, los criterios de adjudicación y las exigencias para ejecutar el contrato. Cabe mencionar que en cualquier licitación se incluye una fecha límite para hacer consultas y un plazo máximo para participar.

Marco Estratégico de la PYME y Guía de Contratación

El Marco Estratégico de la PYME es un instrumento al servicio de la PYME, que define el marco político de actuación para las Administraciones públicas españolas en materia de pequeña y mediana empresa a largo plazo, compuesto por un conjunto de recomendaciones organizadas en siete palancas o ámbitos de actuación que se entienden estratégicos en cualquier política que tenga en el centro a la PYME. Estos ámbitos son: emprendimiento, gestión empresarial y talento, marco regulatorio, financiación, innovación y digitalización, sostenibilidad e internacionalización.

Para facilitar este proceso, el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo ha revisado y publicado la Guía práctica de la Contratación Pública para las PYME, un documento en el que se ofrece información sobre cómo debe prepararse la empresa para optar a dichas contrataciones, siempre regidas por la Ley de Contratos del Sector Público (LCSP) y sus requisitos para acceder a las licitaciones. Esta Guía de Contratación para PYMES, autónomos y entidades del tercer sector es una herramienta valiosa.