La Variación de Existencias: Un Concepto Contable Clave para PYG y PYME

La gestión eficiente del stock es fundamental para que la empresa pueda cumplir con sus compromisos comerciales. En este sentido, la variación de existencias también influye de manera directa en la contabilidad. Es un concepto de contabilidad muy importante para cualquier empresa que se dedique a vender o fabricar productos, ya que es un dato necesario para cerrar el ejercicio contable. Pero, ¿qué es, cómo se calcula y cómo se contabiliza?

¿Qué es la Variación de Existencias?

La variación de existencias es la evolución que experimentan las existencias almacenadas de una compañía durante un ejercicio contable. Con este término, hacemos referencia a la diferencia que hay en las existencias almacenadas a lo largo de un ejercicio contable. Es decir, cuál es el número y valor (según su precio de compra) de las mercancías el primer día de ejercicio y cuál el último día.

El objetivo de las empresas en lo que respecta a los productos o materias primas inventariados, es mantener un nivel mínimo óptimo que permita atender a la demanda. Además, cuanta más mercancía almacenada haya, más riesgo existe de perder dinero si baja la demanda y esos artículos no se pueden vender o, incluso, si hay algún tipo de imprevisto que acaba echando a perder los productos almacenados (como un incendio o inundación).

Importancia de la Variación de Existencias

En empresas productivas o comerciales, las existencias juegan un papel fundamental y requieren especial atención, especialmente cuando los productos son perecederos y/o los márgenes muy estrechos. Pero más allá de la gestión de stocks, hay otro elemento que afecta directamente a los resultados de la empresa y a su imagen contable ante terceros, nos referimos a la variación de existencias, un indicador clave que permite que todo cuadre. Para poder reflejar correctamente el coste de las ventas, y con ello el margen bruto de la empresa, realizamos la variación de existencias.

Contabilizar la variación de existencias y dejar constancia de ello a través de los asientos contables, es labor de los miembros del departamento de contabilidad. Su papel es especialmente importante cuando se trata de que la salud financiera del negocio sea la mejor posible. Precisamente por ello, es importante hacer un registro preciso del stock y reflejar con precisión las variaciones que se producen en el mismo. Tener claras cuestiones financieras complejas como esta que hemos analizado, y otras, te ayudará a llevar tu negocio un paso más allá.

Cálculo y Contabilización de la Variación de Existencias

Para explicar cómo se calcula y contabiliza la variación de existencias, primero debemos mencionar cuándo se calcula. La operación se puede llevar a cabo a final de mes o el día del cierre del ejercicio, que suele coincidir con el año natural (31 de diciembre).

¿Cuándo se calcula?

La variación de existencias se debe calcular el último día del ejercicio contable de una empresa, es decir, el día del cierre del ejercicio, al tiempo que se realiza el apunte contable. Como ya hemos comentado el apunte contable de la variación de existencias se lleva a cabo en la fecha de cierre del ejercicio, por lo general el 31 de diciembre.

¿Cómo se calcula?

Una de las dudas más frecuentes es cómo se realiza el cálculo. Para poder hacer este cálculo, primero tiene que estar claro el número o valor de las existencias que hay al final del ejercicio. Ahora que ya sabes qué es la variación de existencias y cuándo debes calcularla la pregunta es: ¿cómo se realiza el cálculo? Sin embargo, para poder llevar a cabo esta fórmula primero debes calcular el número de existencias de mercancías o materias primas al final del ejercicio. El resultado de calcular la variación de existencias te dirá si la empresa ha ganado dinero o no: si el inventario final es superior al inicial, significa que hay un ingreso; y si el inventario final es inferior al inicial, que hay un gasto.

Impacto en la Contabilidad

Cómo se calcula la variación de existencias influye en la contabilidad, por lo que es fundamental realizar para reflejar correctamente los resultados financieros del negocio. Esto se debe a que, al finalizar el período de referencia, los bienes que hay en su inventario tienen un valor que es 5.000 € más alto que al empezar. Para calcular el beneficio bruto hay que imputar la variación de existencias con signo negativo en la cuenta de resultados, para que incremente los costes de compras. Influye por tanto en el apartado 4 de la cuenta de pérdidas y ganancias. Para poder reflejar correctamente el coste de las ventas, y con ello el margen bruto de la empresa, realizamos la variación de existencias.

Se realiza este ajuste porque, a nivel contable, se suelen llevar las compras realizadas durante el ejercicio a una cuenta 6000 de Compra de Materias o Producto Terminado. La variación de existencias tiene por objeto determinar el consumo de existencias del ejercicio y ajustar el resultado. En el momento de cerrar un ejercicio contable se deben dar de baja las existencias iniciales y dar de alta las finales. Con el asiento de variación de existencias se refleja la diferencia entre el valor al inicio y al final del ejercicio de las existencias del grupo 3.

Tipos de Variación de Existencias

La variación de existencias puede ser positiva, negativa o cero, con diferentes implicaciones contables:

• Variación de existencias positiva: la empresa tiene más existencias de las que tenía al inicio del ejercicio, así que cuenta con más recursos. Esto significa que el valor del inventario se ha incrementado durante el período contable, ya sea porque se ha comprado más o porque se ha aumentado la producción. La variación debe contabilizarse como un ingreso en la cuenta de explotación y como un incremento, del mismo importe, en las existencias del activo corriente.
• Variación de existencias negativa: la empresa tiene menos existencias al final de año de las que tenía al inicio del ejercicio, así que tiene menos recursos. Esto significa que al final del período contable el valor del inventario es inferior al valor de inicio. Este caso debe contabilizarse como un gasto en la cuenta de explotación y una reducción del mismo importe en las existencias del activo corriente. A diferencia de lo anterior, cuando la valoración de las existencias iniciales es mayor que la valoración de las existencias finales, dicha variación negativa ha de reflejarse como gasto.
• Variación de existencias cero: las existencias al final del ejercicio son exactamente las mismas que al comienzo, no se han aumentado ni reducido los recursos. La empresa tiene exactamente las mismas existencias al final de año que al principio y, por tanto, no tiene ni un incremento de recursos ni una reducción.

Ejemplo de variación de existencias positiva: Imaginemos una tienda de electrodomésticos con un margen por producto del 50% y que arranca el ejercicio fiscal con productos en su almacén por valor de 20.000 €. Don P.X.R dedicado a la venta de electrodomésticos dispone en su almacén de existencias valoradas al inicio del ejercicio 2021 por importe 40.000 euros. Al ser el inventario final de existencias superior al inicial, la diferencia (20.000 euros) figurará como un ingreso del ejercicio por este concepto.

Ejemplo de variación de existencias negativa: Pongamos un ejemplo para comprenderlo mejor: imagina que tu empresa vende ordenadores y al principio del ejercicio compra 500 unidades por 20.000 euros para venderlos. Pasa un año, y al final del ejercicio esos 500 ordenadores no se han vendido, sino que siguen en tu almacén. Según las ventas realizadas, podría dar la impresión de que nuestro ingreso este años será de 4.000 euros, sin embargo, la cuenta 710 viene a corregir esto, y rebajar la cifra anual de negocios a lo que es la realidad, es decir, nuestro beneficio no es 4.000, si no 4.000 menos el coste de esos productos que es 2.500.

Cuentas Contables Involucradas

Una de las operaciones que debemos realizar al cerrar el ejercicio es el ajuste de las cuentas de existencias. La variación tanto si es positiva como si es negativa de este grupo va a cuentas del 61. Cuentas destinadas a registrar, al cierre del ejercicio, las variaciones entre las existencias finales y las iniciales correspondientes a los subgrupos 33, 34, 35 y 36 (productos en curso, productos semiterminados, productos terminados y subproductos, residuos y materiales recuperados).

Al realizar el asiento de variación de existencias, por una parte se dan de baja las existencias iniciales del ejercicio y se reflejan en el balance del cierre del ejercicio las existencias finales, y por otra parte se traslada a la cuenta (129) de resultados del ejercicio, exclusivamente el coste de las mercancías o productos vendidos y sólo los vendidos, y en el caso de materias primas, productos en curso, semi-terminados y otros aprovisionamientos, trasladar a esa misma cuenta, únicamente los consumos de dichos elementos inventariables.

Cuentas de detalle:

• 710. Variación de existencias de productos en curso
• 711. Variación de existencias de productos semiterminados
• 712. Variación de existencias de productos terminados
• 713. Variación de existencias de subproductos, residuos y materiales recuperados

Se cargarán por el importe de las existencias iniciales y se abonarán por el de las existencias finales, con abono y cargo, respectivamente, a cuentas de los subgrupos 33, 34, 35 y 36. Cuentas de detalle: Mercaderías (610), Materias primas (611), Otros aprovisionamientos (612), Productos en curso (710), Productos semi-terminados (711), Productos terminados (712), Subproductos, residuos y materiales recuperados (713).

Ejemplo de Asiento Contable

En este caso, aunque las compras son 500 euros, la cuenta 610 elimina el gasto, pues realmente no debemos tenerlo en cuenta como tal, al estar las existencias en el almacén. El gasto por aprovisionamiento que debe ir a resultados es 500 - 250 = 250.

Para saber cómo afecta la variación de existencias al beneficio neto, hay que calcular el coste de los bienes vendidos. No obstante, dentro de esta cuenta de pérdidas y ganancias parametrizan las cuentas contables englobadas por el grupo 71 y 61, que permiten determinar la variación de valor monetaria entre las existencias que teníamos en el comienzo del ejercicio con las que tenemos a final del mismo, estando aquí el quid de la cuestión que vamos a tratar.

Consecuencias de una Incorrecta Valoración de Existencias

La correcta valoración de las existencias es una pieza fundamental para el cálculo que las sociedades mercantiles tienen que realizar de su resultado de cara al impuesto sobre sociedades que cada año tienen que afrontar en el mes de julio respecto al ejercicio inmediatamente anterior, siendo este, en empresas con existencias, uno de los asientos presentes en sus cierres de contabilidad. Una mala práctica, ya sea intencionada o errónea, sobre estos tipos de asientos relacionados con las existencias, pueden implicar ciertos conflictos con ratios fundamentales como el Fondo de Maniobra, teniendo distintas consecuencias en la viabilidad de la sociedad.

Esta manipulación de las existencias suele ser muy tentadora para aquellas sociedades que llegado los resultados finales del año tienen que perfilar beneficios de cara al pago del impuesto, contabilizando unas existencias finales que son claramente inferiores a las que realmente hay en el almacén, es decir, ficticias, consiguiendo así una reducción en sus ingresos que reduzcan su pago de IS. Por un lado, cuando la cuenta de resultados se encuentra en pérdidas contables, se utiliza la variación de existencias para declarar beneficios.

Esto no sólo supone una reducción de los márgenes comerciales debido al incremento de los consumos, que ya en sí, genere una alarma para la AEAT, sino también, se puede llegar a conseguir un Fondo de Maniobra negativo (Activo Corriente - Pasivo Corriente) gracias a la caída que la valoración de las existencias va a tener en el Balance de la sociedad. Este Fondo de Maniobra es clave para valorar la salud financiera de la sociedad según el sector donde radique, ya que indica la estabilidad y solvencia a corto plazo y, por ende, debe ser positivo. De lo contrario, podríamos estar asumiendo unas consecuencias que pueden llegar a ser significativas en términos de viabilidad para la empresa, en aquellos casos en los que se lleve a cabo una valoración monetaria de existencias de forma incorrecta o manipulada.

Por tanto, existen una serie de consecuencias que tienen su base en una reducción monetaria de las existencias a final de año respecto al inicio, que, en caso de ser real, no nos quedaría otra opción que asumir, pero que en caso de ser ficticio o manipulado para poder así declarar menos IS también tendrían que asumir. En definitiva, puede resultar contradictorio un recorte de las existencias con la intención de solventar el problema de pagar menos IS, ya que como vemos, comenzaría un efecto dominó de consecuencias que puede llevar a reducir o cerrar la financiación externa, a generar una imagen no real y a tener problemas con la Administración Pública en cuanto a delitos fiscales. Pueden existir otras soluciones que aún no aplique la sociedad y que se encuentren dentro de la normativa contable y fiscal, permitiendo reducir el pago del impuesto sobre sociedades y evitando realizar esta práctica que puede acarrear muchos riesgos.

Véase dentro de los "Gastos fiscalmente deducibles" el apartado sobre “Variación de existencias” así como la norma de registro y valoración 10ª del Plan General de Contabilidad, aprobado por Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre (BOE del 20), dedicada a la valoración de las existencias.