Guía Completa para la Reforma de Edificios en Oficinas de Coworking

El coworking está de moda y en pleno auge. Cada día oímos nuevas empresas dedicadas a ello que se instalan en nuestras ciudades buscando llenar un hueco que cada día parece más amplio. Los espacios de coworking reafirman las tendencias actuales de dinamismo y necesidad de colaboración en el entorno de trabajo. Estos edificios donde convergen las tareas e ideas de multitud de empresas se han consolidado como una solución eficiente, independientemente de la actividad y tamaño de las organizaciones. Por ello, su equipamiento no debe centrarse únicamente en la funcionalidad: el diseño de oficinas para coworking juega un papel crucial en la productividad, el bienestar y la percepción de marca.

La digitalización de la sociedad ha supuesto el surgimiento de nuevas oportunidades de negocio y ha abierto la posibilidad de trabajar desde cualquier parte. El avance de las nuevas tecnologías ha ayudado a que una persona, solo con su ordenador y conexión a Internet, pueda desarrollar sus tareas profesionales sin limitaciones. Todo ello genera sinergias y fomenta la colaboración entre ellos. No obstante, esta tendencia ha supuesto un cambio por completo en la forma de entender la vida en una oficina y el trabajo diario y, a día de hoy, se ha convertido en toda una realidad. Cada vez se crean más espacios coworking. Lo que empezó en Estados Unidos y, una vez asentado en España, inicialmente en oficinas en Madrid y solamente en ciertas agencias de publicidad, empresas de comunicación o estudios de arquitectura; hoy en día se da en todo tipo de sectores y ámbitos.

¿Qué es un Coworking y Por Qué su Diseño es Crucial?

El coworking es una forma de trabajo en la cual distintos emprendedores, freelances y pequeñas empresas comparten un espacio de trabajo común. Es un lugar ideal para trabajar con flexibilidad e intercambiar información con otros emprendedores y freelances. El espacio de coworking o espacio colaborativo, como su nombre indica, significa ante todo “trabajar juntos”, en una nueva visión del trabajo que combina autonomía y colaboración. Es una nueva forma de trabajar con reglas simples y que se practica en espacios dedicados.

Un coworking es un espacio compartido de trabajo que agrupa a profesionales de distintos sectores y empresas en un mismo entorno, con el objetivo de facilitar la colaboración, reducir costes y fomentar la innovación. Suelen ofrecer puestos de trabajo flexibles, salas de reuniones, zonas comunes e incluso áreas de descanso. El hecho de compartir espacio de trabajo y que este no esté fijado, permite desarrollar el trabajo independientemente. Pero a la vez podemos colaborar en determinados proyectos con otros freelance. Además de ahorrar en gastos fijos y equipamiento conseguimos una ubicación mucho mejor en las zonas claves de cada ciudad. Además el horario lo fijamos nosotros y según nos convenga cada día.

La importancia de un buen diseño de coworking reside en la heterogeneidad de los profesionales que lo utilizan, y en la necesidad de ofrecer una experiencia adecuada para todos ellos. Un buen espacio de trabajo compartido debe asegurar desde su comodidad física hasta su productividad, la capacidad de concentración (bien sea a través de áreas de aislamiento en zonas comunes o con despachos individualizados) y el bienestar general.

Mientras que una oficina tradicional se diseña para empleados, los espacios de coworking se diseñan para los miembros cambiantes tanto en número como en necesidades e inquietudes, intentando fomentar la colaboración y la creación de sinergias. Por ello es tan importante crear zonas que fomenten la participación, la creación, la flexibilidad y la conexión. Por tanto el principal rasgo que debe distinguir a un coworking es la flexibilidad para adecuarse a todo tipo de necesidades de los emprendedores que lo utilizarán. Es esencial conocer los elementos necesarios para montar un coworking con éxito.

Aspectos Fundamentales del Diseño en Oficinas de Coworking

A la hora de comenzar con el diseño de espacios coworking, conviene centrarse en cuatro aspectos fundamentales que son pilares para crear un entorno productivo y colaborativo:

Elementos Clave a Considerar en la Reforma de un Espacio Coworking

Si estás pensando en diseñar un coworking, necesitas más que solo escritorios y sillas. Un buen diseño debe equilibrar comodidad, funcionalidad y estética para fomentar la productividad y la interacción entre usuarios. Estos son los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de diseñar un coworking dinámico y lleno de vida. A continuación, se detallan los principales aspectos:

1. Ubicación Estratégica

• La ubicación es clave para el éxito de un coworking.
• Una de las claves del coworking es que su ubicación esté en una zona de fácil acceso, donde podamos llegar cómodamente ya sea en coche, metro, bus o con bicicleta.
• Debe estar en una zona donde tengamos cerca todo tipo de servicios, como restaurantes o mensajería. También es importante que estemos en una zona donde tengan disponibles aquellos servicios que nosotros no podamos dar.
• Si podemos tener una ubicación céntrica aún mejor, ya que eso atraerá a más freelances a nuestro espacio. Una zona en la que haya mucha actividad económica emergente sería perfecta.
• A tener muy en cuenta es que la ubicación y el edifico entren en sintonía con la filosofía de nuestro coworking, ya que será lo primero que nuestros miembros y sus clientes verán.

2. Flexibilidad y Variedad de Espacios

Un centro de coworking debe dar respuesta a muchas necesidades distintas y a un número variable de personas, por ello debe disponer de oficinas privadas, áreas comunes con mesas de trabajo compartidas, salas de reuniones o incluso salas de conferencias. Todas las necesidades que puedan surgir deben ser cubiertas al momento, por eso es necesario tener distintos espacios habilitados para cada una de estas necesidades. Y haber pensado previamente muy bien qué cosas demandarán nuestros miembros y qué espacios dedicamos a cada una de ellas.

Es fundamental crear distintas zonas con funciones específicas:

• Espacios de trabajo individuales o en grupo: Es el espacio para trabajar individualmente o en grupo y puede ser abierto, privado o semi-privado. Así que debe disponer de mesas individuales pero también de salas de reuniones de distinto tipo y con distinto grado de privacidad. No a todo el mundo le gusta trabajar en compañía o, dependiendo del momento, deseará mayor o menor intimidad para trabajar.
• Zonas colaborativas u “open space”: Deben promover la interacción y el intercambio de ideas. Estas pueden incorporar butacas o sillas de conferencia. En este tipo de oficinas las zonas de trabajo están al descubierto integrándose en un espacio abierto, cómodo, funcional y ergonómico. Uno de los secretos en las reformas integrales de oficinas que busquen aplicar este concepto es el aprovechamiento del espacio, porque hay que garantizar que en un gran espacio lineal, a menudo en una sola planta, haya sitio para un gran número de puestos de trabajo sin barreras ni separadores entre departamentos.
• Salas de reuniones o conferencias: Deben disponer de mobiliario flexible, pizarras y tecnología integrada.
• Cabinas acústicas: Es posible contar con cabinas acústicas para poder tener videollamadas o reuniones de dos o tres personas en medio de zonas comunes, garantizando la privacidad necesaria. No todos los usuarios trabajan en espacios abiertos.
• Espacios informales o de interacción: Otro de los aspectos más importantes en un coworking es la interacción entre los distintos freelances que en él se encuentran. Por ello debemos poner especial cuidado en los espacios de relax y diversión, así como en las zonas para eventos y de interrelación entre los miembros. Las zonas comunes no pueden faltar. Debemos pensar bien los distintos tipos de actividades en grupo que se pueden dar o que queremos fomentar y crear espacios especialmente pensados para ello. Algunos usuarios prefieren trabajar en ambientes relajados o creativos.

3. Iluminación Óptima

La comodidad es otro de los puntos fuertes de los espacios coworking, siendo la luz un elemento esencial para garantizar el confort en el desarrollo de las tareas profesionales diarias. Dada la cantidad de espacio disponible en los espacios de coworking, la renovación de las oficinas de coworking debe aprovechar al máximo la luz natural y crear grandes ventanales que dejen entrar la luz del sol. No obstante, en casi todas las ocasiones, la luz natural no es suficiente para trabajar en buenas condiciones. Por lo tanto, es esencial realizar un estudio detallado para garantizar la cantidad de luz adecuada para la ubicación de las luminarias y el espacio de trabajo. El uso de la iluminación es muy importante, ya que sabemos que pueden ayudar a crear un clima más adecuado.

4. Separación de Espacios con Transparencia

Si todos somos un equipo, ¿por qué construir tabiques que supongan barreras y nos separen? El espacio debe ser amplio y diáfano para que se circule libremente pero a la vez también necesitará espacios más privados, por lo que los elementos divisorios serán muy importantes. Mejor aquellas divisiones más livianas que dejen pasar la luz y den transparencia como las divisiones de cristal. Estas se utilizan para separar las zonas de trabajo de las salas de reuniones, pero dan una sensación de transparencia y apertura difícil de conseguir en una sala formada por tabiques, que oscurecen los espacios. Del mismo modo, el uso de distintas tonalidades, muebles de oficina adyacentes y suelos de distintos colores y dibujos permite separar sin obstáculos las zonas de trabajo de las de descanso y espera. Muchas veces los tabiques no son necesarios porque ocupan espacios de más.

5. Mobiliario Ergonómico y Versátil

Que la ergonomía en el trabajo influye en la salud y el rendimiento laboral no es ningún secreto, y esto también aplica en las áreas de trabajo compartidas. Un coworking bien diseñado debe priorizar el bienestar físico. Los elementos y muebles de un coworking deben ser versátiles y ergonómicos para asegurar la comodidad de nuestros miembros y a la vez adaptarse a necesidades que pueden ir cambiando a lo largo del día. Por ello, es el primer paso para apostar por mobiliario ajustable tanto a las necesidades de las personas como de las actividades que deban realizar. Existe una amplia variedad de muebles idóneos para los coworking.

• Por un lado, las sillas de oficina ergonómicas son esenciales. Esta característica se refiere a la capacidad de la silla de adaptarse a los movimientos del usuario y recoger el cuerpo desde la primera sentada.
• Pero no sólo elegir las sillas de escritorio es importante. La ergonomía también debe estar presente en la elección de las mesas de trabajo, las cuales deben tener una altura adecuada y un tablero con dimensiones suficientes para colocar ordenadores, documentos y otros accesorios. Por eso debemos tener mesas y sillas ergonómicas que garanticen la seguridad y bienestar de los miembros, tanto si estarán 10 minutos como si trabajarán 8 horas seguidas.
• Otro elemento a tener en cuenta en un espacio compartido es el almacenamiento. Un coworking es transitado por una gran cantidad de personas a lo largo del día, tanto trabajadores como visitantes. Por ello, mantener los documentos de cada empresa ordenados y seguros es fundamental. También se necesitan corchos y tableros para organizar el trabajo, así como estanterías y espacios para guardar sus útiles. Debemos facilitar que su estancia sea siempre lo más confortable posible.

6. Conectividad y Tecnología Avanzada

La conectividad es un aspecto esencial en cualquier coworking. Otro elemento vital es la conectividad y por eso debemos cuidar mucho el tema de enchufes, así como impresoras, copiadoras, proyectores, pantallas para videoconferencias y disponer de un wifi de máxima calidad para dar el mejor servicio a nuestros miembros. Los coworkings más modernos apuestan por la incorporación de tecnología para mejorar la experiencia: desde sistemas inteligentes para reservar puestos y salas hasta soluciones que monitorizan la calidad del aire o permiten reuniones híbridas sin molestar al resto. Todo ello destinado a que las personas que hacen uso de sus instalaciones destinen menos tiempo a gestionar el espacio compartido, y más a desarrollar sus tareas con eficacia.

7. Servicios Integrales

Dentro de un centro de coworking se debe dar solución a toda una serie de necesidades: desde fotocopias a cafetería, lavabos, zonas de almacenaje, taquillas, mensajería... Todo lo que pensemos que puede ser útil en un momento dado debería estar, para hacer más fácil la vida de los que utilizan nuestro centro de coworking. Los espacios de coworking brindan acceso a equipamiento profesional e infraestructura de calidad: oficina, wifi, impresora, proyector de video, salas de reuniones, etc. Todo esto por un módico costo ya que se comparte entre los coworkers. Este sistema también le permite ahorrar un tiempo valioso al liberarlo de ciertas tareas administrativas. Pero trabajar en coworking es también y sobre todo, unirse a una comunidad y respetar los valores del coworking.

8. Estética y Diseño Innovador

Otro de los aspectos que destacan en los coworking es el cuidado diseño de sus espacios. Espacios que invitan a sentirse a gusto en ellos y a desarrollar todas nuestras capacidades. Por ello se buscan diseños innovadores y creativos que ayuden a fomentar un estado mental adecuado. También el uso del color y la iluminación es muy importante, ya que sabemos que pueden ayudar a crear un clima más adecuado. Las salas comunes, las de reunión, las zonas de intercambio deben transmitir nuestra filosofía como centro de Coworking y fomentar la conectividad y cooperación entre los miembros. Un entorno eficiente, cómodo y estéticamente agradable influye directamente en el bienestar diario y tiene un impacto laboral positivo.

9. Sostenibilidad y Eficiencia

El diseño sostenible no es solo una tendencia, sino una necesidad. Incorporar materiales reciclables, mobiliario duradero y procesos de fabricación responsables aporta valor añadido al espacio y responde a la creciente conciencia ecológica. En este sentido, la incorporación de soluciones eficientes en cualquier proyecto de remodelación de oficinas permite reducir el consumo energético, optimizar el rendimiento de las instalaciones y disminuir las emisiones de CO₂.

Guía para la Reforma Integral de Oficinas de Coworking

La remodelación de oficinas representa una oportunidad estratégica para mejorar la funcionalidad de los espacios de trabajo, optimizar los costes operativos y reforzar la identidad corporativa de la empresa. Reformar una oficina no es simplemente cambiar muebles o pintar paredes. Se trata de optimizar el espacio, mejorar la funcionalidad y crear un entorno que favorezca la productividad y el bienestar de los empleados. Cada decisión tomada durante una reforma de oficinas impacta en la operativa diaria, la comodidad de los trabajadores y, en última instancia, en la imagen que proyecta la empresa. Reformar una oficina es mucho más que “hacer obras”: es rediseñar cómo trabaja tu equipo, mejorar la experiencia del cliente y dejarlo todo preparado para crecer sin volver a tocarlo en dos años.

¿Cómo ejecutar un proyecto de remodelación de oficinas de forma eficiente? Para ello, es necesario identificar las necesidades funcionales de la empresa, analizando la distribución de los espacios, los flujos de trabajo y los requerimientos específicos de cada área. Asimismo, la integración de la identidad de marca en el nuevo espacio debe formar parte del planteamiento inicial, garantizando que la oficina refleje los valores y la cultura corporativa. Si estás pensando en una reforma integral de oficinas, contar con un enfoque estructurado y profesional es fundamental. Apoyarse en soluciones que integren diseño, planificación y ejecución, como un proyecto llave en mano, garantiza que todo se realice de manera coordinada, eficiente y sin sorpresas durante la obra.

1. Definición de Objetivos Claros

Antes de iniciar cualquier obra, es imprescindible establecer objetivos concretos y medibles. La mayoría de reformas se complican cuando arrancan sin un “para qué” claro. El primer paso es concretar el resultado esperado: ¿más puestos?, ¿mejor acústica?, ¿imagen de marca más potente?, ¿zona de reuniones que no sea un pasillo?, ¿un layout híbrido para días de teletrabajo? Pregúntate: ¿quiero optimizar el espacio existente, modernizar la imagen de la oficina, mejorar la iluminación o integrar nuevas tecnologías? Por ejemplo, si tu meta es fomentar la colaboración, quizá convenga redistribuir espacios y crear zonas abiertas con mesas compartidas. Si priorizas privacidad y concentración, la instalación de paneles divisorios o salas individuales puede ser la mejor opción.

2. Planificación Detallada

Una planificación detallada permite que los trabajos se desarrollen de manera ordenada y sin retrasos. Una reforma eficiente se parece a un buen plan de producción: fases claras, decisiones cerradas antes de comprar y margen para imprevistos. Coordinar proveedores y equipos en estas fases evita conflictos y solapamientos que podrían afectar la eficiencia. Además, permite gestionar tiempos de entrega de materiales, maquinaria y personal de manera estratégica.

3. Distribución Inteligente del Espacio

La distribución es la decisión más rentable: condiciona confort, ruido, colaboración y mantenimiento. Una oficina bonita pero mal planteada acaba generando “soluciones informales” (reuniones en pasillos, llamadas en la calle, mesas saturadas). Se crea un mapa de usos: qué ocurre cada día y dónde. A partir de ahí, se crean zonas con reglas simples (por ejemplo: “esta área es silencio” o “estas salas son para videollamadas”). Más allá de la estética, la reforma de cualquier oficina debe mejorar la experiencia de quienes trabajan en ella. Por ejemplo, las zonas de reunión deben situarse en lugares que minimicen las interrupciones al resto del equipo, mientras que los espacios comunes pueden diseñarse como áreas de colaboración informal.

4. Mejora de Instalaciones "Invisibles"

Una reforma de oficina se nota de verdad cuando mejoras lo invisible: climatización, ventilación, iluminación y cableado. Con nuestros clientes, se suele decidir primero dónde van puestos, salas y zonas de apoyo. Después, se dimensiona la instalación: electricidad, datos, puntos de carga, iluminación por escenas y necesidades de ventilación.

5. Selección de Materiales Duraderos

Los materiales que se empleen en la oficina afectan tanto a la durabilidad como al coste de mantenimiento. En oficinas, los materiales se enfrentan a un uso intenso: sillas que giran, ruedas, arrastres, limpieza frecuente y tránsito continuo. Una regla útil: prioriza suelos resistentes (y con buena acústica), paredes lavables en zonas de paso y soluciones que faciliten reparaciones sin levantar media oficina. La sostenibilidad también puede incorporarse a la reforma: iluminación LED de bajo consumo, mobiliario reciclable o materiales con certificaciones ambientales.

6. Supervisión y Ejecución Eficiente

Una vez definidos los objetivos del proyecto, es momento de pasar a la ejecución del mismo. A partir del diseño conceptual se desarrollan los proyectos técnicos necesarios, incluyendo instalaciones eléctricas, climatización, iluminación, eficiencia energética y cumplimiento normativo. Durante la ejecución se realizan los trabajos de obra civil, instalaciones y acabados. La supervisión continua durante la ejecución es fundamental para que la reforma se mantenga dentro de los plazos y el presupuesto previsto. Una gestión adecuada permite identificar problemas a tiempo, evitar duplicidades y garantizar que cada fase se complete correctamente antes de pasar a la siguiente. Por último, una vez finalizada la obra, se realizan pruebas de funcionamiento, ajustes finales y la entrega del espacio.

7. Evitar Errores Comunes

Muchos problemas se repiten: se subestima el ruido, se improvisa el cableado o se compra mobiliario “por estética”. Si quieres ahorrar de verdad, evita estos atajos: suelen salir caros porque obligan a corregir con la oficina ya funcionando. Para que no se te escape nada, aquí tienes una secuencia que funciona en la mayoría de proyectos. No es “burocracia”: es la forma de evitar decisiones tardías y retrasos.

8. ¿Reforma Integral o Rediseño Inteligente?

No siempre necesitas levantarlo todo. A veces, un rediseño inteligente con pintura, iluminación, acústica puntual y mobiliario puede transformar el rendimiento sin meterte en obras largas. La clave es detectar si el problema está en “piel” (imagen y confort) o en “estructura” (instalaciones, distribución, ventilación). Se suele recomendar reforma integral cuando hay instalaciones antiguas, mala climatización/ventilación, necesidad de salas nuevas o cambios fuertes de layout. Cuando todo encaja (objetivo, distribución, instalaciones y mobiliario), la reforma se nota en lo cotidiano: menos interrupciones, reuniones más ágiles y un espacio que transmite profesionalidad sin esfuerzo.