Qué es un programa PYME On-Premise: Control, Personalización y Estrategia

La transformación digital ha puesto en primer plano la necesidad de contar con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que ayude a las empresas a gestionar de forma eficiente sus procesos internos. A la hora de implantar un ERP, una de las decisiones más importantes es elegir entre una solución en la nube o una instalación on-premise. Además, esta elección no solo impacta a corto plazo, sino que determina la capacidad de adaptación de la empresa ante cambios futuros, como el crecimiento del equipo, la internacionalización o la adopción de nuevas tecnologías.

¿Qué es un programa On-Premise?

“On-premises” significa en español algo así como “en las propias instalaciones” o “en el lugar”. On-premises hace referencia a la infraestructura de TI, el software o los datos que se alojan y gestionan directamente dentro de la empresa, en lugar de utilizar servicios externos en la nube. La definición de on-premises hace referencia al uso de servidores propios de la empresa y su infraestructura de TI.

En este modelo, los clientes adquieren o alquilan software basado en servidores, que se instala en sus propios servidores o en servidores alquilados. El software on-premise es aquel que se instala y ejecuta en servidores propios, ubicados físicamente dentro de las instalaciones de la empresa. En este modelo, la compañía es quien se encarga del diseño, la compra, montaje, la gestión, el mantenimiento y la reparación de las infraestructuras informáticas. El ERP on-premise es un software que se instala y ejecuta en los servidores propios de la empresa.

Antes de la transición hacia la computación en la nube, ejemplos tan conocidos como Microsoft Office, Adobe Creative Suite o SAP eran soluciones clásicas de on-premises. Incluso hoy, el modelo de software basado en servidores sigue siendo la mejor alternativa para muchas empresas frente al más moderno SaaS.

A diferencia de la computación en la nube, en on-premises los clientes tienen control total sobre sus datos, pero también asumen todos los riesgos asociados bajo su propia responsabilidad. Sin embargo, los licenciatarios no solo asumen la responsabilidad, sino también todos los costes derivados del uso del software, que suelen incluir tarifas de mantenimiento y gastos de operación tanto para el software como para el hardware. El acceso al software se realiza a través de una aplicación de escritorio o una interfaz web.

Características Clave del Software On-Premise

• Instalación local: El software y los datos se alojan en los servidores internos de la empresa.
• Control total: La empresa mantiene el control absoluto sobre la infraestructura, los datos y la seguridad.
• Responsabilidad interna: La compañía asume la gestión, el mantenimiento, las actualizaciones y la resolución de problemas.
• Inversión inicial: Implica la compra de hardware, licencias y la configuración de la infraestructura.
• Personal de TI: Requiere un equipo de TI cualificado para su gestión continua.

En este modelo, la empresa es responsable de la compra, instalación, mantenimiento, actualización y seguridad de todos los recursos tecnológicos.

Ventajas del programa PYME On-Premise

El on premise software ofrece a los clientes importantes ventajas, como mayor seguridad, posibilidades de personalización y rendimiento confiable. Las empresas que manejan datos sensibles no tienen por qué renunciar a las soluciones de nube por motivos de seguridad.

• Control: Los licenciatarios mantienen el control total sobre los datos y deciden quién puede acceder a ellos. La empresa tiene un mayor control directo sobre sus datos y su infraestructura.
• Protección de datos: En este modelo, los datos se almacenan en los propios centros de datos, sin acceso de terceros. Al tener toda la infraestructura dentro de la empresa, la instalación on-premise ofrece un mayor grado de seguridad física de la información dado que la empresa sabe en todo momento dónde se encuentra su información y es responsable de tomar todas las medidas necesarias para su protección.
• Independencia: La empresa no depende de servicios externos ni de la disponibilidad del proveedor.
• Personalización: Permite una personalización más exhaustiva y adaptada a las necesidades específicas de la empresa, sin limitaciones derivadas de la infraestructura. Las empresas pueden adaptar la solución para satisfacer sus necesidades específicas, lo cual asegura una integración perfecta con los sistemas existentes.
• Rendimiento: Suelen brindar confiabilidad y rendimiento superiores, ya que no dependen de la conectividad a Internet.
• Offline: Es posible acceder a los datos incluso sin disponibilidad de red, garantizando operatividad continua en caso de fallos de conexión.
• Responsabilidad sobre la seguridad: Aunque la empresa tiene una mayor responsabilidad, también dispone de un mayor control en estas áreas.

Desventajas del programa PYME On-Premise

Aunque durante mucho tiempo ha sido ventajoso usar sistemas convencionales, hay aspectos negativos que conviene considerar. En cuanto a las desventajas del on premise software figuran los altos costos potenciales y las exigencias de mantenimiento, entre otras cuestiones que vamos a enumerar en este artículo.

• Inversión inicial: La inversión en hardware y licencias es considerable. Es muy alta y, en algunos casos, puede ser prohibitiva. El ERP on-premise implica inversiones más altas porque, además del equipo y el programa o hardware, es necesario tener un soporte técnico capacitado para su implementación. La implementación de este software implica una inversión inicial significativa, que incluye la configuración del hardware y la infraestructura.
• Coste recurrente: Conlleva un coste recurrente de mantenimiento y actualizaciones. El gasto de las infraestructuras on-premise es también recurrente: licencias de software, actualización de componentes, ampliación, personal experto.
• Rigidez: Es un modelo más rígido y difícil de escalar. La escalabilidad puede ser más compleja y costosa debido a la necesidad de adquirir y configurar hardware adicional. La ampliación del on premise software resulta complicada debido a las limitaciones del hardware.
• Mantenimiento: Requiere de personal altamente cualificado y asistencia técnica permanente. La gestión de estas soluciones requieren personal informático especializado para el mantenimiento de la infraestructura, las actualizaciones de seguridad y la resolución de problemas.
• Seguridad: El almacenamiento on-premise aumenta la vulnerabilidad. Las infraestructuras on-premise son más vulnerables a ataques informáticos, pues es la propia empresa la que debe actualizar constantemente sus medidas de seguridad para evitar ser hackeada.
• Riesgos físicos: Los equipos están físicamente en la empresa y pueden verse afectados por accidentes: incendios, inundaciones, acceso indebido, etc.
• Accesibilidad: Los usuarios no pueden acceder fácilmente a los datos de forma remota.
• Consumo eléctrico: Los servidores on-premise no son sostenibles energéticamente hablando.

ERP On-Premise vs. ERP en la Nube para PYMES

No hay una respuesta única. Cada empresa tiene circunstancias y necesidades diferentes. La elección de un programa de gestión empresarial que se adapte a un negocio es un gran reto al que se enfrentan los gestores de las empresas, dado que las diferencias de elegir un ERP on-premise vs Cloud son significativas y pueden acarrear pérdidas en el coste de oportunidad de las empresas.

Un ERP en la nube, también conocido como ERP cloud, es un software alojado en servidores externos y accesible a través de Internet. El ERP on-premise es un software que se instala y ejecuta en los servidores propios de la empresa. Ambos modelos pueden ser válidos según el tamaño, sector y necesidades de tu empresa. Si buscas agilidad, ahorro de costes y acceso desde cualquier lugar, el ERP en la nube es probablemente tu mejor aliado. También existe la posibilidad de adoptar un enfoque híbrido, que combina lo mejor de ambos mundos.

La principal diferencia entre on premise vs cloud es que el primero se implementa y ejecuta en el hardware propiedad de la empresa, mientras que el segundo se almacena y gestiona en los servidores del proveedor.

Tabla Comparativa: On-Premise vs. Nube

Factores a considerar al elegir un ERP para PYMES

Elegir entre ERP en la nube y ERP on-premise no es una decisión menor. Implica valorar aspectos técnicos, económicos y estratégicos. Determinar si tu organización debe migrar de on-premise software a la nube requiere una evaluación honesta de tu situación actual. Desconocer las ventajas o desventajas de un programa en local o en la nube puede llevar a la empresa a costes de oportunidad enormes para escalar el negocio si se ha elegido la opción incorrecta.

Para ayudarte en esta decisión, considera estas preguntas clave:

1. Tamaño y recursos de la empresa

• Las PYMES suelen optar por soluciones en la nube debido a su coste más accesible y facilidad de implantación.
• Por ejemplo, las startups y PYMES pueden aprovechar mejor el ERP en la nube debido a sus costes reducidos, escalabilidad y facilidad de acceso.

2. Presupuesto disponible

• Si buscas una opción con menor inversión inicial y sin costes ocultos, la nube suele ser la mejor elección.
• Evalúa qué opción se adapta mejor a tus recursos económicos. Investiga la comparativa de Odoo vs otros ERPs y elige la que se ajuste a las preferencias o necesidades del negocio.
• ¿Es la reducción de costes operativos una prioridad para tu negocio?

3. Seguridad y cumplimiento

• Sectores regulados como la banca, la salud o la administración pública pueden necesitar entornos cerrados y personalizables, lo que favorece al on-premise.
• Otro aspecto destacado en la comparativa ERP en la nube vs ERP on-premise es la seguridad y el control de los datos. Para nadie es un secreto que la seguridad en la nube ha mejorado en los últimos años, ofreciendo encriptación y prácticas avanzadas para proteger los datos.
• Si alguna vez hubo alguna duda sobre la seguridad de los datos cuando se envían y almacenan a distancia, ya no es el caso hoy en día. Los vendedores han hecho grandes progresos en la aplicación de normas estrictas para garantizar esta seguridad. Salvaguardias que a menudo son más importantes de lo que una sola empresa puede permitirse para sus propios servidores.
• ¿Está tu sector altamente regulado en términos de gestión de datos?

4. Movilidad y acceso remoto

• ¿Requieren tus aplicaciones un acceso constante desde cualquier ubicación?
• En un momento en que la movilidad se está convirtiendo en la norma en la forma de trabajar, la nube está ganando terreno. Se puede acceder a un ERP mediante un simple navegador web con acceso a Internet, es decir, desde casi cualquier lugar y en cualquier momento, y no sólo desde el ordenador de la oficina.

5. Capacidad de IT interna

• ¿Dispone tu organización del talento técnico necesario para mantener infraestructuras on-premise?

6. Personalización y flexibilidad

• Si buscas algo único y con identidad, considera elegir un sistema altamente personalizado.
• Define si necesitas un sistema que pueda adaptarse rápidamente a los cambios del mercado o que se mantenga en el tiempo.
• Si te gusta mantenerte a la par de las nuevas tendencias, elige un modelo al que se pueda acceder desde cualquier equipo.

Si tus respuestas se inclinan hacia la necesidad de mayor flexibilidad, eficiencia en costes y acceso remoto, probablemente sea momento de considerar seriamente la migración a la nube. Por otro lado, si el control total de los datos y el cumplimiento normativo son prioritarios, puede que una solución híbrida o mantener ciertos sistemas en on-premise sea lo más adecuado.