Herramientas Esenciales para Calcular Gastos y Beneficios en PYMES

Los gestores de una PYME habitualmente cuentan con recursos limitados y, sobre todo, disponen de muy poco tiempo para dedicar a otras tareas que no sean la gestión operativa del negocio. Posiblemente, la tarea más ambiciosa fuera de las estrictamente relacionadas con el día a día de la organización sea la que tiene que ver con la contabilidad. Esta labor es frecuentemente dejada de lado por muchos emprendedores que la ven como algo tediosa y complicada de ejecutar, pero tampoco se pueden permitir contratar a un CFO o a un controller financiero para ocuparse de ella.

En la actualidad, existe un amplio abanico de herramientas para llevar a cabo una eficaz gestión digital de la contabilidad de cualquier negocio. La tecnología ha trasladado la contabilidad a la nube, lo que ofrece numerosos beneficios para las pequeñas y medianas empresas.

Beneficios de la Contabilidad en la Nube para PYMES

La contabilidad en la nube, implementada a través de software de gestión financiera, presenta múltiples ventajas cruciales para el desarrollo y la estabilidad de una PYME:

• Reducción de errores: Al automatizar tantas tareas manuales, la intervención humana, culpable de los fallos, se reduce al mínimo.
• Ahorro económico: Al reducir el tiempo que necesita invertir el equipo de contabilidad, que cobra su salario. Además, los programas de contabilidad para PYMES también ayudan con la declaración de impuestos, optimizando el ahorro con los gastos y el IVA deducible.
• Rapidez y agilidad: Máximas, porque las tareas lentas se automatizan y se evita la intervención de personas. Las decisiones se toman rápido, los plazos se acortan y nada se queda en cola.
• Accesibilidad: Trabajar en la nube permite que las personas accedan desde un ordenador en la oficina, desde casa, desde el teléfono móvil.
• Seguridad: Los softwares de contabilidad para PYMES se aseguran de cumplir con la Ley de Protección de Datos de los clientes y proveedores.
• Información muy valiosa: Estos programas pueden ser capaces de crear informes financieros en los que basarse para tomar decisiones estratégicas informadas.
• Factura electrónica: Todos o casi todos los softwares financieros modernos son programas que trabajan con factura en formato electrónico. En cuanto se apruebe, la factura electrónica pasará a ser una obligación y los programas tendrán que estar homologados.
• Gestión de documentos: Todas las facturas digitales obtenidas, las creadas, los justificantes de pago... todo se almacena en la nube y no se pierde por sus medidas de seguridad.

Un software de gestión contable a través de una app permite llevar todo registro contable de manera inmediata a su cómputo en la cuenta de pérdidas y ganancias, minimizando cualquier posibilidad de error ya que se automatiza la gestión.

Herramientas Clave para el Control Financiero

El control financiero puede conseguirse en una empresa implementando diversas medidas y utilizando herramientas específicas.

El Presupuesto como Base

El presupuesto es la herramienta fundamental para ejercer un control financiero de la empresa. Su gestión activa permite optimizar partidas, reorientar el gasto y reformular objetivos para lograr la supervivencia a corto plazo.

Análisis Financiero

El análisis financiero posibilita anticiparse a escenarios potencialmente posibles en los que se encontrará el negocio en un determinado momento. Si este análisis es exhaustivo y se realiza de forma objetiva, la empresa podrá tener un correcto control financiero y dar una respuesta adecuada en caso de encontrarse ante una situación extraordinaria.

Gestión de Facturación

Llevar al día la facturación permite, entre otras cosas, evitar que la caja de la empresa llegue a estar en ningún momento en números rojos. Es decir, esta disciplina se ocupa de velar porque la organización pueda atender con sus compromisos de pago en el corto plazo en tanto que monitoriza de manera constante la gestión de los cobros.

Gestión de Inventario

En cuanto al inventario, es clave conseguir una administración eficiente, de manera que no lastre el crecimiento a futuro de la compañía. Contar con un abanico de productos fabricados y sin vender supone un hándicap financiero considerable para cualquier negocio, que debe afrontar el coste de almacenaje cuando no directamente el deterioro de los bienes. Además, en el caso de los materiales de producción es fundamental poder contar con los elementos para producir si se requiere, favoreciendo a su vez que la entidad pueda responder en tiempo, forma y coste a los encargos que recibe.

Software de Control de Ingresos y Gastos

Un software de control de ingresos y gastos es una herramienta digital diseñada para automatizar y simplificar la gestión financiera de autónomos y pequeños negocios. Gracias a esta solución, puedes reducir errores humanos, ahorrar tiempo en tareas administrativas y obtener una visión clara de tus finanzas en tiempo real. Esto no solo facilita la toma de decisiones estratégicas, sino que también ayuda a cumplir con tus obligaciones fiscales sin complicaciones. Gestionar los gastos de manera online elimina la necesidad de lidiar con documentos físicos, tickets y facturas en papel, que suelen perderse o deteriorarse con el tiempo. Además, centralizar tus datos en una única plataforma reduce el tiempo que necesitas para registrar y clasificar tus gastos. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también minimiza el riesgo de errores contables.

Un software de control de gastos simplifica el cumplimiento fiscal al automatizar procesos como la generación de libros de registro para IVA e IRPF. Además, algunos programas te permiten exportar directamente los libros fiscales en formatos compatibles con las plataformas oficiales de la Agencia Tributaria. Los programas de control de gastos confiables utilizan tecnologías avanzadas de seguridad para proteger tus datos. Además, acceder a tus datos desde cualquier dispositivo con una conexión segura te permite trabajar de forma flexible sin comprometer la seguridad de tu información. Un buen software de control de gastos incluye funcionalidades para registrar y gestionar bienes de inversión. Por ejemplo, te permite configurar el periodo de amortización de cada bien y registrar el desgaste progresivo, asegurando que esta información esté siempre al día para tus declaraciones fiscales.

Tipos de Gastos

Entender los diferentes tipos de gastos es fundamental para una gestión financiera eficaz:

• Gastos fijos: Son aquellos que permanecen constantes y no varían mes a mes, independientemente de la actividad del negocio.
• Gastos variables: Estos gastos cambian según la actividad del negocio o las necesidades del momento.
• Gastos deducibles: Son aquellos que están relacionados directamente con la actividad del negocio y que pueden declararse para reducir la carga fiscal.
• Gastos extraordinarios: Se trata de gastos que no ocurren con frecuencia y suelen estar asociados a situaciones imprevistas o inversiones puntuales para el negocio.

Apps y Software Populares para PYMES

El control de gastos en las pequeñas y medianas empresas puede ser complicado. Los responsables de las empresas quieren acceder a registros financieros actualizados sin necesidad de perderse entre montañas de recibos y cadenas infinitas de correos electrónicos. Los empleados quieren enviar cuanto antes los informes de gastos y recibir sus reembolsos a tiempo. Las aplicaciones de control de gastos son útiles para unos y otros.

Entre las características que una PYME debe tener en cuenta a la hora de elegir una app de control de gastos, están:

• Facilidad de uso: valora cómo de fácil resultará aprender a usar (y usar) la interfaz y las utilidades de la aplicación.
• Disponibilidad: comprueba si la aplicación está disponible en versiones Android, iOS y de escritorio.
• Integraciones: averigua si una aplicación permite la integración con aquellas aplicaciones de terceros que sueles utilizar.
• Adaptabilidad: sopesa si el proveedor será de ayuda con tus posibles necesidades futuras.

Una buena aplicación para supervisar los gastos debe ser fácil de usar y ofrecer la posibilidad de realizar un seguimiento de las facturas o reembolsar a los empleados. Además, debe tener toda la información preparada de cara a las declaraciones y ser accesible desde cualquier sitio. La clave respecto a la elección de un programa de supervisión de gastos radica en determinar lo que la organización necesita y la capacidad de la aplicación para realizar con regularidad ciertas tareas.

Aplicaciones de Control de Gastos

Repasemos algunas de las aplicaciones más útiles para simplificar la gestión de gastos de tu empresa:

1. Monefy: Es la aplicación de control de gastos más conocida y descargada en la actualidad. No solo administra y lleva un registro de cuenta sobre tus gastos, sino que tiene un plan de ahorros intuitivo según tus movimientos.
2. Wallet: Encuentra en el puesto número 2 de aplicaciones más descargadas en la clasificación de Ingresos de Finanzas y tiene una calificación de 4,9 /5 estrellas. Tal reconocimiento se debe a una gran capacidad para administrar los gastos y poder cumplir objetivos económicos.
3. Finance: Es otra de las aplicaciones más populares para llevar un registro de tu economía. Es un software muy sencillo de utilizar que funciona de forma intuitiva, con un seguimiento profesional. Es más sencilla de entender, y tiene una forma simple de funcionar: absorbe los datos proporcionados y rastrea el dinero para ofrecer un resultado frente al comportamiento de tus gastos/ingresos.
4. Fintonic: Es una de las apps que se ha mantenido actualizada frente a las necesidades de organización, mejorando su diseño, logo e interfaz.
5. You Need A Budget (YNAB): Es un asistente contable que te exige un recuento de cómo utilizas tus ingresos con una explicación.

Programas de Gestión Financiera

A continuación, presentamos un listado de programas de contabilidad y gestión financiera para PYMES:

• Contasimple: Organiza tus gastos y toma decisiones rápidas y acertadas. Consulta en tiempo real el estado de tus facturas pagadas, pendientes y vencidas. Importa tus facturas recibidas y organiza todos tus gastos en formatos admitidos (PDF, Excel, JPEG…). Exporta los libros de registro oficiales para IVA e IRPF directamente a Excel. También permite automatizar la creación de facturas, completando automáticamente campos de cliente, proveedor y catálogo. Ofrece alta seguridad para tus datos.
• ToolPyme: Es una aplicación web que ofrece todo lo necesario para la gestión de tu empresa y que podrás utilizar en cualquiera de tus dispositivos. Permite realizar facturas a clientes y llevar una gestión contable sencilla, así como tener control de expedientes y el repositorio de documentos.
• A3ERP: Completo software de contabilidad para PYMES que ofrece mucha automatización. Permite el trabajo simultáneo de todas las personas implicadas en la contabilidad de la empresa. Calcula los impuestos y los presenta, actualiza los libros contables y gestiona facturas.
• Sage 50: Ofrece facturación, libros contables, cálculo de impuestos, modelos, calendario fiscal y generación de informes, entre otras cosas. Tiene muchos procesos automatizados y se integra con otras herramientas.
• Exact: Software multiusuario que ofrece soluciones especializadas según el sector de tu PYME. Dispone de balances, comprobaciones para las conciliaciones, regularizaciones, control de facturas y se integra bien con los programas de ofimática.
• Holded: Programa de contabilidad para PYMES ideal si están en proceso de crecimiento, pues ofrece planes de precios para escalar al mismo ritmo que la empresa. Permite el control de ventas y stock, se conecta con los bancos, integra la contabilidad y las finanzas de la PYME en la misma aplicación y tiene un módulo de generación de informes personalizados con KPIs muy interesante.
• Anfix: Potente programa con funcionalidades de todo tipo que permite hasta gestionar los gastos. Trabaja en la nube y ofrece facturación, TPV para los cobros, informes financieros automáticos, gestión y organización del stock en el almacén y se integra fácilmente con otras aplicaciones.
• Contasol: Programa de contabilidad con todas las funcionalidades que se pueden esperar: generación de informes potentes, de modelos fiscales, registro de asientos y libros, cálculo de impuestos. Ofrece mucha automatización. Tiene un plan gratuito.
• SeniorConta: Permite hacer seguimiento del IVA, generar informes de forma automática, integrar la herramienta con otros programas, gestionar el inventario y enviar facturas.
• Zoho Books: Se conecta con los bancos, hace gestión de facturación, seguimiento de los pagos y genera informes, entre otras funciones. Tiene, además, un plan gratuito, aunque solo está disponible si tu PYME factura menos de 50.000 € al año. (Disponible en inglés).
• FreshBooks: Se centra más en la parte de ventas y clientes, facturas y pagos. Cuenta con muchas tareas automatizadas e incorpora también la gestión de gastos. (Disponible en inglés).
• AyFasoft (gratuito): Ofrece un módulo de contabilidad y otro de facturación. Con ellos podrás realizar informes, conciliaciones bancarias, generar asientos contables y gestionar facturas. No trabaja en la nube, sino que tendrás que instalar el programa en local.
• EBP Contabilidad: Se definen a sí mismos como un software gratuito de gestión, facturación y contabilidad, pero si quieres soporte sí que tendrás que pagar una suscripción. Permite calcular los impuestos, gestionar facturas, generar modelos, actualizar los libros.
• Factusol: Permite gestionar los gastos. Trabaja en la nube y tiene dos planes de pago.
• Wave: Software contable gratuito ideal para PYMES que buscan una solución sin costos iniciales. Ofrece funciones como seguimiento de ingresos y gastos, facturación y generación de informes financieros.
• GnuCash: Herramienta de contabilidad de código abierto y opción gratuita popular entre las PYMES.
• QuickBooks: Reconocido a nivel mundial, QuickBooks ofrece una amplia gama de funciones contables, desde seguimiento de gastos hasta gestión de impuestos.

Herramientas de Control de Gastos Empresariales (Avanzadas)

Para empresas que buscan soluciones más específicas para la gestión de gastos, existen plataformas avanzadas:

1. Rydoo: Mejora la previsión y el análisis sobre las cuentas de la empresa al tiempo que ahorra quebraderos de cabeza relacionados con la gestión de gastos al equipo financiero. Centraliza los recibos de los empleados y realiza un seguimiento de los gastos de kilometraje y de las dietas.
2. Circula: Plataforma financiera inteligente para empleados que te ayudará a gestionar los gastos de los empleados y las prestaciones de la empresa. Las herramientas de Circula, basadas en IA, son muy útiles para la gestión de gastos y la automatización de las políticas empresariales.
3. Payhawk: Software de gestión de gastos y pagos todo en uno que permite automatizar los procesos de tu departamento financiero. Gestiona las notas de gastos, las cuentas a pagar, las órdenes de compra y mucho más.
4. Ramp: Plataforma para gestionar las tarjetas de crédito y el gasto de las empresas pensada para ayudar a los pequeños negocios a optimizar la automatización y a reducir gastos. Este software de gestión de gastos «5 en 1» se ocupa de las tarjetas de crédito de la empresa, de la gestión del gasto, de los pagos de facturas, la contabilidad y los informes. (Disponible en inglés).
5. Divvy: Solución gratuita de gestión integral de gastos con la que podrás gestionar tanto las compras como los gastos de la empresa. La automatización de las cuentas por pagar de Divvy simplifica la aprobación de pagos y la sincronización de datos bidireccionales. (Disponible en inglés).
6. Expensify: Herramienta de supervisión de gastos que incorpora un abanico de funciones gratuitas: supervisión de gastos, facturación, pagos, reservas de viajes o tarjetas corporativas. Se ha hecho muy popular gracias a su exclusiva función de supervisión de recibos y gastos en un solo clic. (Disponible en inglés).
7. Emburse: Captio: Software unificado de contabilidad que ayuda a las empresas modernas a optimizar y categorizar cada tipo de gasto. Emburse se especializa en soluciones de facturación y de pagos, así como en gestión de gastos y procesos de viaje. (Disponible en inglés).

Complementos y Plantillas

Además de los softwares, las plantillas de informe de gastos para pequeñas empresas pueden ser muy útiles para simplificar el registro de gastos de tu organización.

Una plantilla de informe de gastos de pequeñas empresas es una herramienta para registrar los gastos diarios o semanales. Puedes agregar costos, gastos administrativos, pagos a proveedores, costos de empleados reembolsables y mucho más. Es fundamental que los propietarios de pequeñas empresas realicen un seguimiento preciso de los gastos, y el uso de una plantilla puede simplificar el proceso. Personaliza las categorías de las plantillas para adaptar el registro a tus necesidades financieras exactas.

Aquí hay algunas plantillas útiles:

1. Plantilla de gastos diarios: Permite registrar gastos de la empresa de forma simple. Utiliza los nombres de categorías existentes o ingresa tus propios encabezados de columna para llevar un mejor registro de los gastos empresariales. Calcula automáticamente los reembolsos totales.
2. Plantilla de gastos mensuales: Permite registrar los gastos de una manera detallada y organizada, incluyendo un total acumulado de lo que va del año y la posibilidad de editar las categorías.
3. Plantilla de hoja de gastos: Para registrar y clasificar los pagos y los métodos de pago relacionados con los gastos. Calcula automáticamente un subtotal de pagos y permite hacer un seguimiento de los pagos por fecha, método de pago y destinatario.
4. Plantilla de gastos de inicio de negocios: Para registrar los gastos y el capital necesarios para constituir una pequeña empresa. Incluye secciones de gastos de oficina, marketing y administrativos, así como de inversiones y financiación iniciales.
5. Plantilla de ingresos y gastos: Permite registrar los ingresos y los gastos mes a mes. Agrega categorías de ingresos específicas del negocio y organiza los gastos de acuerdo con tus necesidades contables.

Asesoría Contable Especializada

Más allá de las herramientas y software contable, las PYMES pueden beneficiarse enormemente de contar con una asesoría contable especializada. Contar con el apoyo de expertos en contabilidad permite a las PYMES tomar decisiones financieras más informadas, identificar áreas de mejora en su gestión financiera y garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales vigentes. En este contexto, Adade se destaca como una opción sólida para las PYMES que buscan asesoría contable especializada.