El Proceso de Mentoring en una Empresa: Etapas Clave para el Éxito

El mentoring se ha convertido en una herramienta clave para el desarrollo profesional y personal de los empleados. El mentoring es un proceso en el que una persona (mentee) es guiada y acompañada en su desarrollo profesional por otra (mentor) que tiene más experiencia o conocimientos. En este artículo exploraremos qué es el mentoring, las ventajas que ofrece a las empresas, la diferencia entre mentoring y coaching, así como los pasos clave para implementar un programa de mentoring efectivo en cualquier organización.

Un programa de mentoring corporativo es una metodología de aprendizaje en la que un profesional con experiencia, trayectoria y prestigio dentro de la empresa comparte sus conocimientos con un compañero, generalmente junior y con alto potencial de desarrollo. Es un proceso bidireccional, guiado y compartido con el que crecen el mentee y el mentor, pero sobre todo impulsa a la organización.

La primera etapa siempre es de escucha activa de la persona que está formándose. Una vez el mentor ha escuchado y ha analizado la situación de la persona que está haciendo el mentoring, llega la fase de preguntas. En esta fase, desde el punto de vista del mentor, las conclusiones se deben comunicar de una forma clara, sin tapujos. Desde el punto de vista de la persona que está haciendo el mentoring, hay que entender que el mentor está ayudándonos.

Estructura y Contenido de las Sesiones de Mentoring

Una vez realizada la primera sesión de descubrimiento (firma de contrato, fijada reunión mínima mensual…) y, después, de establecer el objetivo final, los objetivos de desempeño… La estructura de la segunda y sucesivas sesiones es siempre la misma. En cada sesión es fundamental tener claros cuáles son los primeros pasos a cubrir para crear una relación adecuada que facilite el desarrollo del proceso. Los 5 pasos que se deben tener claros en cada sesión de mentoring son:

1. Construir sintonía, rapport y confianza.
2. Ampliar la información sobre el emprendedor.
3. Conocer más detalladamente el objetivo del proceso; ¿Qué quiere conseguir?
4. Testear el compromiso del emprendedor con el proceso que va a iniciar.
5. Cierre y valoración.

Aplicaremos estos pasos teniendo en cuenta que estamos acompañando/ayudando a personas, es por ello, que como buenos profesionales debemos ser flexibles e ir adaptándonos al ritmo del emprendedor sin olvidarnos de los objetivos que se deben ir alcanzando.

Paso 1: Construir Sintonía, Rapport y Confianza

Este primer paso es algo transversal con el que debemos de iniciar todas las sesiones de mentoring y que debe acompañar a todo el proceso de mentoring. Tanto en coaching como en mentoring nuestro primer paso es hacer que la persona se sienta cómoda dándonos información. Solo así, podremos garantizar su adherencia al proceso y el éxito del mismo. Una de las premisas fundamentales para lograr este objetivo es respetar las creencias y valores del emprendedor.

Evidentemente, esto no significa estar de acuerdo con él/ella. Además, puede ayudar a igualar su lenguaje verbal y no verbal, buscando indicios de su sistema de representación preferente. Empieza por la Generación de contexto: para crear un clima de confianza y dar tiempo a los emprendedores a descomprimir de su día a día, no entres a saco en los retos que los emprendedores tienen planteados. Es mejor romper el hielo con preguntas que muestres interés en los emprendedores como personas del tipo ¿cómo te ha ido este mes?

Puedes crear el clima adecuado para que el emprendedor o la emprendedora se sientan cómodos y fluya la confianza… bajar la velocidad y aparcar el estrés antes de la sesión. Crear un clima de confianza y abstenerse de proponer un plan de mejora, asociado al objetivo sobre el que quiere trabajar el equipo emprendedor, hasta haber realizado un diagnóstico de la situación real de la que el equipo parte. Centrarse en la relación profesional sin olvidarse de la relación personal con el equipo emprendedor que es también, muy importante.

Si quieres ver crecer a tus emprendedores y a tus emprendedoras crea un vínculo emocional durante el tiempo que dure la mentoría y ayúdales a alcanzar todo su potencial en la vida profesional, en sus startups y en sus negocios.

Paso 2: Ampliar la Información de tu Emprendedor

¡¡Utiliza las preguntas!! Feedback de la sesión anterior: permite la conexión con la metodología de las sesiones, y a generar confianza y cercanía.

• ¿Qué conclusiones sacaste de la anterior sesión?
• ¿Qué has pensado en relación a ello?
• ¿Qué aprendiste?
• ¿Cómo te sentiste?

Revisión Plan de Acción o de Resultados: puede suceder que el plan de acción no se haya realizado, se haya realizado parcialmente o se haya realizado en su totalidad.

PLAN DE ACCIÓN NO REALIZADO

Comprobar el compromiso del emprendedor hacia su objetivo y su proceso, prestarle apoyo e invitarle a que lo haga la próxima vez. Nunca reñir ni hacer sentir al emprendedor como un fracasado.

• ¿Qué ocurrió?
• ¿Qué aprendizaje te reporta?

PLAN DE ACCIÓN REALIZADO PARCIALMENTE

Es decir o bien no se ha hecho en su totalidad, o el resultado ha sido insatisfactorio. Se le acompaña diseñar nuevamente el plan de acción o elegir uno distinto e invitarle a que lo lleve a cabo la próxima vez.

• ¿Qué parte o aspecto impidió el resultado satisfactorio al 100%?
• ¿Qué has aprendido?
• ¿Cómo te sientes?

PLAN DE ACCIÓN REALIZADO SATISFACTORIAMENTE

El coach/mentor reconocerá y felicitará el trabajo realizado, reforzando su actitud, acción y destacando su grado de integridad hacia el compromiso manifestado con el proceso de coaching/mentoring y de cambio personal.

• ¿Qué has aprendido?
• ¿Cómo te sientes?
• ¿Qué dice esto de ti?

En el caso de que se repita que el plan de acción no se realice por olvidos, por falta de tiempo o por cualquier otro motivo, el coach/mentor no deberá culpar al emprendedor pero sí ponérselo de manifiesto y provocarle la toma de conciencia.

Paso 3: Conocer Más Detalladamente el Objetivo del Proceso; ¿Qué Quiere Conseguir?

¡¡Utiliza las preguntas!! Identificar un objetivo con claridad: para estar seguros de que hemos entendido bien, qué aspecto quiere mejorar nuestro emprendedor o nuestra emprendedora, debemos de indagar haciendo preguntas. Antes de dar por fijado el objetivo de la sesión, pregunta para estar seguro de que el objetivo supone un reto alcanzable para el equipo emprendedor. Por ejemplo, puedes sugerir que sería deseable primero identificar la ventaja competitiva antes de lanzarse a invertir en crecer.

Paso 4: Testea el Grado de Compromiso del Emprendedor con el Proceso que Va a Iniciar

Es importante conocer y tomar conciencia del nivel de compromiso que presenta el emprendedor con respecto al proceso. Durante el desarrollo del mismo, se requerirá que invierta tiempo, que ponga foco y que otorgue a este proceso un “papel protagonista” en su vida.

Es vital, hablar con el emprendedor y explorar su compromiso real; así como plantear y clarificar posibles interferencias que puedan aparecer. Evalúa en una escala o escalera, el grado de compromiso que tiene el emprendedor o la emprendedora para alcanzar el objetivo identificado.

Para ello, puedes preguntarles cuál es la situación actual del equipo respecto del objetivo fijado, con preguntas del tipo: ¿En una escala de 1 a 10 en qué peldaño te situarías hoy?; ¿Por qué no puedes llegar a cumplir ese objetivo al 100%?, ¿Qué os faltaría para llegar a alcanzarlo?… Cuidado con las excusas: ayuda a tu emprendedor o a tu emprendedora a identificarlas.

Implícate: la cercanía y “querer” el bien de nuestro emprendedor o nuestra emprendedora es bueno. Puedes transmitirles que, cuanto más los conoces, más los quieres y más deseas que mejores sus resultados…aunque algunos profesionales prefieren mantener las distancias. Gestionar los silencios con calma para darle tiempo a tus mentorizados a reflexionar.

Paso 5: Cierre Sesión. Valoración.

DEJA TIEMPO PARA EL CIERRE DE LA SESIÓN: Tras una buena sesión siempre tiene que quedar fijado un plan de acción realista. También, puedes poner deberes, pero no demasiado largos para evitar la desmotivación. Anima a tu emprendedor/a a dar un pequeño paso y para transformar su idea de que el “cambio es algo difícil”. Puedes proponerles algo sencillo y que puedan conseguir sin esfuerzo, como la lectura de una TIP o ayudarles a entrenar la consecución de objetivos a través de dar pequeños pasos, como con el método Kaizen.

Al final de cada sesión, es muy útil y revelador lanzar las siguientes preguntas de reflexión al emprendedor:

• ¿Cómo te has sentido en esta sesión?
• ¿Qué has aprendido?
• ¿Qué te llevas de las sesión de hoy?
• ¿Qué te ha aportado?

Es importante que tengas feedback de los emprendedores, y si les preguntas ¿qué es lo que más te ha gustado?, te pueden orientar sobre cómo llevar a cabo la próxima mentoría. Ten en cuenta que, para algún emprendedor o alguna emprendedora, puede haber sido su primera mentoría.

Y por si algún día quieres certificarte y acreditarse como coach o mentor, no dejes de llevar un cuaderno de bitácora donde recoger lo que hayas aprendido, el tiempo que has dedicado y tus impresiones sobre la sesión: como me ha ido, como me he visto, que ha ido mal…

Competencias Clave de un Mentor Exitoso

Para ser un mentor efectivo, es fundamental desarrollar una serie de competencias y habilidades que permitan crear una relación de confianza y respeto con el mentee, además de acompañarle para que desarrolle todo su potencial.

• Escucha Activa: La capacidad de escuchar es fundamental en el mentoring. La escucha activa implica prestar atención completa a lo que el mentee está diciendo, sin interrumpir, para comprender profundamente sus necesidades, preocupaciones y aspiraciones.
• Empatía: Un mentor debe ser capaz de ponerse en los zapatos del mentee y comprender sus emociones y desafíos desde su perspectiva.
• Retroalimentación Constructiva: El mentor debe ser capaz de ofrecer retroalimentación honesta y útil. La retroalimentación debe estar basada en observaciones concretas y ser presentada de manera constructiva, para que el mentee la utilice como una herramienta de aprendizaje y mejora.
• Inspiración y Motivación: El mentor debe ser una fuente de inspiración para el mentee, ayudándolo a mantener la motivación a lo largo del tiempo.

Fases de un Proceso de Mentoring Efectivo

Un proceso de mentoring efectivo sigue una serie de fases naturales:

1. Establecimiento de la Relación: En esta fase, mentor y mentee se conocen y establecen las bases de la relación con la que crear el clima de confianza y respeto mutuo que será necesario a lo largo de todo el proceso. Se acuerda una alianza de trabajo en la que se ponen en común las expectativas en relación al proceso y la parte logística de las reuniones (frecuencia, duración, etc.).
2. Definición de Objetivos y Desarrollo: Aquí, el mentor y el mentee mantienen conversaciones con las que marcar objetivos a corto plazo, explorar los desafíos del mentee e identificar y trabajan en las habilidades que necesita desarrollar.
3. Seguimiento y Autonomía: A medida que el mentee comienza a aplicar lo aprendido y a ganar confianza, el papel del mentor se vuelve cada vez menos intenso, comenzando a fomentar la autonomía del mentee. El enfoque del mentor está puesto más en que el mentee aplique lo aprendido de manera independiente y confíe en sus propias habilidades, ofreciéndole herramientas y el apoyo necesario para que avance en su carrera sin depender constantemente de su orientación.
4. Cierre: Finalmente, la relación de mentoring llega a su fin. En esta fase, ambas partes deben reflexionar sobre los logros alcanzados y estar abiertos a darse y recibir feedback de manera mutua.

Beneficios del Mentoring para la Empresa

La implementación de programas de mentoring en empresas y organizaciones ofrece una serie de ventajas significativas, tanto para los empleados como para la empresa en su conjunto.

• Desarrollo de habilidades de liderazgo y gestión.
• Fomenta una cultura de aprendizaje continuo.
• Aumenta la retención de empleados.
• Mejora el clima laboral y la motivación.
• Transmisión de conocimientos y experiencia.

Pasos Clave para Implementar un Programa de Mentoring Efectivo

Implementar un programa de mentoring efectivo en una empresa requiere una buena planificación y organización, y una estrategia bien definida.

1. Define los objetivos y el enfoque del programa de mentoring. ¿Qué queremos conseguir?
2. Selecciona cuidadosamente a los mentores en función de su experiencia y habilidades, y empareja a cada aprendiz con un mentor adecuado.
3. Crea un cronograma y un proceso mínimo.
4. Establece algunas normas básicas y gestiona las expectativas.

Ejemplos de Empresas con Programas de Mentoring Exitosos

Numerosas empresas han experimentado el impacto positivo de implementar programas de mentoring en sus organizaciones:

• Google: Ofrece programas de mentoring tanto formales como informales, donde los empleados más experimentados comparten sus conocimientos y experiencias con aquellos que están comenzando en la empresa.
• General Electric (GE): A través de su programa «Leadership Acceleration«, la empresa asigna a mentores senior a empleados de alto potencial para ayudarles a alcanzar sus metas de desarrollo profesional y liderazgo.
• Salesforce: Ofrece programas de «mentoring cruzado», donde empleados de diferentes departamentos o áreas de especialización se emparejan como mentores y aprendices.
• McKinsey & Company: Asigna mentores a todos los empleados nuevos para ayudarles a adaptarse a la cultura organizacional y desarrollar habilidades específicas requeridas para tener éxito en el campo de la consultoría.
• Procter & Gamble (P&G): Ofrece programas de mentoring estructurados que conectan a empleados de diferentes niveles jerárquicos para fomentar el aprendizaje mutuo y el crecimiento profesional.

Obstáculos Comunes en el Mentoring y Cómo Superarlos

Aunque los beneficios son indiscutibles, es fundamental conocer y prepararse para superar los baches en el camino. Estos son los más comunes:

• Falta de compromiso: Para combatirlo, es esencial crear un sentido de propósito claro y crear un plan de comunicación interno que resalte los beneficios de la experiencia.
• Emparejamiento efectivo: No basta con habilidades y experiencia, la compatibilidad es clave. Un proceso estructurado y el uso de tecnología ayudan a un emparejamiento exitoso.
• Confidencialidad: Un acuerdo de confidencialidad desde el principio es fundamental para crear confianza.
• Hoja de ruta marcada: Por eso, es esencial diseñar un plan estructurado, realista y alineado con la organización.
• Identificar KPIs: A menudo se establecen objetivos demasiado generalizados que no impulsan el desarrollo esperado.

Mentoring para Definir la Cultura de Empresa

En estas sesiones de mentoring, se analizará cómo y qué valores percibe el equipo de la empresa y se compararán con aquellos a los que queremos llegar. Para esto, lo mejor es un análisis para tener una imagen global de lo que piensa todo el equipo. Después, debemos recoger toda esa información y analizarla, para saber en qué estamos fallando y en qué estamos yendo por el buen camino. Si todo este proceso lo hacemos con sesiones de mentoring nos aseguramos de darle la objetividad que necesita y de estar apoyándonos en un experto en el tema.

Los beneficios del mentoring para definir la cultura de empresa son, en resumidas cuentas, ser dueños de nuestra propia imagen, de los valores que trasmitimos y del ambiente que haya en nuestra empresa. Una cultura de empresa basada en la gestión de personas nos ayudará tanto interna como externamente, sobre todo, de cara a buenos candidatos en una selección de personal y de cara al cierre con clientes potenciales más interesantes.

En General Las Sesiones de Mentoring Tienen Que Ser:

• Professional (Profesional).
• Relaxed (Relajada).
• Open (Abierta).
• Purposeful (con propósito, con objetivos).

Todas las sesiones son online por la plataforma que deseen acordar. Es mejor hacerla siempre el mismo día del mes y hora y tratar de no cambiarla. En caso de, tener que cambiarla, avisar al mentoring manager para que pueda realizar el seguimiento.

El emprendedor debe anticipar a su mentor el principal problema que quiere resolver en su sesión. Lo mejor es actualizar el TRELLO y compartirlo.

La sesión tiene que tener un propósito, es decir una o varias metas (objetivos, problemas, bloqueos…). Siempre que sea posible, el/la mentor/a debe alentar al/a la emprendedor/a desarrollar su propia solución al problema. Si el/la mentor/a tiene “ideas” este es el momento para compartirlas. El/la mentor/a debe equilibrar el acercamiento “tira-afloja». En caso de duda, lo mejor es siempre “afloja” que alienta al/a la emprendedor/a a asumir la responsabilidad de la solución.

El mentor lleva la sesión hacia una conclusión pidiendo al emprendedor que valore los puntos clave tratados y decida los próximos pasos en base a la solución acordada. El papel del mentor/a es apoyar y desafiar al emprendedor/a a llevar a cabo las acciones acordadas, de las cuales se tiene que sentir capaz.

Etapas del Mentoring y el Método de las 5C

El mentoring y el coaching facilitan “acortar” la brecha existente entre una situación de partida o inicial y una situación ideal del emprendedor, es decir un objetivo, a través, de una serie de pasos o etapas, que conformarán la metodología elegida para tal cometido. Ese camino se llevará a cabo, a través, de una metodología y una serie de herramientas que permitirán acompañar al emprendedor.

Existen distintas metodologías, en mentorDay usan mucho el método de las 5C. Cada autor ha desarrollado una propia; si bien es cierto, que en líneas generales todas tienen en común las siguientes fases:

• Objetivos.
• Realidad.
• Generación de opciones.
• Establecimiento de Plan de Acción.

Y, por supuesto, no olvidar construir una relación de confianza y motivante de forma transversal. No en todas las sesiones se darán todas las fases, debe hacerse uso de la flexibilidad como ya hemos comentado anteriormente. El fin último de la mayoría de las metodologías aplicadas, es aumentar la conciencia y responsabilidad personal del emprendedor; así como ponerlo en ACCIÓN.