Problemas habituales al implementar un ERP y cómo evitarlos

La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un paso importante para mejorar la eficiencia y competitividad de una empresa. Un ERP es una plataforma que integra en un solo sistema todos los procesos esenciales de tu negocio. Esto incluye áreas como la contabilidad, las ventas, la gestión de inventario, recursos humanos, entre otras. Si tu negocio está utilizando diferentes sistemas para cada área, es probable que pierdas tiempo, datos y eficiencia tratando de coordinar toda esa información. Un ERP te permite unificar todo eso en una sola plataforma. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la implementación de un ERP también conlleva riesgos y desafíos.

Un estudio realizado por el Instituto de Investigación de Tecnología de la Información (ITI) indica que alrededor del 60% de las implementaciones de ERP fracasan debido a errores comunes, como la falta de planificación, la falta de involucramiento de todas las partes interesadas y la falta de capacitación. En este artículo, repasaremos los principales errores al implementar un ERP y cómo evitarlos para asegurar una implementación exitosa y un retorno de inversión positivo.

Principales errores al implementar un ERP

Estos sistemas integrales de gestión empresarial están diseñados para coordinar y optimizar todos los procesos de una empresa, pero la implementación de un software ERP puede ser complicada y presentar desafíos significativos para cualquier organización. Además, el 80% de los proyectos sufren retrasos y el 70% exceden el presupuesto planteado. La personalización, presente en el 90% de los proyectos, es otro de los hándicaps más importantes a los que hay que hacer frente. Finalmente, el 65% de las empresas consultadas para la realización de este estudio ha sufrido durante la implementación interrupciones o disminución de las operaciones.

1. Falta de planificación y definición de objetivos

El primer error, y probablemente uno de los más comunes, es la falta de planificación adecuada. No tener un plan detallado para la implementación del ERP puede llevar a retrasos y problemas adicionales. Cuando no planificas correctamente, corres el riesgo de que el proyecto se desvíe: que se extienda más allá del tiempo previsto, que los costes se disparen, o que al final el sistema no cubra todas las necesidades de tu empresa. Por mucho que hayas acertado en la elección de la solución de gestión empresarial que necesitas para renovar las herramientas actuales, si no planificas una hoja de ruta correcta para su implantación no obtendrás los beneficios esperados. Muchas empresas se dejan llevar por la presión de implantar un ERP en el negocio, sin tener una estrategia clara. La planificación previa es imprescindible para conocer los procesos internos propios del negocio y aprovechar el potencial del ERP.

Cómo evitarlo:

• Realiza un análisis profundo de las necesidades de tu negocio.
• Establece un cronograma realista que incluya tiempo para pruebas, ajustes y capacitación.
• Asigna a un equipo dedicado al proyecto que tenga la autoridad y los medios necesarios para llevarlo a cabo.
• Crea presupuestos que no solo incluyan los costes propios del producto y la consultoría, sino también costes referidos a la gestión del cambio y las capacitaciones.

Esto te permitirá mantener el control del proceso, evitando retrasos y sorpresas de último minuto. En resumen, una planificación sólida es la base para que la implementación sea fluida.

2. Elección incorrecta del software ERP

No todos los ERP son iguales, y tampoco lo son las necesidades de cada empresa. Un caso frecuente se da en empresas en crecimiento que eligen un sistema con capacidades limitadas, pensando en el corto plazo. El problema llega luego, cuando el negocio se expande, ya que el ERP puede no ser capaz de manejar el crecimiento de la empresa, lo que puede llevar a problemas en el futuro.

Cómo evitarlo:

• Analiza de manera exhaustiva el marco completo donde el ERP va a desempeñar sus funciones para ajustar los costes de implementación.
• Elige un proveedor de software ERP que ofrezca opciones de personalización flexibles y adecuadas a las necesidades específicas de la empresa.

3. Falta de involucramiento y resistencia al cambio

El segundo error es uno que vemos con demasiada frecuencia: no involucrar a los usuarios finales desde el principio. Si solo un pequeño grupo de personas está involucrado o aquellos que no son las personas adecuadas en la implementación del ERP, es probable que haya problemas con la adopción del sistema por parte de los empleados y los departamentos. La resistencia al cambio es otro de los factores críticos, ya que muchos empleados tienen miedo a los cambios, más aún si en ellos interviene la tecnología. Los empleados deben comprender los beneficios del software ERP y cómo su implementación mejorará los procesos empresariales.

Cómo evitarlo:

• Involucra a los usuarios desde las primeras etapas del proyecto.
• Pide su opinión sobre las funcionalidades que necesitan, realiza pruebas piloto con ellos y asegúrate de que reciban una capacitación adecuada antes del lanzamiento.
• Designa a algunos usuarios clave como «embajadores» del ERP.
• Para que esto sea posible, hay que contar con un equipo implicado en el que estén los representantes de todos los ámbitos de la empresa, y llevar a cabo una auditoría interna de sus procesos.

Así que, ya lo sabes, tener a los usuarios involucrados es esencial para una implementación exitosa.

4. Falta de capacitación

Si los empleados no están capacitados adecuadamente en cómo utilizar el nuevo ERP, es probable que haya problemas con la adopción y el rendimiento. El desconocimiento del potencial de la herramienta genera problemas con los usuarios.

Cómo evitarlo:

• Los programas de formación son imprescindibles para garantizar el éxito de la implantación del ERP en tu organización.
• Permiten la capacitación de los usuarios que utilizarán la herramienta y evitarán el rechazo de los mismos.

5. Personalización excesiva del ERP

Ajustar el ERP a procesos internos puede parecer una buena idea, pero la personalización excesiva del ERP puede ser un problema. Es fundamental revisar los procesos actuales de todas las áreas y valorar cómo adaptar y personalizar el ERP para mejorarlos con las nuevas funcionalidades. Querer introducir nuevos procesos o nuevas funcionalidades en el ERP a mitad del proyecto siempre trae problemas de acoplamiento y es una causa de desvíos en el presupuesto aprobado.

Cómo evitarlo:

• Personaliza el software ERP para satisfacer esas necesidades, pero sin excederse.
• Elige un proveedor de software ERP que ofrezca opciones de personalización flexibles y adecuadas a las necesidades específicas de la empresa.

6. Falta de integración con otros sistemas

Si el ERP no está integrado con otras aplicaciones o sistemas de la empresa, lo que puede dificultar su uso y su eficacia.

Cómo evitarlo:

• Asegurarse de que el software ERP pueda integrarse con otros sistemas.
• Realizar pruebas exhaustivas para garantizar que la integración es correcta y sin problemas.

7. Deficiente migración de datos

El proceso de migración de datos se ha vuelto cada vez más complicado. Es cada vez más común que sea preciso migrar datos entre sistemas distribuidos heterogéneos. Si una empresa decide demorar un proyecto por la complejidad de la migración está condenada a perder mucho más de lo que ganará. La opinión consensuada entre los analistas del sector es que una tercera parte de las empresas ha perdido datos durante una migración, y aproximadamente la mitad de dichas pérdidas de datos se convierte directamente en pérdidas económicas.

Cómo evitarlo:

• Planifica meticulosamente la migración de datos, asegurando la calidad e integridad de los mismos.
• Realiza copias de seguridad antes de cualquier migración importante.

8. Falta de seguridad

Si el ERP no está protegido adecuadamente, puede ser vulnerable a ataques cibernéticos y la pérdida de datos confidenciales.

Cómo evitarlo:

• Asegúrate de que el ERP implementado cuente con las medidas de seguridad adecuadas.
• Realiza auditorías de seguridad periódicas.

9. No monitorear y mantener el sistema

Una vez implementado, es importante monitorear y mantener el ERP para detectar y corregir problemas. Es importante además, controlar periódicamente las funcionalidades del ERP, para corroborar que se está sacando el máximo rendimiento del software. Y por supuesto, en este análisis continuo se deben ir realizando pruebas para ir viendo cómo el ERP se adapta a los procesos del negocio.

Cómo evitarlo:

• Establece un plan de monitoreo y mantenimiento continuo para el ERP.
• Realiza actualizaciones y parches de seguridad de forma regular.

10. Querer arrancar el proyecto antes de tiempo

Cuando no se respetan los plazos de implantación del ERP y se intenta arrancar el proyecto antes de que esté 100% operativo ocurren problemas. Por ejemplo, la Agencia Nacional de Seguridad de Medicamentos sufrió una parada de su producción debido a un error provocado por la puesta en producción (demasiado rápida) de su nuevo sistema ERP.

Cómo evitarlo:

• Respeta los plazos establecidos en el cronograma.
• Asegúrate de que el sistema esté completamente probado y operativo antes de su lanzamiento.

Ejemplos de implementaciones de ERP fallidas

En el caso de que la implantación de un ERP acabe de una forma no deseada los efectos son devastadores. Los sistemas ERP afectan de forma transversal a toda la empresa, a todos sus procesos de negocio y a todos sus trabajadores.

• Vodafone: El problema se produjo cuando varios de sus clientes no fueron migrados a la nueva plataforma, y empezaron a producirse fallos en los cobros y suspensiones de los servicios a varios de sus clientes.
• Nike: La multinacional deportiva perdió más de 100 millones de dólares en la implantación fallida de una solución para su cadena de suministros.
• Condado de Marin (California): En abril de 2005, el condado decidió contratar a Deloitte para implementar el sistema SAP. Tras dos años de desaciertos, con un gasto de 30 millones de dólares y luego de desembolsar 11 millones de dólares en concepto de consultoría, el proyecto falló.

Consejos adicionales para una implementación exitosa

La implementación de un software ERP puede ser un desafío significativo para cualquier empresa, pero con la planificación adecuada y una gestión cuidadosa del proyecto, estos desafíos pueden superarse. Aquí tienes algunos consejos adicionales:

• Formar un equipo de implementación: Designa un equipo interno encargado de liderar el proceso.
• Contar con un socio estratégico: Es totalmente crucial que el socio estratégico elegido cuente con la tecnología apropiada para afrontar el reto. Un buen socio TI y de negocio puede llevarte la contraria, pero su experiencia es invaluable.
• Implementación por fases: Divide el proceso en fases manejables y establece hitos claros para medir el progreso. No intentes hacer todo de una sola vez. Implementa el ERP por fases, comenzando con los procesos críticos y escalando poco a poco.
• Seguimiento y control: Un sistema ERP requiere que cada paso del proceso se haga de manera precisa. Y esto requiere un estrecho seguimiento de cada etapa y una sólida capacidad para poder monitorizarla.
• Asignar recursos adecuados: La implementación de un software ERP requiere tiempo, esfuerzo y recursos financieros. Es fundamental asignar recursos adecuados para la implementación del software ERP.

Al seguir estos pasos y prestar atención a los detalles durante todo el proceso, puedes aumentar significativamente las posibilidades de incorporar con éxito el ERP en tu empresa. En Precognis llevamos más de 15 años ayudando a pymes de toda España a transformar su operativa con soluciones como Sage, y hemos aprendido que el problema casi nunca es el ERP.