Principios Contables Esenciales para PYMES: Guía Completa para la Gestión Financiera

En el mundo empresarial de hoy, comprender los fundamentos contables no es solo una necesidad para los contadores, sino una habilidad esencial para cualquier empresario. La contabilidad es el lenguaje de los negocios, proporcionando una ventana clara a la salud financiera de su empresa. En este artículo desglosamos los principios básicos de la contabilidad, su importancia, y cómo pueden aplicarse para el éxito de las PYMES en España.

La contabilidad de las empresas en España se rige por 6 principios públicos que deben cumplirse. Los principios contables recogidos en el PGC (Plan General de Contabilidad) y el artículo 38 del Código de Comercio fundamentalmente son aquellos criterios de obligado cumplimiento que las empresas deben aplicar en su contabilidad con el objetivo de ofrecer una imagen fiel de sus estados financieros. Los estados financieros de cualquier empresa son públicos y se depositan obligatoriamente en el Registro Mercantil en forma de cuentas anuales para que cualquier ciudadano pueda consultarlas.

Los principios del Plan Contable son una serie de normas dirigidas a homogeneizar la forma en que las empresas contabilizan la actividad de sus negocios. Gracias a esa homogeneidad, la interpretación de la información contable se hace más fácil y coherente para cada uno de los agentes que la recibe. Los principios contables son de obligado cumplimiento para las empresas.

En orden a mostrar la imagen fiel de las pequeñas y medianas empresas se enuncian los mismos principios que en el Plan General de Contabilidad: empresa en funcionamiento, devengo, uniformidad, prudencia, no compensación e importancia relativa. Estos seis principios son de obligado cumplimiento para las empresas.

Principios Contables Fundamentales

A continuación, detallamos cada uno de los principios contables esenciales:

1. Principio de Empresa en Funcionamiento o Gestión Continuada

Este principio asume que la empresa continuará operando en un futuro previsible. La finalidad del libro contable es mostrar el estado de una empresa que no solo se encuentra activa, sino que seguirá estándolo en el futuro. Esto implica que el informe carece del propósito de comprobar el valor neto del patrimonio para su venta o liquidación. Se entiende, salvo prueba en contrario, que la gestión de la empresa continuará en un futuro previsible (más de un año) por lo que la aplicación de los principios contables no tiene el propósito de determinar cuánto vale la empresa a efectos de una posible venta o liquidación. Por tanto, la contabilidad se basa en la premisa de que no habrá una liquidación inminente. Aplicación práctica: Las cuentas anuales deben reflejar la continuidad de la empresa.

2. Principio de Devengo

Según el principio de devengo, los ingresos y los gastos de la empresa se contabilizan en el mismo momento en que se produce la transacción comercial. Es decir que el ingreso por la venta de un producto o servicio se contabiliza cuando se produce dicha venta, aunque se cobre seis meses después. Para registrar un gasto o ingreso (distinto de pago o cobro) en el libro contable, es necesario que ocurran a lo largo del ejercicio en cuestión, con independencia de su liquidación efectiva. Aplicación práctica: No se pueden trasladar ingresos de un ejercicio a otro, por no haber cobrado una factura. Los gastos también se deben imputar en el ejercicio en el que se produzcan y/o conozcan.

3. Principio de Uniformidad

Este principio implica mantener en el tiempo los criterios que se adopten para reportar. Una vez adoptado un criterio contable, debe mantenerse en el tiempo y aplicarse de manera uniforme para garantizar la comparabilidad de la información financiera, salvo que se alteren los supuestos que motivaron su elección. No obstante, puede cambiarse el criterio en el caso de que se alterasen los supuestos que motivaron su elección. Los criterios adoptados y que fueron elegidos para generar las cuentas anuales se han de mantener en el tiempo y aplicarse uniformemente. Aplicación práctica: Si una empresa decide cambiar un método de amortización o valoración de existencias, debe justificarlo en la memoria de las cuentas anuales y no puede hacerlo de forma arbitraria.

4. Principio de Prudencia

Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones de activos y pasivos a realizar en condiciones de incertidumbre. En contabilidad (como en todo) se debe ser prudente cuando se trata de hacer estimaciones y valoraciones de elementos patrimoniales en situación de incertidumbre. Pero esta prudencia no justifica que la valoración no responda a la imagen fiel que deben reflejar las cuentas anuales de una empresa. Por ello, no se contabilizan igual los beneficios que las pérdidas. Únicamente deben contabilizarse los beneficios obtenidos hasta el cierre del ejercicio. Como beneficios de la empresa, se contabilizan únicamente los que tienen efectos durante el ejercicio reportado. Por el contrario, se deberán tener en cuenta todos los riesgos, con origen en el ejercicio o en otro anterior, tan pronto sean conocidos. En tales casos se dará cumplida información en la memoria, sin perjuicio de su reflejo, cuando se haya generado un pasivo y un gasto, en otros documentos integrantes de las cuentas anuales. Si el riesgo se conoce entre la fecha de cierre de las cuentas anuales y la fecha en la que estas se formulen también debe ser tenido en cuenta.

5. Principio de No Compensación

Este principio prohíbe compensar unas cuentas con otras: no se puede compensar el activo con el pasivo ni los ingresos con los gastos de una empresa. A no ser que una norma disponga de forma expresa lo contrario, no podrán compensarse las partidas del activo y del pasivo o las de gastos e ingresos. La valoración de activo y pasivo, gastos e ingresos no se compensa, salvo que alguna norma contemple lo contrario. No se pueden compensar partidas del activo y el pasivo, ni ingresos y gastos, salvo que la normativa lo permita expresamente. Este principio hace referencia a la compensación de partidas, no a la forma en cómo se saldan las cuentas entre empresas.

6. Principio de Importancia Relativa

Este principio señala que se puede no aplicar estrictamente alguno de los principios contables que hemos visto cuando la importancia de la variación sea muy poco significativa y, por tanto, no altere la imagen fiel de la empresa. Mediante este principio se acepta la no aplicación estricta de algunos de los principios y criterios contables. Por ello, pueden agruparse partidas que no tengan un impacto significativo en los resultados con otras similares en función o naturaleza. Además, también sirve para omitir el registro de algunos movimientos de la empresa no influyentes en su funcionamiento. Es posible la no aplicación de algunos principios y criterios contables cuando se determine que la importancia en términos cuantitativos o cualitativos de la variación que tal hecho produzca es escasamente significativa y, en consecuencia, no altere la expresión de la imagen fiel.

El Plan General de Contabilidad de PYMES

Las PYMES tienen la posibilidad de aplicar el Plan General Contable, el cual les permitirá armonizar su información económica y financiera con la normativa europea. El Plan General de Contabilidad de Pymes fue aprobado en 2007 a través del Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre. Este Plan de PYMES recoge el tratamiento contable de las operaciones realizadas, con carácter general, por estas empresas y simplifica criterios de registro, valoración e información a incluir en la memoria.

El Plan General de Contabilidad de Pymes presenta una estructura idéntica al Plan General de Contabilidad, habiendo reducido sus contenidos en las operaciones que se ha valorado que los destinatarios de esta norma llevan a cabo con menor habitualidad y habiendo simplificado algunos aspectos puntuales. La imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados, como corolario de la aplicación sistemática y regular de las normas contables, sigue siendo el objetivo de las cuentas anuales de las pequeñas y medianas empresas.

El Plan General de Contabilidad de Pymes constituye el desarrollo de las normas contables que pueden ser aplicadas por ciertas empresas. Debe resaltarse el carácter voluntario de este Plan General de Contabilidad de Pymes, cuya aplicación es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 175 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, aprobado por Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, para la formulación de balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados.

Por su parte, el artículo 3 de este real decreto prohíbe la aplicación parcial del Plan General de Contabilidad de Pymes, exigiendo que se considere como un cuerpo completo, de forma que el usuario de la información financiera externa pueda ser conocedor de los criterios que subyacen en unas cuentas anuales de pequeñas y medianas empresas.

Requisitos para aplicar el Plan de Contabilidad en PYMES

El Plan General de Contabilidad para PYMES es opcional, pero puedes aplicarlo, en vez de usar la versión general, si cumples al menos dos de estos requisitos durante dos ejercicios consecutivos:

• No tener más de 50 trabajadores, como media, durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no puede superar los 4 millones de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 8 millones de euros.

En el caso de las microempresas, los criterios para aplicar el Plan General Contable cambian:

• No tener más de 10 trabajadores empleados durante el ejercicio.
• El total de las partidas del activo no debe superar el millón de euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios no debe ser mayor de 2 millones de euros.

Criterios contables específicos para microempresas:

El artículo 4 de este real decreto desarrolla este mandato, recogiendo las circunstancias que han de cumplir las empresas para que puedan optar por la aplicación de los criterios contables específicos de las microempresas.

El primer criterio específico se refiere al tratamiento contable de los acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar, estableciéndose la imputación de la cuota devengada en el acuerdo, como un gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En el momento en que se ejerza la opción de compra procederá registrar el activo por el importe satisfecho, aplicando el criterio valorativo del precio de adquisición. Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar que no tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables, contabilizarán las cuotas devengadas en el ejercicio como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias. En la memoria de las cuentas anuales, en el apartado 5. Inmovilizado material, intangible e inversiones inmobiliarias, deberá indicarse el valor razonable o valor al contado del activo calculado al inicio del arrendamiento y su vida útil estimada, las cuotas abonadas, la deuda pendiente de pago y el importe por el que se pudiese ejercer la opción de compra, si la hubiere. La información acerca de las cuotas deberá suministrarse diferenciando la parte que corresponda a la recuperación del coste del bien y la carga financiera.

El otro criterio específico se refiere al registro contable del impuesto sobre beneficios, considerándose como gasto por impuesto el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del ejercicio corriente, es decir, el gasto por impuesto sobre beneficios se hace equivalente al gasto por impuesto corriente. El gasto por impuesto sobre beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del impuesto sobre sociedades relativas al ejercicio.

Las entidades que realicen actividades no mercantiles que vengan obligadas por sus disposiciones específicas a aplicar alguna adaptación del Plan General de Contabilidad, podrán optar por aplicar los contenidos del Plan General de Contabilidad de Pymes y los criterios contables específicos para microempresas, siempre y cuando cumplan los requisitos exigidos para ello.

Estructura del Plan General Contable para PYMES

La estructura del Plan General de Contabilidad de Pymes es la misma que la del Plan General de Contabilidad. Este documento contiene la normativa contable vigente que se aplica a las empresas en España, por lo que se trata de un manual de referencia y consulta al que recurren todos los profesionales contables para aclarar sus dudas y definir procesos. La estructura del Plan General de Contabilidad de PYMES se divide en varias partes clave:

1. Marco Conceptual de la Contabilidad

Esta sección es una de las más importantes del Plan General de Contabilidad, ya que recoge los principios contables, así como las normas de contabilidad y los principales elementos de valoración a la hora de realizar las cuentas anuales. En este marco teórico, se especifican los requisitos de información y los elementos de las cuentas anuales, los criterios de registro y de valoración, además de la normativa aceptada que se debe aplicar. De todos ellos, sin duda, la principal novedad es el valor razonable, si bien su utilización en el ámbito de los instrumentos financieros queda más restringida en este Plan que en el Plan General de Contabilidad, dado que no se contempla la categoría de los activos financieros disponibles para la venta.

2. Normas de Registro y Valoración para PYMES

Se especifican los principios contables que deben aplicar las pymes en diferentes supuestos para registrar y contabilizar sus operaciones económicas y financieras. En la segunda parte, normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas, se han eliminado las normas relativas a ciertas operaciones que se han considerado como de escasa realización por estas empresas. Asimismo, se han simplificado algunos de los criterios de registro y valoración contenidos en el Plan General de Contabilidad, fundamentalmente relacionados con los instrumentos financieros. Debe también resaltarse la eliminación de la norma relativa a activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta, cuyo contenido no resulta de aplicación a las empresas usuarias del Plan General de Contabilidad de Pymes. En caso de que una empresa que aplique este Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad, con la excepción de la norma de registro y valoración de activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta, al haber considerado suficiente para estas empresas los criterios contenidos en relación con los activos que puedan ser enajenados en el Plan General de Contabilidad de PYMES.

Esta sección recoge, entre otros:

• Desarrollo de principios contables.
• Inmovilizado material e intangible.
• Inversiones inmobiliarias.
• Activos corrientes y grupos enajenables mantenidos para la venta.
• Arrendamientos y otras operaciones similares.
• Instrumentos financieros.
• Existencias.
• Moneda extranjera.
• IVA, IGIC y otros impuestos indirectos.
• Impuestos sobre beneficios.
• Ingresos por ventas y prestación de servicios.
• Provisiones y contingencias.
• Subvenciones, donaciones y legado recibidos.

3. Cuentas Anuales

Este apartado del Plan General Contable explica cómo se deben presentar los resultados que ha obtenido la pyme en su actividad económica en el Registro Mercantil. Aclara los criterios para presentar las Cuentas Anuales, con el fin de asegurarse de que se recoja una información relevante y valiosa que refleje fielmente la situación de la empresa. La tercera parte, contiene además de las normas de elaboración, los modelos de las cuentas anuales para las pequeñas y medianas empresas, que son iguales a los modelos abreviados contenidos en la tercera parte del Plan General de Contabilidad, si bien prescindiendo de las subagrupaciones, epígrafes, partidas y apartados de información en memoria relativos a las operaciones cuyo desarrollo no se inserta en el Plan General de Contabilidad de Pymes.

Los estados financieros obligatorios que deben quedar reflejados en las cuentas anuales de la empresa son:

• Balance General o de Situación.
• Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• Memoria Anual del ejercicio.

Estos documentos, que también deben seguir las líneas del Código de Comercio, muestran varios aspectos del negocio, desde el coste histórico de la empresa hasta las inversiones financieras, las deudas contraídas o el estado de cambios en el patrimonio. Cabe aclarar que las cuentas anuales se deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil, un mes después de su aprobación por parte de la junta general de la entidad. Las pequeñas y medianas empresas deberán formular el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria, que son los documentos que forman parte de sus cuentas anuales. Con el ánimo de simplificar las obligaciones contables de las empresas que no superen el tamaño exigido para obligar a someter sus cuentas anuales a auditoría, la Ley 16/2007, de 4 de julio, no exige a estas empresas la presentación del estado de flujos de efectivo.

Mención especial requiere una de las novedades de esta parte del Plan constituida por la eliminación del estado de ingresos y gastos reconocidos dada la práctica ausencia de operaciones que conllevan en el Plan General de Contabilidad la imputación de ingresos y gastos directamente al patrimonio neto. Es por ello, que se ha considerado conveniente simplificar el estado de cambios en el patrimonio neto de pequeñas y medianas empresas, que estará formado únicamente por un documento, que contempla todos los cambios en el patrimonio neto, realizados con los socios, con terceros o como una mera reclasificación de las partidas. En este documento se ha añadido específicamente la información relativa a los ingresos y gastos directamente imputados a patrimonio neto, que de acuerdo con los contenidos de este Plan serán las subvenciones, donaciones y legados concedidos a la empresa por terceros y los ingresos fiscales a distribuir. Ha de resaltarse la eliminación de los grupos 8 y 9 que reflejan los gastos e ingresos registrados directamente en el patrimonio neto, respectivamente.

4. Cuadro de Cuentas

En esta sección se detalla la información para elaborar el cuadro de cuentas, dividiéndola en una serie de grupos y subgrupos, según los hechos económicos y el tipo de datos contables que se deben registrar en cada cuenta. Cabe aclarar que cada grupo o subgrupo sirve para consolidar la información contable que se ha registrado en las cuentas o subgrupos inferiores.

5. Definiciones y Relaciones Contables

Este apartado especifica dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa, explicando la relación entre las diferentes cuentas en el momento de registrar las operaciones y los asientos. Indica, por ejemplo, qué cuentas deben colocarse en el “debe” o el “haber”, así como aquellas que son “activo” o “pasivo”.

Importancia de la Contabilidad para las PYMES

La contabilidad permite a los empresarios tomar decisiones informadas, gestionar eficazmente los recursos, cumplir con las obligaciones fiscales, y atraer inversión al proporcionar transparencia y credibilidad a la gestión financiera. Las cuentas anuales deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil para los usuarios al tomar sus decisiones económicas. La información es relevante cuando nos ayuda a evaluar hechos pasados, presentes o futuros, o bien a confirmar o corregir evaluaciones realizadas anteriormente. De igual forma las cuentas anuales deben ser comparables con el objeto de determinar la situación y rentabilidad de la empresa con relación a periodos anteriores o empresas de similares características. De igual forma la información suministrada debe ser lo más clara posible con el propósito de hacer más efectiva la toma de decisiones dentro de las empresas.

Por lo tanto, los principios contables no son solo un requisito legal. Tener la contabilidad al día es fundamental para cualquier empresa. No solo te evitará sanciones administrativas, sino que te permitirá conocer la situación de tu negocio en todo momento para que puedas tomar medidas correctivas a tiempo o aproveches nuevas oportunidades para hacerlo crecer.

Cómo Implementar los Principios Contables

• Mantenga registros detallados de todas las transacciones.
• Utilice software de contabilidad para automatizar y simplificar el proceso contable.
• Realice auditorías internas periódicas para asegurar la precisión de los registros financieros.

La responsabilidad en la firma de las cuentas anuales de una empresa es de los administradores.