Estructura y Contenido de una Consultoría Empresarial Eficaz

Los consultores industriales, especializados en organización industrial, tienen la responsabilidad de establecer y llevar a cabo un plan de trabajo que impulse la optimización de los procesos empresariales. El objetivo final es mejorar los resultados de la empresa.

Inicialmente, los consultores se dedican a comprender la situación actual de la empresa. Identifican áreas problemáticas para que, en colaboración con la empresa, puedan diseñar un plan de acción. Este plan busca mitigar el impacto de las acciones correctivas y lograr un cambio significativo en la productividad y la rentabilidad de la compañía.

Fases Clave del Proceso de Consultoría

¿Cuáles serían las fases del proceso de consultoría?

FASE I - Iniciación o Preparativos

Primer contacto, diagnóstico preliminar, planear el cometido, proponer tareas y firmar compromiso mediante contrato.

En esta primera fase del proceso de consultoría, el CLIENTE y el CONSULTOR se reúnen en torno a:

• a) Nombrar Representantes de las partes: Se definen los integrantes y se fijan las primeras reuniones.
• b) Identificar el problema: Se define la situación actual de la empresa, aspectos de mejora observados por el cliente. Se analizan pretensiones, alcance del problema y de los objetivos esperados.
• c) Redactar la declaración inicial del trabajo a realizar por el consultor: En esta se deben detallar los siguientes puntos.
  • Problema por resolver
  • Objetivos y resultados previstos
  • Información de base y de apoyo
  • Presupuesto o límite de recursos
  • Informes provisionales y definitivos
  • Aportes del cliente
  • Exclusiones
  • Restricciones
  • Contactos y direcciones
• d) Definir la estrategia y planificar las tareas:
  • Elegir la estrategia para la asignación de tareas
  • Establecer objetivos
  • Fijar Calendario
  • Definición de funciones
• e) Proponer al cliente: La propuesta debe incluir diferentes secciones como: Técnica, relativa al personal, antecedente del consultor y condiciones financieras y de otra índole. El contrato con la consultoría puede ser verbal, aunque lo recomendable es que se apruebe mediante documento escrito.

FASE II - Diagnóstico

Descubrir hechos, análisis y síntesis, examinar detalladamente el problema.

• a) Replantear problema: Se identifica el problema del cliente. Detalles, ubicación, magnitud y perspectiva cronológica.
• b) Recolectar datos: Se recopilan datos y se analizan en detalle. Información a revisar:
  • Documentos y procesos organizacionales actuales
  • Análisis cuantitativo de la información utilizando herramientas estadísticas
  • Observaciones e impresiones de primera mano a través de entrevistas informales con las partes interesadas
  • Entrevistas formales y más estructuradas con el cliente.

Usualmente sucede que se recopila una multitud de información que en muchos casos se muestra incompleta o presenta inconsistencia, por lo que la percepción inicial es bien subjetiva. Esto hace necesario que el consultor filtre esta información y para ello debe:

• Decidir qué información es necesaria y da explicación a los problemas observados.
• Identificar a la persona que recopila esta información y volver a recopilar hasta dar consistencia a la data.
• Reunir la información necesaria que permita llegar a una evaluación del problema.
• Interpretar y comprender la información en conjunto con el cliente o sus equipos.
• Identificar las prioridades que revela la información recopilada.
• Identificar las causas de los problemas en la organización.
• Compartir con el cliente y / o el equipo las impresiones que le queda a la información.

Esta segunda fase del proceso de consultoría o fase de diagnóstico demanda un tiempo considerable, ya que se trata de descubrir que está pasando, que causa el problema y como podemos solucionarlo. Luego en primera instancia se debe conocer el alcance del proyecto, en este caso, la magnitud del problema. Conocido el alcance se identifica la causa y el efecto del problema mediante la recopilación de datos. La duración del diagnóstico dependerá del tiempo y los recursos comprometidos con esta recopilación de datos, en función de la naturaleza del hallazgo, la disponibilidad de personas y herramientas informativas, el tipo de organización que se examina y varias otras variables. En resumen, se puede estar hablando de semanas o incluso meses.

FASE III - Plan de Acción

Planificar medidas, elaborar soluciones, distintas opciones, presentar al cliente propuestas de mejora y como vamos a implementar dichas mejoras.

Esta tercera fase del proceso de consultoría nos lleva a crear un plan de acción, que no es otra cosa que el resumen de las tareas a realizar por cierto número de personas, en un plazo de tiempo determinado y utilizando unos recursos asignados para conseguir el objetivo propuesto.

El plan de acción se elabora conjuntamente entre el equipo de mejora continua, asignado por la empresa, y los consultores. Es fundamental que el plan contenga la respuesta a las siguientes preguntas:

• Objetivo: ¿Qué queremos conseguir con el proyecto de mejora? Se dividen objetivos mas grandes en pasos más pequeños. «Apuntar a una gran meta en fases pequeñas hace que sea más factible lograrlo y trae ganancias al aspecto emocional».
• Personal: ¿Quién realizará/será responsable de cada una de las tareas? Se elige al profesional más capaz para cada función a desarrollar. «Evalúa las capacidades y habilidades de tu personal y poténcialas«.
• Tiempo: ¿Cuándo se realizará y cuánto tiempo se empleará? Se organizan plazos y prioridades. «Algunas acciones son más urgentes o necesarias que otras en cada etapa del negocio. Optimiza las tareas y evita demoras o retrabajos«.
• Recursos: ¿Qué recursos serán necesarios emplear en cada una de las tareas? «Maximiza los recursos de la empresa, sácale el máximo provecho».
• Comunicación: ¿Cómo lo vamos a comunicar? ¿Quién debe conocer qué? Se debe establecer flujos de información. «Procura de la comunicación sea efectiva».

FASE IV - Implementación

Contribuir a la aplicación, propuesta de ajustes, capacitación.

En esta fase del proceso de consultoría de implementación, partimos desde el plan de acción, desarrollando los siguientes puntos:

• a) Preparar condiciones requeridas para implementar cada acción acorde a los plazos establecidos: dependiendo del tipo de acción la tarea tendrá diferentes matices. Existen dos tipos de acciones, directas e indirectas. La creación de condiciones, para acciones clasificadas como directas, consiste en garantizar los recursos necesarios y la preparación del personal para su puesta en práctica y una vez que esto esté concluido implementarla. En el caso de las acciones de tipo indirecto la situación es un poco más compleja ya que prácticamente puede llevar al equipo que las ejecuta a iniciar un proceso investigativo específico con procedimientos particulares para poder llegar a precisar acciones directas.
• b) Implementar cada acción. En este punto, se deben aplicar diversas técnicas que nos ayuden a planificar y controlar los avances. El equipo debe realizar seguimiento para valorar los avances operados en la ejecución e ir corrigiendo las posibles desviaciones existentes.

FASE V - Evaluación o Término

Evaluación, informe final, establecer compromisos, planes de seguimiento, retirada.

En esta fase del proceso de consultoría se incluyen varias actividades:

• El cliente mide el desempeño del consultor durante su cometido, el enfoque adoptado, los cambios introducidos y los resultados logrados.
• Se presentan y aprueban los informes finales.
• Se establecen los compromisos mutuos.

Si existe interés en continuar la relación de colaboración, se puede negociar un acuerdo sobre el seguimiento y los contactos futuros. Una vez completadas estas actividades, el consultor se retira de la organización del cliente y la tarea o el proyecto de consultoría queda terminado de común acuerdo.

Servicios en Consultoría en Organización Industrial

Servicio prestado por una persona o personas independientes y calificadas en la edificación e investigación de problemas relacionados con política, organización, procedimientos y métodos: Recomendación de medidas apropiadas y prestación de asistencia en la aplicación de dichas recomendaciones.

Estableciendo Confianza y Seguridad con el Cliente

Para asegurar un buen trabajo, es crucial:

• El cliente por encima de todo
• No hay nada imposibles cuando se quiere
• Cumple todo lo que prometas
• Solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle mas de lo que espera
• Para el cliente tu marcas la diferencia
• Fallar en un punto significa fallar en todo
• Un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos
• El juicio sobre la calidad de servicio lo hace el cliente
• Por muy bueno que sea un servicio siempre se puede mejorar
• Cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo

Es vital organizar los servicios de consultoría de manera flexible y proactiva para que garanticen rapidez de respuesta a las demandas del mercado, así como la satisfacción con los resultados alcanzados.

Valor Agregado como Consultor

Hoy es aspiración común desarrollar servicios integrados de alto valor agregado que impulsen con efectividad demostrada los procesos de cambio empresariales y trabajar en la Estandarización y mejora continua de sus servicios.

Identidad e Imagen del Consultor

A TIEMPO CON CALIDAD Y TRASPARENCIA… SIEMPRE A SU LADO APOYANDOLE

Programa de Acción y Herramientas

El Modelo de las 7s de Athos y Pascal, que analiza los factores gerenciales principales, comprende: estructura, estrategia, sistemas, habilidades (skills), staff, estilos y valores compartidos que es lo que integra todos los demás componentes.

• El Análisis de la Cadena de Valor , que presenta Michael Porter.
• La identificación de las ARC (Areas de Resultados Clave)

En el análisis estratégico del entorno:

• En el análisis del macroentorno
• El análisis de las 5 fuerzas competitivas de Porter
• Identificación de los FCE (Factores Críticos de Éxito) del (los) negocio (s) en que se mueve la empresa.
• Formulación y análisis de los escenarios

Guía de Observación

• Descubridor de hechos: El consultor ayuda en el descubrimiento de datos relevantes y la optimización de la base de informaciones de la empresa.
• Especialista técnico: El consultor pone a disposición su saber técnico, su capacidad, su know-how y conocimiento de métodos. Si es necesario, asume distintas funciones empresariales hasta que el cliente sea capaz de asumirlas por sí mismo.
• Especialista de procedimiento (proceso): El consultor fija su atención en los métodos de trabajo sin considerar mucho los respectivos contenidos.
• Abogado: El consultor influye intensamente en los procesos de decisión del cliente sobre cambios empresariales necesarios. Se presenta como interlocutor que cumple con todas las exigencias, quizás de manera confrontativa.
• Colaborador para solucionar problemas: El consultor participa activamente en el proceso de la solución de problemas, contribuye a objetivar y presta ayuda para el desarrollo de alternativas.
• Capacitador de adultos: El consultor comprueba la necesidad de aprendizaje en el área técnica, organizadora o empresarial de la gestión o de los colaboradores de la empresa.
• Identificador de alternativas: El consultor se abstiene de influir directamente en las decisiones. En lugar de ello desarrolla alternativas, indica criterios de soluciones y decisiones, señalando las posibles consecuencias
• Reflector: El consultor intenta ampliar la base de decisión del cliente de tal manera que refleja los acontecimientos y observaciones relevantes. Se coloca en lugar del cliente y reflexiona acerca de los puntos de vista que pueden favorecerlo en determinadas circunstancias

Sistema de Recolección de Datos

Para asegurar tener el control absoluto, se utilizan:

• Analisis De Causa - Efecto (Tecnica Para Analizar Problemas)
• El Metodo De Campo - Fuerza (Tecnica Para Analizar Problemas Y Para Efectuar Cambios)
• Analisis De Costo - Beneficio (Tecnica Para Analizar Datos)
• Analisis De Pareto (Tecnica Para Analizar Problemas Y Presentar Datos)

También se utilizan: las encuestas; las entrevistas; las mesas redondas; la tormenta de cerebros; el método Delphi; los grupos nominales (combinación de la tormenta de cerebros y el Delphi); y versiones de los tres últimos como son el método 635, Philips 66 y otros.

Carta de Presentación Impactante para un Consultor de Negocios

Como consultor de negocios, es crucial tener una carta de presentación impactante para destacar tus habilidades y experiencia. Una carta bien redactada puede abrirte las puertas a oportunidades laborales y demostrar que eres el candidato ideal para el puesto.

Como consultor de negocios, he liderado proyectos de reestructuración organizativa, análisis de mercado, desarrollo de planes de negocio, optimización de procesos y gestión de cambio. Me encantaría tener la oportunidad de discutir cómo mis habilidades y experiencia pueden beneficiar a su empresa.

Tras crear un impresionante Consultor de empresas curriculum vitae, el siguiente paso es redactar una carta de presentación convincente que acompañe a tus solicitudes de empleo. Es esencial recordar que la carta de presentación debe mantener un tono formal y seguir una estructura recomendada.

Estructura de la Carta de Presentación

• Un saludo profesional, como "Estimado Sr.
• Información de contacto: Incluya su número de teléfono, dirección de correo electrónico y, opcionalmente, su dirección postal.
• Fecha: Añada la fecha en la que está escribiendo la carta de presentación.

Es importante colocar el encabezamiento en la parte superior de la carta de presentación, alineándolo a la izquierda o en el centro de la página.

• Saludo personalizado: Dirígete al responsable de contratación o al destinatario concreto de la carta de presentación por su nombre.
• Tono profesional: Mantenga un tono formal y respetuoso durante todo el saludo.
• Ortografía y título correctos: Comprueba dos veces la ortografía del nombre del destinatario y asegúrate de que utilizas el título apropiado (por ejemplo, Sr., Sra., Dr. o Profesor) si procede.

Por ejemplo, un saludo adecuado podría ser "Estimada Sra. Johnson" o "Estimado director de contratación", en función de la información disponible.

Introducción de la Carta de Presentación

La introducción de una carta de presentación debe captar la atención del lector y ofrecer un breve resumen de sus antecedentes y su interés por el puesto.

• Declaración inicial: Empiece con una frase inicial contundente que capte inmediatamente la atención del lector.
• Breve presentación: Preséntese de forma concisa y mencione el puesto específico al que opta.
• Conexión con la empresa: Demuestra tu conocimiento de la empresa u organización y establece una conexión entre tus habilidades y experiencias con su misión, valores o sector.
• Un gancho atractivo: Considere la posibilidad de incluir una o dos frases convincentes que destaquen sus puntos fuertes o las cualificaciones clave que le diferencian de otros candidatos.

Me dirijo a ustedes con entusiasmo para expresar mi interés en la posición de Consultor de Negocios dentro de su empresa. Estoy seguro de que mi experiencia y habilidades serían un gran activo para su equipo, y estoy emocionado por la oportunidad de contribuir al éxito continuo de su empresa. ¡Gracias por considerar mi solicitud!

Conclusión y Firma de la Carta de Presentación

La conclusión y la firma de una carta de presentación son la última oportunidad para dejar una impresión positiva e invitar a la acción.

• Resumen de interés: En el párrafo de conclusión, resuma su interés por el puesto y reitere su entusiasmo por la oportunidad de contribuir a la organización o escuela.
• Agradecimiento y gratitud: Exprese su agradecimiento por el tiempo y la consideración del lector al revisar su solicitud.
• Llamada a la acción: Concluya la carta de presentación con una clara llamada a la acción. Indique su disponibilidad para una entrevista o exprese su interés en seguir hablando de la oportunidad.
• Cierre de cortesía: Elija un cierre profesional y apropiado para terminar su carta de presentación, como "Atentamente", "Saludos cordiales" o "Gracias".
• Firma: Debajo del cierre de cortesía, deje espacio para su firma manuscrita. Firme con tinta utilizando un estilo legible y profesional.
• Nombre mecanografiado: Debajo de su firma, escriba su nombre completo en un tipo de letra claro y legible.

Errores Comunes al Redactar una Carta de Presentación

Al redactar una carta de presentación, es esencial presentarse de la mejor manera posible ante los posibles empleadores. Sin embargo, hay errores comunes que pueden obstaculizar sus posibilidades de causar una buena impresión. Si los conoce y los evita, se asegurará de que su carta de presentación pone de relieve sus cualificaciones y destaca entre la competencia.

Tanto si eres un profesional experimentado como si acabas de iniciar tu carrera profesional, comprender estos errores aumentará en gran medida tus posibilidades de éxito en el proceso de solicitud de empleo.

El Pitch de Empresa: Clave para Atraer Inversores

Imagina que vas de camino a una importante reunión de inversores. Se supone que durante la misma deberás presentar tu modelo de negocio y convencerlos para que te den su dinero. La suerte quiere que, como en una película de los años 80, te encuentres con el inversor más importante en el ascensor. ¿Qué haces? ¡Solo dispones de entre 30 segundos y 2 minutos para decirle algo que llame su atención y que sea absolutamente memorable!

Si toda comunicación empresarial debe cumplir con estándares de claridad y precisión altísimos, el caso del pitch es todavía más extremo. Se trata de una presentación corta en la que se debe ofrecer información relevante de una manera atractiva y comprensible. Tienes entre 3 y 5 minutos para ofrecer esa información relevante de manera atractiva.

Elementos Clave de un Pitch Exitoso

• Explica brevemente cuál es tu modelo de negocio.
• Quién está tras el proyecto y cuál es su trayectoria. Porque los inversores tienden a considerar a las personas antes que a los proyectos. De ahí que sea crucial trabajar la diapositiva en la que describe y pone en valor al equipo. Si este está formado por miembros senior, especialmente si en algún momento trabajaron en una startup, esa información es vital. Si el equipo es más junior, habrá que centrar la diapositiva en sus virtudes y habilidades.
• Inversores en cartera. Si el proyecto ya cuenta con partners estratégicos o inversores de renombre, es importante dedicarles una diapositiva que los mencione de manera relevante.
• Métricas de negocio. El discurso y el equipo son importantes, pero a los inversores les gustan los datos y estos datos se extraen de los KPIs de negocio. Es gracias a ellos que el proyecto adquiere credibilidad. Una de las métricas clave es la facturación, cuya evolución es siempre buena idea mostrar. Ver cómo un negocio crece siempre resulta una buena motivación. Otros KPIs interesantes son el coste de adquisición de clientes y su lifetime value (dinero que se obtiene de un solo cliente).

Tipos de Pitch de Empresa

Como hemos visto, un pitch de empresa debe ser corto. Además, como imaginarás, el contenido debe adecuarse al objetivo que persigue y al público al que se dirige.

• Elevator Pitch: dura entre 3 y 5 minutos, a veces se hace sin soporte visual y consiste en una presentación especialmente breve del negocio.
• Pitch Deck o Pitch para inversores: se trata de una presentación más convencional del negocio, suele incluir un soporte visual.
• Pitch de ventas o comercial: para vender de manera directa un producto o servicio a un cliente o grupo de ellos.

Datos Reales y Expectativas

Son los datos reales los que justifican las decisiones y también los que resultan atractivos a los inversores. Estos no compran, por lo general, expectativas que se sostengan sobre el aire.

Preparación para las Preguntas

Un pitch de empresa bien diseñado y bien expuesto debe dejar a tu público con ganas de saber más, lo que significa que te harán preguntas. Debes haberlas previsto y elaborado las respuestas necesarias. Al fin y al cabo, estás presentando tu negocio, así que se supone que lo sabes todo sobre él.

Como ves, diseñar un pitch de ventas es una tarea compleja que requiere concisión, conocimientos profundos del negocio y altas dosis de sentido común.