Cómo optimizar la preparación de pedidos para PYMES

La preparación de pedidos es un proceso fundamental en la gestión de almacenes, esencial para garantizar el cumplimiento puntual y preciso de los pedidos de los clientes. Es un término de gestión de almacenes que hace referencia a la recogida física de mercancías del inventario para satisfacer los pedidos de los clientes. Es una parte importante del proceso de cumplimiento de pedidos que ayuda a ahorrar tiempo y reducir costos cuando se realiza de forma eficiente. La preparación de pedidos en almacén es igual de importante para los centros de cumplimiento de comercio electrónico que para los distribuidores locales o los fabricantes independientes.

La logística de una empresa es una de las cosas más importantes que existen. Optimizar los procesos y lograr un buen mantenimiento productivo puede hacer que todas las facciones de la organización estallen en valores positivos. Cuando tienes un sistema de producción que toma ingredientes y los junta para hacer una pieza que vendes, necesitas un buen sistema de picking. El picking es un proceso que supone cerca del 70% del tiempo de producción en almacenes. Además, se necesitan hasta 4 empleados que se dedican exclusivamente a realizar esta tarea. Entonces, es necesario tener una buena estructuración en esta fase del proceso productivo.

Las pérdidas más grandes del mundo han sido evitadas mediante la organización. Además, jamás nadie ha quebrado por invertir en orden, pero muchas personas lo han hecho por no invertir. El comercio electrónico está en auge y cada vez son más las personas que se animan a comprar online. De hecho, las adquisiciones a través de plataformas digitales en España superaron los 20.000 millones de euros en el segundo trimestre de 2023, según recoge el informe elaborado por la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC). Con datos como estos, no es de extrañar que en los almacenes se desarrolle una de las tareas más importantes para garantizar el crecimiento de la empresa.

Un ámbito en el que cada vez se necesita de una mayor maquinaria, software y profesionales especialistas en el área de logística, distribución y operaciones. En cualquier centro de distribución, la etapa de preparación de pedidos es una de las más importantes. En esta se garantiza que el producto sea el correcto y que su preparación y embalaje sean los adecuados para llegar en perfectas condiciones a su destino final.

Preparación de pedidos vs. Manipulación de materiales

La preparación de pedidos no debe confundirse con la manipulación de materiales. Aunque la manipulación de materiales también implica que los operarios del taller o del almacén recojan artículos del inventario, no se considera preparación de pedidos. La manipulación de materiales, junto con sus costos asociados, forma parte del proceso de fabricación, mientras que la preparación de pedidos se asocia con el proceso de cumplimiento de pedidos -obtener mercancías de las existencias para prepararlas para su envío. Es muy común utilizar el término picking como sinónimo de preparación de pedidos, pero eso no es del todo correcto. Entendemos como picking el proceso de extraer productos de una unidad de carga (como un contenedor) que contiene más artículos de esa misma referencia y depositarlos en otra unidad de carga (un carrito de preparación de pedidos).

Beneficios de una preparación de pedidos eficiente

Una preparación de pedidos bien hecha puede tener un efecto considerable en la eficiencia de la ejecución de pedidos. Esto es tan relevante para los fabricantes como para los distribuidores. Entre sus beneficios se encuentran:

• Reducción de los costos operativos: La preparación de pedidos puede requerir mucha mano de obra y mucho tiempo, especialmente para las operaciones a gran escala. Reducir su impacto puede asegurar el éxito de una empresa.
• Mejora de la satisfacción del cliente: Una preparación de pedidos más rápida y precisa se traduce en una entrega más rápida y con menos errores.
• Escalabilidad: Un sistema de preparación de pedidos eficiente y bien implementado significa que un almacén está bien equipado para hacer frente a aumentos en las cantidades de pedidos, ya sean repentinos o incrementales.
• Mejora de la gestión de inventarios: Los procesos de preparación de pedidos suelen estar integrados con sistemas de gestión de inventarios eficaces.

Fases de la preparación de pedidos

La gestión de pedidos es un proceso clave dentro de aquellas empresas que se dedican a la comercialización de bienes de consumo. Por ello, es conveniente que conozcas bien las etapas que la componen. Las fases del picking son siempre las mismas:

1. Recepción del pedido: En el momento en que un cliente realiza un pedido, se pone en marcha la cadena para que su compra llegue al destino. El consumidor recibe un aviso (normalmente online), con la información relativa a su solicitud, que le permitirá seguir su evolución.
   • Presta atención al inventario. El stock debe estar actualizado para que no surjan confusiones con productos agotados.
   • Planifica el reabastecimiento con tu proveedor.
   • Ofrece toda la información necesaria. Genera confianza exponiendo cuáles son las condiciones de venta, las de entrega y las de devolución.
   • Utiliza un sistema de gestión de almacenes o WMS. Estos programas te ayudarán a controlar todas las operaciones del almacén.
2. Preparación de los recursos de la empresa: Al empezar la jornada, el equipo debe tener en mente cuál es el número de pedidos a ejecutar con el objetivo de administrar los recursos necesarios para poder realizar las tareas.
3. Localización de los productos del pedido (Picking): Este es el primer paso para la preparación del pedido, también conocido como picking. En él, se buscan y recogen los productos del almacén para proceder al embalaje.
   • El sistema de gestión de almacenes o WMS te ayudará a evitar errores al producir listas de selección de manera automática.
   • En caso de contar con un almacén grande, asegúrate de que este proceso sea lo más eficiente y rápido posible.
4. Organización del recorrido en el almacén: Los recorridos y desplazamientos es el proceso al cual se destina más tiempo y recursos, siempre y cuando se emplee el criterio “producto a hombre”.
5. Recogida o extracción de la mercancía: Es donde se producen la mayoría de errores en los procesos de picking.
6. Embalaje del pedido: Cuando ya están localizados todos los productos a enviar, se procede a su empaquetado o packing. Además de preparar los paquetes de manera rápida, hay que hacerlo con los embalajes que mejor se ajusten al pedido.
   • Ten a mano todos los productos necesarios para la preparación de pedidos.
   • Asegúrate que el puesto de trabajo es cómodo a la hora de embalar.
   • Utiliza embalajes automontables para agilizar el proceso.
   • Evita los espacios vacíos en el interior de las cajas.
   • Piensa en la experiencia del unboxing, que el paquete sea fácil de abrir y que la presentación resulte atractiva.
   • Sé EcoResponsable, evita el sobreembalaje e intenta que todo el empaquetado sea monomaterial.
7. Comprobación final: Ya está todo listo para ser enviado.
8. Envío del pedido: Una vez preparado, debes enviar una confirmación al destinatario del momento de envío y entregar el paquete a la agencia de transportes para que lo lleven a su destinatario a tiempo.
   • Calcula el peso volumétrico para optimizar el coste de facturación del envío.
   • Si mandas por correo electrónico un cuestionario de satisfacción del cliente unos días después, podrás conocer las opiniones de los usuarios para tenerlas en cuenta en los siguientes pedidos.
9. Entrega del pedido: Es el momento clave para garantizar la experiencia óptima del cliente, que espera que se cumplan los plazos y el paquete llegue en perfecto estado. Es determinante la confianza en la empresa de transporte contratada.
   • Ofrece diferentes modos de transporte y entrega. Pueden ser a domicilio con transportistas, puntos de recogida, Micro-Hubs urbanos o recogidas en coche.
   • Comprueba que los clientes acceden a un seguimiento a tiempo real de sus pedidos.
   • Intenta que la entrega en la última milla sea lo más ecológica posible, ya que se trata del tramo más contaminante.
   • Ofrece un servicio de entrega en 48 horas en los casos más urgentes.
10. Gestión de devoluciones: Aunque puede parecer que con el apartado anterior ya estaría terminada la gestión de un pedido, no debes olvidar la opción de que el cliente pueda devolver los productos.
    • Desarrolla una política de devoluciones clara, informando de los plazos, motivos y condiciones.
    • Emplea embalajes reutilizables y de ida y vuelta para facilitar las devoluciones.

Métodos de preparación de pedidos

Existen varios métodos de preparación de pedidos de eficacia probada entre los que elegir, en función de la disposición del almacén, la magnitud de la operación, el tipo de productos que comercializa la empresa, etc. Los métodos para la preparación de pedidos son muy diversos y su uso depende del contexto de cada empresa.

• Preparación de pedidos individuales (picking discreto o pedido a pedido): Es el método de preparación de pedidos más sencillo. El/la operario/a acude al almacén a recoger todos los productos que figuran en la lista del pedido. Una vez finaliza este, puede ponerse con el siguiente envío.
• Preparación de pedidos por lotes (picking en grupo): Este método hace hincapié en la realización de pedidos similares o idénticos a la vez, y/o en la preparación de SKU idénticas para pedidos algo diferentes al mismo tiempo. Se divide en dos etapas: primero el operario busca todos los productos y los agrupa en la zona de picking. Por ejemplo, imagina que hay varias personas que se han comprado una aspiradora de la empresa para la que trabajas. Con este sistema podrás llevar todas las aspiradoras al punto de embalaje para, posteriormente, empacar cada una para el pedido correspondiente.
• Preparación de pedidos por grupos: Al igual que la preparación de pedidos por lotes, la preparación de pedidos por grupos consiste en preparar una referencia para varios pedidos a la vez. Sin embargo, las mercancías preparadas se colocan en contenedores que el operario lleva consigo, por ejemplo, en un carro de recolección (picking cart).
• Preparación por zonas (pedido por zonas): El almacén se divide en zonas y a cada zona se le asignan sus propios preparadores. Si el pedido de un cliente consta de artículos repartidos por muchas zonas, los distintos preparadores sólo recogerán los artículos de sus zonas correspondientes y los llevarán al área de preparación. A continuación, el pedido se clasifica y finaliza. Cada trabajador/a tendrá asignada un área y desempeñará sus funciones en la misma.
• Preparar y pasar: Es esencialmente una combinación de preparación por zonas y preparación por grupos. Como en la preparación por zonas, el almacén se divide en sectores. Y al igual que en la preparación por grupos, los artículos se clasifican en ubicaciones o contenedores mientras se recogen. Una vez que se han recogido todos los artículos de un pedido en una zona, el contenedor se pasa al siguiente preparador de la siguiente zona.
• Preparación de pedidos por oleadas: Es también un método de preparación de pedidos combinado. Es un cruce entre la preparación por zonas y la preparación por lotes.
• Preparación de palés: Cobra relevancia cuando un grupo de artículos, como un lote de productos o mercancías agrupadas, se embalan y se colocan en un palé individual en un almacén. Cuando llega un pedido para el paquete, el palé completo de mercancías se traslada al área de envío para su cumplimiento.
• Preparación de piezas: Se refiere a cualquier tipo de preparación en el que se recoge un artículo cada vez. Cualquiera de los métodos de preparación de pedidos antes mencionados puede emplear la preparación de pedidos por piezas.
• Cross-docking: Los productos se agrupan en unidades de carga (por ejemplo, palets, cajas o contenedores) que facilitan su manipulación y traslado a lo largo de las etapas de la cadena de suministro.
• Producto a hombre: Es el criterio por excelencia de los almacenes automáticos.

¿Cómo influyen los distintos métodos de preparación de pedidos en el ROI de las PYME? Los distintos métodos de preparación de pedidos afectan al ROI (retorno sobre la inversión) al variar el equilibrio entre la eficiencia operativa y los costos de mano de obra. Por ejemplo, la preparación de pedidos individual es menos eficiente para grandes volúmenes, pero minimiza los errores, mientras que la preparación de pedidos por lotes o grupo mejora el ROI al reducir el tiempo de desplazamiento y aumentar el rendimiento, lo que resulta ideal para grandes volúmenes de pedidos. El método elegido debe ajustarse a la escala operativa y al volumen de pedidos de la empresa para maximizar los beneficios financieros.

Sistemas automatizados de preparación de pedidos

Además de la preparación manual de pedidos, los sistemas automatizados de preparación de pedidos son formas potenciales de aumentar aún más la eficacia de la preparación de pedidos. Pueden emplearse en cualquier tipo de instalación de fabricación o distribución. Sin embargo, como presuponen algún tipo de equipo o instalación especializados, quizá sean más rentables para operaciones de mayor tamaño o con mayores volúmenes de pedidos y mayor complejidad de SKU.

• Sistemas pick-to-light: Utilizan luces LED instaladas en estanterías y estantes del almacén para proporcionar señales visuales que guíen a los preparadores de pedidos a las ubicaciones de almacenamiento correctas. Este sistema también necesita la integración de un sistema de códigos de barras. Este método puede aumentar significativamente la eficacia de la preparación de pedidos y reducir las tasas de error y la carga de trabajo de los preparadores.
• Sistemas de preparación por voz (voice picking): Implican el uso de dispositivos portátiles o radios bidireccionales que permiten al preparador comunicarse o recibir instrucciones por voz de un administrador. El operario recibe instrucciones sobre dónde ir y qué recoger a través de los auriculares. La preparación de pedidos por voz mejora la multitarea y reduce la probabilidad de errores de preparación.
• Sistemas de cintas transportadoras: Son recorridos automatizados que transportan artículos de un punto a otro del almacén. Cuando se integran con sistemas de clasificación automática, pueden agilizar todo el proceso de preparación de pedidos transportando y clasificando automáticamente los artículos en función del destino, la prioridad del pedido u otros criterios. Estos sistemas son especialmente eficaces en operaciones a gran escala en las que las mercancías deben desplazarse rápidamente o a grandes distancias dentro de un almacén o centro de distribución.
• Sistemas basados en escáneres: Utilizan escáneres de códigos de barras o RFID para mejorar la precisión y la eficacia del proceso de preparación. Los operarios utilizan escáneres de mano para escanear los artículos a medida que los recogen, lo que envía datos al sistema de gestión de inventario en tiempo real. Estos datos pueden ayudar a mantener el inventario optimizado, reducir errores y proporcionar información sobre las operaciones del almacén.

Indicadores clave de rendimiento (KPI) en la preparación de pedidos

La trazabilidad es tan importante en la gestión de almacenes como en la de producción e inventarios. Sin conocer el rendimiento de un método de preparación de pedidos, no hay forma de medir con precisión la eficiencia de la preparación. Los sistemas de gestión de almacenes (SGA), como los módulos Supply Chain Analytics y Labor Management de Easy WMS, permiten configurar indicadores (KPI) para medir el rendimiento del almacén. De ese modo, podemos encontrar ineficiencias que entorpecen las operativas y nos impiden disponer de un almacén optimizado.

• Precisión de la preparación: Mide la tasa de error del proceso de preparación antes del envío. Se calcula dividiendo el número de pedidos preparados correctamente por el número total de pedidos preparados. Los errores en la preparación de pedidos existen. Lo importante es reducirlos al máximo a fin de minimizar sus consecuencias, ahorrar costes y mejorar la imagen de la compañía. El error más común suele estar relacionado con errores en la cantidad de productos enviados o al enviar un producto no solicitado.
• Tiempo de ciclo de pedido interno: Este KPI mide el tiempo promedio que se tarda en completar el proceso de preparación desde que la orden entra en el almacén hasta que el pedido se completa y sale por el muelle de carga. Otra versión de este KPI es el de unidades preparadas por hora (UPH).
• Costo por preparación: Calcula el costo promedio asociado a la preparación de cada artículo o pedido. Este KPI es útil para comprender el impacto financiero del proceso de preparación e identificar oportunidades de ahorro de costos.

Además de los KPI anteriores, también puede ser conveniente combinar las métricas centradas en la preparación de pedidos con otros KPI de gestión de inventario y cumplimiento, como el tiempo de desplazamiento, el índice de cumplimiento, el índice de rotación, etc.

Consejos para optimizar la preparación de pedidos en tu PYME

Si bien, esto puede solucionar muchas de las carencias en una empresa que tiene su materia prima en almacenes, no se puede implementar sin seguir un reglamento.

• Implemente un método de preparación de pedidos adecuado: Elegir el método de preparación de pedidos adecuado es crucial en función del tamaño de su empresa, la variedad de referencias y el volumen de pedidos. Para las operaciones más pequeñas, métodos como la preparación de pedidos individuales o la preparación por lotes pueden ser especialmente eficaces.
• Controle la eficiencia de la preparación de pedidos con indicadores clave de rendimiento - KPI: La supervisión periódica de los indicadores clave de rendimiento, como la precisión de la preparación, los pedidos preparados por hora y el tiempo de ciclo de los pedidos, puede proporcionar información sobre la eficiencia de su proceso de preparación.
• Optimice la distribución del almacén y del área de almacenamiento: Diseñe la distribución de su almacén para minimizar el tiempo de desplazamiento entre los artículos que se recogen con más frecuencia y asegúrese de que los productos más populares sean fácilmente accesibles. Considere la posibilidad de zonificar o añadir rutas estratégicas de preparación de pedidos. El layout de un almacén está sujeto al número de pedidos que se preparen a diario y a la diversidad de las referencias.
• Invierta en equipos de almacén: Invierta en equipos de almacén de calidad, como carros de preparación ergonómicos, montacargas, escaleras o estanterías ajustables para mejorar la velocidad y precisión de sus operaciones de almacenamiento y preparación. Las transpaletas te servirán para organizar y distribuir tus productos en el almacén para que cuando lleguen los pedidos todo esté en orden. Los carros multiusos son ideales para transportar durante el picking los diferentes productos distribuidos en distintos lugares del almacén. Las cajas con asas son cómodas para las entregas ya que simplifican el manejo manual de la mercancía.
• Implemente un sistema de gestión de almacenes (WMS por sus siglas en inglés): Un WMS puede mejorar drásticamente la eficiencia en la preparación de pedidos automatizando muchos aspectos de la gestión del almacén, desde el seguimiento del inventario hasta la generación de listas de preparación óptimas. La gestión automática y digital de toda la documentación es una de las grandes ventajas que ofrece un SGA como Easy WMS que, por ejemplo, es capaz de crear automáticamente las picking lists. La mejor forma de que toda esta información se maneje de manera unificada es hacerlo desde un solo software. La cuestión es que toda esa información debería estar actualizada en tiempo real para que en cada departamento de la empresa se puedan tomar las decisiones adecuadas. MRPeasy ofrece un potente sistema de gestión de almacenes que mejora significativamente la eficiencia del inventario y del almacén. Diseñado específicamente para pequeñas empresas y distribuidores, MRPeasy facilita el seguimiento detallado de todos los movimientos de inventario y ayuda en la organización del almacén. En el mercado de las tecnologías logísticas existen distintos sistemas de preparación de pedidos integrados a los Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA) o Warehouse Management System (WMS), que son Sistemas de Información Logística (SIL).
  • Ejemplos de implementación de WMS:
    • Privalia: Es un outlet de venta online que utiliza el método de preparación de pedidos cross-docking de la mano con el sistema de preparación de pedidos Easy WMS de Mecalux en uno de sus centros logísticos de España.
    • Amazon: Debido a la magnitud de esta compañía y a su filosofía de innovación tecnológica, en los centros logísticos de Amazon se emplea el método de preparación de pedidos producto-hombre, esto a través de robots autónomos que se encargan del transporte interno de las mercancías. En cuanto al sistema de preparación de pedidos, este fue diseñado in-company.
• Planificación previa: Es esencial para gestionar y asignar los recursos disponibles.
• Envase y embalaje: Hace referencia al contenedor que se utiliza para alojar temporalmente el producto y/o productos de los que se ha hecho picking. Los bultos que pertenecen al mismo pedido deben estar juntos durante la preparación del pedido. Es habitual agrupar en la zona de expedición los envíos que se cargan en el mismo camión cuando en la misma ruta hay varias entregas. Debemos realizar también una previsión de stock adecuada para que los pedidos se puedan servir.

Implementar un sistema de gestión de almacenes (como Easy WMS de Mecalux) es indispensable para alcanzar una preparación de pedidos eficiente. La gestión de los procesos, recursos y documentos que participan durante la preparación de pedidos son más eficientes bajo el control y la supervisión de un sistema de gestión de almacenes.