Preparación de la Documentación Fiscal para una Startup: Guía Completa en España

En el dinámico mundo de las startups, la gestión fiscal puede ser determinante para su éxito y crecimiento. Constituir una startup significa crear una empresa como su entidad jurídica propia, independiente de sus propietarios. Su objetivo principal es dar respuesta a una necesidad concreta del mercado y crecer rápidamente.

En el marco jurídico español, estas empresas se encuentran reguladas en La Ley 28/2022, de 21 de diciembre, de fomento del ecosistema de las empresas emergentes, también conocida como Ley de Startups. Esta normativa establece los criterios y condiciones que deben cumplir las empresas para ser reconocidas como startups y poder beneficiarse así de las medidas de apoyo específicas contempladas por la ley.

Ventajas de Constituir tu Startup

Constituir tu startup puede ofrecerte beneficios sustanciales. Estas son las principales razones por las que constituir tu startup puede ser una decisión inteligente:

• Responsabilidad limitada: Una de las ventajas principales es que se separan los bienes personales de los empresariales. Si la empresa contrae deudas o se enfrenta a problemas legales, tus bienes personales, como tu casa y tus ahorros, suelen estar protegidos.
• Acceso a capital: La constitución puede permitir a tu empresa recaudar dinero con más facilidad. Es más probable que los inversores destinen su dinero a una sociedad que a un particular.
• Transferencia más sencilla de la titularidad: A las empresas constituidas les resulta más fácil cambiar la titularidad o incorporar copropietarios, puesto que la estructura societaria permite emitir acciones.
• Ventajas fiscales: La constitución puede favorecer la tributación de los ingresos de una empresa.
• Longevidad: Una sociedad persiste al fallecimiento o cese del propietario, lo que facilita la subsistencia del negocio.
• Estructura oficial: Una sociedad tiene una estructura orgánica establecida, que suele incluir una junta directiva. Esto puede simplificar la gobernanza y la toma de decisiones.
• Ventajas para los empleados: Es más fácil para las empresas constituidas establecer fondos para la jubilación, opciones sobre acciones y otras gratificaciones para los empleados.

Desafíos a Considerar Antes de Constituirte

Aunque la mayoría de las empresas encuentran relativamente sencillo constituir y consolidar su presencia como una entidad jurídica, la constitución puede plantear desafíos. Estos son algunos de los obstáculos más habituales:

• Costes iniciales: La constitución de una startup requiere el pago de comisiones de presentación de documentos y, potencialmente, la búsqueda de asesoramiento legal, lo que puede suponer una carga financiera para una nueva empresa.
• Papeleo: La constitución conlleva mucho papeleo y tareas administrativas, como presentar las escrituras de constitución y lidiar con los constantes informes de cumplimiento de la normativa.
• Complejidad fiscal: Aunque la constitución tiene muchas ventajas fiscales, el proceso también impone requisitos más complicados para la declaración de impuestos. Para esto a menudo hay que contratar a un contable, lo que supone costes operativos adicionales.
• Normativa: Las sociedades están sujetas a diferentes normativas locales, estatales y federales. El cumplimiento de la normativa puede requerir mucho tiempo y, si se gestiona mal, puede derivar en sanciones o problemas legales.
• Doble imposición: En algunos tipos de sociedades, los beneficios pueden gravarse a nivel corporativo y también a nivel individual, cuando se distribuyen entre los accionistas. Esto puede provocar una doble imposición.

Tipos de Estructuras Societarias en España

Lo primero que tienes que decidir es el tipo de estructura societaria más conveniente para tu startup. En España, lo más habitual es recurrir a la Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL) o a la Sociedad Anónima (SA), siendo la SL la forma jurídica más elegida por su flexibilidad y protección del patrimonio personal. Cada una tiene sus requisitos legales, ventajas e inconvenientes. La opción más conveniente para tu startup depende de diferentes factores, como los objetivos, el número de propietarios y la situación financiera.

La Ley de Startups en España busca apoyar a aquellas empresas que basan su modelo de negocio en la innovación y el crecimiento escalable. Para acogerte a los beneficios de esta ley, tu empresa necesita estar certificada como una empresa emergente. Los requisitos para ser considerada una startup bajo la Ley 28/2022 incluyen:

• Debe ser de nueva creación, no deben haber pasado más de 5 años desde su inscripción en el Registro Mercantil o de Cooperativas.
• Al menos el 60% de los trabajadores deben tener contrato laboral español.
• Proyecto innovador y escalable.

Diferencias entre Estatutos Sociales y Pacto de Socios

En el proceso de constitución, es fundamental distinguir entre dos documentos clave:

Tanto los estatutos sociales como el pacto de socios son documentos que despliegan efectos legales, de ahí que lo más aconsejable sea contar con expertos en la materia a la hora de abordar su redacción.

Guía Paso a Paso para Constituir tu Startup en España

Constituir una empresa es un hito importante para cualquier empresa y repercute significativamente en la operatividad, la recaudación de fondos y la expansión. Aquí tienes una guía rápida del proceso:

1. Escoger y Registrar el Nombre de la Empresa

Para operar en el mercado cualquier empresa debe tener un nombre que la identifique y la diferencie del resto. El primer paso para poder registrar el nombre de manera oficial es obtener del Registro Mercantil Central un documento que acredita que ninguna otra entidad está utilizando el nombre elegido. En este caso, el interesado debe proponer tres alternativas de denominación.

El documento no solo acredita que no hay ninguna empresa con el nombre elegido, sino que reserva la denominación indicada para que se pueda hacer su registro. Este certificado tiene una validez de seis meses. Para agilizar los trámites ten en cuenta:

• La denominación elegida debe ser clara, distintiva y no inducir a error sobre la naturaleza o actividad de la sociedad.
• No puede ser idéntica o muy similar a una marca ya registrada.
• El Registro Mercantil Central cuenta con una bolsa de denominaciones disponibles para agilizar el proceso.

2. Elaborar el Contrato de Sociedad (Pacto de Socios)

El pacto de socios o contrato de sociedad es el documento que establece las reglas de funcionamiento de la empresa y la relación entre todos los involucrados. Define los derechos y obligaciones de cada socio a fin de evitar futuros conflictos, asegurando que el proyecto se pueda llevar a cabo de manera armoniosa. Es importante porque:

• Define los roles, responsabilidades y aportaciones de cada socio.
• Anticipa y resuelve posibles desacuerdos futuros.
• Protege la inversión al establecer las condiciones de entrada y salida de los inversores.
• Define los mecanismos de toma de decisiones importantes.

3. Redactar los Estatutos Sociales

Cuando se trata de cómo crear una startup, esta suele revestir forma mercantil. Lo más habitual es recurrir a la Sociedad de Responsabilidad Limitada o a la Sociedad Anónima y, para la constitución de este tipo de entidades, la legislación exige que se redacten unos estatutos sociales. Los estatutos son un documento legal que regula el funcionamiento interno de la sociedad. Son públicos y deben inscribirse obligatoriamente en el Registro Mercantil.

4. Abrir una Cuenta Bancaria para la Sociedad

Para poder operar en el mercado la startup debe tener una cuenta bancaria abierta exclusivamente a su nombre. La realización de este trámite exige la presentación en el banco del certificado negativo de denominación expedido por el Registro Mercantil Central. En este momento también se deposita en la cuenta el capital social mínimo inicial, cuyo importe varía en función del tipo de forma mercantil escogida. Desde que entró en vigor la Ley Crea y Crece, basta con tener depositado un euro en esa cuenta bancaria para poder poner la empresa en marcha para las Sociedades de Responsabilidad Limitada.

5. Otorgar Escritura Pública de Constitución

La escritura pública es un documento oficial otorgado por un notario, que recoge de forma fehaciente la voluntad de los socios de constituir una sociedad mercantil. Sería algo así como el acta de nacimiento de la startup. Otorgar escritura pública es una formalidad legal sin la que la entidad no puede existir y adquirir la personalidad jurídica que necesita para operar en el mercado.

6. Obtener el NIF

El Número de Identificación Fiscal (NIF) es el número que identifica a las personas jurídicas en todas sus gestiones administrativas y fiscales. Es esencial para emitir facturas, firmar contratos y presentar declaraciones de impuestos. En el mes siguiente a la constitución de la empresa (de otorgar la escritura pública) se solicita en Hacienda un NIF que tiene carácter provisional. La solicitud se hace a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria, cumplimentando el modelo 036.

7. Inscripción en el Registro Mercantil

Una vez que la empresa está legalmente constituida, se presenta la escritura pública de constitución en el Registro Mercantil para que este proceda a su inscripción. Tras la inscripción, la entidad adquiere personalidad jurídica propia y ya está lista para operar en el mercado. Una vez hecho este trámite, hay que presentar un nuevo modelo 036 en Hacienda para solicitar el NIF definitivo.

8. Alta en el IAE y Seguridad Social

Deberás darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE) y registrar la empresa como empleadora en la Tesorería General de la Seguridad Social, así como en el Centro de Trabajo correspondiente.

Certificación como Empresa Emergente (Startup)

Para acogerte a los beneficios de la Ley de Startups en España, tu empresa necesita estar certificada como una empresa emergente. Puedes presentar la solicitud electrónicamente y debes cumplir con criterios de carácter innovador y escalabilidad.

Si tu empresa tiene un préstamo o póliza de crédito vigente y sin impagos con ENISA de los últimos tres años, el proceso de certificación es muy rápido. ENISA considera que ya se ha evaluado previamente el carácter innovador y el emprendimiento escalable. Si no existe un préstamo reciente con ENISA, se debe cumplir algún criterio objetivo para demostrar el carácter innovador.

Una vez certificada, tu empresa podrá disfrutar de diversos beneficios ofrecidos por la Ley de Startups, como incentivos fiscales y facilidades para visados. Es importante llevar un seguimiento adecuado para mantener los beneficios de la startup, manteniendo al día la documentación de carácter innovador y escalable.

Planificación Fiscal: Clave para el Éxito

La planificación fiscal es un aspecto crucial para el éxito de cualquier empresa. Se refiere al proceso de organizar las actividades de tu empresa para minimizar la carga tributaria de manera legal, optimizando los recursos y aprovechando los beneficios fiscales que ofrece la normativa vigente. El principal objetivo de la planificación fiscal es mejorar la situación económica del negocio.

Una planificación fiscal efectiva requiere de un análisis detallado y una estrategia adaptada a las características de cada negocio. En el caso de las startups, contar con asesoramiento especializado es esencial. Sara Correyero, fundadora de Yenai Space, subraya la importancia de “contar con un sistema de registro constante y preciso” para reducir errores que puedan dar lugar a sanciones o pagos innecesarios.

Estrategias para Minimizar Impuestos al Iniciar tu Negocio

Al iniciar tu negocio en España, existen varias estrategias que puedes utilizar para minimizar tu carga fiscal y optimizar tus resultados financieros:

• Aprovecha las Deducciones Fiscales Disponibles: Investiga las deducciones fiscales disponibles para startups en España y asegúrate de aprovecharlas al máximo. Esto puede incluir deducciones por inversión en activos, contratación de personal o gastos de formación.
• Utiliza el Régimen de Estimación Objetiva: Si eres autónomo y tu startup cumple con ciertos criterios, puedes optar por el régimen de estimación objetiva (módulos) para calcular tus impuestos de manera más sencilla y beneficiarse de una tributación más favorable en algunos casos.
• Considera la Internacionalización: Explora la posibilidad de expandir tu negocio a nivel internacional para aprovechar ventajas fiscales en otros países.
• Consulta con un Asesor Fiscal: Busca asesoramiento profesional de un experto en fiscalidad empresarial para obtener recomendaciones específicas y personalizadas para tu startup.

Deducciones, Bonificaciones y Beneficios Fiscales Específicos para Startups

Las startups pueden beneficiarse de diversas deducciones, bonificaciones y beneficios fiscales diseñados para fomentar la innovación y el crecimiento en el ecosistema empresarial español. Estas opciones pueden reducir significativamente la carga fiscal y liberar recursos para reinvertir en la empresa.

Deducciones por Investigación y Desarrollo (I+D)

Una de las deducciones más importantes para las startups es la que se aplica a los gastos en Investigación y Desarrollo (I+D). Según el artículo 35 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, las empresas pueden deducir hasta un 25% de los gastos incurridos en actividades de I+D. Esto incluye salarios de personal dedicado a proyectos de investigación, materiales y servicios contratados.

Deducciones por Creación de Empleo

Las startups que generan empleo también pueden beneficiarse de deducciones fiscales. La Ley de Emprendedores (Ley 14/2013) establece una deducción del 50% de las cuotas de la Seguridad Social durante el primer año de contrato para los nuevos empleos creados.

Bonificaciones a la Seguridad Social

Las startups pueden beneficiarse de bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social para los empleados dedicados a actividades de I+D. Según el Real Decreto 475/2014, estas bonificaciones pueden alcanzar hasta el 40% de las cuotas empresariales a la Seguridad Social por contingencias comunes.

Inversores Individuales y Corporativos

Los inversores individuales y corporativos que apoyen financieramente a startups podrán beneficiarse de una deducción del 30% en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o en el Impuesto sobre Sociedades (IS).

Devolución del IVA Soportado

Las startups tienen la posibilidad de solicitar la devolución del IVA soportado en aquellas compras que hayan realizado antes de iniciar la actividad comercial. Este beneficio les proporciona liquidez inicial al recuperar parte de los gastos realizados previamente.

Planificación de Pagos de Impuestos Trimestrales y Anuales

La gestión de los pagos de impuestos es una tarea crucial para cualquier startup. Mantenerse al día con las obligaciones fiscales trimestrales y anuales evita sanciones y garantiza una buena salud financiera. El aplazamiento o fraccionamiento de dichos pagos puede ser un recurso interesante en algunas situaciones, ya que puede suponer una fuente de autofinanciación con tipos de interés más bajos que los que se estén ofreciendo en el mercado.

Pagos Fraccionados del Impuesto sobre Sociedades

El Impuesto sobre Sociedades debe pagarse en tres pagos fraccionados a lo largo del año fiscal (abril, octubre y diciembre). Según el artículo 40 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, los emprendedores deben calcular y pagar estos pagos fraccionados en función de los beneficios obtenidos durante el año.

IVA Trimestral

Las startups que operan con IVA deben presentar y pagar sus declaraciones trimestrales. Es esencial llevar un control riguroso de las facturas emitidas y recibidas para calcular correctamente el IVA a pagar o a devolver. La normativa del IVA se recoge en la Ley 37/1992, donde se especifican los plazos y procedimientos para la liquidación trimestral del IVA.

Estrategias para la Gestión de Pérdidas y Ganancias

La gestión adecuada de las pérdidas y ganancias es esencial para la estabilidad financiera de una startup. Existen varias estrategias fiscales que pueden ayudar a manejar estos aspectos de manera eficiente.

Compensación de Pérdidas

Una de las estrategias más efectivas es la compensación de pérdidas fiscales. Según el artículo 26 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades, las pérdidas de un ejercicio pueden compensarse con los beneficios de los ejercicios siguientes, durante un período de hasta 15 años. Esto permite a las startups que enfrenten pérdidas iniciales minorar sus futuras cuotas fiscales cuando el negocio esté consolidado.

Provisión para Insolvencias

Las startups pueden crear provisiones para insolvencias, es decir, reservar fondos para cubrir deudas incobrables. Esta provisión es deducible fiscalmente y está regulada por el artículo 13 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Mantener una provisión para insolvencias adecuada ayuda a gestionar riesgos y evita sorpresas desagradables en el futuro.

La planificación fiscal es una herramienta esencial para cualquier empresa que desee optimizar su carga tributaria y maximizar la rentabilidad de su negocio. Si todavía no has revisado tu planificación fiscal, es recomendable que consultes con un asesor fiscal especializado para asegurarte de que estás tomando las decisiones más acertadas para tu negocio.

Mejores Prácticas para Constituir una Startup

Constituir una startup conlleva algo más que cumplir protocolos legales. Ten en cuenta estas mejores prácticas para sacar el máximo partido y gestionar la escalabilidad y los riesgos.

• Planifica bien: La gestión del tiempo puede repercutir significativamente en tus obligaciones y responsabilidades fiscales. Si es posible, haz la constitución al final de un año natural para evitar complicaciones innecesarias.
• Consulta a asesores profesionales: Incluso con la planificación más minuciosa y el análisis más diligente, pueden surgir problemas. Colaborar con asesores jurídicos y financieros especializados en startups puede ayudarte a evitar errores caros.
• Elige el estado correcto: Constituir una startup en un estado como Delaware puede aportar ventajas en términos de familiaridad de los inversores, precedentes legales y flexibilidad. Puedes hacerlo aunque tu empresa no opere allí. Más del 66 % de las empresas de la lista Fortune 500 está constituido en Delaware, según la División de Sociedades del estado. Sin embargo, esto puede entrañar más costes y papeleo.
• Gestiona los conflictos con anticipación: Redacta un acuerdo de fundadores en el que se prevean las consecuencias ante posibles desavenencias o el cese de un fundador. Así puedes minimizar el riesgo y evitar batallas legales complicadas en un futuro.
• Optimiza las ventajas fiscales: Las distintas estructuras societarias tienen implicaciones fiscales diferentes. Por ejemplo, las sociedades de tipo S permiten desgravar los impuestos directamente en las declaraciones fiscales individuales, lo que puede reducir la carga impositiva. Sin embargo, tienen restricciones en cuanto al número de accionistas y los tipos de acciones que se pueden emitir.
• Documenta todo: Conserva registros exhaustivos de todo, desde los contratos laborales hasta las actas de la junta. Esto facilita la diligencia debida a los futuros inversores y suele ser un requisito legal.
• Presta atención a los plazos legales: El incumplimiento de un plazo de presentación puede acarrear sanciones y, en casos extremos, la disolución de tu empresa. Usa recordatorios y considera la posibilidad de utilizar un software para el cumplimiento de la normativa.
• Protege los derechos de propiedad intelectual con anticipación: Solicita patentes, derechos de autor o marcas comerciales lo antes posible para proteger tus activos. De esta forma, tu empresa puede resultar más atractiva para los posibles inversores.
• Planifica la protección de datos: Implementa medidas integrales de seguridad de los datos desde el principio. Esto ofrece protección tanto para ti como para tus clientes, y puede ser un reclamo para posibles inversores.