Plataforma PYMES y el Cumplimiento de sus Estatutos y Obligaciones

Pyme es el acrónimo para Pequeña y Mediana Empresa. Esta definición está basada en el volumen de ingresos, valor del patrimonio y número de trabajadores que pueda tener la empresa. Todas las Pymes, independientemente del grupo en que se encuentren, tienen una serie de obligaciones. Así que, ya sea que hablemos de autónomos, sociedades mercantiles o sociedades profesionales, todas ellas tienen que estar al día con el cumplimiento de una serie de trámites.

Categorización de una PYME

Según los parámetros de ingresos, patrimonio y número de trabajadores, una PYME se categoriza de la siguiente forma:

Fuente: Portal Pyme, Anexo I del Reglamento (UE) Nº 651/2014 de la Comisión de 17 de junio de 2014.

Todas las PYMES están sujetas a unos plazos y formas de presentación. De ahí que muchas recurran a otras empresas de servicios externos como asesorías para agilizar la carga de trabajo que pueda surgir de estas obligaciones. Tan importante es el poder contar con esa ayuda externa para asesorar a la Pyme en cuestiones legales y fiscales como también el poder contar con una herramienta informática que le ayude a gestionar toda esa información para que sea de fácil acceso para la Pyme.

Principales Obligaciones de una PYME

Las obligaciones de una PYME pueden ser divididas en estos tres grupos principales:

• Obligaciones fiscales
• Obligaciones contables
• Obligaciones fijadas por el Reglamento Europeo de Protección de Datos (RGPD)

Obligaciones Fiscales

El cumplimiento de las obligaciones fiscales es fundamental para cualquier PYME. Estas incluyen varios impuestos y trámites esenciales:

• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o Impuesto de Sociedades (IS)
  • El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas se trata de un impuesto directo y de carácter personal. Grava la obtención de rentas del contribuyente teniendo en cuenta los rendimientos de trabajo, el capital, las actividades económicas, ganancias o pérdidas en cuanto a patrimonio. Se ven afectados por esta obligación las personas físicas, comunidades de bienes y sociedades no sujetas al Impuesto sobre Sociedades. El periodo impositivo es el año natural.
  • El Impuesto sobre Sociedades grava la renta de los sujetos pasivos, sociedades y otras entidades jurídicas residentes en todo el territorio español.
• Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
  • Todas aquellas personas físicas, sociedades o comunidades de bienes que realizan actividades dentro del ámbito nacional deben presentar este impuesto. Existen tres tipos de cuotas: nacionales, provinciales y municipales. La Agencia Tributaria gestiona las nacionales y provinciales.
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
  • Este impuesto grava el consumo de bienes y servicios. Se trata de un tributo de naturaleza indirecta. En él se tienen en cuenta las entregas de bienes y servicios prestados por la empresa, las importaciones de bienes y adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios. Dentro de todo esto también se incluye el gas, energía eléctrica, ejecuciones de obras, suministros de productos informáticos, autoconsumo, transportes, etc. Las obligaciones formales dependen del Régimen del IVA al que esté acogida la empresa.
• Facturación
  • Los profesionales y empresarios están obligados a emitir facturas de toda prestación de servicios o entrega de bienes que realicen durante el desarrollo de su actividad. Además, deben conservar copia de las mismas. Asimismo, también se debería emitir factura de los pagos anticipados.
• Practicar las retenciones e ingresos a cuenta que indica la Ley
  • Se considera una retención una deuda tributaria y, por lo tanto, se está obligado a su liquidación e ingreso, de forma que detrae el porcentaje correspondiente y lo ingresa en la AEAT en nombre del perceptor. Esto se traduce a que la empresa está obligada tanto a practicar la retención, si procede, como a hacer el ingreso pertinente.
• Comunicaciones y notificaciones
  • Las comunicaciones y notificaciones también se han visto afectadas por la era de Transformación Digital en la que estamos viviendo. El acceso electrónico a través de Internet ha determinado una nueva forma de notificar vía telemática.
• Estar dado de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores
  • La Agencia Tributaria obliga a todos los empresarios a darse de alta y mantener actualizados sus datos en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores.
• Ventas a otros países de la UE, importaciones/exportaciones
• Declaración informativa anual de operaciones con terceras personas
  • Salvo alguna excepción, deberán relacionar todas aquellas empresas o personas con quienes se hayan efectuado operaciones superiores a 3005.06 € durante el año natural.
• Comunicación de datos al pagador

Obligaciones Contables

Muchas de las obligaciones contables vienen repercutidas por las obligaciones fiscales de la empresa. Así, tanto si se trata de un autónomo como de una sociedad civil o una empresa de responsabilidad limitada, la ley exige lo siguiente:

• Llevar el registro de los Libros Contables
  • La realidad contable a lo largo de un periodo de tiempo viene reflejada en los Libros de Contabilidad. La normativa mercantil exige la llevanza del Libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Libro Diario.
• Cierres de ejercicios, en caso de empresario con responsabilidad limitada
  • Al cierre del ejercicio, el empresario deberá presentar las cuentas anuales de la empresa que comprenden:
    • El balance
    • La cuenta de pérdidas y ganancias
    • Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
    • Un estado de flujos de efectivo
• Obligaciones registrales: Legalización del Libro Diario, de Inventario y de Cuentas Anuales
  • Al presentar los libros en el Registro Mercantil, estamos haciendo oficial y pública la información contable de la empresa. Mediante la Legalización se establece la veracidad de los datos y mediante el Depósito se hace posible el acceso a esos datos a cualquier persona.

Obligaciones de Protección de Datos (RGPD)

Si tratamos con datos de personas físicas, estamos en la obligación de cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). El incumplimiento de la obligación en la protección de datos puede ser sancionado por Ley. Por lo tanto, como empresa, habría que tener como mínimo muy presente lo siguiente:

• Debemos obtener el consentimiento de nuestros clientes para obtener los datos de carácter personal.
• Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos la existencia de un fichero con dicha información.
• Sin el consentimiento de la persona afectada, no se puede hacer uso de los datos ni cederla a terceros.

La RGPD es muy amplia y cubre diferentes circunstancias. Como empresa, deberíamos informarnos de lo que afecta a nuestra empresa en materia de protección de datos para poder cumplir con ello.

Importancia de Plataformas y Herramientas para PYMES

Debido a todas estas obligaciones que como PYMES debemos soportar, se crea la necesidad de disponer de herramientas de trabajo que nos faciliten la introducción y alimentación de datos para poder cumplimentar todos los trámites necesarios. Estas plataformas pueden simplificar la gestión fiscal, contable y de protección de datos, asegurando el cumplimiento normativo y liberando tiempo para que los emprendedores se centren en el crecimiento de su negocio.

Marco Legal Relevante para PYMES

La legislación que regula las PYMES en España es extensa y abarca diversas áreas, incluyendo su definición, creación, funcionamiento y obligaciones. Algunas de las normativas clave son:

• Definición de PYME: Anexo I del Reglamento (UE) Nº 651/2014 de la Comisión de 17 de junio de 2014.
• Modernización de la Administración Pública y recuperación económica: Real Decreto-ley 36/2020, de 30 de diciembre.
• Apoyo a emprendedores y creación de empresas: Ley 14/2013, de 27 de septiembre; Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas.
• Sociedades de Capital: Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital.
• Sociedades Limitadas Nueva Empresa: Orden JUS/1445/2003, 4 de junio, que aprueba los Estatutos orientativos de la sociedad limitada Nueva Empresa; Real Decreto 421/2015, de 29 de mayo, por el que se regulan los modelos de estatutos-tipo y de escritura pública estandarizados.
• Registro Mercantil: Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil.
• Planes de Contabilidad: Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas; Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.
• Protección de Datos: Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, que adapta el RGPD a la legislación española.
• Trabajo Autónomo y Seguridad Social: Ley 20/2007, de 11 de julio, del Estatuto del trabajo autónomo; Real Decreto Legislativo 8/2015, de 30 de octubre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social.