Guía Completa para un Plan de Negocio Exitoso en PYMES y Autónomos

Un plan de negocios (también llamado proyecto de negocio o plan de empresa) es un documento en el que se describe tanto la naturaleza del negocio que queremos desarrollar como los objetivos y estrategias que vamos a llevar a cabo. Es una metodología que sistematiza e integra las actividades que serán necesarias para que una idea de negocio se convierta en una empresa y que desprende unas expectativas que demuestran que es rentable.

Esta tarea es cualquier cosa menos una pérdida de tiempo. El plan de negocio será tu guía durante la puesta en marcha de tu empresa y, además, será el documento que revisen tus potenciales inversores. La clave para la puesta en marcha de una empresa pasa por la correcta elaboración de un plan de negocio que sirva para atraer inversores a tu proyecto.

Sucede a veces que los autónomos llegan a la errónea conclusión de que esto de hacer un plan de negocio no va con ellos, especialmente porque no contempla la posibilidad de pedir ayuda a los inversores o buscar algún partner. Sin embargo, no importa si somos autónomos, pequeñas empresas o contamos con un tamaño mayor. Esta herramienta es fundamental para cualquiera de ellos, y debe realizarse en cualquier caso para tratar de garantizar la buena marcha de la actividad que queremos poner en marcha.

En España, el 80% de las pymes no sobrevive más de cinco años, según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE). Una de las principales razones es la falta de planificación y estrategia. Tener una idea de negocio innovadora no es suficiente: sin un plan de empresa bien estructurado, las posibilidades de fracaso aumentan.

¿Qué es un Plan de Negocio y Por Qué es Imprescindible?

Un plan de negocios es la hoja de ruta de la empresa desde un punto de vista operacional, financiero y de marketing. Este documento se desarrolla para poder conocer de forma integral y detallada el proyecto. Y, lo más importante, comenzar a testear y comprobar si es viable.

Para ello se deben tener en cuenta una serie de variables relacionados con el tipo de empresa que se va a constituir. Los expertos apuntan a que este plan debe ser creativo, pues también debe servir para captar la atención de posibles inversores y promotores.

El plan de negocios también tiene que aportar valor añadido y destacar entre la competencia de su mismo sector. Además, debe ser un documento breve en el que estén presentes todos los detalles del estudio de mercado y el desarrollo de los productos que se quieren comercializar.

Los objetivos de un plan de empresa son:

• Ayudar a desarrollar el proyecto empresarial al poner en evidencia todos los puntos importantes y necesarios para la creación de una empresa. Es decir, sirve de análisis exhaustivo de la idea y de reflexión sobre su viabilidad.
• Crear un documento que también es útil como carta de presentación de la empresa de cara a terceros (posibles inversores, socios, clientes, bancos…).

Un plan de negocio no es solo un documento formal, sino una hoja de ruta que permite anticiparse a los riesgos, atraer inversores y garantizar la sostenibilidad. Es el reflejo del presente y del futuro del negocio, detallando desde el modelo de ingresos hasta la estrategia de crecimiento.

Estructura y Contenido de un Plan de Negocio

Aunque no existe una estructura fija en base a la cual redactarlo, sí podemos destacar algunos puntos fundamentales que te servirán para darle forma al documento. Todos los planes de empresa tienen más o menos los mismos apartados, pero cuando llegan a la mesa del inversor unos se quedan donde están y otros pasan a la temida columna de los de “ya los leeré más tarde”.

1. Resumen Ejecutivo: La Tarjeta de Presentación

El resumen ejecutivo es la tarjeta de presentación y lo que va a decidir si el inversor sigue adelante o no. Tiene que ser personalizado. No podrás redactarlo para todos igual. Según a quién te dirijas, incidirás más en un aspecto que en otro. Lo mejor es escribirlo al final del plan para que realmente contenga lo esencial del mismo.

Debes dejar claro que hay un mercado bien segmentado con una necesidad mal cubierta y que nosotros podemos ofrecer una solución. Recuerda captar la atención en los primeros párrafos para evitar que acabe almacenada junto a otras propuestas de negocio en un cajón.

Los elementos que debe incluir todo plan de negocios son el resumen ejecutivo, que es una síntesis de lo que se pretende con la empresa. En él se tienen que incluir aspectos como la misión de la empresa, proyección financiera, objetivos y ventajas competitivas.

La ‘regla Stop’ avisa al inversor de que ese plan merece la pena:

• Sugerente: Tanto en el diseño exterior (portada cuidada, papel de calidad, diseño atractivo…) como en el interior (debe estar organizado con resumen, cuerpo y anexos) y estructurado (con un índice completo y un tipo de letra fácil de leer).
• Tentador: Escrito de forma que incite al lector a hacer números y valorar las posibilidades de entrar en el negocio.
• Ocurrente y dinámico: Hay que ser creativo, pero con mesura. Si el negocio que propones no invita a grandes florituras, ahórratelas. La creatividad es importante siempre que destaque algo del negocio, pero si no puede tener el efecto contrario.
• Preciso y explícito: La claridad y la concisión deben ser fundamentales. Ha de llevar información útil. No puede faltar ningún dato importante. Las ideas claves, desde el principio: que no haya que deducir su significado.

2. Descripción de la Idea de Negocio, Producto o Servicio

Explica bien en qué consiste tu propuesta de valor. Define las características de tu producto o servicio. Nadie mejor que tú mismo para detallar con claridad y concisión el fundamento de tu negocio: ¿Qué ofreces? ¿Qué valor añadido presenta respecto a la competencia? Plantéate éstas y otras preguntas para conocer todos los detalles de lo que tu futura empresa ofrecerá.

Características de los servicios ofertados:

• Gestión de desplazamientos (viajes, mudanzas y demás).
• Realización de todos los trámites necesarios en origen y en destino.
• Suministro de toda la documentación precisa.

Igualmente, deben aparecer los productos y servicios que ofrecerá la empresa, incluyendo precios, vida útil, beneficios y procesos de producción.

3. Descripción de los Promotores y Equipo Humano

Presenta a los promotores del proyecto, indicando el cargo que van a ocupar, su experiencia académica y los méritos que justifican la confianza en ellos. Para muchos inversores ésta es una parte fundamental, porque va a ser el equipo gestor quien marcará la diferencia entre que una buena idea se ejecute correctamente o no.

En el resumen ejecutivo y en la primera parte, en la de descripción del producto, hemos aventurado al equipo promotor. Aquí hablaremos del resto del personal necesario. Este apartado debe incluir la estructura organizativa, estableciendo quiénes forman parte del equipo y cuáles son sus responsabilidades. Decide tu forma jurídica. ¿Has optado por crear tu propia empresa como autónomo? O, por el contrario, ¿prefieres constituirte como sociedad?

Descripción detallada de todos los puestos de la empresa (funciones, responsabilidades y tareas); descripción de las categorías laborales, de los convenios aplicables, de las formas de contratación y de las remuneraciones asignadas a cada categoría; descripción de los planes de formación y de las fórmulas de promoción y ascenso; y desarrollo de un organigrama de la empresa por áreas de actividad.

4. Análisis del Mercado y Competencia

Realiza un estudio de mercado y define cuál es la situación actual del mercado en el que se ofertará tu producto o servicio. Debes definir cuál es nuestro potencial cliente y el tamaño de nuestro mercado para determinar cuál puede ser nuestro volumen de ventas. En función de ese cliente ideal, también sería recomendable detallar nuestro público objetivo.

Este es el momento de analizar el sector en el que se quiere operar, identificar oportunidades y amenazas, y conocer a los competidores. Esto permite definir la propuesta de valor que diferencie a la empresa del resto.

Conoce a tu competencia. Saber contra quién competirás es la clave para detectar y potenciar el valor añadido de tu producto. Quién es nuestra competencia. Aquí debemos incluir quién está haciendo algo similar a lo que queremos hacer y en qué se diferencia nuestra propuesta de lo que actualmente se ofrece.

Un análisis DAFO: Se puede presentar en este apartado o en el siguiente (el de marketing). El análisis DAFO refleja las fortalezas y las debilidades del negocio. Es de gran utilidad para disponer de una fotografía general de la empresa. Lo importante sobre todo es recalcar las oportunidades de nuestra idea.

Por ejemplo, para una pyme que vende productos ecológicos debe responder preguntas como:

• Respeto al tamaño del mercado: ¿Cuántos consumidores compran productos sostenibles?
• Para conocer las tendencias: ¿Está creciendo la demanda de productos eco-friendly?
• En el análisis de la competencia: ¿Qué empresas lideran el sector y qué diferenciación ofrece nuestra marca?

No hay que olvidarse del análisis de la competencia, su influencia en el sector y puntos fuertes y débiles, así como de la estrategia de marketing y de comercialización.

5. Estrategia de Marketing y Ventas

Es una parte fundamental del plan: no basta con tener una idea genial, una necesidad sin satisfacer, sino que además vamos a saber venderla. Sin una estrategia de captación y fidelización de clientes, el negocio difícilmente crecerá.

Establecer el precio de venta. Es decir, aquel que nos deje un margen de beneficio. Para fijarlo, una vez que hemos determinado nuestra clientela, el pasillo de precios y el precio de nuestra competencia, tenemos que aplicar la fórmula: margen bruto unitario = precio de venta unitario - coste variable unitario.

Previsión de ventas. Hay que tener en cuenta las temporadas altas y bajas del negocio. Lo mejor es hacer una previsión a la baja para no pecar de optimistas. Debe hacerse una previsión del primer año mensual y luego una previsión de tres a cinco años.

Cómo lo vamos a distribuir. Cómo lo vamos a contar. Tienes que explicar cómo vas a comunicarlo. Realiza también una previsión mensual y otra trianual de los gastos en marketing.

Pasillo de precios:

1. Si es un mismo producto que ya está en el mercado, pero que va a cubrir necesidades nuevas que hemos detectado, el precio será más bajo porque es más fácil de imitar.
2. Si es un producto diferente que va a cubrir necesidades que ya cubren otros productos, pero de otra forma, el precio también será bajo, por la misma razón.

6. Plan de Operaciones y Producción

Detallaremos el desarrollo logístico de nuestra idea: tanto si implica producción industrial, como si afecta a distribuidores o la tecnología que utilizaremos. Descripción del proceso de producción del producto (cómo se va a hacer, en qué instalaciones, con qué medios) o del servicio (cómo vamos a prestar el servicio…). Proceso de compras. Infraestructuras necesarias.

Un buen plan operativo define cómo se organizará y funcionará la empresa en el día a día y qué recursos se necesitan. Este apartado debe incluir los procesos internos, desde la gestión de proveedores hasta la atención al cliente. Y los recursos tecnológicos, tales como el software de gestión, herramientas de productividad, automatización.

Redactar esta parte con tablas y hojas de cálculo intercalándolas en el texto.

Ejemplo de Proceso de Producción (Servicio):

7. Plan Financiero y Previsión de Ingresos

La inversión inicial. Vendrá determinada por los planes de marketing, de producción y de recursos humanos. Activo fijo. Activo circulante. La forma de financiación de esas inversiones. La viabilidad económica de un negocio es lo que determinará su sostenibilidad en el tiempo. En el plan económico - financiero se debe incluir:

• Presupuesto inicial y fuentes de financiación.
• Estimación de ingresos y gastos mensuales.
• Análisis de rentabilidad y punto de equilibrio.

Se deben realizar proyecciones realistas para prevenir problemas de liquidez y planificar inversiones estratégicas. Además, los inversores y entidades bancarias exigen planes financieros detallados antes de conceder la financiación que necesitas.

Cuenta de resultados para tres o cinco años (dependiendo del tipo de empresa). Es la diferencia entre los ingresos y los gastos. Los ingresos vendrían por las ventas del producto o del servicio y los gastos se dividirían entre fijos y variables y dependen de cada tipo de negocio. Aunque, en general, entre los fijos entran las amortizaciones de los créditos, el coste del mantenimiento de la oficina, los salarios fijos o los costes sociales.

Preguntas clave para el plan financiero:

• ¿Cuánto dinero se va a necesitar para poner en práctica un negocio?
• ¿Con cuántos trabajadores se debe contar?
• ¿A cuánto se debería vender los productos o servicios que se desean desarrollar?
• ¿De qué recursos disponemos?
• ¿Necesitaremos ayudas para nuevos autónomos y emprendedores?

Es interesante incluir también un plan de contingencias donde aparezcan los escenarios más favorables o los menos favorables, qué consecuencias se pueden derivar y qué medidas adoptaría la compañía. Este apartado debe responder a las siguientes preguntas: ¿He previsto el escenario más desfavorable? ¿He dejado claras las medidas que adoptaré en esa situación?

Cómo Adaptar el Plan de Negocio Según el Interlocutor

Aclarados los principales puntos que debería recoger un plan de negocios, también en este caso es importante ponerse en la piel del inversor a que te vas a dirigir para que confíe su dinero en tu empresa. Según coinciden los expertos, sólo tienes cinco minutos para llamar su atención y convencerles de que tienen que leerse todo tu business plan.

• Cuando te dirijas al capital riesgo: Es muy importante dejarle claro desde el principio cómo podrá salir del negocio. Hay inversores que han desechado planes por no recoger este punto.
• Cuando te diriges a un business angel: Este inversor lo que quiere es implicación en el negocio. Por eso es importante resaltar en el sumario ejecutivo el atractivo del sector, del negocio y que puede involucrarse en la empresa de la forma que estimemos más oportuna.
• Cuando nos dirigimos a un banco: Este interlocutor lo que busca son garantías. Rara vez un banco invierte en un proyecto, lo que hace es prestar el dinero necesario y, por tanto necesita garantías de esa devolución.
• Cuando nos dirigimos a una Administración pública para solicitar subvención: En este caso resulta crucial leer detenidamente las bases de la subvención para hacer énfasis en el objetivo principal que persigue la financiación pública.

Herramientas y Asesoramiento para la Elaboración del Plan

La creación de una empresa es una labor ardua que aunque se pueda afrontar en solitario, no es ni necesario ni aconsejable. En la actualidad existen muchas herramientas estandarizadas y gratuitas que le pueden ayudar en esa tarea.

Existen diferentes organismos oficiales que ofrecen información, consejos y herramientas digitales para realizar este documento. Uno de los portales más útiles es el IGAPE (Instituto Gallego de Promoción Económica). En él podemos encontrar un área específica con los siguientes componentes, que pueden ser de gran utilidad para los emprendedores:

1. Guía general para elaborar un plan de empresa bajo el modelo Canvas.
2. Modelos de índice en un plan de empresa.
3. Modelos de planes de negocio, categorizados según tipo de empresa. Esta es una de las partes más interesantes, porque encontraremos documentos específicos para elaborar planes de negocio según el tipo de actividad.
4. El Plan de empresa resulta muy útil porque define la actividad que va a desarrollar la empresa, estrategias, objetivos y medios para lograrlos o los recursos financieros necesarios.

Se pueden sistematizar e integrar las actividades necesarias para que una idea de negocio se convierta en realidad. Hay que registrarse, crear un proyecto empresarial y jugar con diferentes escenarios económicos para comprobar aspectos tales como:

• Cuánto dinero se va a necesitar para poner en práctica un negocio.
• Con cuántos trabajadores se debe contar.
• A cuánto se debería vender los productos o servicios que se desean desarrollar.

Podemos asesorarte sobre cómo realizar un plan de empresa con nuestra consultoría especializada.