El Plan General de Contabilidad para PYMES: Una guía esencial para la gestión contable en España

El Plan General de Contabilidad (PGC) es un documento legal que regula y guía las pautas contables que deben seguir todas las empresas españolas. Su propósito es mantener una correcta monitorización de la realidad económica y financiera de las empresas del país, por lo que es legalmente obligatorio. Para las Pequeñas y Medianas Empresas (PYMES), existe una adaptación específica: el Plan General de Contabilidad para PYMES (PGC PYMES), que pauta cómo deben ser las prácticas contables de este tipo de empresas. Este plan busca simplificar y agilizar la gestión contable, así como abreviar la presentación de las cuentas anuales, permitiendo, además, que los emprendedores tengan una imagen fiel de la situación económica de su empresa y adquieran más control sobre los indicadores financieros.

Así, el Plan General Contable supone un marco legal y normativo que permite llevar la contabilidad de las PYMES de una forma más ágil, sencilla e, incluso, automatizada. Tener la contabilidad al día es fundamental para cualquier empresa. No solo evitará sanciones administrativas, sino que permitirá conocer la situación del negocio en todo momento para tomar medidas correctivas a tiempo o aprovechar nuevas oportunidades de crecimiento.

Regulación y marco normativo del PGC de PYMES

Los decretos legislativos que se encargan de regular el PGC de PYMES son:

• Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre: que aprueba el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas.
• Real Decreto 602/2016, de 2 de diciembre: por el que se modifica el Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas aprobado por el Real Decreto 1515/2007.

La creación del Plan General de Contabilidad (PGC), aprobado con el Real Decreto 530/1973, es el marco legal bajo el que se ordenaba la contabilidad de todas las empresas en España. Con el tiempo, se comprobó la necesidad de adecuarlo más a las pequeñas y medianas empresas, cuya contabilidad era mucho más sencilla. Y ese es el espíritu del Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES) aprobado en el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre. No se trata de crear un sistema diferente, sino de simplificar las obligaciones contables de las PYMES y ajustarse mejor a su tamaño y actividad, para que puedan llevar una contabilidad clara y fiable.

El Plan General Contable (PGC) es un conjunto de normas y criterios que regulan la contabilidad empresarial en España. El objetivo del plan es garantizar claridad, transparencia y homogeneidad en la información financiera. Por lo tanto, facilita la toma de decisiones de empresarios y gestores, puesto que refleja fielmente la situación económica de una empresa. El Plan General Contable para PYMES es un documento legal diseñado para recoger la contabilidad y reducir su carga administrativa sin perder precisión y rigor contable.

Carácter voluntario del PGC de PYMES

Debe resaltarse el carácter voluntario de este Plan General de Contabilidad de PYMES, cuya aplicación es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas. Adicionalmente, se exige que la empresa no se encuentre en alguno de los supuestos de exclusión regulados. Por su parte, el artículo 3 de este real decreto prohíbe la aplicación parcial del Plan General de Contabilidad de PYMES, exigiendo que se considere como un cuerpo completo, de forma que el usuario de la información financiera externa pueda ser conocedor de los criterios que subyacen en unas cuentas anuales de pequeñas y medianas empresas.

En caso de que una empresa que aplique este Plan General de Contabilidad de PYMES realice una operación no regulada en él, ha de remitirse a las normas correspondientes del Plan General de Contabilidad, con la excepción de la norma de registro y valoración de activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta, al haber considerado suficiente para estas empresas los criterios contenidos en relación con los activos que puedan ser enajenados en el Plan General de Contabilidad de PYMES.

Ámbito de aplicación del PGC de PYMES

Todas aquellas empresas que cumplan al menos dos de los siguientes puntos, durante dos ejercicios consecutivos, pueden acogerse al PGC de PYMES:

• Su importe neto de la cifra de negocio no llegue a los 8.000.000€.
• No excedan el valor de 4.000.000€ en el total de su activo.
• Que no superen los 50 empleados en el ejercicio anual.

Podrán perder la posibilidad de aplicar dicho reglamento aquellas empresas que durante dos ejercicios consecutivos dejen de reunir dos de los requisitos enumerados. La empresa deberá de dejar constancia de que va a acogerse, especificándolo cuando termine el ejercicio, es decir, a 31 de diciembre, en el punto 2 de la memoria (base de presentación de cuentas anuales).

Exclusiones del PGC de PYMES

También quedan excluidas de este plan:

• Las que no funcionen con el euro.
• Las que tengan valores admitidos a negociación en un estado miembro de la UE.
• Las que formen parte de un grupo de sociedades cuya contabilidad se regule mediante cuentas anuales consolidadas.
• Las que sean empresas financieras con otros criterios de contabilidad más específicos.

Criterios específicos para Microempresas

El plan también plantea criterios específicos para aquellas microempresas que cumplan al menos dos de los siguientes puntos, durante dos ejercicios consecutivos:

• Su importe neto de la cifra de negocio no llegue a los dos millones de euros.
• No excedan el millón de euros en el total de su activo.
• Tengan un número medio de máximo 10 empleados durante el ejercicio anual.

Además, el PGC PYMES existe una adaptación aún más reducida pensada para microempresas, que simplifica todavía más las obligaciones contables de los negocios más pequeños. Esta adaptación ofrece una mayor simplificación contable al permitir contabilizar directamente determinados gastos en el ejercicio (arrendamientos financieros, ciertos impuestos, etc.), en lugar de activarlos y amortizarlos. También se simplifican los instrumentos financieros porque no se exige aplicar ciertos criterios de valoración complejos. Se excluyen las operaciones menos frecuentes, como las obligaciones de información en la memoria y cuentas anuales, y reflejar operaciones poco frecuentes para las microempresas, como coberturas contables. Esto resulta en una menor carga administrativa, ya que la contabilidad se centra en las operaciones corrientes básicas y la memoria anual puede ser más breve y sin detallar en exceso.

Criterios contables específicos para microempresas:

• Acuerdos de arrendamiento financiero: Los arrendatarios de los acuerdos de arrendamiento financiero u otros de naturaleza similar que no tengan por objeto terrenos, solares u otros activos no amortizables, contabilizarán las cuotas devengadas en el ejercicio como gasto en la cuenta de pérdidas y ganancias.
• Impuesto sobre beneficios: El gasto por impuesto sobre beneficios se contabilizará en la cuenta de pérdidas y ganancias por el importe que resulte de las liquidaciones fiscales del impuesto sobre sociedades relativas al ejercicio.

Al inicio del primer ejercicio en el que una empresa deje de aplicar los criterios específicos contemplados en el artículo 4 de este real decreto, y aplique en los acuerdos de arrendamiento financiero y otros de naturaleza similar y en el impuesto sobre beneficios los contenidos del Plan General de Contabilidad de PYMES, realizará esta aplicación de forma retroactiva, debiendo registrar todos los activos y pasivos cuyo reconocimiento exige el Plan General de Contabilidad de PYMES.

Estructura del Plan General de Contabilidad para PYMES

La estructura del PGC para PYMES sigue los mismos apartados que el Plan General de Contabilidad, pero consiste en un modelo más breve y simplificado. Consta de cinco partes:

1. Marco Conceptual de la Contabilidad

Esta sección es una de las más importantes del Plan General de Contabilidad, ya que recoge los principios contables, así como las normas de contabilidad y los principales elementos de valoración a la hora de realizar las cuentas anuales. En este marco teórico, se especifican los requisitos de información y los elementos de las cuentas anuales, los criterios de registro y de valoración, además de la normativa aceptada que se debe aplicar. El marco conceptual es prácticamente idéntico al del Plan General de Contabilidad, salvo el hecho de que prescinde de la obligación de presentar el Estado de Flujos de Efectivo y el Estado de Cambios del Patrimonio Neto.

Los principios contables que crean este marco teórico de actuación son:

• Principio de devengo: todo se anota cuando ocurre, no cuando se pagan o cobran.
• Principio de uniformidad: los criterios se mantienen en el tiempo.
• Principio de prudencia: los gastos y pérdidas se apuntan en cuanto se conocen y los ingresos solo cuando se reciben.
• Principio de no compensación: los activos, pasivos, ingresos y gastos se valoran y registran de forma individual, por separado.
• Principio de importancia relativa: se puede obviar algún principio si no afecta a la imagen fiel de la empresa.
• Principio de empresa en funcionamiento: se presupone que la actividad se va a mantener en el tiempo.

2. Normas de Registro y Valoración para PYMES

Esta segunda parte recoge todos los principios contables que las empresas deben aplicar. Se especifican los principios contables que deben aplicar las PYMES en diferentes supuestos para registrar y contabilizar sus operaciones económicas y financieras. Contiene las normas de valoración y principios contables a tener en cuenta. En este caso hay menos requerimientos que en el Plan General de Contabilidad, puesto que hay operaciones que no se realizan debido a la naturaleza de las PYMES. Se han eliminado las normas relativas a ciertas operaciones que se han considerado de escasa realización por estas empresas. Asimismo, se han simplificado algunos de los criterios de registro y valoración contenidos en el Plan General de Contabilidad, fundamentalmente relacionados con los instrumentos financieros.

En caso contrario, es decir, en caso de que una PYME realice una operación que no se contempla en este texto, tendrá que remitirse a las normas de registro recogidas en el Plan General de Contabilidad.

Esta sección recoge, entre otros, el desarrollo de principios contables, inmovilizado material, normas particulares sobre el inmovilizado material, inversiones inmobiliarias, inmovilizado intangible, arrendamientos y otras operaciones similares, instrumentos financieros, existencias, moneda extranjera, IVA, IGIC y otros impuestos indirectos, impuestos sobre beneficios, ingresos por ventas y prestación de servicios, provisiones y contingencias, subvenciones, donaciones y legado recibidos, cambios en criterios y estimaciones contables, y hechos posteriores al cierre del ejercicio.

Algunas operaciones que las PYMES no suelen realizar y, por tanto, quedan excluidas son: Fondos de comercio, activos no corrientes y grupos no enajenables de elementos mantenidos para la venta, instrumentos financieros compuestos, derivados de inversiones, contratos de garantía financiera, fianzas entregadas y recibidas, coberturas contables, conversión de las cuentas anuales a otra moneda, pasivos por retribuciones a largo plazo al personal, transacciones con pagos basados en instrumentos de patrimonio, combinaciones de negocio, y operaciones de fusión, escisión y aportaciones no dinerarias entre empresas del grupo.

3. Cuentas Anuales

Este apartado del Plan General Contable explica cómo se deben presentar los resultados que ha obtenido la PYME en su actividad económica en el Registro Mercantil. Aclara los criterios para presentar las Cuentas Anuales, con el fin de asegurarse de que se recoja una información relevante y valiosa que refleje fielmente la situación de la empresa. Contiene las normas de elaboración, y los modelos de las cuentas anuales para las PYMES, que son iguales a los modelos abreviados contenidos en la tercera parte del Plan General de Contabilidad, si bien prescindiendo de las subagrupaciones, epígrafes, partidas y apartados de información en memoria relativos a las operaciones cuyo desarrollo no se inserta en el Plan General de Contabilidad de PYMES.

Los estados financieros obligatorios que deben quedar reflejados en las cuentas anuales de la empresa son:

• Balance General o de Situación.
• Cuenta de Resultados o de Pérdidas y Ganancias.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
• Memoria Anual del ejercicio.

Para las PYMES, existen algunas simplificaciones: El estado de cambios de flujos de efectivo y del patrimonio neto son voluntarios. La memoria puede presentarse en versión abreviada, prescindiendo de los subgrupos, los epígrafes, las partidas y los apartados de información de las operaciones que no están dentro del PGC PYMES.

Estos documentos, que también deben seguir las líneas del Código de Comercio, muestran varios aspectos del negocio, desde el coste histórico de la empresa hasta las inversiones financieras, las deudas contraídas o el estado de cambios en el patrimonio. Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de doce meses y sus valores se expresarán en euros. Cabe aclarar que las cuentas anuales se deben presentar una vez al año en el Registro Mercantil, un mes después de su aprobación por parte de la junta general de la entidad. La responsabilidad de formular dichas cuentas es responsabilidad de los administradores, quienes deberán firmarlas. Tendrán un plazo de 3 meses a contar desde el cierre de ejercicio.

La imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados, como corolario de la aplicación sistemática y regular de las normas contables, sigue siendo el objetivo de las cuentas anuales de las pequeñas y medianas empresas. En orden a mostrar la imagen fiel de las pequeñas y medianas empresas se enuncian los mismos principios que en el Plan General de Contabilidad: empresa en funcionamiento, devengo, uniformidad, prudencia, no compensación e importancia relativa.

4. Cuadro de Cuentas

En esta sección se detalla la información para elaborar el cuadro de cuentas, dividiéndola en una serie de grupos y subgrupos, según los hechos económicos y el tipo de datos contables que se deben registrar en cada cuenta. El cuadro de cuentas del PGC PYMES ordena las cuentas en 7 grupos:

• Grupo 1: Financiación Básica. Incluye desde el capital y fondo social hasta las reservas, subvenciones, deudas o pasivos por fianzas.
• Grupo 2: Inmovilizado. Recoge tanto las inmovilizaciones materiales como las inversiones inmobiliarias, las inversiones financieras o la amortización del inmovilizado.
• Grupo 3: Existencias. Prevé tanto los aprovisionamientos como las materias primas, los productos terminados o en curso y su deterioro.
• Grupo 4: Acreedores y Deudores por operaciones de tráfico. También incluye la información de proveedores, clientes y Hacienda Pública.
• Grupo 5: Cuentas Financieras. Debe reflejar los empréstitos, deudas a corto y largo plazo, inversiones, fianzas y, por supuesto, la tesorería.
• Grupo 6: Compras y Gastos. Se incluyen, además, los gastos de personal, servicios externalizados, tributos y pérdidas.
• Grupo 7: Ventas e Ingresos. También se contabilizan las subvenciones, donaciones y legados.

Cabe aclarar que cada grupo o subgrupo sirve para consolidar la información contable que se ha registrado en las cuentas o subgrupos inferiores. La principal diferencia respecto al PGC general es que el PGC normal recoge las cuentas en nueve grupos, mientras que el PGC PYMES tiene solo siete: se eliminan los grupos 8 y 9 (gastos e ingresos imputados al patrimonio neto).

5. Definiciones y Relaciones Contables

Este apartado especifica dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa, explicando la relación entre las diferentes cuentas en el momento de registrar las operaciones y los asientos. Indica, por ejemplo, qué cuentas deben colocarse en el “debe” o el “haber”, así como aquellas que son “activo” o “pasivo”. Para las PYMES, este apartado es especialmente útil porque se centra en las operaciones más habituales: ventas, compras, gastos de explotación, tributos, nóminas o financiación básica. Además, también facilita llevar un libro de ingresos y gastos más claro y ordenado, e identificar un subgrupo de cuentas cuando sea necesario.

Aquí se dice cuáles son los elementos de la empresa y cómo se organizan. En la quinta parte se establecen definiciones y relaciones contables que sirven para especificar dónde deben ir y cómo se trabajan los elementos patrimoniales de la empresa. Incluye los grupos y subgrupos necesarios para poder reflejar contablemente las operaciones contenidas en la segunda parte del Plan General de Contabilidad de PYMES, así como las definiciones, relaciones contables y los movimientos que darán origen a los motivos de cargo y abono.

Además de las definiciones, el plan incluye las relaciones contables, que muestran de forma práctica cómo se utilizan las cuentas: qué movimientos generan cargos y abonos, cómo se enlazan entre sí y cómo se trasladan finalmente al resultado del ejercicio. De esta manera, las definiciones y relaciones contables consiguen que la contabilidad de las PYMES se organice de forma coherente y comparable, y también se asegura de que todos los registros contables se ajusten a un mismo patrón.

Beneficios del Plan General Contable para PYMES

Implementar el PGC de pequeñas y medianas empresas aportará numerosos beneficios, como:

• Simplificación administrativa: Menor carga burocrática al adaptar las exigencias contables al tamaño y complejidad de la PYME.
• Claridad y transparencia financiera: La información contable es más comprensible y relevante para la toma de decisiones internas y externas.
• Cumplimiento normativo: Asegura que la empresa cumple con la legislación vigente en materia contable, evitando sanciones.
• Facilidad de acceso al crédito: Una contabilidad clara y transparente mejora la credibilidad de la empresa ante entidades financieras.
• Imagen fiel del negocio: Refleja de manera precisa la situación patrimonial, financiera y de resultados de la empresa.

En definitiva, con el Plan General Contable para PYMES tu empresa será más eficiente y transparente, al tiempo que cumple con la normativa contable española adaptada a sus necesidades.