Plan Estratégico para PYMES: Definición, Importancia y Desarrollo

En este artículo, exploraremos en detalle qué es un plan estratégico para una PYME, su utilidad y cómo se desarrolla. A pesar de ser una de las herramientas de gestión más estudiadas, su aplicación a menudo se improvisa. La Planificación Estratégica capacita a las PYMES para identificar prioridades y asignar recursos en un entorno de cambios y altas exigencias, impulsando una gestión comprometida con los resultados.

¿Qué es un Plan Estratégico?

El plan estratégico es la serie de trabajos, análisis y decisiones necesarias para fijar el rumbo y el objetivo de una empresa a corto y largo plazo. El plan estratégico es donde se plasman y documentan los objetivos, la estrategia y la cultura de la empresa. Por eso se convierte en un documento clave de cualquier negocio. Un plan estratégico es el documento que define la ruta a seguir para alcanzar los objetivos previamente consensuados. Permite que todos los recursos, esfuerzos y tiempo apunten en una misma dirección. El gran valor de este documento reside en que traduce las metas en estrategias y estas en acciones.

Como bien señala Gartner, “la estrategia define la dirección a largo plazo de la empresa, articulando lo que hará para competir y tener éxito en los mercados elegidos”. El plan, por su parte, “define cómo la empresa hará realidad esas ambiciones a largo plazo”.

El Marco Estratégico de la PYME es un instrumento al servicio de la PYME, que define el marco político de actuación para las Administraciones públicas españolas en materia de pequeña y mediana empresa a largo plazo, compuesto por un conjunto de recomendaciones organizadas en siete palancas o ámbitos de actuación que se entienden estratégicos en cualquier política que tenga en el centro a la PYME. Marco conceptual y diagnóstico de las siete palancas identificadas: emprendimiento, gestión empresarial y talento, marco regulatorio, financiación, innovación y digitalización, sostenibilidad e internacionalización. Modelo de Gobernanza, es decir, la estructura de agentes para la puesta en marcha y seguimiento de las medidas contenidas en el Marco Estratégico, en cuya cúspide se encuentra la Ministra de Industria y Turismo.

El plan estratégico pretende abarcar una serie de elementos fundamentales dentro de la compañía. Para elaborar un plan estratégico se debe adaptar a la situación interna.

Después de años trabajando con todo tipo de PYMES, he podido ver la diferencia que supone tener o no tener un plan estratégico en el logro de los objetivos. Una estrategia bien definida impulsa el desarrollo, disminuye los problemas y asienta las bases para afrontar mejor los riesgos e imprevistos.

Es verdad que el plan estratégico de empresa no es una herramienta mágica capaz de solucionar todos los problemas, ni se presenta con una fórmula universal a aplicar. Existe una gran confusión y variedad de interpretaciones porque el término se sustenta sobre dos grandes abstracciones: “plan” y “estrategia”.

¿Por qué es importante un Plan Estratégico para tu PYME?

• Gestionar el negocio de forma más eficiente y profesional, menos basada en improvisaciones, estableciendo objetivos, prioridades y asignando recursos, funciones y responsabilidades clave.
• Facilitar el seguimiento y revisión continua de las acciones realizadas desde un planteamiento de mejora continua.
• Permite involucrar y motivar a todos los grupos de interés en el negocio, particularmente a socios y trabajadores, a través de la participación en el proceso y/o de la sensación de ir en un “barco con capitán y buen rumbo”.
• En definitiva, un buen plan estratégico ayuda a mejorar los procesos de toma de decisiones en una empresa, debido a que disminuye los tiempos y los recursos que se destinan en las decisiones y permite anticiparse a riesgos futuros.

Pasos Clave para Desarrollar un Plan Estratégico Efectivo

Asumiendo que en la práctica cada plan tomará una u otra forma, para resumir el proceso punto por punto tenemos que quedarnos con un solo enfoque. Suena a Perogrullo pero es así.

El primer paso de la planificación estratégica de empresa, dejando de lado todo lo explicado previamente, es el estudio del entorno. “¿Cómo de grande es el sector? ¿A qué velocidad está creciendo? ¿Quién es la competencia? También cabe valorar los precios que se manejan, los productos estrella, las normativas legales y otros muchos asuntos. "No puedes establecer un plan eficaz para su negocio a menos que entiendas realmente a qué te enfrentas desde la perspectiva de la industria y la competencia”, explica.

Conocido el entorno hay que conocerse a sí mismo. En cuanto a las debilidades hablamos igualmente de la plantilla, la posición de mercado, los márgenes de beneficios, las vulnerabilidades ante la competencia, la cartera de productos o la calidad de la atención al cliente. Cabe recordar que esto variará dependiendo de tus prioridades y objetivos. Aunque es probable que ya las tengas definidas desde la fundación de tu negocio, es importante que repitas el proceso para la planificación estratégica.

Hasta este punto lo único que habrás hecho es estudiar los elementos que te rodean, orientar el telescopio hacia el lugar al que quieres llegar, y entender un poco qué te define.

La planificación estratégica es como pelar una cebolla; empiezas desde las capas más externas y te vas acercando al núcleo.

Después de establecer los objetivos, llega la hora de realizar un diseño de la estrategia que va a seguir en la empresa. Cuando se defina la estrategia, toca implementarla. La estrategia afecta a todos los departamentos y a todos los trabajadores de la empresa.

En este artículo ofrecemos unas pautas sencillas para que los autónomos y las pymes puedan elaborar planes estratégicos a su medida. La síntesis de su plan debe plasmarse en 1 o 2 páginas y el proceso de obtención en pocas más. Lo importante es tener el método y la guía para hacer una adecuada reflexión estratégica al menos con carácter anual. No olvidemos que se habla mucho del plan de negocio o business plan en el momento de emprender un negocio y poco de los planes estratégicos una vez que ya estamos en funcionamiento.

En resumen, formular un plan estratégico efectivo para su PYME requiere de un enfoque sistemático y una evaluación constante. Asegúrese de realizar un análisis exhaustivo de su situación actual, establecer objetivos claros y alcanzables, identificar estrategias adecuadas, desarrollar un plan de acción realista, implementarlo con cuidado, evaluar sus resultados y revisar y actualizar periódicamente su plan.

1. Definir la Misión y el Propósito

En primer lugar hay que definir la Misión y la empresa, su razón de ser, su propósito básico, es decir, su objetivo general estratégico. Responde a la pregunta ¿Por qué existimos? El propósito de una empresa es su razón de ser más allá de generar beneficios económicos. Específica los productos o servicios que ofrece, los mercados a los que sirve y los principios que guían sus operaciones diarias. Se recomienda sea lo suficientemente amplio como para contener la estrategia que se está construyendo. Para diseñarla responde a las siguientes preguntas: ¿Por qué existe la empresa? ¿Cuál es la razón de ser?

“Tu misión habla de ‘por qué existimos’”, señala Deeb. “Por ejemplo, algo como ‘nuestra misión es reemplazar la costosa investigación de mercado con conocimientos de igual calidad a partir de la escucha social’”. Para diseñarla responde a: ¿qué será de la empresa en el futuro?, ¿cómo se ve?. Para diseñarlos responde a: ¿Qué motiva nuestro actos?, ¿Qué siente y que quiere transmitir la organización con el modelo de negocio?

Fijar la misión, la visión y los valores prioritarios de una compañía obliga a un trabajo de autoconocimiento por parte de los órganos directivas de una empresa. Para priorizar los valores sobre otros, para fijar de forma concreta la misión y la visión, es preciso debatir y decidir sobre principios, prioridades, ambición, riesgo.

2. Análisis DAFO (SWOT)

El análisis DAFO es una sencilla herramienta que nos permite obtener el diagnóstico de situación del negocio, el cual posteriormente servirá de base para definir la estrategia. Un correcto uso del análisis DAFO implica realizar un ejercicio de observación y prospección tanto de lo que ocurre alrededor del negocio como en su interior. El análisis externo (estudio de mercado) te dirá cuáles son las oportunidades y amenazas que ofrece el entorno. El análisis interno de tu negocio (marketing, producción, organización, recursos, capacidad financiera) te ayudará a determinar tus fortalezas y debilidades ante los retos que plantea el entorno.

El nombre del Análisis CAME viene de las iniciales “Corregir, Afrontar, Mantener y Explotar”. Es un ejercicio de trabajo en equipo, donde la definición comercial y los datos financieros juegan un papel fundamental para referenciar esas metas de crecimiento e inversión requeridas y establecidas en el plan estratégico.

Por último, el análisis DAFO nos ayudará a definir los objetivos estratégicos para alcanzar la Misión y la Visión. ¿Cómo minimizar las amenazas detectadas? ¿y aprovechar las oportunidades del entorno? ¿y reducir mis debilidades? ¿y potenciar y reforzar mis fortalezas?

3. Definir Objetivos Estratégicos SMART

Después de realizar el análisis interno y externo, debemos determinar los objetivos. “Tus objetivos son los resultados específicos que estás tratando de conseguir”. Es importante aquí el adjetivo “específico” porque resume bien el punto más determinante de la definición de metas: la concreción. Si ya manejabas KPIs con anterioridad, te pueden valer para entender los objetivos que deseas conseguir. Usa una metodología como SMART para cerciorarte de que no te estás yendo por las ramas.

“La visión se refiere a ‘qué ofrecemos y hacia dónde nos dirigimos’. Todas estas declaraciones deben ser cuantificables y tener un plazo de tiempo determinado.

En todo momento se trabaja con objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y en un tiempo acotado) que se convierten en la guía de base para llevar a la empresa hacia un resultado de éxito. Todas estas fases forman la que será la brújula durante todo el proceso: la misión de la PYME traducida a una escala de trabajo diario.

“Por ejemplo, un objetivo empresarial podría ser ‘mejorar la moral de la empresa' y un objetivo específico del departamento de RRHH para apoyar ese objetivo podría ser ‘lanzar nuevos beneficios para los empleados’, sugiere el consultor de Forbes.

4. Implementación y Ejecución

¿A qué llamamos “ejecución”? A lanzar un comunicado interno con todos los detalles de la planificación, hacer saber a los trabajadores que están implicados en un esfuerzo conjunto de toda la organización, y marcar un sistema de gestión proactivo para el día a día.

Buena comunicación: Implementar un plan estratégico implica hacer partícipe a todo el equipo y remar en una misma dirección, por lo tanto la comunicación desde un inicio es un factor que hay que cuidar.

5. Control y Revisión

Sin embargo, esta es una filosofía que no se puede trasladar a la vigilancia de la planificación estratégica. Este control ha de centrarse en dos aspectos: la progresión (midiendo el día a día de la ejecución para detectar posibles fallas y corregirlas lo antes posible), y los resultados.

De todo esto inferimos que la planificación estratégica no sea un proceso finito, como lo puede ser cualquier campaña, inversión o alianza. Este punto es más crítico de lo que parece. El plan estratégico es una proyección de aspiraciones y deseos desde una foto fija de la realidad: el presente. Sin embargo, tanto los recursos como los objetivos y las prioridades podrían ir cambiando a lo largo del tiempo. Por eso las empresas más grandes no suelen exceder los 5 años de plazo. Es el tiempo perfecto para medir la optimización de subvenciones, expectativas de mercado y aspiraciones accionariales.

La revisión regular del plan estratégico también le permitirá determinar si debe hacer ajustes para lograr sus objetivos y mantener tu PYME en una posición sólida y competitiva.

6. Plan Operativo

El Plan Operativo nos permite concretar las acciones a realizar en cada área del negocio para conseguir las metas fijadas y seguir la estrategia que se ha determinado. Al final el autónomo o la pyme debe plasmar este plan operativo de gestión a 6 o 12 meses vista en una o dos páginas con una estructura donde se definan acciones, prioridades, presupuesto y responsables.

Llega entonces el momento de que cada departamento elabore sus presupuestos operativos, que permitan producir y distribuir la cantidad de ventas estimada. Este maneja un horizonte de 1 año y sus finalidades son la ejecución táctica y la activación de la utilización de líneas concretas de financiación.

7. Estructura de la Información

A la hora de diseñar un Plan Estratégico en una Pyme, es importante definir como será la estructura de la información. Merece la pena invertir algo de tiempo en ello para que después toda la información quede bien estructurada y accesible. Es la estructura en base a los departamentos. Hay empresas que tienen líneas de negocio bastante separadas en cuanto a tipos de clientes y gama de productos o servicios. El Plan Estratégico de una empresa aborda el negocio en su totalidad. Cuando acompaño a las empresas a definir un Plan Estratégico, normalmente escogen un sistema mixto entre organización y unidades de negocio o proyectos.

Además de decidir la estructura de la información, resulta clave decidir en qué plataforma informática se construirá el Plan Estratégico. Cada empresa es un mundo. Yo he visto que han seleccionado Teams, Dropbox, Google Drive, Bitrix, ERPs. CRMs y un largo etc.

Consideraciones Adicionales

La situación de los mercados, las circunstancias económicas o los cambios en la demanda son factores que nadie puede controlar. Cualquier acontecimiento inesperado, como lo ha sido la pandemia de coronavirus durante los últimos años, puede dar al traste con los objetivos empresariales.

Tecnología: las herramientas elegidas para ejecutar el plan hoy podrían quedarse anticuadas mañana. Política: la elección de uno u otro partido podría influir en las medidas que se adoptan de cara al tejido empresarial. Economía: la oferta y la demanda oscilan constantemente. Confianza / ética: cada paso dado afectará a la imagen de la empresa.

Las empresas en marcha tienen unas rutinas de decisión y funcionamiento que no son fáciles de cambiar. Normalmente se habla de la “cultura de la empresa”. Por ello es necesario planificar acciones de comunicación, de ejemplificación, y de control para asegurar que los cambios se acaben implantando en el funcionamiento cotidiano de la empresa. Cuando hablamos de medio y largo plazo no debemos afinar demasiado el lápiz.

Información y conocimiento de la organización: La información es la base de un buen plan estratégico. Elaborar un plan estratégico necesita tiempo, capacidad, experiencia y un amplio conocimiento del negocio.

Tras meses o años de muchos esfuerzos quizás no hayas conseguido triunfar, pero sí habrás logrado evolucionar. No te quedes al margen de la información vital que hará a tu proyecto avanzar.