Plan de Digitalización de Pymes y Comercio Electrónico: Impulso a la Transformación Digital

La digitalización y la adopción de las Tecnologías de la Información y Comunicación (TIC) están revolucionando el panorama empresarial en España, especialmente en el ámbito de las pequeñas y medianas empresas (pymes). El mundo empresarial, ayudado de la tecnología, está cambiando a pasos agigantados hacia la automatización de procesos y la interconectividad, de manera que unirse a la revolución digital y abordar los procesos de transformación digital, es algo fundamental para la subsistencia de las empresas, independientemente del tamaño de las mismas.

La transformación digital de cualquier organización se puede definir como la integración de las nuevas tecnologías en todas sus áreas de negocio para mejorar su funcionamiento, y por tanto, ganar en eficiencia. Su objetivo fundamental es optimizar los procesos, mejorar su competitividad y productividad, y ofrecer un nuevo valor añadido a sus clientes.

La Importancia de la Transformación Digital para las Pymes

La digitalización de las pymes tiene enormes beneficios, como aumentar la ventaja competitiva de la empresa y reducir sus costes operativos. Los consumidores han modificado su forma de adquirir productos y servicios hasta el punto que ninguna empresa quiere quedarse fuera del mercado en este proceso de transformación. Ante esta situación, muchas pymes que prescindían de procesos y recursos de digitalización han comenzado con su propia transformación digital, y aquellas que ya aplicaban la digitalización, siguen conviviendo con ella y potenciando su desarrollo.

Un plan de digitalización de pymes es de vital importancia debido a que mejora la experiencia de los clientes, además de ahondar en la reputación online, donde una buena recomendación o valoración positiva puede ayudar enormemente a posicionar el negocio y a atraer más clientes. También aumenta la productividad de los empleados y ayuda a prestar una mejor atención al cliente con las herramientas digitales adecuadas. Aunque al principio, incorporar recursos y herramientas pueda suponer una enorme inversión, con el paso del tiempo, los costes operativos de los procesos se reducen considerablemente, repercutiendo positivamente en los costes operacionales.

¿En qué Consiste la Transformación Digital de las Pymes?

En el caso de las pequeñas y medianas empresas, la transformación digital se presenta como una oportunidad única para poder competir en igualdad de condiciones frente a los recursos con los que cuentan las grandes organizaciones. Al adoptar soluciones digitales, las pymes no solo optimizan sus procesos y operatividad, sino que también pueden adaptarse más rápidamente a las nuevas demandas y construir nuevos modelos de relación con clientes, proveedores y partners.

La transformación digital en las pymes no se limita a instalar una serie de programas o usar herramientas tecnológicas. Es un cambio de cultura empresarial, de procesos y de conocimientos con el fin de ganar eficiencia, aportar valor a los clientes, disminuir riesgos y descubrir nuevas oportunidades de negocio. Podría decirse que existen muchas modalidades de digitalización pyme, desde la básica que aborda el tener una buena conexión a internet, hasta las más innovadoras y disruptivas que hacen uso de la inteligencia artificial o el internet de las cosas, pasando por las que migran la infraestructura a la nube para ganar en disponibilidad y en eficiencia operativa.

Según el Informe de digitalización de la economía y sociedad digitales DESI, las pymes españolas aún tienen que explotar todo el potencial del comercio electrónico, los servicios en la nube o el análisis del dato, situándonos en el número 7 del ranking europeo de digitalización. El 98,99% del total de las empresas en España son pymes y, a pesar de presentar una evolución positiva en los principales indicadores internacionales de digitalización, la transformación digital pyme no ha avanzado a la velocidad deseada.

Programas de Ayudas para la Digitalización de Pymes

El Plan de Digitalización de Pymes 2021-2025

El Plan de Digitalización de PYMEs 2021-2025 fija la hoja de ruta para abordar el reto de la digitalización de las pymes. Este reto ha sido también incluido en el componente 13 “Impulso a la pyme” del Plan de Recuperación, cuya inversión 3 “Digitalización e innovación” contempla varios programas de impulso a la digitalización de pymes.

Este plan es un programa dotado con 1000 M € destinados a la transformación de las Pymes españolas, y con el objetivo de que éstas cuenten con las herramientas y los conocimientos necesarios para abrirse a nuevos canales de venta y que puedan digitalizar sus procesos y operaciones. Ha contado con una inversión total de 4.656 millones de euros y con 14 medidas en los siguientes ejes de actuación: digitalización básica para las pymes; apoyo a la gestión del cambio; innovación disruptiva y emprendimiento digital; y por último, apoyo a la digitalización sectorial. El plan también contempla actuaciones complementarias de coordinación, reforma y mejora de la eficiencia, así como la creación de instrumentos de gobernanza.

El Programa Kit Digital

De manera adicional, el programa Kit Digital, desarrollado por la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial, ha contado con una inversión de 3.000 millones de euros. Su objetivo es ayudar a que las pequeñas y medianas empresas españolas alcancen una mayor madurez digital, subvencionando la implantación de soluciones digitales en cualquier sector o tipología de negocio. Se trata de una convocatoria de ayudas con cargo a los Fondos europeos “Next Generation EU”, dentro del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.

Estas ayudas son no reembolsables (subvenciones), para autónomos, microempresas y pequeñas empresas en forma de un conjunto de herramientas digitales básicas, disponibles en el mercado. Cada proyecto tendrá 100% de financiación pública. El programa subvenciona el 100% del coste de los proyectos y la concesión de la ayuda será de concurrencia no competitiva, es decir, por orden de entrada.

Una vez concedida la ayuda, el beneficiario dispondrá de 6 meses para gastarla, pudiendo escoger hasta 5 soluciones digitales de un año de duración. El Programa Kit Digital pone a disposición de las empresas y autónomos diferentes paquetes (o kits) con soluciones digitales, entre ellos Gestión de Procesos, Ecommerce, Business Intelligence y Analytics y Presencia online.

Requisitos para ser Beneficiario del Programa Kit Digital

Para ser elegible para el programa Kit Digital, las empresas deben cumplir con los siguientes requisitos:

• Cumplir con la Ley General de Subvenciones.
• Estar inscrito en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• No tener consideración de empresa en crisis.
• Estar al corriente de las obligaciones tributarias y con la Seguridad Social.
• No superar el límite de ayudas de mínimos.
• Haber realizado el test de diagnóstico del programa Kit Digital.
• Tener menos de 50 empleados.

La categorización de empresas y las cuantías a recibir se harán en base al número de empleados.

Cuantías Máximas Subvencionables del Kit Digital

Las subvenciones se destinan a autónomos y pymes, y las ayudas dependen del número de empleados. La cantidad máxima subvencionable para cada empresa dependerá del tamaño de la misma, según la siguiente tabla:

Las soluciones digitales serán llevadas a cabo por agentes digitalizadores certificados por Red.es. Para saber qué solución es la más adecuada para tu negocio, es imprescindible que realices un test de autodiagnóstico sobre tu negocio. El resultado de este test determinará el nivel de intensidad digital de tu empresa y qué solución o soluciones son las adecuadas para tu negocio.

Soluciones Digitales Clave en el Marco del Kit Digital

El programa Kit Digital ofrece diversas categorías de soluciones para apoyar la digitalización de las pymes, con importes máximos de ayuda específicos para cada una:

1. Comercio Electrónico

Objetivo: Creación de una tienda online de compraventa de productos y/o servicios que utilice medios digitales para su intercambio.

Importe de la Ayuda: Hasta 2.000 € (el importe específico de la ayuda para esta categoría se financia dentro del importe máximo concedido al segmento de empresa).

Funcionalidades y Servicios Incluidos:

• Creación de la tienda online o E-Commerce y alta del catálogo de productos (al menos 100 referencias).
• Configuración e integración de los métodos de pago.
• Diseño Responsive para funcionalidad en todo tipo de dispositivos.
• Accesibilidad, cumpliendo criterios de conformidad de nivel AA de las Pautas WCAG-2.1.
• Posicionamiento básico en internet y optimización de la presencia en buscadores (SEO) de al menos 2 páginas.
• Plataforma autogestionable para el beneficiario.
• Configuración e integración de métodos de envío.

Solución: Diseño y desarrollo de tiendas online con los requisitos y funcionalidades de la convocatoria del Kit Digital. Esto incluye el análisis de necesidades, la elección de la plataforma más adecuada y el establecimiento de la estrategia de lanzamiento o renovación del e-commerce.

2. Business Intelligence y Analítica

Objetivo: Explotación de datos de la empresa para la mejora del proceso de toma de decisiones.

Importe de la Ayuda: Hasta 4.000 € para Segmento I (3 usuarios), hasta 2.000 € para Segmento II (1 usuario) y hasta 1.500 € para Segmento III (1 usuario).

Funcionalidades y Servicios Incluidos:

• Horas de parametrización para definición de particularidades y carga de datos (70h para Segmento I, 40h para Segmento II, 30h para Segmento III).
• Integración de datos con otras bases de datos.
• Capacidad de almacenamiento de datos de al menos 1 GB por usuario.
• Creación de paneles de datos estructurados y visuales personalizados.
• Exportación de datos a imágenes o documentos de Excel.

Solución: Diseño y desarrollo de cuadros de mando y configuración de informes sobre herramientas de BI como Studio o Power BI, adaptados a las necesidades del negocio.

3. Gestión de Procesos

Objetivo: Digitalizar y/o automatizar procesos de negocio relacionados con los aspectos operativos o productivos de las empresas beneficiarias.

Importe de la Ayuda: Hasta 6.000 € para Segmento I (10 usuarios), hasta 2.000 € para Segmento II (3 usuarios) y hasta 500 € para Segmento III (1 usuario).

Funcionalidades y Servicios Incluidos:

• Horas de parametrización para definición de particularidades y carga de datos (60h para Segmento I, 45h para Segmento II, 45h para Segmento III).
• Digitalización y/o automatización de procesos tales como contabilidad/finanzas, facturación, proyectos, inventario, compras y pagos, recursos humanos y logística.
• Integración con diversas plataformas mediante APIs o Web Services.
• Solución actualizable y escalable.

Solución: Integración de sistemas de gestión como ERP y CRM, así como otras plataformas con la tienda online del negocio, buscando la optimización de los flujos de trabajo.

4. Sitio Web y Presencia en Internet

Objetivo: Expansión de la presencia en internet de la pyme mediante la creación de una página web y/o la prestación de servicios que proporcionen posicionamiento básico en internet.

Importe de la Ayuda: Hasta 2.000 € para todos los segmentos.

Funcionalidades y Servicios Incluidos:

• Alta de nuevo dominio para la pyme por un mínimo de doce meses.
• Alojamiento (hosting) de la página web por un mínimo de doce meses.
• Diseño de la página web con un mínimo de 3 páginas o apartados.
• Diseño web responsive para adaptarse a todo tipo de dispositivos.
• Accesibilidad, cumpliendo criterios de conformidad de nivel AA de las Pautas WCAG-2.1.
• Plataforma de gestión de contenidos autogestionable para el beneficiario.
• Posicionamiento básico en internet y optimización de la presencia en buscadores (SEO básico) para al menos 2 páginas.

Solución: Diseño y desarrollo de sitios web corporativos. Incluye reserva de dominio, gestión de hosting, diseño, desarrollo web y SEO sobre plataformas como WordPress.

Ventajas de la Transformación Digital para las Pymes

La transformación digital para pyme ofrece numerosas ventajas, eliminando barreras geográficas, y con ello, la limitación de operar en mercados locales, para pasar a formar parte de un mundo más globalizado. De esta forma, ante un imprevisto o situación de crisis, es más factible poder mantener el negocio. La digitalización de la pyme también aporta un salto significativo en la calidad de los servicios ofrecidos a los clientes.

A las ventajas de la digitalización de los procesos, se le suman otra serie de beneficios:

• Mejora en la experiencia del cliente: Las pymes pueden utilizar herramientas digitales para interactuar de manera efectiva con sus clientes, ofreciendo una experiencia más fluida y personalizada. Esto incluye desde la implementación de sistemas de atención al cliente basados en inteligencia artificial, hasta la utilización de plataformas online para facilitar el proceso de compra.
• Agilidad operativa: En un entorno empresarial tan cambiante, la capacidad de adaptarse rápidamente a nuevas tendencias y demandas del mercado resulta crucial. Las pymes que han digitalizado sus operaciones pueden responder más rápidamente a estos cambios, lo que les permite ser más competitivas.
• Nuevos modelos de negocio: La digitalización abre las puertas a nuevas oportunidades de mercado y a la creación de nuevos productos y servicios que de otra forma no serían posibles. El uso de datos recogidos a través de herramientas digitales ayuda a entender mejor las necesidades y preferencias de los clientes. Se optimizan los procesos, haciéndolos más eficientes, y reduciendo los costes.
• Apertura internacional: Internet tiene la capacidad de eliminar fronteras y por tanto, para una pyme, el uso de herramientas digitales para fomentar su presencia online, supone una gran oportunidad de abrir el negocio a nuevos mercados internacionales. La ubicación física ya no es un impedimento para establecer relaciones, colaboraciones o reuniones con clientes y partners.

Inconvenientes en la Digitalización de las Pymes

Aunque la mayoría de las pymes reconocen que la digitalización y los procesos de transformación digital son necesarios para adaptarse a los nuevos cambios y poder seguir siendo competitivas, existen diversas razones que las frenan a la hora de llevarlo a la práctica. Las principales barreras que impiden a una pyme subirse al tren de la nueva era digital son las siguientes:

• Financiación y recursos limitados: Muchas pymes operan con presupuestos restringidos. La falta de inversión puede retrasar o limitar la adopción de herramientas avanzadas. Son reacias a la inversión inicial y desconocen que la transformación digital supone una inversión que se rentabiliza en poco tiempo.
• Falta de conocimientos tecnológicos: Los escasos conocimientos técnicos es otro obstáculo habitual, de manera que muchas pymes no cuentan con personal especializado, o bien, optan por no formar a su personal en nuevas competencias. Otro error habitual es no dejarse asesorar por socios o partners especializados.
• Seguridad de los datos: La preocupación por la seguridad y privacidad de los datos de los clientes es otro factor importante. Con el aumento de las amenazas que acechan la red, proteger la información sensible se ha convertido en una prioridad para cualquier organización.
• Cumplimiento normativo: Las pymes suelen enfrentarse a retos específicos debido a sus recursos limitados y a la complejidad de la legislación vigente. Afrontar la transformación digital de la empresa también implica cumplimiento normativo, también conocido como compliance. No solo es una obligación legal, sino también una estrategia que puede ofrecer ventajas competitivas y evitar sanciones graves.

Principales Herramientas para la Transformación Digital de las Pymes

La digitalización de empresas pymes depende en gran medida de la adquisición de herramientas apropiadas para poder afrontar la transformación digital. En este sentido, una de las consignas pasa por identificar aquellas tecnologías que serán clave en dicho proceso de transformación, así como seleccionar a los principales socios tecnológicos que acompañarán en el recorrido. El mercado actual cuenta con una oferta muy amplia y con capacidad para dar respuesta personalizada a cada necesidad.

A continuación, ofrecemos algunas de las principales herramientas puestas a disposición de las pymes, así como las tecnologías que impulsan el cambio:

• Herramientas básicas de ofimática: Incluyen programas como procesadores de texto, manejo de hojas de cálculo, o programas para realizar presentaciones. Las suites ofimáticas como Microsoft 365 también suelen incluir un gestor de correo como Outlook y Access para manejar bases de datos y Excel para llevar la contabilidad. Ofrecen la posibilidad de trabajar de forma colaborativa entre empleados de forma online, así como el apoyarse en la inteligencia artificial para obtener sugerencias avanzadas.
• Software de gestión ERP, CRM y de RRHH: El uso e integración de soluciones ERP y CRM en las pymes tiene como denominador común el hecho de optimizar la gestión del negocio. El primero permite automatizar los procesos internos de las distintas áreas que componen la empresa, mientras que un CRM se centra más en la gestión de los clientes y en todo lo asociado a las ventas. La gestión eficaz del personal se logra a través de un programa gestor de RRHH.
• Soluciones de comunicación: Permiten alinear a los trabajadores a través de plataformas colaborativas y de mensajería, facilitando el intercambio de opinión y la toma de decisiones. Incluyen soluciones de videoconferencia o comunicaciones unificadas (UCS) de nivel empresarial.
• Herramientas de conectividad: Son claves para proteger la información manejada. Existen soluciones con control de acceso por VPN que evitan el acceso de cualquier dispositivo ajeno a la empresa, garantizando la conexión segura a la red desde dispositivos móviles autorizados.
• Herramientas de IA (Inteligencia Artificial): Su uso permite comprender mejor las tendencias del mercado y el comportamiento del consumidor, acertando en la toma de decisiones basada en datos concretos, e integrando sistemas de automatización que aprenden y se adaptan con el tiempo.
• Análisis de datos: Mediante herramientas de análisis predictivo y big data, se mejora la toma de decisiones basada en datos concretos.
• Comercio electrónico avanzado: Personalización con el desarrollo de plataformas que utilizan recomendaciones basadas en IA para mejorar la experiencia de compra y ofrecer ofertas personalizadas.
• Cloud computing: Adopción de servicios en la nube escalables y flexibles que puedan crecer junto con la empresa, reduciendo los costes de infraestructura de TI y permitiendo el acceso remoto a los recursos.
• Ciberseguridad y privacidad: Adquirir herramientas que protejan la infraestructura empresarial y garanticen la seguridad de los datos y su privacidad, cumpliendo en todo momento con la regulación y el cumplimiento normativo.

El Rol de los Agentes Digitalizadores Especializados

El proceso de digitalización es normalmente un camino complejo para cualquier empresa de tamaño medio. En muchas ocasiones, no existe una estrategia clara de hacia dónde se quiere llegar y cuál es el camino más acertado para mejorar procesos y abrir nuevos canales de venta en una era cada vez más digitalizada.

Es por esta razón que una empresa de base tecnológica especializada en entornos de venta digitales puede ser de gran ayuda y guiarnos en los pasos clave para iniciar este proceso. Orienteed S.L. será una de las empresas homologadas para poder llevar a cabo tu proyecto, especializándose en e-commerce y colaborando en diferentes proyectos de digitalización, especialmente en el segmento B2B. Esto abarca desde la implementación de soluciones de comercio electrónico, hasta la integración de dichas plataformas con CRM, ERP y otras comunicaciones, trabajando con empresas del retail y el sector de la fabricación en la elaboración e implementación de planes de transformación digital. Sus soluciones en el marco del Kit Digital incluyen Comercio electrónico, Business Intelligence y analítica, Gestión de procesos, y Sitio Web y presencia en Internet.