Plan de Recursos Humanos para PYMES: Estrategia y Herramientas Esenciales

El plan de recursos humanos es aquel que crean las empresas para definir cada proceso sobre la gestión de su personal. Todo esto se hace alineado con los objetivos organizacionales, ya que no puede ser una herramienta aislada. El plan de Recursos Humanos es, para las empresas, el mapa de ruta estratégico por el que se debe guiar el modelo de gestión de las personas y debe estar alineado a la consecución de los objetivos empresariales.

Es, por tanto, una de las herramientas fundamentales que, entroncadas con otros planes como el productivo, el de marketing o el financiero, se utilizan para la consecución de los resultados empresariales. Todos los proyectos o áreas del departamento de Recursos Humanos van alineados con la estrategia empresarial. Siguiendo esta gestión integrada, el plan de Recursos Humanos es el que se encarga de organizar todo lo relacionado con ello.

Importancia del Plan de Recursos Humanos en PYMES

Si piensas en tener tu empresa y desarrollar ideas de negocios que involucren empleados, no dudes en considerar un plan de recursos humanos adecuado. Para realizar este plan se consideran necesidades actuales y futuras de la empresa. De forma sencilla, esto sirve para que las empresas puedan contar con el personal adecuado para cada necesidad.

Con el plan de RR. HH., de igual forma, se permite anticipar y gestionar cualquier cambio en el entorno laboral, ya que siempre existirán fluctuaciones en el mercado o avances tecnológicos. Cualquier situación que afecte al personal va a tener un impacto directo en el desarrollo del negocio, independientemente del tamaño de la empresa.

En Latinoamérica, las PYMES son las que llevan a cuestas el principal sustento, ya que son generadoras de empleo. De acuerdo con la Comisión Económica para América Latina y el Caribe, representan alrededor del 99 % del total de las empresas y dan empleo a cerca del 67% del total de trabajadores. Sin embargo, la misma CEPAL asegura que las PYMES en promedio alcanzan tan solo el 6% de la productividad laboral que alcanzan las grandes empresas de la región latinoamericana.

Quizá una de las áreas de oportunidad más claras es el rezago en los procesos de digitalización, ya que según un estudio del Banco de Desarrollo de América Latina (CAF) menos del 40 % tienen desarrollada esta parte. Generalmente, las pequeñas y medianas empresas optan por que las políticas de RRHH se limiten a cuestiones administrativas y capacitación.

Elementos Clave para un Plan de Recursos Humanos Estructurado

Los planes de RR. HH. mejor estructurados suelen tener varios elementos claves. Para crear un plan de RRHH, debes seguir algunos pasos de manera ordenada.

1. Definición de Necesidades y Puestos de Trabajo

• Debes iniciar con la creación de un organigrama empresarial. Los organigramas bien definidos permiten identificar los vacíos que tienen las estructuras y después planificar las contrataciones.
• Es fundamental poder ofrecer e integrar en la empresa el mejor talento disponible en el mercado de trabajo. Para ello, debemos definir las necesidades a través de la descripción de los puestos de trabajo. Esta va a ofrecer una descripción detallada del conjunto de las habilidades, capacitaciones y competencias que se necesitan para el correcto desempeño de cada una de las posiciones.
• Una vez definidos los puestos, es igual de importante saber la necesidad cuantitativa de los mismos que tiene la empresa. Esta fase es de suma importancia en el plan de Recursos Humanos, ya que te va a permitir planificar las necesidades organizativas de captación de talento, tanto interna como externa, buscar en los mejores canales (búsqueda directa, por intermediarios) y definir el presupuesto.

2. Políticas de Recursos Humanos

• El siguiente paso será crear la política de recursos humanos. Se trata de un punto fundamental para definir normas y procedimientos que guiarán la gestión del personal.
• Existe un marco legal que no se puede obviar. En el plano laboral siempre hay un marco de relaciones laborales que hay que definir a través de unas políticas proactivas de definición contractual.
• Es muy importante que en el plan de Recursos Humanos haya un apartado dedicado a la política retributiva, tanto en términos cuantitativos como cualitativos.
• Hay un marco legislativo que obliga a velar por la salud física y emocional de los empleados, como son las normativas de Prevención de Riesgos Laborales, Higiene Industrial y Salud Laboral. Estas son de vital importancia, por lo que se deben incluir también dentro del plan de Recursos Humanos las políticas antes mencionadas de salario emocional, que hacen que el empleado se sienta más vinculado y reconocido dentro de la organización.

3. Establecimiento de Objetivos SMART

• Los objetivos de tu plan de RRHH deben tener la estructura SMART, así que deben ser: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido.

4. Previsión y Contratación

• El siguiente paso será realizar una previsión de futuras ofertas de empleo. Aquí debemos anticipar las necesidades de personal según el crecimiento que tendrá el proyecto o los cambios del mercado.
• En el pasado, los procesos de reclutamiento estaban basados en los conocimientos técnicos de los candidatos. Sin embargo, en la actualidad las soft skills han cobrado relevancia equiparándose a la importancia del conocimiento técnico.
• El candidato ideal (el que encaja en el puesto, en la cultura y en el equipo) es como la búsqueda del santo grial para los reclutadores. Para mejorar la efectividad, hoy existen soluciones como Pandapé que permiten medir el grado de adecuación entre los candidatos postulantes y la empresa.
• Un punto que cada vez cobra más relevancia en una estrategia de recursos humanos en PYMES (o cualquier organización), es el employer branding. Esto debe posicionarse de la misma forma en la que logramos darle visibilidad al producto o servicio que ofrecemos. En el entorno laboral actual, cuidar y promover la imagen corporativa interna al exterior (el cómo se trabaja día a día en la empresa), contribuye a atraer (o ahuyentar) a los profesionales más calificados. Promover el sentido de pertenencia de los colaboradores es una garantía para seguir atrayendo talento valioso. Una referencia positiva de quienes están dentro de la organización siempre será bien valorada por aquellas personas que están buscando una oportunidad laboral.
• Adicionalmente, es muy importante mantenernos muy cerca de los candidatos, estar en constante comunicación con ellos e incluso que experimenten una satisfacción desde el inicio del proceso de selección.

5. Onboarding

• Tener definido un plan de onboarding (entrada a la compañía de nuevas incorporaciones) es fundamental para que el plan de Recursos Humanos tenga éxito. Por ello, es muy importante ofrecer a los nuevos fichajes un acompañamiento continuo que da inicio en su primer día laboral.
• Como parte de las responsabilidades del equipo de recursos humanos en PYMES está el proceso de onboarding de calidad, que debe ser bidireccional, es decir, basado en la interacción constante entre la organización y los colaboradores.

6. Gestión del Talento y Desarrollo

• Otro aspecto básico que el plan de Recursos Humanos debe de contemplar como herramienta estratégica es la gestión del talento de los empleados mientras dure la relación laboral.
• El plan de formación: Consiste en la definición de las acciones formativas de las que disfrutarán nuestros empleados, tanto en lo relativo a adquisición de nuevos conocimientos y habilidades como en lo relativo al conocimiento de la propia empresa en la que trabajan. Este consiste en el estudio de las necesidades formativas y la definición de las acciones de las que disfrutarán los empleados para satisfacer dichas necesidades. Este plan hace referencia, tanto a lo relativo a la adquisición de nuevos conocimientos (hard skills) y competencias (soft skills) como a lo relativo a la ampliación de conocimiento de la propia empresa en la que trabajan. El desarrollo de habilidades y competencias es fundamental en una era de transformación digital. Un estudio realizado por el Boston Consulting Group, reportó que el 86% de la fuerza laboral en Latinoamérica, ha mostrado interés en hacer reskilling para obtener un nuevo empleo.
• La gestión del desempeño: Consiste en la asignación de los conocimientos y habilidades de cada empleado en uno o varios objetivos, así como la administración de su tiempo y sus posibilidades. En este sentido, es importante fijar los objetivos individuales y grupales para el año, que estén definidos de forma SMART, que sean comprendidos y aceptados por el empleado y que sean una pieza fundamental en el engranaje del éxito para ese año.
• La evaluación del desempeño: Esta es la valoración de los conocimientos y habilidades de cada empleado en relación a uno o varios objetivos que se le hayan asignado, así como de la administración de su tiempo y sus posibilidades. Dicha evaluación sirve para redirigir comportamientos o situaciones que no están funcionando, para reconocer y dar mérito a las que sí se están realizando bien, para dar herramientas que mejoren la situación actual y para escuchar al empleado de forma activa.
• No solo basta con contratar o estimar contrataciones, también se debe hacer un seguimiento del desempeño de los empleados.

7. Retención y Bienestar del Empleado

• Ya consolidada la contratación de ese talento, será de suma importancia fidelizarlos. El mercado laboral está en constante transformación y actualmente la retribución económica no es lo único que las personas valoran para permanecer en una empresa. Hoy la flexibilidad, el desarrollo personal y profesional y el liderazgo inspirador resultan necesarios para crear una estrategia de fidelización de talento efectiva en la que su bienestar físico y emocional se ponga por encima de todo.
• El punto de partida para construir una cultura organizacional sana, una vez que ya está definida, es contratar personas alineadas con la empresa y con los valores que se promueven en ella, para que, de esa forma, puedan comportarse con base en ellos de forma coherente. Es así como se conseguirán los comportamientos deseados para lograr los objetivos de la organización y sin fisuras.

8. Indicadores de Medición

• Como último paso, tenemos los indicadores. Se deben establecer los más adecuados para medir la efectividad del plan de RR. HH. que hemos creado.

Software de Gestión de RRHH para PYMES

Para gestionar tantos procesos como implica el plan de Recursos Humanos, es muy aconsejable contar con una buena herramienta de datos que nos facilite las tareas administrativas. Esta herramienta debe estandarizar procesos, disminuir errores y que nos ha de permitir ganar mucho tiempo para dedicarlo a la calidad de todos estos proyectos. Aunque parezca increíble, la evolución tecnológica ha contribuido a la humanización de procesos. El objetivo de estas soluciones es contribuir a asegurar la prosperidad de la empresa.

1. Ringover: Comunicación Empresarial Integral

Ringover es una plataforma de telefonía IP diseñada para que las empresas gestionen sus llamadas, videollamadas y otros canales de comunicación de manera eficiente. Ideal para PYMES, permite a los equipos trabajar desde cualquier lugar, facilitando la movilidad y el trabajo remoto. Al centralizar la telefonía y la colaboración, Ringover ofrece funciones como la grabación de llamadas, transferencia, colas de espera y mensajes de voz. Además, esta solución de call center se integra con plataformas CRM como Salesforce y HubSpot, lo que optimiza la atención al cliente y mejora la productividad mediante la unificación de datos y comunicaciones en un solo sistema. Entre sus funcionalidades destacan el análisis de llamadas, que permite generar informes sobre el rendimiento del equipo, y el soporte de comunicación omnicanal, que gestiona no solo llamadas, sino también SMS para empresas, correos y videollamadas. Si bien Ringover no es un software específico de RRHH, su capacidad para mejorar la colaboración interna y externa lo convierte en una herramienta eficaz para gestionar la comunicación en empresas en crecimiento.

Ventajas: Fácil de usar y configurar, escalabilidad, movilidad, integración CRM.

Precios: Smart (21€/usuario/mes), Business (44€/usuario/mes), Advanced (desde 54€/usuario/mes).

2. Empower by Ringover: IA para Interacciones

Empower ofrece funcionalidades avanzadas basadas en inteligencia artificial diseñadas para mejorar la productividad y optimizar las comunicaciones en las empresas. Entre sus características más destacadas se encuentra el análisis semántico de las interacciones, que evalúa el tono de las conversaciones para medir la satisfacción del cliente y las diferentes reacciones en interacciones clave. Además, la IA conversacional proporciona recomendaciones en tiempo real, sugiriendo respuestas automáticas o recordatorios basados en el contexto de la conversación, lo que ayuda a los empleados a gestionar mejor las interacciones. Otras funcionalidades incluyen traducir conversaciones simultáneas, que permite la comunicación fluida entre personas que hablan diferentes idiomas, eliminando barreras lingüísticas. También ofrece la transcripción de llamadas, generando un registro escrito de las conversaciones que facilita el seguimiento, la revisión de detalles importantes y el entrenamiento de equipos.

Ventajas: Gestión de la productividad y bienestar del empleado, análisis de llamadas, identificación de cuellos de botella.

Precios: 69€/usuario/mes.

3. Personio: Gestión Integral del Ciclo de Vida del Empleado

Personio es un software de gestión de recursos humanos diseñado para PYMEs que facilita la administración del personal en una sola plataforma. Sus funcionalidades abarcan desde la contratación y la gestión de nóminas, hasta la administración de tiempo, desarrollo profesional y documentación. Personio ayuda a automatizar procesos, optimizar la eficiencia y centralizar la información de los empleados.

Ventajas: Automatización de procesos, interfaz intuitiva, personalización, cumplimiento normativo.

Inconvenientes: Precio elevado para pequeñas empresas, curva de aprendizaje.

Precios: Personalizados según el número de empleados y funcionalidades.

4. Lucca SIRH: Simplificación Administrativa

Lucca SIRH es una solución de software de gestión de personal (SIRH: Sistema de Información de Recursos Humanos) diseñada para empresas de cualquier tamaño, incluidas PYMES.

Ventajas: Interfaz amigable y sencilla, altamente personalizable, enfocado en la experiencia del usuario.

Inconvenientes: Funcionalidades limitadas para grandes empresas, implementación compleja.

Precios: Plan esencial desde 4,30€/usuario/mes.

5. Monday.com: Gestión de Proyectos con Herramientas de RRHH

Monday es una plataforma de gestión de trabajo basada en la nube que permite a los equipos planificar, organizar y rastrear su trabajo de manera eficiente. Su diseño intuitivo y su enfoque en la colaboración hacen que sea una herramienta versátil para empresas de todos los tamaños. Monday.com se utiliza para una variedad de propósitos, incluidos la gestión de proyectos, la programación de tareas y la automatización de flujos de trabajo.

Ventajas: Interfaz visual y personalizable, gestión de proyectos y RRHH en una sola plataforma, ideal para colaboración.

Inconvenientes: No es específico de RRHH, falta de funcionalidades dedicadas.

Precios: Plan estándar a partir de 12€/usuario/mes.

6. Factorial HR: Gestión del Talento y Control Horario

Factorial HR es una plataforma de gestión de recursos humanos diseñada específicamente para PYMEs.

Ventajas: Fácil de implementar y usar, centraliza funciones clave de RRHH, seguimiento eficaz de tiempos.

Inconvenientes: Limitaciones para empresas grandes, algunas funciones avanzadas requieren integraciones.

Precios: Plan Core HR desde 60€/año + 4€/usuario adicional.

7. Bizneo HR Suite: Solución Modular Completa

Bizneo HR Suite es una plataforma integral de gestión de recursos humanos diseñada para ayudar a las empresas a optimizar sus procesos relacionados con el capital humano. Esta suite combina varias funcionalidades que abarcan desde la selección y contratación de personal hasta la gestión del rendimiento y la formación de empleados.

Ventajas: Solución modular completa, buena capacidad de análisis y reportes, ideal para PYMES y medianas empresas.

Inconvenientes: Puede ser compleja de configurar, el precio puede aumentar con módulos.

Precios: Essential (6€/empleado/mes), Professional (8€/empleado/mes), Enterprise (presupuesto personalizado).

8. PayFit: Automatización de Nóminas y RRHH

PayFit es un software de gestión de nóminas y recursos humanos diseñado para simplificar y automatizar el proceso de nómina en las empresas, especialmente en PYMEs. Ofrece funcionalidades que permiten gestionar la contabilidad de las nóminas, las ausencias y las vacaciones de los empleados, así como un portal de autoservicio para que los empleados accedan a su información personal.

Ventajas: Extremadamente fácil de usar para nóminas, cumplimiento automático de normativas, excelente atención al cliente.

Inconvenientes: Funcionalidades de RRHH fuera de nóminas limitadas, no tan orientado a gestión del talento.

Precios: Personalizables, coste inicial desde 49€/mes + 18€/empleado adicional.

9. Oracle HCM: Gestión Integral del Capital Humano

Oracle HCM (Human Capital Management) es una solución integral de gestión de recursos humanos que forma parte de la suite de aplicaciones en la nube de Oracle. Está diseñada para ayudar a las empresas a gestionar todo el ciclo de vida del empleado, desde la contratación hasta el desarrollo profesional y la gestión del talento. Entre sus características se incluyen la gestión de nóminas, seguimiento del rendimiento, planificación de sucesiones y análisis de datos de recursos humanos.

Ventajas: Altamente robusto, análisis avanzado, escalable.

Inconvenientes: Implementación compleja y costosa para PYMES, curva de aprendizaje elevada.

Precios: Personalizados según el tamaño y las necesidades de la empresa.

10. Workday: Gestión de RRHH y Finanzas en la Nube

Workday es una plataforma de gestión empresarial basada en la nube que se centra en la gestión de recursos humanos, finanzas y planificación. Su enfoque principal es proporcionar herramientas para la gestión del talento, la planificación de la fuerza laboral y la analítica de datos, permitiendo a las empresas optimizar sus procesos operativos y mejorar la toma de decisiones.

Ventajas: Amplia funcionalidad, personalizable y flexible, buena reputación en experiencia de usuario.

Inconvenientes: Puede resultar costoso para algunas PYMES.

Precios: Personalizados, puede ser costoso para algunas PYMES.

Tabla Comparativa de Software de RRHH para PYMES

Uno de los asuntos de los que hay que ser consciente en relación con las vidas laborales de los empleados es que éstas siguen un ciclo y que, por tanto, algún día van a terminar.

Aunque son los directores de departamento los encargados realmente de velar por todo lo que hemos visto hasta ahora, estos pueden contar con la ayuda del HRBP (Human Resources Business Partner). Este término es definido por Dave Ulrich para referirse al agente del cambio que trabaja junto al negocio con el fin de ayudarle en la consecución de sus metas.