El Plan General de Contabilidad de PYMES y la No Obligatoriedad del Estado de Cambios en el Patrimonio Neto

El Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas (PGC PYMES), aprobado por el Real Decreto 1515/2007, de 16 de noviembre, representa una adaptación fundamental del Plan General de Contabilidad (PGC) con el objetivo de simplificar las obligaciones contables para negocios de menor tamaño. Este plan, concebido para empresas que cumplen con requisitos de tamaño específicos, busca mantener la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados, al tiempo que aligera la carga administrativa.

Marco Normativo y Carácter Voluntario

El Plan General de Contabilidad de Pymes constituye el desarrollo de las normas contables que pueden ser aplicadas por ciertas empresas, delimitadas en el cuerpo de este real decreto. En la determinación de las operaciones realizadas con carácter general por estas empresas y, en consecuencia, en la simplificación de los criterios contenidos en el Plan General de Contabilidad se ha partido de una propuesta analizada en un grupo de trabajo específico creado para esta tarea.

Debe resaltarse el carácter voluntario de este Plan General de Contabilidad de Pymes, cuya aplicación es opcional para las empresas que cumplan las condiciones establecidas en el artículo 175 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, aprobado por Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, para la formulación de balance y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados. Adicionalmente se exige que la empresa no se encuentre en alguno de los supuestos de exclusión regulados en el apartado 2 del artículo 2 de este real decreto. Por su parte, el artículo 3 de este real decreto prohíbe la aplicación parcial del Plan General de Contabilidad de Pymes, exigiendo que se considere como un cuerpo completo.

Aunque la aplicación del PGC PYMES se presenta como voluntaria para las empresas que cumplen con los requisitos de tamaño específicos, esta "voluntariedad" conlleva condiciones estrictas y no debe interpretarse como una elección libre de alternar entre planes. Una vez que una empresa decide acogerse a este plan simplificado, debe mantenerlo durante al menos tres ejercicios consecutivos. Esto significa que la adopción del PGC PYMES está supeditada al cumplimiento de determinados criterios durante dos ejercicios consecutivos, y una vez adoptado, la empresa se compromete a mantener ese marco contable por un periodo mínimo, lo cual tiene implicaciones directas en su política contable y en la forma en que presentará sus informes futuros.

Estructura y Simplificaciones del PGC PYMES

La estructura del Plan General de Contabilidad de Pymes es la misma que la del Plan General de Contabilidad. Sin embargo, el PGC PYMES ha reducido sus contenidos en las operaciones que se ha valorado que los destinatarios de esta norma llevan a cabo con menor habitualidad y ha simplificado algunos aspectos puntuales.

En la segunda parte, normas de registro y valoración para pequeñas y medianas empresas, se han eliminado las normas relativas a ciertas operaciones que se han considerado como de escasa realización por estas empresas. Asimismo, se han simplificado algunos de los criterios de registro y valoración contenidos en el Plan General de Contabilidad, fundamentalmente relacionados con los instrumentos financieros.

Debe también resaltarse la eliminación de la norma relativa a activos no corrientes y grupos enajenables de elementos, mantenidos para la venta, cuyo contenido no resulta de aplicación a las empresas usuarias del Plan General de Contabilidad de Pymes.

La tercera parte contiene las normas de elaboración y los modelos de las cuentas anuales para las pequeñas y medianas empresas, que son iguales a los modelos abreviados contenidos en la tercera parte del Plan General de Contabilidad, si bien prescindiendo de las subagrupaciones, epígrafes, partidas y apartados de información en memoria relativos a las operaciones cuyo desarrollo no se inserta en el Plan General de Contabilidad de Pymes. Ha de resaltarse la eliminación de los grupos 8 y 9 que reflejan los gastos e ingresos registrados directamente en el patrimonio neto, respectivamente.

La Ley 16/2007, de 4 de julio, no exige a estas empresas la presentación del estado de flujos de efectivo. Es por ello que se ha considerado conveniente simplificar el estado de cambios en el patrimonio neto de pequeñas y medianas empresas, que estará formado únicamente por un documento, que contempla todos los cambios en el patrimonio neto, realizados con los socios, con terceros o como una mera reclasificación de las partidas. En este documento se ha añadido específicamente la información relativa a los ingresos y gastos directamente imputados a patrimonio neto, que de acuerdo con los contenidos de este Plan serán las subvenciones, donaciones y legados concedidos a la empresa por terceros y los ingresos fiscales a distribuir. La principal novedad de esta parte del Plan es la eliminación del estado de ingresos y gastos reconocidos dada la práctica ausencia de operaciones que conllevan en el Plan General de Contabilidad la imputación de ingresos y gastos directamente al patrimonio neto.

Definición de PYME y Microempresa para Fines Contables

La clasificación de una empresa como PYME o Microempresa es un factor determinante, ya que establece el modelo de Cuentas Anuales que debe presentar (normal, abreviado, PYMES o microempresas) y, en algunos casos, la obligatoriedad de ciertos documentos como el Estado de Flujos de Efectivo.

Para acogerse al Plan General de Contabilidad de PYMES (PGC PYMES), que permite un modelo de cuentas más simplificado, una empresa debe cumplir al menos dos de las siguientes tres circunstancias durante dos ejercicios consecutivos al cierre de cada ejercicio:

• Que el total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 euros.
• Que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no supere los 50.

Dentro del PGC PYMES, existen criterios específicos para Microempresas, que permiten una simplificación contable aún mayor. Para aplicar estos criterios, la empresa debe cumplir al menos dos de las siguientes tres circunstancias durante dos ejercicios consecutivos:

• Que el total de las partidas del activo no supere 1.000.000 euros.
• Que el importe neto de la cifra anual de negocios no supere 2.000.000 euros.
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no supere los 10.

Además, existen los modelos de Cuentas Anuales Abreviadas, que pueden presentarse si durante dos ejercicios consecutivos no se superan dos de los siguientes límites:

• Activo total: 4 millones de euros.
• Cifra de negocios: 8 millones de euros.
• Trabajadores: 50 empleados.

Tabla Comparativa de Límites para Modelos Contables

La Ley de Sociedades de Capital también contempla límites superiores para las cuentas abreviadas: un activo total que no supere los 11,4 millones de euros, una cifra de negocios anual que no supere los 22,8 millones de euros, y un número medio de empleados que no exceda los 250 trabajadores. Esta distinción es crucial: mientras el PGC PYMES se refiere a un plan contable con normas de registro y valoración simplificadas, las "cuentas abreviadas" se refieren al formato de los documentos a presentar, que pueden aplicar a un rango más amplio de empresas.

La condición de "PYME" o "Microempresa" no es estática; requiere una revisión anual y puede cambiar la obligación de presentación. Por ejemplo, una empresa puede adquirir o perder la condición de PYME si sus cifras caen o superan los límites máximos durante dos periodos contables consecutivos. Esta variabilidad exige un monitoreo continuo por parte de las empresas.

Excepciones y Casos Particulares

Además de los empresarios individuales, ciertas empresas, aunque cumplan los umbrales de tamaño, no pueden aplicar el PGC PYMES. Esto incluye a las entidades de interés público, las empresas que formen parte de un grupo que deba formular cuentas consolidadas, aquellas cuya moneda funcional sea distinta del euro, y determinados tipos de entidades financieras. Los empresarios individuales, comúnmente conocidos como autónomos, que tributan en Régimen de Estimación Directa Normal. Aunque están obligados a llevar una contabilidad, generalmente no tienen la obligación de depositar sus cuentas anuales en el Registro Mercantil, a menos que superen umbrales específicos de actividad que los equiparen a una sociedad para ciertos fines.

Componentes Esenciales de las Cuentas Anuales

Las Cuentas Anuales no son documentos aislados; forman una unidad y deben ser redactadas en conformidad con el Código de Comercio, la Ley de Sociedades de Capital y el Plan General de Contabilidad (o PGC PYMES), con el objetivo primordial de mostrar una imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa.

Balance de Situación

Este documento representa una "foto" de la situación financiera de la empresa en un momento específico. Refleja de manera detallada los activos (bienes y derechos propiedad de la empresa), los pasivos (obligaciones y deudas con terceros) y el patrimonio neto (los fondos propios de la empresa).

Cuenta de Pérdidas y Ganancias

La Cuenta de Pérdidas y Ganancias detalla todos los ingresos y gastos generados por la empresa a lo largo de un ejercicio contable, culminando en la determinación del resultado del ejercicio, ya sea un beneficio o una pérdida. Este informe es crucial para evaluar la rentabilidad de las operaciones del negocio. Las cuentas contables son las de los grupos 6 y 7 del Plan General Contable. Cabe la posibilidad de que, por criterios no tanto cuantitativos sino cualitativos, no sea posible aplicar el plan general contable para pymes (RD 1515/2007) y exista la obligación de acogerse al plan general contable normal (RD 1514/2007).

Se abre una pequeña excepción a la hora de formular la Cuenta de Pérdidas y Ganancias en modelo Abreviado, ya que los límites cambian para este estado concreto siempre y cuando se cumplan los siguientes requisitos:

• Total de Activo: debe ser inferior a 11.400.000 euros.
• INCN: el importe debe ser inferior a 22.800.000 euros.
• Nº medio de trabajadores debe ser inferior a 250.

Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN)

Este estado muestra las variaciones que han experimentado los fondos propios de la empresa durante el periodo, incluyendo los ingresos y gastos reconocidos, así como otros movimientos que afectan directamente al patrimonio neto. Es importante recordar que en el modelo PGC PYMES, al igual que el modelo normal en su versión abreviada, no es obligado presentar ECPN.

Estado de Flujos de Efectivo (EFE)

El Estado de Flujos de Efectivo explica los movimientos de caja, es decir, las entradas y salidas de dinero de la empresa, clasificándolos en actividades operativas, de inversión y de financiación. Es importante señalar que solo las empresas que no pueden presentar cuentas abreviadas están obligadas a incluir este estado. Para las PYMES que se acogen al PGC PYMES, su inclusión también es voluntaria.

Memoria

La Memoria es un documento fundamental que amplía, detalla y complementa la información numérica contenida en el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias. Incluye datos relevantes sobre la actividad de la empresa, la propuesta de aplicación del resultado, las normas de registro y valoración aplicadas, y cualquier otra información que sea necesaria para una comprensión completa de la situación financiera. Aunque la memoria para PYMES y microempresas es más simplificada en su estructura, debe contener toda la información necesaria para que las cuentas anuales reflejen una imagen fiel.

Proceso de Presentación de las Cuentas Anuales

El proceso de presentación de las cuentas anuales se realiza, en su gran mayoría, de forma electrónica a través de la plataforma del Colegio de Registradores, utilizando el programa oficial D2.

Fase 1: Formulación de las cuentas

Los administradores de la sociedad son los responsables directos de elaborar las cuentas anuales, así como el informe de gestión (si su presentación es obligatoria) y la propuesta de aplicación del resultado. Este proceso debe completarse en un plazo máximo de tres meses a contar desde la fecha de cierre del ejercicio social. Es imprescindible que las cuentas estén firmadas por el empresario o por todos los administradores, quienes asumen la responsabilidad de la veracidad de los datos contenidos en ellas.

Fase 2: Aprobación por la Junta General de Socios

Una vez formuladas, las cuentas anuales deben ser sometidas a la aprobación de la Junta General de Socios (o del socio único, en su caso). Este acto debe producirse en un plazo máximo de seis meses desde el cierre del ejercicio social. Cabe destacar que la Ley 5/2021 ha introducido la posibilidad de celebrar juntas exclusivamente telemáticas, lo que ha facilitado este proceso para muchas sociedades.

Fase 3: Depósito en el Registro Mercantil

Tras la aprobación por la Junta, las cuentas anuales deben depositarse en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa. El plazo para este depósito es de un mes a partir de la fecha de aprobación.

El proceso de depósito se lleva a cabo, en la mayoría de los casos, de forma telemática, utilizando el programa D2 proporcionado por el Colegio de Registradores. Este procedimiento implica la descarga del programa, la introducción de los datos contables, la generación de los ficheros necesarios (generalmente en formato .zip), la firma de los mismos con un certificado digital válido y, finalmente, el envío telemático al Registro.

Documentación necesaria para el depósito

El depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil requiere la presentación de una serie de documentos obligatorios:

• Las Cuentas Anuales completas, es decir, el Balance de Situación, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la Memoria, y, si procede según el tamaño y tipo de empresa, el Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN) y el Estado de Flujos de Efectivo (EFE).
• La Certificación del acuerdo de aprobación de las cuentas y la propuesta de aplicación del resultado por parte de la Junta General.
• En caso de que sea obligatorio, el Informe de Auditoría, acompañado de un certificado acreditativo de que las cuentas presentadas se corresponden con las auditadas.

Incumplimiento de Plazos y Consecuencias

Cumplir con los plazos es muy importante a la hora de depositar las cuentas anuales, pues su incumplimiento podría tener como consecuencia el cierre temporal de la ficha en el Registro Mercantil y hasta que no se regularizara esta situación no se podría registrar ningún documento. Por otro lado, cabría la posibilidad de la imposición de sanciones por parte del Instituto de Cuentas y Auditoría Contable (ICAC) y estas sanciones pueden oscilar entre los 1.200 y los 60.000 euros. Si la razón de no depositar cuentas anuales reside en la no aprobación de las mismas, será necesario el certificado del órgano de administración (o el acta notarial en la que consta la no aprobación de las CCAA) para así constatarlo y evitar el cierre registral.