Estructura y Elementos Clave de un Plan de Negocios para un Club de Windsurf

El plan de negocio es el gran pilar sobre el que debe sustentarse nuestro proyecto si tenemos en mente poner en marcha una empresa de aventura o de gestión de eventos deportivos. Dedicarle el tiempo y el esfuerzo necesarios nos asegurará dar nuestros primeros pasos con seguridad y evitar que nuestras ilusiones y nuestra inversión no se dilapiden a las primeras de cambio.

Un plan de negocio es un documento en el que se recogen todos los aspectos fundamentales de nuestro proyecto. El éxito de cualquier negocio no se basa únicamente en una idea brillante o en un producto innovador, sino en la planificación estratégica y la ejecución eficaz de un plan de negocios bien estructurado. La estructura de un plan de negocios es de vital importancia por varias razones que abarcan desde la organización de ideas hasta la comunicación efectiva con diferentes partes interesadas.

«Un plan de negocios es una herramienta crucial que proporciona una hoja de ruta detallada para el desarrollo y la implementación de una idea o proyecto empresarial. Los motivos principales por los que te conviene idear un buen plan de negocios son múltiples, pero los más importantes tienen que ver con tres elementos: la organización, la viabilidad y el financiamiento externo.

1. Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es un documento que tiene la función de sintetizar toda la actividad de tu empresa y se genera con base en tu plan de negocios una vez que este quede listo. Generalmente, el resumen es de una o dos páginas y debe incluir los siguientes puntos:

• Concepto del negocio: Describe a la empresa, el producto o servicio que ofrece, su ventaja competitiva, las características de los clientes potenciales y el contexto donde se desenvuelve el negocio.
• Factores financieros: En este renglón, destacan elementos como ventas, ganancias, flujo de efectivo y retorno de inversión.
• Necesidades financieras: Incluye el capital requerido para emprender o fortalecer el negocio, así como el destino de cada peso invertido.
• Posición actual: Describe el estado actual del proyecto o la empresa.

Como su nombre lo indica, el resumen ejecutivo abarca toda la información contenida en tu plan, pero reducida a sus mínimas expresiones. Algunos recomiendan que no sobrepase una página de extensión y otros hablan de un máximo de tres páginas.

2. Estructura Ideológica

Esta primera estructura equivale al alma de una empresa. Aquí se presenta y describe la idea de negocio, así como los objetivos que se pretenden alcanzar. Lo valioso de esta sección es que se trata de la tarjeta de presentación frente a tus colaboradores e inversionistas potenciales. La estructura ideológica se integra por los siguientes puntos:

• Nombre de la empresa: Este debe reflejar de manera sencilla a lo que se dedica el negocio y el giro en el que se desenvuelve. Lo mejor es que sea corto, fácil de pronunciar y recordar.
• Misión: Es el propósito por el que surge una empresa y es lo que le da identidad. Se compone de tres elementos: descripción de lo que hace el negocio, a quién va dirigido el producto y/o servicio que ofrece, y qué lo hace diferente frente a sus competidores.
• Visión: Es una imagen de la compañía a futuro y su función es inspirar a los colaboradores, inversionistas y público meta para llegar hasta donde se propone. Esta se caracteriza por ser realista, motivadora, clara, sencilla y fácil de comunicar.
• Valores: Son las reglas bajo las que se conducirá la organización a la hora de cerrar un trato con clientes, proveedores, inversionistas y colaboradores.
• Ventajas competitivas: Refleja los motivos por los que tu producto y/o servicio tendrá éxito en el mercado. Esto dependerá tanto de su valor agregado como de tus habilidades y expertise.

La descripción del tipo de negocio que queremos poner en marcha es, obviamente, el comienzo de todo el plan. Debe ser lo más detallada posible y explicar qué se ofrece y a quién va dirigida. Cuando se establece un plan de negocio es necesario ser realista y hacer una apuesta por una línea de negocio clara y concreta, aunque con el paso del tiempo podría ampliarse.

Ejemplo: SeaWolf Sports

El proyecto en cuestión tiene como principal objetivo la elaboración del plan de negocio para SeaWolf Sports, una empresa cuyo fin será el de proporcionar servicios de actividades deportivas acuáticas en la costa de Jávea. Esta región es conocida por sus playas de aguas transparentes y su entorno natural, y atrae a numerosos turistas anualmente, sobre todo en la temporada de verano, por lo que resulta el escenario perfecto para el desarrollo de este tipo de actividades recreativas.

La oferta de SeaWolf Sports abarcará una amplia variedad de servicios, tanto estandarizados como personalizados, diseñados para satisfacer las diversas necesidades y preferencias del público. Entre los servicios estandarizados se encuentran los alquileres de kayaks, tablas de paddle surf (SUP) y tablas de surf, así como la organización de excursiones guiadas y clases de SUP Yoga y de surf. La gama de servicios personalizados será adaptada a las necesidades de grupos particulares. Esto incluirá excursiones en kayak y SUP diseñadas a medida, así como actividades personalizadas para organizaciones, empresas, colegios y otros grupos. Esta variedad en la oferta permitirá a la empresa abarcar un grupo más amplio de clientes. De esta manera, SeaWolf Sports logrará el objetivo de posicionarse como una empresa reconocida en toda la Costa Blanca, creando una comunidad en torno a su estilo de vida activo y apasionado por el mar.

3. Estructura del Entorno y Análisis de Mercado

Esta sección del plan de negocios es una radiografía de la industria y el mercado en los que se desarrollará tu empresa. Conocer el comportamiento del sector al que pertenece tu oferta, cómo se han comportado las ventas de productos y/o servicios similares al tuyo en los últimos 12 meses y qué es lo que demanda tu público meta, te ayudará a reafirmar si tu idea es viable o hay que reformularla.

Conocer lo mejor posible el contexto en el que se va a poner en marcha el nuevo negocio es clave. El turismo de aventura goza de buena salud, pero se encuentra en un ámbito en el que debe encontrar su cuota de mercado ofreciendo un valor añadido no sólo ante otras empresas, sino también en comparación con otras ofertas de ocio, centradas en el ecoturismo y el turismo rural. El actual auge del turismo de aventura y el incremento de personas apasionadas del deporte y las actividades físicas al aire libre ha hecho que el mercado sea cada vez más competitivo.

Es imprescindible hacer un buen análisis local ya que todas las empresas que se dedican al turismo activo y al deporte de aventura tienen el mismo catálogo de productos o similar. Cuando las actividades ofertadas son iguales o muy parecidas, elementos intangibles como la seguridad, la profesionalidad, la amabilidad etc., se vuelven fundamentales.

Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades)

Se conoce por DAFO al análisis de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de una empresa. Las dos primeras responden a las características internas y las dos últimas a la situación externa. Por ejemplo, las debilidades de un nuevo negocio pueden ser que no cuenta con clientes o la marcada estacionalidad de sus servicios. Entre las fortalezas puede constar su ubicación geográfica.

Las variables que incluye son:

• Fortalezas: Se refiere a aquellas características que hacen de la empresa única y diferente a sus competidores.
• Oportunidades: Aquí el emprendedor debe enumerar qué demanda el mercado y cómo su negocio podrá satisfacer esas necesidades a resolver.
• Debilidades: La honestidad es muy importante en esta variable, pues hay que reconocer cuáles son los defectos del producto y/o servicio.
• Amenazas: El empresario debe conocer muy bien la industria en la que participa, porque solo así detectará de dónde puede venir un golpe de la competencia o qué le exigirá su consumidor en el corto, mediano y largo plazo.

Público Objetivo y Competencia

¿Existe una demanda por parte de los consumidores a que se dé respuesta a una necesidad concreta? ¿Quién es nuestro público objetivo y potencial? ¿Cuál es el espacio real que tenemos en el mercado? ¿Cuál es su potencial escalabilidad? Las preguntas anteriores buscan perfilar quién es nuestro cliente cero, aquel para quien diseñamos, creamos y ofertamos nuestro producto o servicio.

En la presentación de este plan ya hemos avanzado quiénes serían nuestros potenciales clientes, ahora profundizaremos en ellos y en cuántos son:

• Particulares: Entre 18 y 50 años, muy activos y dispuestos a vivir experiencias.
• Grupos escolares: Este grupo abarca a escolares desde los 14 años hasta universitarios.
• Empresas: Formado por directivos o trabajadores de empresas o sociedades que por motivación pueden hacer uso de nuestros servicios.
• Turistas: Es el grueso de los clientes.
• Turoperadores: Colaboradores que pueden traer grandes volúmenes de clientes.

Una vez definidas con qué empresas y entidades se va a competir, conviene comparar punto por punto cada actividad ofrecida. Investigar el valor agregado de la oferta de tu competencia, los precios que ofrecen y los canales de distribución que utilizan. También presta atención a sus estrategias de venta y mercadotecnia. Consejo: no los imites y mejor usa esa información para depurar tus ideas.

4. Estructura Mecánica (Plan de Marketing y Ventas)

Aquí se encuentran incluidos los objetivos de la compañía y las estrategias para lograrlos, así como los plazos en los que se deben reportar los primeros resultados. La estructura mecánica fungirá a manera de bitácora y será la que te ayudará a detectar errores y cambiar de táctica de inmediato en caso de ser necesario.

Con base en la “Estructura del entorno”, determina qué estrategias implementarás para crear un plan de ventas y de mercadotecnia que garantice un flujo constante de ingresos en la empresa. Por lo tanto, tendrás que definir estos puntos:

• Precio de tu producto y/o servicio: Una buena forma de tasar tu oferta es investigar el rango en el que oscilan los productos y/o servicios de tus competidores. En las empresas de turismo de aventura el precio de venta, en aquellas actividades más populares, viene determinado por el precio de mercado.
• Planes de pago: Si tu producto y/o servicio es más costoso que el de tu competencia, puedes diseñar esquemas de crédito o pagos diferidos.
• Fuerza de ventas: Aquí se determina el número de vendedores que necesitas para iniciar, así como su perfil y las habilidades requeridas para colocar tu oferta en el mercado con éxito.
• Canales de distribución: Dependiendo de la naturaleza de lo que comercialices, tendrás que elegir los medios a través de los cuales tus clientes potenciales tendrán acceso a tu oferta.
• Canales de comunicación: Actualmente, las empresas se apoyan de otros medios además de los tradicionales (como radio y televisión) para llegar a su público meta. Para un club de windsurf, las redes sociales serán clave para la difusión de las actividades con fotos de las excursiones, vídeos de las rutas, etc. Los folletos publicitarios también pueden ser útiles para destacar las actividades diferenciales.

Un aspecto a tener en cuenta es la estacionalidad de este tipo de servicios, ya que casi todo el trabajo se centra en verano. Para poder conseguir ingresos y acabar con esa estacionalidad es conveniente elaborar estrategias para los meses de invierno.

5. Estructura Financiera

La experiencia de algunos emprendedores muestra que la parte más complicada al momento de desarrollar un plan de negocios es la que tiene que ver con las finanzas. Sin embargo, esta es la que aporta más información acerca de la viabilidad de una idea para que se convierta en una empresa exitosa.

Es imprescindible efectuar un cálculo de los fondos necesarios para desarrollar el negocio, ya se trate de aportaciones de capital propio como terceros, o de ambos tipos. Esto nos dará la previsión de tesorería. El presupuesto de inversiones debe quedar cubierto por el presupuesto de financiación.

Hay dos campos, la inversión total y la previsión de ventas, de los que debemos realizar una estimación para los primeros cinco años. La inversión total se desgrana en dos aspectos; el fondo de maniobra inicial y los recursos propios.

Reportes Financieros Clave

La estructura financiera básica de un plan de negocios se compone de seis reportes:

1. Estado de resultados pro-forma proyectado a tres años: Tiene como objetivo presentar una visión a futuro del comportamiento del negocio.
2. Balance general pro-forma proyectado a tres años: Este reporte se divide en dos variables: qué tiene la empresa y cómo se financió.
3. Flujo de caja pro-forma proyectado a tres años: Aquí defines tus políticas de cuentas por cobrar, qué plazo te darán tus proveedores para cumplir tus obligaciones con ellos y cuál será tu ciclo de venta.
4. Análisis del punto de equilibrio: Es una medida que indica las unidades que una empresa debe vender para cubrir los costos fijos derivados de su propia operación.
5. Análisis de escenarios: Proyecta dos posibles escenarios (uno optimista y otro pesimista) para saber cuál sería tu utilidad en cada uno de los dos casos.
6. Conclusiones: Este apartado es al que más importancia le darán los futuros inversionistas en caso de que utilices tu plan de negocios como herramienta para conseguir financiamiento.

Estimaciones Financieras Específicas

Es vital incluir las siguientes previsiones y cálculos:

• Coste de seguros y permisos.
• Previsión de la cifra de clientes y ventas.
• Previsión de Gastos de explotación, comercialización y gastos de personal.
• Amortización: Euros destinados a compensar la depreciación efectiva sufrida por los elementos del inmovilizado de la empresa.
• Estimación de beneficio, antes y después de impuestos.
• Flujo de Caja o diferencia entre ingresos y gastos de cada ejercicio.
• Periodo de recuperación de la inversión (Pay-Back): Es el número de años que son necesarios para recuperar la inversión inicial a base de sumar los flujos de caja generados con los años.
• Estructura de Costes - Costes variables: Aquellos que están incorporados al proceso productivo o de consumos eléctricos. Varían en función de las unidades vendidas.

6. Estructura de Recursos Humanos y Organización

Una tendencia entre los emprendedores es convertirse en “todólogos” pues son ellos quienes, al inicio, se hacen responsables tanto de la administración como de la operación del negocio. Sin embargo, si la empresa cuenta con socios fundadores y un equipo de trabajo, es importante que se delimiten funciones, responsabilidades, sueldos y prestaciones de acuerdo al rol que se tenga.

Algunos consejos prácticos para construir una estrategia de recursos humanos:

• Comienza por desarrollar un organigrama en el que se delimiten las funciones, obligaciones y responsabilidades del equipo con base en sus cargos.
• Determina los sueldos, prestaciones e incentivos de cada puesto.
• Elabora una tabla en la que se identifique al líder de cada estrategia implementada al interior de la organización e incluye sus funciones, gente a cargo, metas a alcanzar y en qué periodo deberá reportar sus resultados.

El plan de negocio debe contar con una sección dirigida a la producción y los recursos humanos. Tendrás que detallar cómo se fabrica tu producto (si lo tienes), atendiendo a los márgenes de tiempo y creando un sistema de funcionamiento adecuado. Este componente especifica el esquema de organización de la empresa y describe de manera extendida las responsabilidades de cada cargo y a qué se comprometen a nivel jurídico quienes asumen un puesto en específico, así como los derechos que también adquieren al formalizar una relación laboral con la empresa.

Por su parte, el técnico especializado en deportes de aventura será el encargado de planificar y dirigir el programa de actividades. La contratación de monitores capacitados también se puede realizar bajo la fórmula de la subcontratación, al igual que los servicios de gestión contable, laboral y fiscal, de los que puede encargarse una gestoría. Las subcontrataciones son imprescindibles en algunos servicios, como el mantenimiento y reparación de vehículos. Hay que valorar si se deben adquirir estos productos mediante fórmulas como el leasing.

7. Aspectos Legales y Productivos

Legislación Aplicable

En primer lugar hay que analizar la legislación de la comunidad autónoma por la que se regirá la empresa que queremos montar. La contratación de un seguro de responsabilidad civil y de un seguro a terceros es un tema que prevé la legislación de la Comunidad Autónoma correspondiente. Coste de seguros y permisos. Legislación aplicable: normativa específica derivada de la actividad a realizar.

Proceso Productivo y Recursos

Proceso productivo y recursos: principales tareas y funciones a realizar para fabricar el producto o prestar el servicio, tecnología e IA a emplear, recursos necesarios, análisis de la capacidad productiva o de entrega. Elige tu aventura cuenta con una serie de infraestructura que permitirá realizar los servicios que ofrece a los clientes. No obstante, algunas actividades, por el coste de las infraestructuras, serán sub contratadas en función de las contrataciones de servicios.

Consideraciones Adicionales

En cada caso tendrás que adaptar un poco tu plan a lo que demanda cada uno. Por ejemplo, a los requisitos de valoración (innovación, empleo, territorio) que determinen las bases de la subvención a la que vas a optar de las administraciones. Así podrás iniciarlo con mayor coherencia y rigor, incrementando las posibilidades de éxito. Es muy importante que ajustes tu discurso a tu audiencia. No es lo mismo hablar con un banco, que hablar con la administración pública o con un inversor.

Para ello debes cuidar el diseño, la maquetación, la estructura, utilizar frases breves y directas y eliminar todo aquello que no aporte. Incluye indicaciones y preguntas que te servirán como apoyo y orientación en el proceso de reflexión y análisis que debes realizar para conseguir redactar un buen plan de empresa. Para asegurarte de que tu plan de negocios sea efectivo y persuasivo para los inversores, es fundamental enfocarte en la claridad, la concisión y la veracidad. Esto incluye utilizar datos y proyecciones realistas, presentar una estrategia de salida clara para los inversores y asegurarte de que el documento esté bien estructurado y sea fácil de leer.

No hay una duración estándar, pero idealmente cualquier tipo de plan de negocios debería ser lo suficientemente conciso como para mantener el interés de los lectores, pero lo suficientemente detallado como para cubrir todos los aspectos críticos del negocio. En resumen, tu plan de negocio debe ser breve, sencillo y conciso.