Cómo Crear un Plan de Negocios Exitoso para tu Free Tour

¿Te estás preguntando cómo convertir tu idea de operador turístico en un negocio real? Bien sea que desees iniciar una agencia de viajes, una empresa de excursiones o un negocio de viajes de aventura, es necesario realizar previamente un plan de negocios para comunicar claramente cómo planeas hacer realidad tu idea. Si deseas lanzar una startup y atraer inversionistas, lo primero que debes hacer es desarrollar una propuesta formal, a esto se le conoce como plan de negocios.

Crear un plan de negocios turístico puede parecer abrumador, ¡pero no te preocupes! En este artículo te mostraremos cómo hacer uno, ofreciéndote además consejos útiles para quienes están fundando una empresa por primera vez. Además, puedes usar este artículo como una plantilla de plan de negocios para operadores turísticos. Así, podrás escribir tu propio plan de negocios de muestra (a modo de ejercicio) o bien, crear un plan real.

Para explicar con más claridad cómo crear un plan de negocios para operadores turísticos, usaremos un negocio como ejemplo a lo largo del artículo. Este negocio de muestra será una pequeña empresa de operadores turísticos especializada en ecoturismo en Tailandia.

Preparación para Escribir tu Plan de Negocios

Antes de comenzar a crear tu plan de negocios oficial, es muy útil pensar en varios aspectos de tu negocio. Así, estarás totalmente preparado para abordar cada tema en la plantilla del plan de negocios. Un excelente ejercicio de preparación que puedes hacer es preparar una plantilla de gestión estratégica (o Business Model Canvas) para tu empresa.

Trabajar con una plantilla de gestión estratégica puede alentarte a pensar críticamente sobre tus clientes, la estructura de costos, las fuentes de ingresos y la estrategia de marketing, entre otros aspectos. Este es un “entrenamiento” perfecto para tu plan de negocios, ya que podrás incorporar las notas del Business Model Canvas en tu plan de negocios real. Te recomendamos hacer este ejercicio con los cofundadores de tu empresa (en caso de tenerlos) escribiendo todo en una pizarra. Es muy probable que, mientras avances, ¡hagas muchos cambios!

Elementos Clave de un Plan de Negocios para Operadores Turísticos

Todo plan de negocios de un operador turístico debe contener, al menos, siete secciones principales, además de una sección para información adicional si es necesario. El plan terminado debe tener un buen formato, incluyendo además el logotipo y el branding de la empresa.

• Un resumen ejecutivo.
• Una descripción general de la empresa.
• Una descripción de sus servicios (plan de operaciones).
• Un análisis de su mercado.
• Un plan de implementación.
• Un resumen del equipo de trabajo.
• Un plan financiero.

Aparte, si hay información adicional y relevante por incluir, un plan de negocios puede tener uno o más apéndices al final.

Resumen Ejecutivo

Al ser el primer elemento de un plan de negocios, el resumen ejecutivo es posiblemente su sección más importante. Si estás presentando tu idea a los inversionistas, estos quizás sean personas muy ocupadas. Por esta razón, hay que llamar su atención desde el principio.

El resumen ejecutivo debe contener un esquema conciso de los objetivos y metas de tu empresa, su misión y/o visión, sus factores clave de éxito y una descripción clara de su propuesta de valor.

Descripción General de la Empresa

Para esta sección hay un truco útil: piensa en lo que publicarías en la sección “Acerca de” del sitio web de tu empresa de operador turístico.

En la descripción general de la empresa debe estar explicado quiénes son los líderes clave de tu empresa, cómo y cuándo comenzó el negocio, la estructura de propiedad (en caso de tener inversores, por ejemplo), dónde está tu oficina o sede principal, además de un resumen de tus activos y deudas actuales. La longitud de esta sección puede variar. Si estás en las primeras etapas de tu negocio, la descripción puede ser bastante corta.

Plan de Operaciones

El plan de operaciones es la sección donde describes con exactitud qué es lo que ofrecerá tu empresa. ¿Qué tipo de tours venderás? ¿Dónde operará exactamente? Este sería el tipo de información que incluirías en tu sitio web para que los clientes o invitados potenciales la lean, pero sin demasiados argumentos de venta.

Algo que puedes incluir en esta sección es la descripción del “ciclo de vida” de tu negocio. ¿Qué ocurre antes, durante y después de un tour? ¿Qué pasos completa el huésped? ¿Qué ocurre tras bastidores en la oficina de tu empresa? Piensa un momento en nuestra empresa de ecoturismo en Tailandia. En ella, podríamos ilustrar cómo alguien podría reservar un recorrido con unos seis meses de anticipación a través de nuestro sitio web. Esto sería así: entre la reserva y el momento de llegada coordinamos el alojamiento, las comidas y el transporte con nuestros proveedores asociados. Cuando termina el recorrido, ofrecemos transporte de regreso al aeropuerto. Como punto final, incluimos una oferta especial para reservar otro recorrido con nosotros incluyendo un descuento.

Análisis de Mercado

Esta sección de tu plan de negocios debe explorar tu nicho específico dentro de la industria turística y las ubicaciones geográficas donde piensas operar.

Aquí debes ser capaz de responder estas preguntas: ¿Quiénes son tus clientes o huéspedes objetivo? ¿Quiénes son tus principales competidores? ¿Qué tendencias hay actualmente en este sector de la industria? ¿Está aumentando o disminuyendo la cantidad de visitantes a tu ubicación? Si es posible, incluye estadísticas de fuentes confiables para sustentar tu análisis de mercado. Fuentes como las organizaciones de marketing de destinos, las oficinas de turismo y los datos de tráfico aéreo pueden brindar información valiosa. Además, le darán mayor credibilidad a tu análisis. En esta sección es muy importante que no dejes pasar nada por alto. Con un análisis completo y bien sustentado, tu lector podrá comprender realmente las condiciones de tu mercado.

Pongamos un ejemplo. En el análisis de mercado de nuestro negocio de ecoturismo en Tailandia podríamos incluir información sobre: tendencias de viajes en Tailandia (como los mercados alimentadores más populares), nuevas rutas aéreas, tendencias económicas, la cantidad de nuevos hoteles que se están construyendo, entre otros datos. Aquí también podríamos explorar el mercado del ecoturismo. ¿Hay más personas eligiendo opciones de viaje ecológicas actualmente que hace cinco años atrás? ¿Cuáles empresas lideran hoy en día el mercado del ecoturismo a nivel mundial y en Tailandia?

Ejemplo de un gráfico de tendencias del ecoturismo, mostrando el crecimiento del interés en viajes ecológicos en Tailandia en los últimos cinco años.

Plan de Implementación

Ahora que has explicado tu idea de negocio y descrito el mercado en el que planeas operar, es momento de describir cómo le darás vida a tu negocio de operador turístico. En esta sección debes incluir un análisis DAFO, detalles sobre tus estrategias de marketing y precios, además de una proyección de ventas.

Comencemos con el análisis DAFO. En él, explorarás las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de tu empresa. Aquí podrías dar respuestas a preguntas como estas: ¿Qué ofrece tu empresa que nadie más en el mercado puede ofrecer? ¿Cuáles son los posibles desafíos que deberás afrontar? Usando el ejemplo de nuestra empresa de ecoturismo, una amenaza posible serían los desastres naturales; si hay inundaciones o deslizamientos de tierra, nuestro negocio no puede operar. Por otro lado, una oportunidad es que cada vez hay más personas interesadas en opciones de viaje ecológicas.

Análisis DAFO para una Empresa de Ecoturismo en Tailandia

En cuanto a tus estrategias de marketing y precios, éstas deben ser muy específicas. ¿Cómo encontrarán los clientes tu empresa? ¿Qué canales online utilizarás? ¿Trabajarás a través de agentes de viajes o directamente con tus clientes? Aparte, tu estrategia de precios debe incluir las tarifas exactas que planeas cobrar con al menos un año de anticipación.

Por ejemplo, nuestra empresa de ecoturismo en Tailandia podría cobrar $699 por un paquete durante la temporada baja, $899 durante la temporada alta y $999 durante los períodos de vacaciones, con tarifas que aumentan un 5% cada año. En esta estrategia también podríamos ofrecer un descuento del 10% para las reservas de compra anticipada hechas con al menos 6 meses de anticipación. Además, se podría cobrar una tarifa de cancelación del 50% por cualquier reserva cancelada dentro de los 3 meses posteriores a la fecha de salida del tour.

Según tu estrategia de precios, puedes crear una proyección de ventas que estimará el desempeño de las ventas de tu empresa. Esta proyección, preferiblemente, puede abarcar los próximos tres años.

Resumen del Equipo de Trabajo

Una vez que el lector comprenda qué es lo que hará tu negocio como operador turístico, seguro se preguntará quién lo hará posible. Además, si estás planeando lanzar un negocio como operador turístico en toda regla, es muy probable que no lo hagas solo.

En el resumen del equipo de trabajo debes incluir un plan completo para la estructura organizativa de tu empresa, los líderes clave, los empleados y los procesos de capacitación. ¿Ya cuentas con un equipo de gestión para tu empresa? ¿Necesitarás contratar líderes adicionales? ¿Cuántos empleados necesitarás y cuánto les pagarás? ¿Cómo capacitarás y motivarás a tus empleados? Todas estas son preguntas que debe responder el resumen de tu equipo de trabajo.

Aparte, esta sección debe brindar suficiente información para que los inversores potenciales comprendan exactamente cómo planeas dotar de personal a tu empresa, pagar a tus empleados y asegurar que todos los miembros del equipo tengan la capacitación adecuada.

Ejemplo de un organigrama que ilustra la estructura de un equipo de free tours, desde la gerencia hasta los guías.

Plan Financiero

El plan financiero es muy importante para los inversores potenciales, ya que ellos querrán maximizar el retorno de su inversión. Básicamente, tu plan financiero es una proyección de tus flujos de ingresos y tu estructura de costos para los primeros cinco años de operación de tu empresa.

Dicho plan no debe incluir solamente los ingresos por la venta de billetes y los costos de los salarios de tus empleados, sino también detalles importantes como: costes de software de operadores turísticos, seguros, impuestos, gastos de marketing, depreciación de activos, intereses sobre préstamos, entre otros. Si no tienes experiencia en finanzas, te recomendamos buscar la ayuda de un contador o de alguien que conozca los pros y contras del modelaje financiero.

Información Adicional

En un apéndice, puedes incluir información de apoyo o estadísticas que pueden ser útiles para los inversores potenciales pero que no son esenciales para su plan de negocios. Por ejemplo, allí podrías incluir un informe completo sobre las tendencias del tráfico aéreo que utilizaste en la sección de análisis de mercado.

Consejos para Crear un Plan Sólido de Negocios para Free Tours

Sin duda, redactar un plan de negocios no es tarea fácil. Esto es algo que toma mucho tiempo y que requiere mucha reflexión. Sin embargo, un plan de negocios bien redactado puede llegar a generar un crecimiento significativo para tu empresa. Cuando completes tu plan de negocios, ten en cuenta estos consejos:

• Haz una investigación exhaustiva de tu mercado. Al presentar tu empresa a los inversionistas querrás verte como un experto. Por ello, infórmate lo más que puedas sobre tus competidores y las tendencias del mercado.
• Simplifica tus palabras y descripciones. Un plan de negocios no es lugar para sorprender al lector con un lenguaje florido. Por el contrario, quieres que él comprenda fácilmente tu propuesta de valor. Piensa que escribes algo que hasta un alumno de primaria pueda entender. Lo que menos quieres es que tu lector objetivo no entienda qué es lo que realmente hace tu empresa.
• No tengas miedo de hacer cambios. Mientras trabajas en tu plan de negocios, tal vez descubras aspectos de tu negocio que debes ajustar para el bien de tu empresa. A fin de cuentas, ¡las empresas que se adaptan mejor son las que sobreviven!
• Busca una segunda opinión (o tercera o cuarta). Para probar qué tan legible y claro es tu plan de negocios, debes permitir que alguien ajeno a tu industria (como un familiar o un amigo) pueda leerlo. Si tienen muchas preguntas, tal vez debas ajustar las descripciones o explicar tus planes de forma más clara.
• ¡Atención con los errores! Tu plan de negocios es un reflejo de los valores de tu empresa.

Muchos comenzaron compañías de actividades porque amaban un deporte, aventura o actividad y querían llevar esto a otras personas. Sin importar cuál sea tu empresa y la experiencia que ofreces, necesitarás un plan de negocios para asegurarte de que tu proyecto es viable tanto de forma financiera como conceptual.

La Esencia del Free Tour

Un free tour es una visita guiada por la ciudad donde se enseñan sus monumentos más importantes, pero también los menos turísticos y se cuenta la cultura y la historia de los mismos. La principal diferencia es que se pagan a “taquilla invertida” en vez de por precio fijo y anticipado. Esto da muchos puntos. Los free tours suelen durar entre 2 y 3 horas y los viajeros se cansan. Por ejemplo, en esta ciudad existe un río con una gran leyenda, os la contaré a mitad del recorrido.

Un free tour, ya es considerado por muchos como la primera opción de contacto con la ciudad. El dinero está genial pero a veces he tenido a familias con poco presupuesto y aunque no me hayan dado muchísimo, me lo agradecieron un montón, y eso también llena muchísimo. Lo bueno de este trabajo es que llevas grupos de gente, con lo que se multiplican tus ganancias.

De guía viajero a próximos guías viajeros, les diremos que no es difícil trabajar como guía, pero hay que prepararlo bien y ser simpático con la gente. Muchos guías saben más de un idioma y esto es genial para tener más viajeros de diferentes lugares.

Al principio las pasamos p… todo hay que decirlo. Al habla Juan, un placer estar también aquí con vosotros, viajeros inteligentes. Si esta pregunta me la hubieras hecho hace un año te hubiera dicho: «¿cómo? Pues así es, hace un año no me hubiera imaginado que hoy estaría haciendo esto. Para ser sincero, siempre me ha gustado hacer de guía cuando he viajado con amigos/as y curiosear todo lo que una ciudad o un espacio puede ofrecerme. Aquí es cuando pensé, la gente no tiene ni idea de cómo es Cork realmente.

Diseño del Recorrido y Contenido

El recorrido hay que tenerlo todo programado con anterioridad y prestarle muchísima atención. Las paradas son muy importantes. Para ello os presento Google Maps, la herramienta de los guías de free tours por excelencia.

Aquí os dejo la imagen del tour que hacía en Sídney, con todas las localizaciones en el Map. Si alguno está por allí os dejo que lo copiéis.

Ejemplo de un mapa de Google Maps con las paradas de un free tour planificado.

Luego repítelo unas cuantas veces con amigos. Luego depende de cada grupo, si iban muy lentos omitía algunas historias al igual que si iban muy rápidos puedes explayarte más en tus explicaciones. El humor es una de las llaves para recibir más o menos donativos. ¡Claro! La verdad que luego me dio una gran historia para contar a los viajeros. De esa manera, conseguirás mejores beneficios, por eso es muy importante hablar de sí mismo. En mi caso en Sídney, siempre les decía “soy de ese lugar donde es famosa la paella” y todos “ahhh paeLa paeLa” y así creábamos un vínculo. Hay que probar mucho.

El tiempo de espera es crucial en el mundillo de los free tours. De esta manera empiezas a explicar mientras esperas a que los que faltan se te unan. Ya sabéis, que vale más una imagen que mil palabras. Así que deja a un lado este tipo de palabras y hazlo simple. Eres un guía free tour, ¡los más divertidos del mundo! Ten cuidado y sé responsable. Quizás ahora te parezca mucho pero es mejor curarte en salud y hacer un free tour impecable.

Promoción y Colaboración

Existen muchísimas agencias de free tours por todo el mundo. Como veis ya salen varias webs donde podemos preguntar, solo hay que ponerse en contacto y ya está. Es decir, ellos te llevan a los viajeros y te cobran entre 2 € y 3 € por cada viajero que te llevan al grupo y tú te llevas todo lo demás.

La parte mala de ser freelance es la de que si no puedes ir, nadie te reemplaza pero sobre todo, conseguir viajeros. Lo primero que te viene a la cabeza es, ¿me tengo que montar una web? Lo único malo para mí de Tripadvisor es que están todas las agencias de tours, por lo que se hace muy difícil competir ya que tienen muchísimas valoraciones. Lo bueno de Meetup es que nos permite crear “eventos” y repetirlos durante unas 14 semanas.

En una época en la que es tan fácil obtener opiniones en tiempo real sobre las experiencias de los usuarios, es fundamental escucharlas activamente y utilizarlas, en la medida de lo posible, para mejorar esa experiencia. Discover Lisbon lo sabe bien. Son una gran empresa de free tours en la capital portuguesa, que cuenta con más de treinta personas entre su equipo de guías, personal administrativo y de gestión.

El poder del boca a boca no se limita a las reseñas online, sino también a través de las propias redes sociales de la gente, tanto online como offline. Es importante aprovechar también este potencial: si proporcionas un servicio y una experiencia turística realmente fantásticos a la gente, superando sus expectativas, estarán encantados de actuar después casi como defensores y embajadores de tu marca. "Al final del tour, siempre decimos a los visitantes que se convertirán en nuestras voces en todo el mundo, esas voces que se asegurarán de hablar del lado real del país, de las cosas positivas que ofrece nuestro país, un país al que muchos aún tienen miedo de viajar..."

Por otro lado, asociarse con proveedores locales de alojamiento offline tiene un valor incalculable para los operadores turísticos libres. Dicho esto, sin embargo, hoy en día cada vez son más los viajeros que pasan de las actividades promocionadas en recepción y prefieren realizar sus propias búsquedas en línea, a menudo desde el móvil.

Esperamos que conocer los conocimientos y la experiencia de algunas de las mejores empresas de free tours del mundo le ayude a alcanzar sus objetivos. ¡Feliz viaje, amigos!