Cómo Elaborar un Plan de Negocio Exitoso para Empresas de Ocio y Tiempo Libre

El plan de negocio es el gran pilar sobre el que debe sustentarse nuestro proyecto si tenemos en mente poner en marcha una empresa de aventura o de gestión de eventos deportivos. Dedicarle el tiempo y el esfuerzo necesarios nos asegurará dar nuestros primeros pasos con seguridad y evitar que nuestras ilusiones y nuestra inversión no se dilapiden a las primeras de cambio. Un plan de negocios (también llamado proyecto de negocio o plan de empresa) es un documento en el que se describe tanto la naturaleza del negocio que queremos desarrollar como los objetivos y estrategias que vamos a llevar a cabo.

Este documento es útil para emprendedores, startups y empresas que están iniciando o quieren escalar su negocio. Aunque no es obligatorio, es altamente recomendable. Depende de la complejidad del negocio, pero puede tomar desde unas semanas hasta unos meses. Una vez definido el modelo de negocio de la futura empresa, el plan de negocio es la herramienta estratégica de planificación. Elaborar un plan de negocio requiere concretar y poner por escrito los aspectos principales de todas las áreas de la empresa (marketing, equipo humano, finanzas, trámites, administración, organización del trabajo, etc.), definiendo acciones, plazos, responsables, presupuesto y previsiones.

Algunos operadores de tours se dieron cuenta de que disfrutan educar a otros y brindarles experiencias culturales significativas. Muchos comenzaron compañías de actividades porque amaban un deporte, aventura o actividad y querían llevar esto a otras personas. Sin importar cuál sea tu empresa y la experiencia que ofreces, necesitarás un plan de negocios para asegurarte de que tu proyecto es viable tanto de forma financiera como conceptual.

Elementos Fundamentales de un Plan de Negocio

Aunque no existe una estructura fija en base a la cual redactarlo, sí podemos destacar algunos puntos fundamentales que te servirán para darle forma al documento:

1. Descripción del Negocio y Propuesta de Valor

• La descripción del tipo de negocio que queremos poner en marcha es, obviamente, el comienzo de todo el plan. Debe ser lo más detallada posible y explicar qué se ofrece y a quién va dirigida.
• La mayoría de las nuevas empresas procuran agrupar a un buen número de servicios ofertados, aunque otras se centran en una sola actividad.
• Nadie mejor que tú mismo para detallar con claridad y concisión el fundamento de tu negocio: ¿Qué ofreces? ¿Qué valor añadido presenta respecto a la competencia?
• Plantéate estas y otras preguntas para conocer todos los detalles de lo que tu futura empresa ofrecerá. A fin de cuentas, tu producto o servicio será en un primer momento tu carta de presentación en la sociedad empresarial.

2. Análisis de Mercado y Competencia

Conocer lo mejor posible el contexto en el que se va a poner en marcha el nuevo negocio es clave. El actual auge del turismo de aventura y el incremento de personas apasionadas del deporte y las actividades físicas al aire libre ha hecho que el mercado sea cada vez más competitivo.

• El turismo de aventura goza de buena salud, pero se encuentra en un ámbito en el que debe encontrar su cuota de mercado ofreciendo un valor añadido no sólo ante otras empresas, sino también en comparación con otras ofertas de ocio, centradas en el ecoturismo y el turismo rural.
• Realiza un estudio de mercado y define cuál es la situación actual del mercado en el que se ofertará tu producto o servicio.
• Saber contra quién competirás es la clave para detectar y potenciar el valor añadido de tu producto.
• Cuando se establece un plan de negocio es necesario ser realista y hacer una apuesta por una línea de negocio clara y concreta, aunque con el paso del tiempo podría ampliarse.
• Una vez definidas con qué empresas y entidades se va a competir, conviene comparar punto por punto cada actividad ofrecida. Te recordamos que dentro de tu plan de negocios también se encuentra el análisis de competencia.

3. Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades)

Se conoce por DAFO al análisis de debilidades, fortalezas, amenazas y oportunidades de una empresa. Las dos primeras responden a las características internas y las dos últimas a la situación externa.

• Debilidades: Por ejemplo, las debilidades de un nuevo negocio pueden ser que no cuenta con clientes o la marcada estacionalidad de sus servicios. En los últimos años se ha producido una excesiva proliferación de las actividades de éxito, como el descenso en canoa, en detrimento de otras menos rentables como el senderismo o la escalada. Las guerras de precios perjudican seriamente al sector ya que suponen un descenso en la calidad de la oferta: las empresas emplean monitores sin titulación, no contratan servicios, etc.
• Fortalezas: Entre las fortalezas puede constar su ubicación geográfica. La mejor forma de diferenciarse de la competencia es ofrecer calidad, cuidar la imagen del negocio y dar un trato personalizado y exquisito a los clientes.
• Amenazas: El fin de tu tiempo libre: que no se te olvide que tu trabajo será amenizar el ocio de los demás en detrimento del tuyo propio. Escasez de personal cualificado: según la actividad a la que te dediques, necesitarás contar con personal de tiempo libre, técnicos deportivos (de montaña y para actividades acuáticas), personas para atender al público si existe venta directa, etc. Este personal no es muy abundante y además se dedica estacionalmente al negocio, por lo que vas a tener que moverte para conseguir un grupo lo suficientemente amplio y diverso para poder atender tu negocio.
• Oportunidades: Si eres una persona aficionada del deporte y la naturaleza ¿por qué no sacar partido de esas aficiones y crear un negocio de turismo? Inicialmente el turismo activo fue una actividad muy localizada en determinados espacios naturales.

4. Plan de Marketing y Ventas

• Una vez sabemos qué vamos a vender, tenemos que plantearnos ¿cómo lo haremos? ¿Quién lo adquirirá?
• Debemos definir cuál es nuestro potencial cliente y el tamaño de nuestro mercado para determinar cuál puede ser nuestro volumen de ventas.
• En función de ese cliente ideal, también sería recomendable detallar nuestro público objetivo.
• Como en casi todos los negocios, la mejor forma de captar clientes en el turismo activo es el boca-oído. Pero eso no va a ser suficiente.
• Uno no puede quedarse de brazos cruzados esperando a que le vengan los clientes. Hay que salir a la calle a buscarlos y ofrecer los servicios. Hay que utilizar todos los medios posibles: buzoneo, anuncios en fiestas, publicidad en revistas de aventura, etc. Eso sí, la inversión en publicidad no la dediques a los grandes medios porque en este negocio, no es efectiva.
• En cambio, un medio barato y que ofrece grandes posibilidades es Internet, así que crea una web de tu empresa e intenta estar presente en buscadores, portales especializados, etc.
• En la actualidad, existe una gran diversidad de canales para alcanzar a tu público objetivo y comunicarle tu producto. Pero, en un mercado saturado de mensajes, es crucial que transmitas por qué eres diferente. Por qué deberían elegirte. Invítalos a ser parte de una historia.
• Si bien estos pasos son generales, asegúrate de adaptar cada paso de tu plan de marketing a tu audiencia. Habla en su idioma y promueve tus tours y actividades de una manera atractiva para ellos.

5. Estructura Legal y Organizacional

• Decide tu forma jurídica. ¿Has optado por crear tu propia empresa como autónomo? O, por el contrario, ¿prefieres constituirte como sociedad? En ese caso, también tendrás que decidir qué figura societaria adoptar: limitada, laboral, anónima…
• Para saber más sobre la forma jurídica de tu empresa, puedes consultar nuestro videoblog.
• Conoce tus necesidades iniciales. Para poner en marcha tu empresa probablemente necesites una oficina, o quizá hayas optado por instalarte en un vivero de empresas durante su nacimiento.
• También deberás detallar las infraestructuras tecnológicas e informáticas, las necesidades técnicas y decidir quién o quiénes compondrán el equipo humano. De nuevo, es necesario ser realista en este punto.
• Las subcontrataciones son imprescindibles en algunos servicios, como el mantenimiento y reparación de vehículos. Hay que valorar si se deben adquirir estos productos mediante fórmulas como el leasing.
• La contratación de monitores capacitados también se puede realizar bajo la fórmula de la subcontratación, al igual que los servicios de gestión contable, laboral y fiscal, de los que puede encargase una gestoría.
• Los proveedores de estos negocios son empresas de venta de equipos y material, de alquiler de coches, de transportes, compañías de seguros, hoteles y otros centros con alojamiento, empresas de restauración, etc. Aunque puedes ir renovando tu cartera de proveedores, te conviene tener algunos fijos y cuidarlos, porque muchos de tus servicios los vas a subcontratar y así podrás pactar mejores condiciones. Normalmente se les localiza por referencias personales o en directorios de empresas especializadas. También tendrás que subcontratar determinados servicios para no lastrar tu presupuesto con demasiados gastos.

6. Plan Financiero

Es imprescindible efectuar un cálculo de los fondos necesarios para desarrollar el negocio, ya se trate de aportaciones de capital propio como terceros, o de ambos tipos. Esto nos dará la previsión de tesorería. Después, mediante la cuenta de resultados, se calculan los beneficios previstos. El presupuesto de inversiones debe quedar cubierto por el presupuesto de financiación.

• Hay dos campos, la inversión total y la previsión de ventas, de los que debemos realizar una estimación para los primeros cinco años.
• La inversión total se desgrana en dos aspectos; el fondo de maniobra inicial y los recursos propios.
• Contrasta tus datos financieros. Conocer tu punto de partida económico y el objetivo al que quieres llegar es necesario, pero también lo es detallar cómo llegaremos hasta esa meta.
• ¿De qué recursos disponemos? ¿Necesitaremos ayudas para nuevos autónomos y emprendedores? Llegados a este punto recuerda que cualquier empresa en general, y las start-up en particular, arrojan resultados negativos financieramente en sus inicios.

Elementos clave del plan financiero:

1. Previsión de la cifra de clientes y ventas.
2. Previsión de Gastos de explotación, comercialización y gastos de personal.
3. Coste de seguros y permisos.
4. Amortización.
5. Estimación de beneficio, antes y después de impuestos.
6. Flujo de Caja o diferencia entre ingresos y gastos de cada ejercicio.

Por otra parte, es necesario obtener un beneficio como resultado de la resta de los gastos de los ingresos.

7. Resumen Ejecutivo y Revisión del Plan

Llegados a este punto, habrás definido y recopilado una gran cantidad de información. Revísala para detectar errores y corregirlos, e intenta sintetizar todo en un resumen ejecutivo. En este nuevo documento pon en marcha tu creatividad, ya que será el que tus potenciales inversores consulten. Recuerda captar la atención en los primeros párrafos para evitar que acabe almacenada junto a otras propuestas de negocio en un cajón.

Consideraciones Específicas para Empresas de Ocio y Tiempo Libre

Las empresas de aventura al aire libre están sujetas a grandes variaciones de facturación. Los meses de primavera y, sobre todo, verano, serán los de mayor actividad.

Un plan de negocio es, en definitiva, un mapa que indica a dónde queremos llegar con nuestra empresa y desde dónde partimos, además del camino que tomaremos para llegar a ese punto. Es, también, la puerta de entrada a las inversiones. Por ello, merece la pena dedicarle tiempo y esfuerzo. Si necesitas ayuda o asesoramiento en la definición de tu proyecto de negocio, acude a tu Cámara de Comercio más cercana.