Cómo Crear un Plan de Continuidad de Negocio Robusto para tu Empresa

Los imprevistos y eventos disruptivos forman parte de la realidad empresarial. Frente a ello, la elaboración de un plan de continuidad de negocio (BCP, por sus siglas en inglés) permite hacer frente a las contingencias de una forma más efectiva y rápida, volviendo a la normalidad en el menor tiempo posible. Un BCP es un documento que contiene un conjunto predeterminado de procedimientos que describen cómo una organización mantendrá sus operaciones comerciales durante y después de una interrupción significativa. Esta interrupción puede ser causada por una amplia gama de amenazas, incluidas desastres naturales, fallos técnicos, pandemias, huelgas, ataques terroristas y ataques informáticos.

Para cualquier empresa, es muy importante seguir llevando a cabo todas sus operaciones independientemente del contexto en el que se encuentre y los sucesos que puedan ocurrir. Esta es una de las etapas más importantes dentro del proyecto de continuidad de negocio, donde la organización se asegurará de que no se verá afectada ante cualquier incidencia inesperada. Ya sea que gestiones una pequeña startup o una gran corporación, una estrategia de continuidad no es meramente una precaución; es esencial. Estas estrategias defienden a los trabajadores, mantienen la confianza de los clientes y garantizan que las empresas puedan adaptarse y navegar desafíos. Además, ayudan a minimizar pérdidas financieras, reducir el tiempo de inactividad y mantener una ventaja competitiva incluso durante crisis.

¿Qué es la Gestión de la Continuidad Empresarial (BCM)?

Un plan de continuidad empresarial es una parte de la gestión de la continuidad empresarial (BCM). La BCM incluye la evaluación de riesgos, la planificación de respuestas, la recuperación y el mantenimiento a largo plazo de las políticas y procedimientos desarrollados, probados y utilizados cuando ocurre una crisis. El objetivo principal de la planificación de la continuidad empresarial es identificar las preparaciones y acciones de recuperación que pueden ayudar a una organización a reanudar operaciones y servicios lo más rápido posible durante y después de una crisis.

Por ejemplo, la mayoría de las operaciones comerciales dependen en gran medida de la tecnología y los sistemas automatizados, y la interrupción de estos sistemas, incluso por unas pocas horas, puede causar problemas graves. Una empresa con un plan de continuidad empresarial que haya identificado una herramienta de sustitución para las reuniones de video, como en el caso de una interrupción de Zoom, podrá recuperarse más rápido que una empresa sin uno.

La planificación de la continuidad empresarial también es importante para obtener y mantener el cumplimiento con algunos estándares de privacidad y seguridad, incluido SOC 2®. Un plan de continuidad empresarial es parte de la documentación que un auditor de SOC 2 probablemente revisará, junto con sus sistemas y controles de seguridad, para determinar su nivel de cumplimiento con los Criterios de Servicios de Confianza (TSC) que ha seleccionado.

Diferencia entre Plan de Continuidad del Negocio, Plan de Recuperación ante Desastres y Plan de Respuesta a Incidentes

Existen varios planes de contingencia y continuidad que pueden ayudar a minimizar el impacto de eventos catastróficos. Algunas organizaciones optan por crearlos como documentos independientes:

• Plan de Continuidad del Negocio (BCP): Proporciona procedimientos para mantener las operaciones comerciales mientras se recupera de una interrupción significativa.
• Plan de Recuperación ante Desastres (DRP): Se centra en restaurar la infraestructura y las operaciones de TI tras una crisis. Un DRP forma parte de la estrategia global para garantizar la continuidad del negocio.
• Plan de Respuesta a Incidentes (IRP): Proporciona procedimientos para mitigar y corregir un sistema después de un incidente de seguridad, como un virus o un troyano. Un plan de IRP debe detallar un proceso de recuperación para cuando ocurran incidentes de seguridad.

Componentes Clave de un Plan de Continuidad de Negocio

Crear un BCP efectivo requiere un entendimiento completo de los elementos esenciales que aseguran que tu organización esté preparada para cualquier interrupción. Para asegurar que tu plan sea práctico y efectivo, es crucial enfatizar los elementos esenciales que abordan riesgos, simplifican respuestas y apoyan los esfuerzos de recuperación.

1. Evaluación de Riesgos: Los profesionales de negocios pueden desarrollar estrategias de prevención y mitigación cuando conocen los desafíos de su negocio. Por lo tanto, identificar y evaluar riesgos potenciales en el negocio es un componente importante en el desarrollo de un plan de continuidad. Se evalúa la probabilidad y severidad del impacto de cada riesgo en la continuidad de tu negocio, y se priorizan los riesgos basado en su impacto potencial y la probabilidad de ocurrencia. En un PCN se deben contemplar el máximo de escenarios o posibles desastres que afectarán a la actividad normal de la empresa. Pueden provocar interrupciones incendios en los edificios de la empresa, pandemias, huelgas, ataques terroristas, ataques informáticos, etc. La identificación de riesgos y escenarios es muy importante.
2. Estrategias de Recuperación: Una vez completada la evaluación de riesgos, el siguiente paso es formular estrategias de recuperación para garantizar que tu negocio pueda reanudar rápidamente las operaciones esenciales tras una interrupción. Estas estrategias deben detallar pasos específicos a seguir, como planes de recuperación de datos, sistemas de respaldo, o mover empleados a diferentes ubicaciones. En esta etapa del desarrollo del plan de continuidad de negocio, concéntrate en minimizar el tiempo de inactividad para asegurar un acceso rápido a recursos esenciales y mantener el servicio al cliente.
3. Plan de Comunicación: La siguiente etapa es crear un plan de comunicación para asegurar mensajes puntuales, claros y consistentes durante la interrupción. Este plan debe incluir canales de comunicación designados, como correo electrónico, teléfono o redes sociales, y plantillas para mensajes de crisis. Implementar esto reduce la confusión y mantiene la confianza mientras el negocio navega la interrupción y trabaja hacia la recuperación.
4. Gestión de Recursos: La gestión de recursos en una muestra de plan de continuidad de negocio asegura que el personal vital, equipo, tecnología y suministros estén accesibles durante una interrupción. Determina los recursos esenciales necesarios para sostener las operaciones, incluidos respaldo de energía, sistemas de TI o personal con experiencia especializada. En este punto se indica de dónde se obtendrán los recursos necesarios y quienes serán los proveedores, asegurándose que estarán disponibles. Para evitar confusiones y estrés, es importante detallarlos con todos sus nombres y datos de contacto.
5. Objetivos de Recuperación: Un BCP típicamente incluye objetivos clave de recuperación que ayudan a las organizaciones a planificar cuán rápido necesitan recuperar datos y sistemas para minimizar interrupciones y mantener operaciones sin problemas durante eventos inesperados.
   • RPO (Objetivo de Punto de Recuperación): RPO establece el límite de cuánta pérdida de datos puede tolerar un negocio después de una interrupción. Define el punto en el tiempo más reciente aceptable para recuperar datos, minimizando pérdidas potenciales.
   • RTO (Objetivo de Tiempo de Recuperación): RTO es el tiempo máximo de inactividad aceptable para sistemas o procesos. Indica con qué rapidez un negocio necesita recuperarse y reanudar operaciones normales después de una interrupción.

Beneficios de un BCP Bien Definido

Contar con un BCP efectivo ofrece numerosos beneficios para la organización:

• Preservación de la Confianza del Cliente: Al tener una estrategia exhaustiva, tu empresa puede seguir asistiendo a los clientes durante interrupciones, preservando su confianza y seguridad. Una comunicación efectiva mejora la confianza en los clientes, haciendo que crean que tu negocio es confiable incluso en tiempos difíciles.
• Reducción del Tiempo de Inactividad: Un plan de continuidad de negocio organizado efectivamente asegura que tu organización pueda restaurar rápidamente las funciones esenciales tras una interrupción, reduciendo enormemente el tiempo de inactividad. Esto permite a las empresas mantener la productividad y disminuir los efectos adversos de las interrupciones en las operaciones diarias.
• Resiliencia Mejorada: Un BCP impulsa tu negocio al equiparlo para lidiar con interrupciones inesperadas, tanto internas como externas. Permite que tu organización se adapte, se recupere y mantenga operaciones eficientemente, incluso en situaciones desafiantes.
• Gestión de Riesgos: Un marco de BCP efectivo ayuda a planificar y mitigar los riesgos que incluyen ciberataques, desastres naturales o interrupciones comerciales. Enfocarse en estos riesgos con antelación asegura que tu negocio no quede atrapado en una crisis, mientras también minimiza los resultados de un evento inesperado.
• Cumplimiento de Normativas: Las industrias requieren que las empresas mantengan sus planes de continuidad para protegerse contra interrupciones. Tales planes aseguran que la empresa cumpla con regulaciones relevantes y evite todas las penalizaciones legales o financieras mientras fortalece su reputación.

Cómo Crear un Plan de Continuidad de Negocio: Guía Paso a Paso

Para poder elaborar un PCN efectivo, siguiendo todas las etapas, es importante contar con los conocimientos y habilidades adecuadas. A continuación, se desglosa el proceso en seis pasos clave.

Paso 1: Realizar un Análisis de Impacto en el Negocio (BIA)

Identificar las funciones críticas de tu negocio y sus dependencias es el primer paso para crear una muestra de plan de continuidad de negocio. Un análisis de riesgos en el que se realiza una panorámica de la situación actual y se estudian las amenazas que podrían afectar a la continuidad del negocio. Una vez identificadas, evalúa el impacto potencial de las interrupciones en cada función, considerando consecuencias financieras, operativas y legales. Basado en esta evaluación, establece Objetivos de Tiempo de Recuperación (RTO), determinando cuán rápido deben restaurarse. Estima las pérdidas financieras derivadas de interrupciones y asegura el cumplimiento de cualquier requisito legal que pueda afectar los tiempos de recuperación.

La estrategia de continuidad de negocio define todo lo que la empresa necesita para asegurarse que no habrá una interrupción de las actividades ni del negocio. Es importante comenzar detallando las funciones, los procesos, los empleados, los lugares y los sistemas que son críticos para el funcionamiento de la organización.

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Paso 2: Identificar y Evaluar Riesgos y Amenazas

La fase subsiguiente en el desarrollo de un plan de continuidad de negocio implica reconocer riesgos y peligros para tu negocio. Comienza con una evaluación de riesgos para identificar posibles interrupciones, incluidas calamidades naturales, amenazas cibernéticas o problemas con la cadena de suministro. Evalúa la probabilidad e impacto de cada riesgo e identifica debilidades en tus procedimientos. Involucra a partes interesadas esenciales para obtener una perspectiva completa, luego registra estos riesgos en un registro de riesgos para informar tus planes de recuperación y mitigación.

En el PCN se identifican los diferentes escenarios que pueden provocar una interrupción de los servicios. Se deben considerar los incendios, desastres naturales, enfermedades, ataques informáticos, sustracción de información, averías de equipos, etc. La identificación de riesgos y escenarios es muy importante.

Para ello es muy importante estudiar la empresa en cuestión, teniendo en cuenta su ubicación, el sector al que pertenece, qué riesgos son más dañinos, etc., y no usar planes de continuidad de negocio de otras entidades. Además, se debe realizar un análisis del impacto del evento disruptivo o del parón en la actividad en la empresa.

Ejemplo de identificación de riesgos:

Supongamos el caso de una empresa que ofrece servicios de almacenamiento privado de información en la nube. La organización quiere evaluar qué riesgos puede correr su operatividad, cuáles serían las afectaciones de estos riesgos y en qué medida puede tener capacidad de reacción ante diferentes escenarios.

• Nombre del riesgo: Violación del firewall (clave AI-0034).
• Probabilidad de ocurrencia: Alta, debido a la creciente ciberdelincuencia.
• Nivel de impacto: Alto, ya que puede afectar a la integridad de los datos de los clientes y, por tanto, la reputación de la empresa.

Paso 3: Desarrollar Estrategias de Recuperación

Ahora que comprendes los riesgos y elementos críticos únicos de tu organización, es hora de crear un plan de acción. Desarrolla estrategias de recuperación que impliquen crear planes detallados para asegurar la continuidad del negocio después de una interrupción. Comienza estableciendo planes de recuperación de datos con copias de seguridad seguras para restaurar rápidamente información crítica. Luego, establece protocolos de reubicación de empleados, incluidas opciones de trabajo remoto o ubicaciones de oficina alternativas para asegurar operaciones continuas. Identifica proveedores alternativos para mitigar interrupciones en la cadena de suministro y asegura un acceso constante a materiales esenciales.

Dentro del Plan de Continuidad de Negocio hay dos etapas: la etapa de respuesta y una etapa de recuperación. En esta fase se deben detallar las acciones que se llevarán a cabo para recuperar la normalidad. En este apartado, es necesario concretar las acciones para restablecer la actividad en caso de que se tuviera que parar por algún suceso inesperado. Se deberá detallar si serán necesarios equipamientos extras o se deberán destinar medios adicionales para poder reactivar el negocio.

Estrategias de mitigación:

Comienza identificando estrategias que eliminarán los riesgos por completo. Si eso no es posible, identifica estrategias que disminuirán su impacto. Por ejemplo, es imposible eliminar completamente la amenaza de tormentas de nieve. En su lugar, puedes crear un procedimiento para que tus empleados y contratistas trabajen de forma remota si una tormenta de nieve imposibilita o dificulta llegar a la oficina. Esto requerirá que todos los empleados y contratistas tengan los suministros y equipos adecuados y reciban las mismas comunicaciones.

Paso 4: Crear un Plan de Comunicación

Después de establecer una estrategia de recuperación, es importante establecer un plan de comunicación para mantener informados a todos los empleados, clientes y partes interesadas. Para esto, es importante identificar a las audiencias que requieren actualizaciones y establecer canales confiables para alcanzarlas. Asigna roles dentro de tu equipo, especificando quién manejará mensajería, consultas y actualizaciones. En un PCN se deben definir y describir los diferentes roles y cuáles serán sus funciones ante un evento disruptivo. El informe sirve para complementar el PCN. En este documento se explica cómo se han llevado a cabo las acciones frente a las diferentes situaciones.

Paso 5: Gestionar los Recursos

Se deberá determinar qué recursos serán necesarios en el plan de continuidad de negocio, tanto en el momento de respuesta frente a sucesos inesperados como también para volver a la normalidad. En este punto se indica de dónde se obtendrán los recursos necesarios y quienes serán los proveedores, asegurándose que estarán disponibles. Para evitar confusiones y estrés, es importante detallarlos con todos sus nombres y datos de contacto.

Tabla de Recursos Críticos y Proveedores

Recurso Crítico	Descripción	Cantidad Requerida	Proveedor Principal	Contacto del Proveedor Principal	Proveedor Alternativo	Contacto del Proveedor Alternativo
Energía Eléctrica	Suministro de energía ininterrumpido	N/A	Compañía Eléctrica A	Tel: XXX-XXX-XXXX	Generador de Respaldo B	Tel: YYY-YYY-YYYY
Servidores de Datos	Servidores para almacenamiento de información crítica	X unidades	Empresa TI C	Tel: ZZZ-ZZZ-ZZZZ	Proveedor Cloud D	Web: www.cloudD.com
Personal Clave	Empleados con roles esenciales	Lista de contactos	Departamento RRHH	Ext. 1234	Contratistas E	Email: [email protected]
Conectividad a Internet	Acceso a la red	N/A	ISP F	Tel: AAA-AAA-AAAA	ISP G (línea secundaria)	Tel: BBB-BBB-BBBB

Paso 6: Probar y Actualizar Regularmente tu BCP

Los planes de continuidad de negocio deben ser probados y revisados regularmente para asegurarse de que sigan siendo efectivos en el futuro. Realiza simulacros para identificar debilidades, revisar tiempos de respuesta y asegurar que todos los miembros del equipo entiendan sus roles durante las interrupciones. Después de eso, recopila comentarios de estas pruebas para abordar brechas o ineficiencias. Además, actualiza el plan siempre que haya cambios significativos en las operaciones de tu negocio. Muchas organizaciones prueban un plan de continuidad del negocio entre dos y cuatro veces al año.

En esta fase se realizan pruebas prácticas para asegurarse de que todo lo que se ha escrito y detallado en el PCN funcione correctamente y con la agilidad suficiente. Una de las formas de realizar las pruebas es mediante simulacros, formaciones y reuniones con todo el personal. Gracias a estas pruebas, se podrá evaluar si lo que se ha definido en el PCN es correcto o si se deben hacer modificaciones. La realización de simulacros es muy útil en caso de que haya incendios u otros sucesos que afecten físicamente al lugar de trabajo.

Tu plan de continuidad del negocio es un documento vivo. Las pruebas y los simulacros son otros componentes críticos de la planificación de la continuidad del negocio, ya que muestran si un plan funcionará y en qué medida. También ayudan a identificar lagunas en el plan elaborado. Además, las pruebas y la formación ayudan a identificar dónde puede haber una falta de alineación de objetivos.

Ejemplos Prácticos de Planes de Continuidad del Negocio

Cuando se produce un desastre, ¿en qué medida estaría preparada su empresa? Cada crisis exige un plan de acción diferente, desde ciberataques hasta catástrofes naturales. A continuación, se presentan ejemplos reales de planes de continuidad del negocio que muestran cómo las empresas inteligentes gestionan las crisis.

1. Plan de Recuperación ante Desastres Informáticos

Un plan de recuperación ante desastres informáticos es un proyecto de estrategias, procedimientos y protocolos, que incluye aspectos de planificación de la capacidad informática, diseñado para ayudar a las empresas a restaurar su infraestructura y operaciones informáticas tras eventos disruptivos, como ciberataques, fallos de hardware o errores humanos.

• Ejemplo real: Netflix. El BCP de Netflix se puso a prueba durante la interrupción del servicio de AWS en 2011. En lugar de depender de un único punto de fallo, crearon un sistema utilizando servicios sin estado, replicación de datos entre zonas y redundancia para mantener las operaciones en funcionamiento.

2. Plan de Respuesta ante Pandemias

Un plan de respuesta ante una pandemia ayuda a las empresas a mantener el rumbo durante los brotes de enfermedades infecciosas. Se centra en mantener la seguridad de los empleados, apoyar el teletrabajo, reforzar la cadena de suministro y mantener una comunicación fluida. Este ejemplo de plan de continuidad del negocio se desarrolla en tres fases: antes de la pandemia (preparación), durante la pandemia (implementación) y después de la pandemia (revisión).

• Ejemplo real: Walmart. Cuando llegó la COVID-19, el plan de respuesta a la pandemia de Walmart se puso en marcha rápidamente. Protegieron a los empleados con bajas remuneradas por enfermedad, EPI y otras medidas, al tiempo que mantuvieron las tiendas en funcionamiento con entregas sin contacto.

3. Plan de Continuidad de la Cadena de Suministro

Una estrategia que garantiza que la cadena de suministro de una empresa siga funcionando durante interrupciones, como conflictos geopolíticos, ciberataques o fallos de los proveedores. Ayuda a las empresas a mitigar los riesgos, minimizar el tiempo de inactividad y mantener el flujo de bienes y servicios.

• Ejemplo real: Toyota. Cuando se produjo el terremoto y el tsunami de 2011 en Japón, la cadena de suministro de Toyota se vio muy afectada, pero su plan de continuidad les permitió seguir en el juego. Se recuperaron más rápido que muchos de sus competidores gracias al trabajo con proveedores de copia de seguridad, el almacenamiento de piezas críticas y la correlación de toda su cadena de suministro.

4. Plan de Gestión de Crisis Financieras

Un plan de gestión de crisis financieras ayuda a las empresas a capear las recesiones económicas, la escasez de liquidez y los contratiempos financieros inesperados. Se centra en mantener el flujo de caja y garantizar financiación alternativa para que las operaciones sigan funcionando.

• Ejemplo real: Ford. Durante la crisis financiera de 2008, mientras que otros fabricantes de automóviles como GM y Chrysler necesitaron rescates del gobierno, Ford había obtenido 23 500 millones de dólares en préstamos privados dos años antes. Esto les proporcionó el colchón de efectivo necesario para sobrevivir sin ayuda externa.

5. Plan de Respuesta ante Incidentes de Ciberseguridad

Es imprescindible contar con un plan de respuesta ante incidencias de ciberseguridad. La gestión de riesgos de ciberseguridad, o respuesta a incidencias, se presenta como un enfoque estructurado para detectar, responder y recuperarse de las amenazas cibernéticas. Garantiza que las funciones críticas de la empresa continúen con una interrupción mínima, incluso durante un ataque.

• Ejemplo real: WannaCry. El ataque del ransomware WannaCry afectó al 34 % de los centros del Servicio Nacional de Salud (NHS) del Reino Unido, paralizando los sistemas.

6. Plan de Continuidad de la Empresa para la Industria Manufacturera

Un marco diseñado para garantizar que una empresa manufacturera pueda seguir operando durante y después de interrupciones, como desastres naturales, ciberataques, fallos en la cadena de suministro, averías de equipos o escasez de mano de obra. En ellas se describen medidas preventivas, estrategias de respuesta ante emergencias y procedimientos de recuperación para minimizar el tiempo de inactividad y las pérdidas financieras, al tiempo que se mantiene la eficiencia de la producción.

• Ejemplo real: Merck & Co. El ataque de ransomware de 2017 en EE. UU. afectó gravemente al gigante farmacéutico Merck & Co., paralizando sus operaciones de fabricación, investigación y equipo de ventas. Los empleados perdieron el acceso al correo electrónico y 70 000 trabajadores se quedaron sin poder acceder a sus ordenadores.