Organización y Control en Pymes: Definición y Estrategias

Emprender un proyecto empresarial requiere un alto nivel de organización y planificación, especialmente cuando se trata de una empresa no muy grande. Las pequeñas y medianas empresas (pymes) son la parte más importante del tejido empresarial a nivel mundial.

Las pequeñas y medianas empresas en España se han enfrentado a grandes dificultades en los últimos años, y muchos expertos coinciden en que la falta de coordinación en la gestión es uno de los factores que han obstaculizado su crecimiento.

Pyme es el acrónimo que se utiliza para designar a las pequeñas y medianas empresas (según conforma sus siglas). Como ya hemos comentado, es la fórmula que suelen utilizar los emprendedores para dar el salto al mundo empresarial.

Sin embargo, sus características son distintas a las de las grandes corporaciones. A continuación, se presentan algunas características comunes de las pymes:

• Tamaño: Son más flexibles en su organigrama.
• Local: Las pequeñas y medianas empresas no están asociadas con otras empresas o grupos.
• Familiar: Las pymes se conforman desde sus orígenes por una sola familia o un grupo reducido de personas.
• Cultura organizacional.
• Independencia.
• Recursos limitados: Los recursos financieros, tecnológicos y humanos de las pymes son limitados en comparación con el de las grandes empresas.

Tipos de Pymes

Existen distintos tipos de pymes según sea su tamaño. Se puede dividir en micro, pequeña y mediana:

• Microempresas: Tienen menos de 10 trabajadores y una facturación anual que no supera los dos millones de euros. Por lo general, se constituyen como pequeños negocios con un solo dueño, con una plantilla de hasta 10 trabajadores y un sistema de producción muy sencillo.
• Pequeñas empresas: A este grupo pertenecen las pymes de entre 11 y 49 empleados con una facturación anual media. Estos ingresos le permiten la supervivencia del negocio, pues obtienen un margen de ganancias considerable. Las pequeñas empresas tienen una mayor estructura patrimonial, administrativa y financiera que las microempresas.
• Medianas empresas: Se considera medianas empresas a aquellas que cuentan con una plantilla de entre 51 y 250 empleados, con una facturación anual competitiva. Se dedican en general al comercio y tienen roles más especializados. Las operaciones son complejas en comparación con las pequeñas empresas y la toma de decisiones involucra a más personas. Buscan desarrollar su competitividad basadas en la mejora de su organización y procesos. La mediana empresa necesita expandirse a otras ubicaciones dentro de una misma ciudad o en diferentes estados del país.

Control de Gestión en Pymes

El control de gestión es precisamente el proceso que tiene como objetivo organizar la planificación y evaluación de los resultados de una empresa para mejorar su rendimiento. El control de gestión es un conjunto de procesos destinados a lograr el cumplimiento de los objetivos en una empresa. Este método de gestión es especialmente importante en pymes que necesitan desarrollar su negocio y encontrar su espacio en un mercado dominado por las grandes multinacionales.

Este sistema de gestión incluye tanto la planificación previa, como la aplicación y evaluación posterior de los resultados, de modo que se pueda valorar el funcionamiento de la estrategia de negocio y adaptarla o mejorarla siempre que sea necesario. Se trata, por tanto, de una gestión integral que incluye todos los niveles de operación de las pymes.

La filosofía de este método de gestión defiende que el análisis es esencial para controlar la evolución de un negocio. Para desembocar en una toma de decisiones fundamentada y favorable para la empresa, este análisis debe realizarse a partir de información financiera, administrativa y operativa. El responsable de llevar a cabo este control de gestión es el controller.

El primer paso para realizar un buen control de gestión es establecer un plan estratégico que sea realista a la vez que ambicioso. Para ello, hay que tomar como punto de partida la situación de la empresa y realizar una evaluación de la misma. Una vez elaborado el plan, es fundamental poner por escrito sus objetivos, junto con los pasos a seguir y el plazo en el que se espera alcanzarlos.

Una vez se ha creado un plan, es necesario distribuir y asignar los distintos recursos de la empresa a las actividades y departamentos involucrados en el mismo.

La actividad de control de gestión de una empresa no acaba en la planificación. Uno de los pasos fundamentales de este método es el seguimiento de la aplicación de los planes estratégicos.

La toma de decisiones de una empresa siempre ha de estar fundamentada y basada en informes y datos reales, por lo que la planificación debe acompañarse además de un análisis a tiempo real que aporte los datos necesarios para que las decisiones sean las más beneficiosas para el negocio en cada momento.

Una pyme con un buen sistema de control de gestión supervisa que el plan estratégico se implemente correctamente. Esto implica comprobar que la utilización de los recursos sea la planeada y que siga las pautas establecidas en los presupuestos. Este análisis paralelo a la actividad de la empresa permite identificar las desviaciones según ocurren, es decir, facilita detectar rápidamente cualquier fallo en la implementación del plan.

Si estos errores se detectan de inmediato, resulta más sencillo encontrar una solución o modificar el plan para mejorar el rendimiento de la empresa. Además de corregir errores puntuales lo antes posible, toda empresa debe buscar la mejora continua de su negocio. Los responsables del control de gestión deben realizar análisis constantes para proceder a una evaluación posterior.

Esta evaluación ha de medir los resultados de la empresa en comparación con el plan estratégico y modificar la actuación de la primera en caso de que sea necesario. Los resultados de la evaluación pueden incluso motivar la creación de nuevas estrategias o la reformulación de los planes anteriores para optimizar la operativa de la pyme. Tanto en esta etapa de evaluación como en la etapa previa de análisis, la utilización de sistemas de información y nuevos avances tecnológicos supone una gran ventaja.

Controles Empresariales

Los controles empresariales son herramientas diseñadas para supervisar, medir y garantizar el cumplimiento de las normativas, así como para identificar y mitigar riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores. Los controles en una empresa son procesos, políticas y herramientas para supervisar y garantizar que todas las actividades operativas y estratégicas se realicen de acuerdo con los objetivos y las normativas aplicables. Existen diversos tipos de controles empresariales, cada uno diseñado para abordar necesidades específicas dentro de la organización.

Tipos de Controles Empresariales

• Control preventivo: El control preventivo se enfoca en anticipar problemas antes de que ocurran. Esto incluye la implementación de políticas, procedimientos y auditorías que ayuden a evitar errores o irregularidades.
• Control correctivo: El control correctivo tiene como objetivo solucionar problemas una vez que se han identificado y evitar que se repitan en el futuro.
• Control operacional: Este tipo de control se centra en la supervisión de los procesos internos de la organización. El control operacional se enfoca en la optimización de las operaciones diarias.
• Control estratégico: El control estratégico evalúa el progreso hacia los objetivos a largo plazo de la empresa.

Implementar controles empresariales efectivos no solo garantiza la estabilidad y el crecimiento de una organización, sino que también la prepara para enfrentar los desafíos del entorno corporativo. Al adoptar tecnologías innovadoras como nuestros sistemas de control, las empresas pueden maximizar su eficiencia, fortalecer su seguridad y garantizar un futuro sostenible y competitivo.