Oficinas Privadas en Coworking: Flexibilidad, Privacidad y Conexión Profesional

El término coworking se refiere a un espacio físico de trabajo compartido donde convergen profesionales con diferentes perfiles y estructuras de trabajo, desde autónomos, emprendedores, startups y pequeñas empresas, hasta incluso grandes empresas. Cada vez es más común escuchar el término coworking cuando se habla de modelos de trabajo en la actualidad o nuevos espacios de trabajo. Sin embargo, el concepto de coworking va mucho más allá de compartir la infraestructura y los costos de ciertos espacios.

Según Wikipedia, el coworking o cotrabajo se define como una forma de trabajo que permite a profesionales compartir un mismo espacio de trabajo, tanto físico como virtual, para desarrollar sus proyectos profesionales de manera independiente, a la vez que fomentan proyectos conjuntos. Lo que diferencia principalmente a un coworking de una oficina tradicional son los singulares espacios que lo conforman, que son lo que lo dota de la posibilidad de un trabajo compartido entre sus usuarios, los coworkers.

El coworking ha transformado la manera en que los profesionales llevan a cabo sus proyectos. No solo se comparte un espacio físico, también brinda la posibilidad a autónomos, trabajadores remotos, startups y pymes de compartir experiencias, ideas y recursos. El principal objetivo de este fenómeno es crear sinergias y establecer colaboraciones fructíferas entre individuos con proyectos diferentes pero complementarios.

Un componente crucial del éxito de las oficinas flexibles es la presencia del «community builder». Este profesional trabaja para generar un ambiente de confianza dentro del espacio colaborativo, fomentando la interacción y el apoyo entre los miembros. Su labor va más allá de la gestión física del espacio. También se centra en cultivar la comunidad; su misión es establecer la base para incentivar relaciones profesionales sólidas y duraderas.

¿Cómo funcionan las oficinas privadas en un coworking?

Un coworking cuenta con diferentes tipos de espacios y planes de contratación para los profesionales que deciden adoptarlo como su espacio de trabajo, y una de las características que los distingue es su flexibilidad. Los espacios de coworking han rediseñado el contexto laboral, ya que ofrecen una variedad de opciones que se adaptan a las necesidades cambiantes de los profesionales.

Dentro de los entornos colaborativos de trabajo, hay espacios independientes que se pueden alquilar. Una oficina privada en un coworking es un espacio exclusivo dentro de un entorno compartido. Aunque este espacio es exclusivo para los coworkers que lo utilizan, de igual forma ellos pueden hacer uso de los espacios compartidos y demás amenidades del coworking. Es la opción perfecta si buscas un entorno profesional, pero flexible, cómodo y lleno de oportunidades.

En muchas ocasiones, las empresas o equipos pueden adaptar la disposición de las mesas y los equipamientos a sus necesidades. Esto permite a las empresas tener presencia en múltiples ubicaciones sin la necesidad de alquilar oficinas completas. Las oficinas privadas, al igual que las abiertas, son secciones reservadas dentro del edificio.

Tipos de espacios de coworking

Quizá te preguntes a qué nos referimos cuando hablamos de espacios flexibles en un coworking. Aquí te contamos cuáles son las diferentes modalidades de espacio que usualmente ofrece un coworking para que sus usuarios puedan elegir la que mejor se adapte a sus necesidades:

• Hot desk o puestos flexibles: El término hot desk se utiliza para definir un espacio de trabajo en el que el trabajador no tiene un escritorio fijo. Cada día puede ocupar un lugar diferente dentro de un espacio compartido, es decir, junto a otros coworkers. Esta opción es perfecta para nómadas digitales, autónomos, trabajadores remotos e incluso estudiantes.
• Escritorio u oficina en espacio compartido (Dedicated desks o puestos fijos): Los espacios compartidos en un coworking son un conjunto de escritorios ubicados en un área amplia y diáfana. Aquí los usuarios pueden, según sus necesidades, tomar un sitio, un escritorio, o incluso formar una oficina compartida con varios escritorios dentro del mismo espacio.
• Oficina privada: Un coworking también ofrece a los profesionales la opción de tener una oficina privada que se adapte a sus necesidades dentro de sus instalaciones. Esta opción es ideal para aquellos equipos que buscan mayor privacidad, pero que al mismo tiempo necesitan flexibilidad.

Además, el coworking pone a disposición de sus usuarios áreas como salas de reuniones, zonas de descanso, espacios para eventos, cabinas para llamadas y videoconferencias, y terrazas, entre otros espacios que le brindan al usuario múltiples opciones para potenciar sus actividades laborales, así como para facilitar el networking con otros coworkers.

Servicios incluidos en una oficina privada de coworking

Otra característica importante de un coworking es que los planes que ofrecen tienen todos los servicios incluidos. En primer lugar, un espacio de trabajo equipado y listo para que el usuario simplemente entre con su portátil y pueda comenzar a trabajar, y no solo eso, sino que también incluye todo lo que puede necesitar durante su día a día. Generalmente, las oficinas compartidas brindan de forma habitual los siguientes servicios:

• Internet de alta velocidad y segura
• Impresoras y servicios de reprografía
• Acceso 24/7
• Café y té gratis, y otras amenidades de cafetería
• Zonas de descanso y terrazas o áreas verdes
• Salas de reuniones y alquiler de salas privadas con equipamiento audiovisual
• Domicilio social, fiscal y administrativo
• Espacios de almacenamiento
• Servicios de limpieza, seguridad y recepción
• Mobiliario de oficina (sillas, escritorios, routers, cableados, lámparas, etc.)
• Espacios comunes amueblados

Ventajas de las oficinas privadas en coworking

Las oficinas privadas en un coworking te permiten alquilar justo el espacio que necesitas, solo por el tiempo que lo necesitas. Las oficinas compartidas ofrecen una serie de ventajas a los usuarios, que las hacen tan atractivas:

• Privacidad y exclusividad: Permite a los individuos mantener la privacidad de una oficina convencional, sin desprenderse de la actividad comunitaria. Proporcionan exclusividad, mayor control del entorno y confidencialidad.
• Flexibilidad: La flexibilidad en la elección de espacios y horarios permite adaptarse a las necesidades cambiantes de cada profesional. Los contratos son más cortos y flexibles, lo que permite a la empresa tener una mejor capacidad de adaptación.
• Ahorro de costes: Es una opción muy atractiva para pequeñas empresas, autónomos y startups en crecimiento. Pueden reducir costes de arrendamiento y mantenimiento, sin desprenderse de servicios básicos. Unirse a un coworking es una excelente manera de crecer profesionalmente.
• Infraestructura y servicios incluidos: Permite disfrutar de instalaciones y servicios que normalmente encontrarías en una oficina, pero reduciendo los costos considerablemente, ya que la infraestructura es compartida entre todos.
• Networking y comunidad: Aunque trabajes en tu propia oficina, formas parte de un ecosistema lleno de talento y oportunidades. Fomenta la creación de comunidades dinámicas y colaborativas entre sus usuarios. Los entornos compartidos actúan como centros de networking naturales, facilitando el establecimiento de relaciones profesionales sólidas.
• Ubicación estratégica: Las instalaciones de un coworking normalmente están localizadas en sitios céntricos, bien comunicados y atractivos dentro de la ciudad, lo cual resulta un beneficio no solo para los coworkers, sino también para sus clientes.
• Ambiente creativo y productividad: Las oficinas colaborativas motivan a los usuarios y contribuyen a aumentar la productividad. Están diseñados para consentir y estimular la creatividad de los usuarios.
• Imagen de marca y personalización: Estar bien ubicado mejora tu imagen de marca, facilita el acceso a clientes y colaboradores y da visibilidad a tu empresa. La empresa puede elegir el espacio que se acople más a su imagen y el mantenimiento y diseño son responsabilidad del coworking, ahorrando tiempo y dinero.
• Soporte técnico y capacidad de expansión: Si tu equipo crece o cambia, puedes adaptar el espacio sin complicaciones ni penalizaciones. Una de las grandes ventajas de este modelo es que puedes ajustar el espacio en función de tu crecimiento, sin ataduras.

Desventajas de las oficinas privadas en coworking

Aunque el coworking está tomando cada vez más peso como espacio de trabajo entre profesionales y empresarios, puede que no siempre sean la opción adecuada para todos los tipos de empresas o equipos de trabajo. Estos son algunos de los inconvenientes que puede encontrar una persona o grupo de personas que buscan tener su espacio de trabajo en un coworking:

• Menor privacidad en áreas compartidas: Los espacios compartidos de un coworking ofrecen menor privacidad que una oficina convencional. Sin embargo, los usuarios siempre podrán optar por instalarse en una oficina privada dentro del coworking y seguir disfrutando de todos sus beneficios sin perder la privacidad.
• Nivel de ruido: Para aquellos profesionales que prefieren trabajar en silencio o que necesitan realizar llamadas constantemente, los espacios compartidos podrían no ser la mejor opción. Sin embargo, un coworking tiene a disposición de sus usuarios salas de reuniones y cabinas para llamadas o videoconferencias que ayudan a solventar este inconveniente.
• Costo: Comparado con el alquiler de una oficina convencional, un coworking resulta mucho más económico. Sin embargo, si se compara con trabajar desde casa es un gasto más alto. En este sentido, se debe tener en cuenta también que un coworking ofrece más que solo un escritorio o una oficina, ofrece también diferentes áreas para trabajar y hacer networking, actividades como workshops y eventos, entre otros beneficios que pueden contribuir en el crecimiento de un negocio.
• Amplitud de la oferta: Actualmente la oferta de espacios de coworking en muchas ciudades del mundo es bastante amplia, y para los profesionales puede tomar tiempo y algo de paciencia navegar entre todas las opciones hasta elegir el que mejor se adapte a sus necesidades.

Oficina privada en coworking vs. Oficina tradicional

En los últimos años, se han enfrentado los conceptos de coworking y oficinas tradicionales. Las empresas tienen que valorar cuál es el modelo que más les acomoda, y la oferta confusa hace cada vez más difícil esta decisión. A continuación, se presenta una tabla comparativa para ayudar a elegir la opción que más convenga para tu empresa:

¿Para quién es el coworking?

Los perfiles de profesionales que puedes encontrar en un coworking son cada vez más variados. Pueden ser desde nómadas digitales (profesionales que utilizan las nuevas tecnologías para trabajar y van de un lugar a otro sin establecerse en un sitio de forma permanente), autónomos, emprendedores o startups, hasta empresarios que buscan innovar en sus modelos de trabajo. A estos profesionales que habitan en un coworking se les conoce como coworkers.

El Coworker

Un coworker, por definición, podría entenderse como una persona con quien trabajas o con la que compartes el espacio de trabajo aunque no sea tu compañero de equipo. Sin embargo, cuando hablamos de coworking es mucho más que eso. Es un miembro de una comunidad de profesionales que busca crear conexiones y generar sinergias para impulsar el crecimiento profesional.

A pesar de que los perfiles y sectores profesionales de los coworkers sean tan diversos, estas son algunas características que los distinguen:

• Son colaboradores, están dispuestos a compartir su experiencia y sus conocimientos, y contribuyen activamente para que exista un buen ambiente en el espacio de coworking.
• Los mueve la innovación y la creatividad, les gusta desarrollar nuevas ideas y no le temen a los cambios que tienen como objetivo mejorar.
• Son apasionados de sus proyectos, tienen sus objetivos claros y están decididos a ir a por ellos.
• Tienen inquietudes y preguntas que buscan responder, así como un gran interés por aprender y crecer.

Los espacios de coworking están diseñados pensando en estos profesionales, con el objetivo de ayudarlos a crecer y sacar provecho de todas las cualidades que los caracterizan.