Oficinas para PYMES y Autónomos: Adaptabilidad y Eficiencia en la Nueva Era Laboral

La forma en que trabajamos ha evolucionado significativamente, especialmente a raíz de eventos recientes. La deslocalización de la oficina tradicional es una realidad, y tanto las PYMES como los trabajadores autónomos han descubierto la flexibilidad de operar desde cualquier espacio habilitado para ello. El teletrabajo ha impulsado cambios profundos en los entornos laborales, dando lugar a soluciones innovadoras como el coworking y las oficinas virtuales.

El Auge del Coworking para Autónomos y PYMES

Tradicionalmente, el coworking se ha entendido como un espacio de trabajo colaborativo enfocado principalmente a los trabajadores autónomos. Hasta hace no muchos años, estos espacios estaban centrados en aquellos profesionales por cuenta propia que no disponían de una oficina propia desde la que trabajar. Las pequeñas empresas que optaban por esta modalidad eran muy pocas antes de la pandemia.

Sin embargo, la situación provocada por la COVID-19 puso de manifiesto que las PYMES y autónomos pueden trabajar en cualquier espacio habilitado para ello. Un estudio elaborado por CoworkingSpain revela que en el segundo y tercer trimestre de 2020 creció la demanda de este tipo de espacios de trabajo. El crecimiento, que supera ya el 218%, se suma al aumento de metros cuadrados de espacios de coworking en España.

Uno de los motivos por los que los autónomos optan por aunar coworking y teletrabajo es poder disponer del espacio necesario para llevar a cabo sus tareas profesionales. La cifra de negocio del coworking sigue creciendo y ya supera ocho veces más a la que se generó en 2012. El sector factura ya por encima de los 150 millones de euros anuales. En esa cantidad se incluyen tanto los 82 millones de euros al año que genera el alquiler de puestos de trabajo y el del alquiler de otros servicios, como el de despachos y salas de reuniones.

Beneficios del Coworking y el Teletrabajo

• Ahorro de costes: El principal beneficio de cualquier espacio de coworking tiene que ver con el ahorro de costes. Al no emplear un local propio, los gastos disminuyen. El modelo se adapta a las necesidades del empresario.
• Flexibilidad: Optar por el teletrabajo en un coworking no tiene por qué ser una opción rígida. La flexibilidad a la hora de adaptarse a lo que necesita el empresario o el trabajador es una de sus máximas.
• Impulso del talento innovador: El talento innovador se consigue impulsar a través del coworking y el teletrabajo.
• Ambiente social y motivación: De trabajar solo a hacerlo con compañía hay un camino muy largo. Aunque en un coworking el empleado siga sacando adelante de manera individual sus tareas, tiene un plus de motivación el hecho de poder hacerlo en un ambiente más social.
• Aprendizaje y networking: El aprendizaje se entrena a base de interactuar con personas similares a ti.

El fomento de espacios de teletrabajo ha dado lugar a otras opciones que compaginan el ocio, el networking y el trabajo. Se trata del coliving, que consiste en residencias corporativas para que los profesionales puedan compartir proyectos. Destaca también el workaction, que da un paso más y aúna ocio y trabajo. Formatos todos ellos por los que ya están apostando grandes y pequeñas empresas y también los autónomos.

La Oficina Virtual: Una Solución para el Autónomo Moderno

La oficina virtual, un término tan extendido por Europa y tan desconocido en España hasta hace poco, se ha consolidado como una herramienta fundamental para optimizar el tiempo y los recursos de PYMES y autónomos.

¿Qué necesidades cubre una oficina virtual?

Las necesidades para poner en marcha un negocio varían, y el perfil de un autónomo o emprendedor no es necesariamente el mismo que el de otros. Dependiendo de la situación, se puede hacer uso de las oficinas virtuales de una forma u otra.

• Separar vida personal y profesional: Si trabajas desde casa y no quieres que la dirección de tu hogar sea la misma que tu empresa, puedes hacer uso de una dirección virtual. De esta forma, separarás tu vivienda habitual de la ubicación de tu actividad.
• Centralización de operaciones y recepción de comunicaciones: Si tu tipo de profesión te lleva a pasar mucho tiempo viajando, necesitas un lugar físico o virtual donde recibir llamadas, mensajes, paquetes y cartas. Una oficina virtual te ofrece una domiciliación social, fiscal y comercial para tu empresa, así como un lugar donde puedas recibir cómodamente tu correspondencia profesional y paquetería.
• Desconexión sin perder información: Si te vas de vacaciones y quieres desconectar al 100% o necesitas trabajar sin estar pendiente del teléfono, una secretaria virtual puede tomar todos tus recados y mensajes.

Ventajas de las Oficinas Virtuales

• Tranquilidad y seguridad: El día a día de un emprendedor o autónomo puede resultar estresante, sobre todo al inicio o con un alto volumen de trabajo. Estar tranquilo sabiendo que no se perderán llamadas ni clientes es muy importante.
• Ahorro de tiempo: Ahorrar tiempo y dedicarse a gestionar o trabajar en los proyectos es fundamental.
• Capacidad para abarcar más tareas: Cuando se comienza un negocio o se tienen muchas reuniones, viajes y mil quehaceres diarios, es difícil llegar a todo. Una oficina virtual permite optimizar el tiempo y los recursos.
• Todo en un mismo lugar: Centralizar la empresa hará que se optimicen el tiempo y los recursos. Es más sencillo tener un lugar donde sabes que tienes tu correo, mensajes de llamadas o incluso tu secretaría virtual que responde el teléfono por ti.

Trámites Clave para Darse de Alta como Autónomo

Cualquier persona que tenga intención de poner en marcha un negocio como autónomo debe realizar una serie de trámites que le obligarán a visitar distintos organismos. En INSPIRA Workspaces brindamos la posibilidad de realizar todos estos trámites, ya que ofrecemos servicios de asesoría fiscal, laboral, contable y mercantil. No dudes en consultarnos si tienes dudas al respecto, o si prefieres que nosotros nos encarguemos de todo. Es posible que lo que tú tardes en hacer semanas, nosotros lo podamos hacer en cuestión de horas. ¡Podemos hacer todas estas gestiones de forma gratuita!

Para empezar, es importante saber quiénes son estos seres de luz. Un autónomo o freelance es aquella persona física que realiza de forma habitual un trabajo para obtener una remuneración, sin un contrato laboral que lo vincule a trabajar por cuenta del empleador, es decir, por cuenta ajena. También se conoce al autónomo como empresario individual o trabajador por cuenta propia.

Si tienes un proyecto en mente desde hace tiempo y ya has tomado la decisión definitiva de ponerlo en marcha, puede que haya llegado el momento de establecerte por tu cuenta. Los trámites para darse de alta como autónomo son mucho más sencillos si se tienen claros los pasos a seguir y cuáles son las distintas Administraciones Públicas a las que hay que acudir.

Antes de empezar, debes saber que no existe capital mínimo legal para ser autónomo, pero con esta forma legal te responsabilizas con todos tus bienes de las futuras deudas que puedas contraer. Además, estás sujeto a pagar el Impuesto a la Renta de las Personas Físicas (IRPF), ya sabes, un impuesto que pagan las personas físicas que son residentes en España o contribuyentes, de sus rentas obtenidas durante un año natural.

Pasos para Darse de Alta como Autónomo

1. Agencia Tributaria (AEAT)

   Para empezar, tendrás que darte de alta en Hacienda como empresario individual, en el Censo de Empresarios. La información que te solicitarán se utilizará también para gestionar los impuestos a los que deberás hacer frente en el futuro. El Modelo 036 es el documento que sirve para inscribirse en el Censo de Empresarios y darte de alta en Hacienda. Por tanto, si has decidido hacerte autónomo o constituir una pyme, será uno de los primeros pasos a dar en el proceso de constitución legal del negocio.

   El Modelo 037 de declaración censal simplificada puede ser utilizado por las personas que ya tengan asignado un número de identificación fiscal, no actúen por medio de representante, su domicilio coincida con el de gestión administrativa, no sean grandes empresas y no realicen ventas a distancias.

   Ambos documentos se podrán presentar de forma convencional o en la sede de la Agencia Tributaria con certificado electrónico.

   Si estás interesado en utilizar una dirección fiscal diferente a la que aparece en tu DNI, o no quieres facilitar la de tu domicilio habitual, en INSPIRA Workspaces tenemos soluciones a medida que pueden adaptarse perfectamente a tus necesidades.

2. Tesorería General de la Seguridad Social

   Posteriormente, tendrás que acudir a la Seguridad Social para obtener el número de afiliación, si aún no lo tienes, y darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

   La documentación necesaria para poder realizar estos trámites es la siguiente:

   • DNI, tarjeta de extranjero o pasaporte.
   • Tarjeta de la Seguridad Social.
   • Permiso de trabajo (si eres un trabajador de nacionalidad extranjera).
   • Copia u original de tu alta en Hacienda.

   Si lo haces por primera vez, cotizarás en la Seguridad Social en función de la base de cotización que elijas dentro de unos límites máximos y mínimos. No obstante, si vas a darte de alta por primera vez, puedes solicitar la tarifa plana de 60 euros para nuevos autónomos, una medida para impulsar el autoempleo que consiste en el pago de una cuota mensual reducida a la Seguridad Social, en calidad de autónomo, durante dos o tres años. Es una bonificación muy atractiva que reduce mucho el coste que supone darse de alta como autónomo por primera vez.

   Como hemos dicho anteriormente, en un plazo de 60 días antes del inicio de la actividad, marcada por el alta en Hacienda, deberás darte de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) de la Seguridad Social. También habrá que elegir el CNAE. La solución más rápida para cumplir con este trámite sería el alta online. Simplemente tendrás que acceder a un punto PAE y cumplimentar el DUE. También puedes hacerlo a través de la sede electrónica de la Seguridad Social. Actualmente, todos los autónomos están obligados a gestionar por vía electrónica los trámites relacionados con la afiliación, la cotización y la recaudación de cuotas. Se trata de una gestión online muy sencilla.

   En caso de que seas más tradicional y prefieras darte de alta presencialmente, deberás rellenar el modelo TA0521 de solicitud simplificada en alguna de las administraciones de la Seguridad Social, junto con fotocopia del DNI o equivalente y fotocopia del alta en Hacienda. Si decides darte de alta de manera presencial, nos parece muy bien, pero debes tener en cuenta que para recibir las notificaciones y comunicaciones de la Tesorería General de la Seguridad Social de ahora en adelante, será necesario entrar en la sede electrónica, por lo que consideramos podría ser interesante proceder con el alta online, para que vayas familiarizándote con el portal.

3. Entidad Gestora o Mutua

   En el momento de inscribirte, deberás hacer constar también la entidad gestora o mutua que se encargará de cubrir el riesgo por enfermedad profesional y accidente de trabajo, en caso de que se produjese. Desde 2007, todos los autónomos tienen la obligación de cubrir estas contingencias, además de la incapacidad temporal, con una mutua. Será otra de las visitas obligadas.

4. Apertura del Centro de Trabajo

   Una vez inscrito, deberás comunicar la apertura del Centro de Trabajo en la Consejería de Trabajo de tu comunidad autónoma. La apertura, instalación, traslado y ampliación de Centros de Trabajo, conlleva la obligación de comunicárselo a la autoridad laboral competente, normalmente al departamento de trabajo de la Consejería de Empleo o Trabajo de tu Comunidad Autónoma. Tienes para ello un plazo de 30 días, debiendo presentar los datos relativos al Centro de Trabajo y a la plantilla de tu negocio.

   Es probable que tengas que facilitar la dirección de un Centro de Trabajo según la actividad a la que te dediques. En INSPIRA Workspaces disponemos también de espacios de trabajo con diferentes funcionalidades y a precios muy competitivos.

5. Licencias de Apertura y Obras (Ayuntamientos)

   La licencia de apertura es un permiso del Ayuntamiento para proceder a la apertura de un local en el que se vaya a ejercer una actividad económica. Tendrás que solicitar las licencias pertinentes en función del tipo de actividad que vayas a desarrollar. No obstante, también hay actividades exentas, como las que se realizan en el domicilio cuando no hay atención al público ni molestias a los vecinos.

   Las licencias varían de una comunidad a otra y de un municipio a otro. Normalmente, tendrás que dirigirte para su tramitación al departamento o área de urbanismo.

   La ventaja de instalarte en un centro coworking es que este paso no será necesario, pues los centros coworking ya cuentan con una licencia que cubre a los diferentes profesionales que trabajan en el mismo.

   Te recomendamos que comiences los trámites con tiempo, sobre todo hoy en día, debido al mal funcionamiento de las Administraciones Públicas, para evitar retrasos en la apertura del negocio.

Información Adicional: Capitalización del Paro

Por último, queríamos hablar sobre la capitalización del paro, algo que podría resultar muy interesante si estás pensando en el autoempleo. En la práctica, capitalizar el paro no es más que un adelanto de la prestación por desempleo para quienes deciden hacerse autónomos, montar un negocio o incorporarse de forma estable, como socios trabajadores, a cooperativas o sociedades laborales ya constituidas.

Si tienes alma de emprendedor y estás buscando la forma de crear tu propio puesto de trabajo, solicitar la capitalización del paro podría facilitarte las cosas. Por lo tanto, si eres una persona luchadora, optimista, y con ganas de aprender, mejorar y evolucionar, no le des más vueltas: ¡Tú también puedes ser tu propio jefe!

Si quieres ampliar toda esta información, te dejamos el siguiente link, y si sigues teniendo alguna duda al respecto, recuerda que desde INSPIRA Workspaces estaremos encantados de ayudarte siempre, no lo olvides.

Si aún no sabes (o no estás seguro) si será mejor constituir una sociedad o darte de alta como autónomo para poder darle luz verde a tu negocio, te recomendamos que leas estos dos artículos, quizá puedan servirte de ayuda:

• Guía fácil para crear una empresa
• ¿Es mejor escoger una Sociedad Limitada o ser Autónomo?

Con los tiempos que corren, la escasez de subvenciones para autónomos y las dificultades económicas que a día de hoy ahogan a muchos emprendedores, cualquier ayuda es bien recibida. La Aceleradora Social de Cink Emprende ya ha dado soporte para su despegue y consolidación a otros 20 proyectos emprendedores durante sus dos anteriores convocatorias, pero... ¿aún no sabes lo que es una aceleradora de startups? Si quieres ser uno de los afortunados, solo tienes que rellenar la solicitud en la web de Cink Emprende hasta el próximo 25 de enero y esperar a la resolución de la convocatoria el 5 de febrero.

En INSPIRA Workspaces te brindamos la posibilidad de realizar por ti todos estos trámites, ya que ofrecemos los servicios de asesoría fiscal, laboral, contable y mercantil. No dudes en consultarnos si tienes dudas al respecto, o si prefieres que nosotros nos encarguemos de todo. Es posible que lo que tú tardes en hacer semanas, nosotros lo podamos hacer en cuestión de horas. ¡Podemos hacer todas estas gestiones de forma gratuita!