El Office Manager en el Coworking: Un Pilar para la Eficiencia y el Bienestar

El crecimiento de una organización va acompañado de múltiples desafíos, y la gestión eficiente de una oficina es uno de ellos. En este contexto, el office manager surge como una figura clave que asegura el buen funcionamiento de los espacios laborales y permite que los equipos trabajen en armonía.

¿Qué es un Office Manager y Cuál es su Importancia?

Un office manager es el responsable de supervisar las operaciones diarias de la oficina, asegurando que todo funcione de manera eficiente. Este rol es mucho más que un administrador; aporta una visión estratégica que conecta equipos, optimiza procesos y contribuye directamente a la productividad y los objetivos de la empresa. El office manager es la persona que ocupa este puesto y es la encargada del buen funcionamiento de la oficina y se convierte, por tanto, en una facilitadora para que los demás hagan su trabajo cómodamente. Es, por así decirlo, a quien acudir cuando tienes una necesidad: para reservar un viaje de negocios, recargar la tinta de la impresora o para enviar un paquete por mensajería.

Los empleos en empresas grandes han ido evolucionando según las necesidades. El office manager surge en el momento en el que las compañías dan prioridad al bienestar del equipo y ponen a su disposición una persona que les facilite la vida. Una office manager eficiente actúa como un puente entre la dirección y el resto de los empleados, manteniendo la cohesión interna.

Office Manager vs. Recepcionista: Diferencias Clave

Mientras que el recepcionista se centra en la atención al cliente y la gestión de llamadas o visitas, el office manager tiene un rol más amplio: gestiona presupuestos, coordina equipos, vela por la comunicación interna y toma decisiones estratégicas que impactan en toda la organización. Este planteamiento ha cambiado en los últimos años, trasladando el foco del Facility Management desde el activo al usuario. El office manager es el ángel de la guarda de una oficina. Quien cuida de que no falte material, quien atiende y gestiona la valija que va dirigida a los distintos departamentos, quien atiende las llamadas deriva la comunicación hacia el personal pertinente. En este sentido es como un recepcionista; sin embargo, también cumple funciones de auxiliar administrativo. Este híbrido surge en los nuevos tiempos con el cambio de estructura de las empresas.

Funciones Principales de un Office Manager

El office manager cobra más protagonismo y asume todo tipo de tareas. El trabajo de esta figura dentro de la empresa puede ser tan diverso como dinámico. Entre sus responsabilidades destacan:

• Cuidado de la oficina y gestión de suministros: Se ocupa de que en la oficina nunca falte de nada y todo funcione a la perfección. En este sentido, se encarga de comprar todo lo que haga falta y mandar a reparar lo que se haya podido estropear. Es, además, la persona que se encarga de mantener un contacto con el dueño o la organización de una oficina, si se trata de un espacio compartido.
• Atención a personas externas a la empresa: Coge el teléfono, recibe a posibles invitados, coge la correspondencia. Se encarga de gestionar todo lo que pase por el teléfono principal y por la puerta de entrada. Es, para muchos, su primer punto de contacto con la empresa.
• Coordinación del personal de limpieza y mantenimiento: El office manager tendrá que coordinar y supervisar al personal de limpieza y mantenimiento. Esto significa controlar horarios, ejecución de tareas, modificar rutinas.
• Organización de viajes y eventos: Coordina los viajes o desplazamientos que haya que hacer en la empresa. Su labor es estar en contacto con la agencia, encargada de hacer la reserva, para que se proceda correctamente. No solo es responsable de los viajes internos, si se realizan eventos, es el encargado de organizar los viajes y alojamientos de los invitados.
• Comunicación interna y apoyo a recursos humanos: Aporta una visión estratégica que conecta equipos, optimiza procesos y contribuye directamente a la productividad y los objetivos de la empresa. Suele estar en constante contacto con el departamento de recursos humanos para que ciertas necesidades puedan ser reportadas y analizadas.
• Supervisión de la seguridad en el entorno laboral.

Contribución a la Experiencia de los Empleados

Un office manager crea un entorno de trabajo funcional y cómodo, escucha las necesidades de los empleados, organiza actividades y fomenta la cohesión interna. Su labor permite que los equipos se concentren en sus tareas y trabajen en un ambiente colaborativo y motivador. El office manager es responsable de que el entorno de trabajo sea funcional y cómodo.

El Office Manager en el Contexto del Coworking

Si has visitado recientemente un espacio de coworking, sea de la marca que sea, seguro que te ha recibido un anfitrión de calidad: el coworking manager o el hospitality manager. Una persona con un perfil múltiple cuya misión diaria es darte la bienvenida en su espacio de coworking, gestionarlo y animarlo en función de los eventos y las estaciones. El gestor de coworking es el enlace perfecto entre los coworkers y los responsables de los centros y empresas que alquilan espacios de trabajo para sus empleados. Es la cara del centro de coworking.

Périnne L. Space Manager en uno de los centros WeWork nos confía que "Mi trabajo es mucho más rico que el de un Office Manager en una empresa o el de una secretaria polivalente. Hoy en día asumo varias misiones consecuentes y estoy en el corazón del reactor: sin el responsable de coworking la comercialización de los Spaces no se hace y el alma misma del centro ya no existe."

Combinar todos estos aspectos del trabajo permite aprender competencias muy diversas y complementarias, pero también tener días que nunca son iguales, alternando el trabajo de oficina y las misiones sobre el terreno, y todo ello en un equipo extremadamente unido y cohesionado.

En el contexto actual del mercado, la programación de servicios y eventos aparece como uno de los ejes de diferenciación para promocionar y animar su espacio. Corresponde entonces al responsable del coworking poner en marcha una planificación de animaciones adaptada a las necesidades para los usuarios y relativamente innovadora.

Servicios y Gestión en Espacios de Coworking

Hay varias formas de implantar servicios en un espacio de coworking:

1. Servicios clásicos: Dar la bienvenida a los clientes, garantizar espacios limpios y seguros, facilitar el acceso a equipos y herramientas que permitan realizar diversas tareas sin obstáculos.
2. Servicios diferenciadores: Para los centros que forman parte del ADN de una marca, es necesario garantizar la visibilidad y el despliegue de los llamados servicios diferenciadores que se hacen eco de la marca.
3. Gestión con sentido común: Es importante gestionar los espacios con sentido común y garantizar la receptividad de los coworkers: si un servicio no se utiliza o se utiliza poco a pesar de las solicitudes regulares, significa que no responde a las expectativas de los coworkers de ese centro.

Para evaluar estas necesidades, se dedica tiempo a explicar el uso de cada espacio y se realizan encuestas periódicas para validar la apreciación de cada uno de los servicios ofrecidos. El espacio vital está en constante evolución. Nada está grabado en piedra. De un mes a otro aparecen servicios adicionales en función de la demanda. Es el caso de los despachos privados para el día, almuerzo incluido, cuyas solicitudes son numerosas.

La personalización de la acogida y la hiperreactividad de las propuestas comerciales son esenciales para que la gente quiera visitar los espacios.

La Evolución del Rol del Office Manager y Herramientas de Apoyo

Los trabajos en las empresas cambian tan rápido como lo hacen los mercados, las estructuras, los organigramas y los modelos de negocio. En este contexto surgen nuevos perfiles y otros evolucionan según las necesidades. Es el caso de los office manager, una figura muy similar a la del secretario o auxiliar administrativo pero que ahora abarca tareas diferentes. Esta tendencia proviene de Estados Unidos donde un perfil del auxiliar se ha transformado en lo que ahora se conoce como office manager, un rol que adopta un papel mucho más proactivo y que toma decisiones de forma unilateral. Esta evolución viene acompañada, normalmente, de un incremento salarial y un mayor reconocimiento.

En un mundo tan digital como el de hoy en día, sorprende la falta de herramientas para organizar todos los aspectos logísticos que conlleva una mudanza de empresa. Si no existe equipo dedicado a ello, es muy complicado gestionar todo el proceso además de no olvidarse de nada para el día de la inauguración. Una herramienta de Office Project Management que se use internamente para gestionar la instalación en nuevas oficinas, también permite el seguimiento logístico una vez el equipo se haya instalado en la nueva oficina. No se trata de una To do list, sino que se anticipen las necesidades de las personas encargadas de la instalación, dado que éstos tienen proyectos que llevar y una empresa que gestionar.

Herramientas Digitales y Optimización de la Gestión

La creación de una herramienta multiplataforma (Web y móvil) que permita gestionar todos los temas logísticos de la oficina puede facilitar al equipo el mejor funcionamiento de la oficina. Esta herramienta iría enfocada para los empleados y para la persona que se encarga de dichos temas (Office Manager). Con esta herramienta se pretende facilitar, ayudar y prevenir al usuario a organizar sus tareas y a realizarlas con éxito.

Algunas de las herramientas existentes en el mercado que pueden servir de inspiración para la gestión eficiente son Airtable, Asana y Dropmark.

Se ha identificado la necesidad de una forma más eficiente y unificada de trabajar para los office managers de empresas medianas, debido a la preocupación por olvidar tareas pendientes. Por otro lado, los empleados de una empresa mediana no quieren distraerse o perder tiempo en tareas de gestión de la oficina porque quieren enfocarse principalmente en su trabajo.

Habilidades Clave para un Office Manager Exitoso

Para encontrar empleo en una empresa grande como office manager lo más importante es buscar en el lugar adecuado; es decir, un portal especializado y de confianza. Después, debes asegurarte de que cumples con todos los requisitos deseables para este perfil. Estos son:

1. Ser un buen comunicador: Como office manager tendrás que tratar con muchas personas y, en ocasiones, ser el rostro visible de la empresa. Has de dar buena imagen y ser capaz de comunicarte de manera correcta con todo el mundo.
2. Vocación de ayudar: Si eres alguien servicial, tienes una buena actitud y te encanta ayudar a los demás tienes muchas probabilidades de llegar a ser un buen office manager. Hay que tener en cuenta que el puesto requiere una cercanía continua con empleados y clientes.
3. Sentido de la responsabilidad: Tienes una gran labor entre tus manos: el correcto funcionamiento de toda una empresa. Por tanto, es importante que seas consciente de tu responsabilidad y te comprometas al máximo. En este sentido, también es importante la discreción ya que tendrás acceso a información delicada que no podrá ser difundida.
4. Ser multitarea controlando el estrés: El office manager es responsable de tareas muy diferentes y debe de ser capaz de hacer frente a todas ellas. Todas estas tareas pueden juntarse en el mismo día o incluso en el mismo momento, por lo que, el office manager ha de controlar el estrés y solucionar todos los problemas.

El Futuro del Office Manager en el Coworking

El futuro de los centros de coworking tenderá hacia más y más servicios y apoyo. El negocio evolucionará sin duda hacia algo que sea siempre transversal y con más métricas. Hoy en día, se tiene que asegurar a los clientes que han hecho la elección correcta y esto se hará necesariamente analizando la relevancia de los espacios y las soluciones, con pruebas que lo respalden.

Como responsables de hostelería, los office managers se hacen expertos en los pequeños problemas de los clientes y cada día un poco mejores gracias a la anticipación. Tienen mucha imaginación para encontrar soluciones y están acostumbrados a los cambios. Así que están preparados para responder a los nuevos usos con soluciones concretas y prácticas. Por ejemplo, si se necesitan 10 cabinas telefónicas insonorizadas en la oficina, están listos para adaptarse.

La empresa, rica y estratégica, tiende a estructurarse y profesionalizarse para responder a las expectativas de los usuarios y justificar las ventajas del trabajo descentralizado.

Cómo Cloudworks y Comunal Apoyan a las Empresas

En Cloudworks, entienden lo desafiante que es gestionar todas estas responsabilidades a medida que tu empresa crece. Por eso, al trabajar en sus centros de coworking, no solo conseguirás un espacio de trabajo premium, sino un aliado que actúe como tu office manager. Cloudworks ofrece espacios de coworking premium que incluyen servicios de gestión similares a los de un office manager: coordinación de áreas comunes, mantenimiento, suministros y soluciones tecnológicas. Así, tu empresa puede delegar estas tareas y enfocarse en crecer.

El día a día de una oficina está lleno de eventualidades que pueden comprometer la productividad y eficiencia de una empresa. Como parte de sus soluciones en espacios de trabajo, en Comunal ofrecen el servicio de Office Management. Este equipo es el encargado de todos los aspectos relacionados a la administración y operación de una oficina. Este equipo, además, conocerá a fondo el journey que experimentan los colaboradores de la empresa en el espacio, de modo que podrá detectar dónde están las falencias para proponer optimizaciones y mejoras para generar eficiencias y un buen nivel de satisfacción de los colaboradores. Gestionar una oficina no solo implica supervisar los espacios, sino también cobra vital importancia la gestión de personas.