Microsoft 365 en Pymes: Optimizando la Productividad y Colaboración

Microsoft 365 para empresas es un conjunto de aplicaciones y servicios de productividad en la nube que incluyen Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Teams y más. Su principal ventaja es permitir la colaboración en tiempo real, acceso desde cualquier dispositivo y seguridad profesional. Con los planes de Microsoft 365 para empresas, Microsoft se dirige especialmente a las pequeñas y medianas empresas (pymes).

Planes de Microsoft 365 para Empresas

Los planes Business se llaman Microsoft 365 Empresa Básico, Microsoft 365 Empresa Estándar, Microsoft 365 Empresa Premium y Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios. Con Microsoft 365 para pequeñas empresas obtienes, por un lado, las aplicaciones habituales de Microsoft tanto en versión online como instalable y, por otro, herramientas específicas para colaborar, organizar tareas y gestionar proyectos. Todos los planes requieren una suscripción, que puede contratarse de forma mensual o anual. La suscripción mensual es más flexible, se paga cada mes y puede cancelarse en cualquier momento sin cargos adicionales. La suscripción anual, que puede abonarse mensual o anualmente, suele implicar costes si se cancela antes de tiempo.

Microsoft 365 Empresa Básico

Dentro de los planes Microsoft 365 para empresas, Microsoft 365 Empresa Básico es la opción ideal para compañías cuyos empleados viajan con frecuencia o trabajan desde casa, pero necesitan acceso permanente a archivos de proyectos y correo electrónico. Este plan ofrece una plataforma de almacenamiento segura para los datos de tu empresa y permite usar las principales aplicaciones de Office directamente desde el navegador. Microsoft 365 Empresa Básico es el plan más económico para pequeñas y medianas empresas. Todos los empleados pueden trabajar en archivos de estos programas en cualquier momento, desde cualquier lugar y en tiempo real, siempre que dispongan de conexión a Internet. El enfoque principal de Microsoft 365 Empresa Básico es ayudarte a mejorar la comunicación y la colaboración dentro de tu empresa.

Por ello, el plan incluye varios servicios en línea, entre los que destaca Exchange. Este sistema de correo electrónico, protegido contra virus, spam y ataques de phishing, proporciona una plataforma central de alojamiento para todo el correo electrónico de tu empresa. Además, todos los usuarios reciben 1 TB de almacenamiento en la nube, junto con la posibilidad de enviar archivos adjuntos de hasta 150 MB. Si además cuentas con una versión instalable de Outlook, podrás gestionar tus correos como de costumbre desde la aplicación cliente. Con Microsoft Teams, la plataforma de comunicación y videoconferencia, dispones de un espacio diseñado específicamente para la colaboración en equipo. A través de chat de texto, llamadas de voz y videollamadas, puedes comunicarte fácilmente con tus compañeros y con socios externos. Gracias a su integración con Outlook, es posible planificar reuniones online con antelación y crear enlaces de invitación personalizados para enviarlos por correo electrónico o añadirlos al calendario. El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, OneDrive, permite guardar y gestionar los datos de tu empresa. Puedes crear estructuras de carpetas personalizadas y definir quién puede ver, crear o editar los archivos. Todos los documentos están disponibles en línea, accesibles desde cualquier dispositivo y, gracias a la sincronización, siempre actualizados. Además de las alternativas a Google Drive, también puedes utilizar SharePoint. Esta herramienta permite crear sitios de equipo, que funcionan como carpetas centralizadas para almacenar archivos de un proyecto concreto.

Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios

Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios es la opción adecuada si ya cuentas con una estructura digital sólida en tu empresa y simplemente necesitas un paquete de Office potente y flexible. A diferencia de otros planes empresariales, este plan no incluye SharePoint y se centra únicamente en OneDrive y Outlook. Además, parte de la idea de que ya gestionas tu propio servidor de correo y utilizas herramientas de comunicación existentes, ya que Exchange no está incluido. Con Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios también puedes utilizar las versiones en línea de Word, OneNote, PowerPoint y Excel desde el navegador o mediante las apps móviles disponibles para iOS y Android. Gracias a su integración con OneDrive, es posible compartir y editar archivos en tiempo real con otras personas. Si trabajas sin conexión, el servicio en la nube sincroniza automáticamente todos los documentos cuando vuelves a tener conexión. A diferencia de Microsoft 365 Empresa Básico, este plan no incluye Microsoft Teams ni los sitios de equipo de SharePoint. Para la comunicación interna y la colaboración en proyectos, deberás emplear herramientas alternativas.

Microsoft 365 Empresa Estándar

Microsoft 365 Empresa Estándar es la opción ideal para quienes necesitan todas las funciones de Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, pero además requieren alojamiento de correo electrónico mediante Exchange. Con el plan Microsoft 365 Empresa Estándar obtienes todas las funciones de Empresa Básico, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive. Además, con Empresa Estándar accedes a más de diez aplicaciones diseñadas para cubrir necesidades empresariales, incluidas Clipchamp y Microsoft Loop. Clipchamp es un editor de vídeo online fácil de usar que permite crear, editar y compartir vídeos profesionales sin necesidad de conocimientos previos. La colaboración del equipo también se potencia en Empresa Estándar con la aplicación Teams, que en este plan permite organizar reuniones online con hasta 300 personas. Por último, te beneficias del alojamiento de correo electrónico mediante Exchange, la solución en la nube de Microsoft.

Microsoft 365 Empresa Premium

Con el plan Microsoft 365 Empresa Premium adquieres una solución completa para el día a día de tu empresa. El plan Premium de Microsoft 365 para empresas incluye todas las funciones de Empresa Estándar. Microsoft 365 Empresa Premium te ofrece la ventaja de reunir todas las herramientas necesarias para una pequeña empresa moderna que desea estructurar proyectos y trabajar de forma conjunta, todo desde un único proveedor. No necesitas hardware ni software adicional para gestionar, por ejemplo, un servidor de correo electrónico o un servidor de archivos. Otra característica que diferencia a Empresa Premium del resto de los planes de Microsoft 365 para pymes son sus funciones de seguridad. Gracias a medidas como Microsoft Defender, la protección de aplicaciones y la gestión de derechos de información, los dispositivos y los datos de tu empresa están mejor protegidos.

Complemento Copilot

Puedes adquirir el complemento Copilot para todas las soluciones Microsoft 365 para empresas mencionadas aquí. Este añade potentes funciones de IA a las aplicaciones conocidas de Office, como Word, Excel, Outlook o Teams. La IA generativa de Microsoft ayuda a trabajar con mayor eficiencia creando resúmenes, redactando contenidos, sugiriendo correos electrónicos o facilitando análisis de datos en Excel.

Office 365 Hogar vs. Planes Microsoft 365 Business para Pymes

Aunque los planes de Microsoft 365 para empresas están diseñados específicamente para pymes, algunas empresas consideran la opción de utilizar planes "Hogar" debido a su coste. Sin embargo, es fundamental entender las diferencias y limitaciones.

Office Hogar y Empresas 2024

Office Hogar y Empresas 2024 es ideal para familias y pequeñas empresas que quieren utilizar correo electrónico y las aplicaciones clásicas de Office. Incluye Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote para Windows 11 y Windows 10. Es una compra de pago único que se instala en 1 PC o Mac para su uso doméstico o en el trabajo. Esta es una opción para empresas que prefieren comprar el programa y mantenerlo instalado en sus ordenadores personales. Son las empresas más consolidadas, aquellas que vienen ya de utilizar otras versiones de Office, las que van a apostar por comprar su versión para instalar en un equipo con licencia de un solo pago. La versión para estudiantes, que no incluye Outlook suele ser más económica y ronda los 180 euros, mientras que la versión con el gestor de correo se acerca a los 300 euros. Si hacemos la amortización de la licencia por la vida útil del producto, entre 10 y 12 años, el coste por equipo y mes es realmente bajo. A cambio, una vez que pasa su tiempo de soporte, tenemos un producto desactualizado y obsoleto, que en muchos casos la experiencia nos dice que no podemos utilizarlo con los programas de terceros que se integra, como facturación, renta, contabilidad, nóminas, etc. Este es el gran factor que diferencia Office, su integración con programas de terceros, desde un ERP a un completo sistema de gestión, en cualquiera de sus versiones y la razón por la que muchas empresas pagan estas licencias. Office 2021 seguirá el camino iniciado por Office 2019; es una versión que en un momento concreto congela el desarrollo que utiliza Microsoft 365 y lo vende como paquete. Pero no va a tener nuevas funcionalidades a lo largo de su vida útil. Lo que sí tendrá será un soporte de actualizaciones de seguridad, hasta el fin de su ciclo de vida.

Suscripciones Microsoft 365 Personal, Familia y Premium

Microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Familia y Microsoft 365 Premium son suscripciones que incluyen potentes aplicaciones de productividad y herramientas de creatividad que incorporan características con tecnología de IA. Además de las versiones de escritorio de las aplicaciones más populares de Microsoft 365 como Word, PowerPoint, Excel y Outlook con Microsoft Copilot, también obtienes mucho almacenamiento en la nube, seguridad avanzada y características conectadas a la nube que te permiten colaborar en archivos en tiempo real. Con una suscripción, siempre dispones de las últimas funcionalidades, revisiones y actualizaciones de seguridad, además de soporte técnico continuo sin coste adicional. Puedes elegir entre una suscripción mensual o anual y usar tus aplicaciones en varios PC, Mac, tabletas y teléfonos. Además, el plan Microsoft 365 Familia te permite compartir tu suscripción con hasta cinco personas más. Cada persona puede utilizar sus propias aplicaciones y su almacenamiento. Además, con Microsoft 365 Premium, también obtienes un amplio uso de las experiencias avanzadas de IA y acceso a características de Copilot que actualmente son exclusivas para los suscriptores Premium. (Las características de IA solo están disponibles para el propietario de la suscripción y no se pueden compartir; se aplican límites de uso de IA.

Sin embargo, el coste de Office 365 para una pequeña pyme, teniendo en cuenta que la versión más sencilla tiene un coste de 99 euros al año, para seis cuentas diferentes, es más que atractivo en muchos casos. Hacer la inversión para 6 equipos supondría comprando la licencia unos 1800 euros, pero pagar solo 99 al año, puede ser más rentable. La parte negativa es que si dejamos de pagar perdemos el programa. No hablamos ya de las versiones de empresa de Office 365, que parten de los 4,20 euros por usuario y mes, incluyen cuenta de correo Exchange de 50 GB el buzón y el uso de las aplicaciones online. Es una buena solución para empresas de alta movilidad, ya que además incluye el uso de Microsoft Teams, uno de las herramientas que podríamos decir que han salido ganando en popularidad y uso durante la pandemia. La suscripción de pago por uso da más flexibilidad a las empresas. Si queremos aplicaciones de Office instaladas en el ordenador, pero no utilizamos Exchange como correo, el coste será de 8,80 por usuario y mes y si lo queremos todo subirá hasta el 10,50 por usuario y mes. Esta opción es muy interesante para empresas que pueden tener mucho más personal contratado durante unos meses, por ejemplo durante el verano, pero que en invierno tienen menos actividad. O viceversa. Solo se paga cuando realmente se necesita. En todo caso el pago por suscripción empieza a ser rentable si nos movemos entre varios equipos, puesto que cada usuario puede instalar las aplicaciones de Office hasta en cinco equipos PC. Por último, un aspecto muy importante tiene que ver con extras que nos ofrece los programas de suscripción, desde 1 TB de almacenamiento en la nube para cada usuario, algo que muchas empresas valoran como una fórmula muy interesante para llevar siempre los datos consigo y poder trabajar desde cualquier lugar. Y un espacio de almacén personal especialmente protegido para los documentos más sensibles. Microsoft Teams también es otra de las herramientas interesantes que se pueden utilizar si tenemos una suscripción de pago por uso. Facilita la comunicación y reuniones, así como la colaboración entre diferentes equipos y en remoto. El complemento es SharePoint, que no todas las pymes saben sacarle todo el partido.

Precios y Consideraciones para Pymes

Si buscas optimizar la productividad y comunicación de tu empresa, la solución Microsoft Office 365 es una de las mejores opciones en el mercado. Sin embargo, entender el Office 365 para empresas precio puede resultar complicado por la diversidad de planes y tarifas disponibles.

El coste total dependerá del número de usuarios, el plan elegido y si contratas soporte técnico adicional. En general, para una pyme de 10 empleados el presupuesto mensual varía entre 50€ y 220€ aproximadamente. El coste total depende del número de usuarios y servicios complementarios. Normalmente se calcula por usuario y mes. Microsoft ocasionalmente ofrece promociones, y algunos distribuidores autorizados pueden negociar mejores tarifas o incluir servicios adicionales sin coste.

Tabla Comparativa de Precios (Orientativa para 10 empleados)

Los precios indicados son orientativos y pueden variar según la forma de pago y el proveedor.

Requisitos de Conectividad y Cuentas

Se necesita acceso a Internet para instalar y activar las versiones más recientes de las aplicaciones y los servicios incluidos en todos los planes de suscripción a Microsoft 365. En el caso de los planes de Microsoft 365, también es necesario tener acceso a Internet para gestionar la cuenta de la suscripción; por ejemplo, para instalar aplicaciones de Office en otros PC o para cambiar las opciones de facturación. También tienes que conectarte a Internet de forma periódica para mantener actualizada tu versión de Microsoft 365 y beneficiarte de las actualizaciones automáticas. Si no te conectas a Internet como mínimo cada 31 días, tus aplicaciones pasarán al modo de funcionalidad reducida, lo que significa que podrás ver o imprimir tus documentos, pero no podrás editarlos ni crear documentos nuevos. Se necesita una conexión a Internet para acceder a documentos almacenados en OneDrive, a menos que instales la aplicación de escritorio de OneDrive. Si usas alguno de estos servicios, ya tienes una cuenta Microsoft que puedes utilizar. Si no, puedes crear una. Como parte de la inscripción en una prueba o de la compra de Office, se te pedirá que inicies sesión con una cuenta Microsoft. Es mejor utilizar tu cuenta Microsoft existente. Si utilizas otros productos o servicios de Microsoft (por ejemplo, Xbox, OneDrive, Outlook.com, MSN o Bing), ya tienes una cuenta Microsoft y no es necesario que crees una nueva.

Programas de Impulso para Pymes

Microsoft da un paso más en su estrategia de facilitar a pymes y autónomos la adopción de soluciones tecnológicas que simplifiquen su trabajo y supongan un ahorro de costes. Esta acción forma parte del Plan Impulso pymes, que se integra en el Plan de Competitividad, en el que participa Microsoft junto a otras empresas del sector, orientado a potenciar las capacidades productivas de las pymes. Concretamente, durante el mes de mayo, Microsoft ofreció cupones descuento para aquellos clientes que adquirieran licencias de su suite de productividad en la nube. Los profesionales que lo desearan podían solicitar cupones de implementación de Office 365 si habían adquirido sus licencias entre el pasado 1 de abril y el 30 de junio. Todas las solicitudes, junto con un comprobante de la factura, debían registrarse en el portal antes del 1 de julio para beneficiarse de hasta 400 euros de descuento que se destinarían a la implementación de la suite. El único requisito era que las pymes seleccionaran para este trabajo a un partner de los certificados por Microsoft como ‘Cloud Accelerate’. En este sentido, Microsoft insta a pequeñas y medianas empresas a trabajar con las últimas novedades presentadas por la compañía, como Microsoft SQL Server 2014, que ya está disponible. Microsoft Azure ofrece espacio ilimitado y con las máximas medidas de seguridad para que los profesionales tengan siempre acceso a su infraestructura cloud.

Instalación y Gestión

Hay planes de Microsoft 365 disponibles en la mayoría de los países y regiones. En los países o regiones donde no hay disponibles planes de Microsoft 365, puedes comprar un conjunto de aplicaciones de Office 2024. Cuando compres Microsoft 365, es importante que selecciones el país o la región donde se facturará la suscripción y se usará el software. Puedes comprar suscripciones a Microsoft 365 tanto para Mac como para Windows. Office Hogar y Empresas 2024 u Office Hogar 2024 también están disponibles para Mac como una compra de pago único. Las aplicaciones de Office disponibles para Mac son Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. La aplicación Access no está disponible para Mac. Al instalar Office, se crean iconos para las aplicaciones de Office. Si no encuentras los iconos en Windows 8 o Windows 8.1, ve a la pantalla Inicio y escribe el nombre de la aplicación que quieres iniciar (por ejemplo, Word). En Windows 11 o Windows 10: menú Inicio. Aunque tu ordenador tenga la versión de 64 bits de Windows, te recomendamos que instales la versión de 32 bits de Office porque es más compatible con las aplicaciones y los complementos que funcionan con Office. Para instalar la versión de 64 bits de Office, visita Cuenta Microsoft y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla. Si has instalado Microsoft 365 en el número máximo permitido de PC, Mac o tabletas y quieres usarlo en otro dispositivo, visita Cuenta Microsoft para desactivar un dispositivo; después, podrás instalar Office en un nuevo dispositivo. La copia de Office que hay en el dispositivo desactivado pasará al modo de solo lectura, lo que significa que podrás ver documentos pero no podrás editarlos. Para desinstalar Office, visita primero Cuenta Microsoft y sigue las instrucciones que aparecen en pantalla para desactivar Office. Al desactivar Office, las aplicaciones de Office permanecen en el PC en modo de solo lectura, lo que significa que puedes ver documentos pero no los puedes editar ni guardar, y no puedes crear documentos. Para quitar por completo Office, ve al Panel de control de tu PC y desinstala Office. Los clientes de Microsoft 365 pueden descargarla o reinstalarla desde Cuenta Microsoft. Los clientes de Microsoft 365 que tienen una suscripción activa siempre obtienen las últimas versiones de las aplicaciones de Office en cuanto están disponibles.