La oferta y el proceso de implantación de un sistema ERP para la gestión empresarial

En la actualidad, los ERP (Enterprise Resource Planning) son indispensables en la gestión de múltiples procesos empresariales y favorecen el acceso a la información esencial del negocio, ayudando a mejorar la gestión de tu empresa. Un ERP es un sistema de planificación de recursos empresariales que se caracteriza por la automatización de muchos de los procesos y procedimientos que tiene una empresa. Estos sistemas son plataformas integradas que se ejecutan en un centro de datos local o en la nube, siendo la nube el enfoque de más rápido crecimiento con mucha diferencia.

Propósitos y motivos para utilizar un ERP

Los principales propósitos de esta herramienta informática son:

• Obtener un acceso rápido a la información.
• Optimizar procesos empresariales.
• Suprimir operaciones innecesarias.
• Compartir la información entre todos los componentes de la compañía.

Existen numerosos motivos por los cuales tu empresa debe utilizar un ERP. La implementación de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) en tu negocio puede ser un paso crucial hacia la eficiencia y la mejora de tus operaciones. A medida que las empresas buscan maneras de optimizar su gestión, los ERP se han convertido en una solución fundamental.

Beneficios de implementar un ERP en la gestión empresarial

La implantación de un ERP en la gestión empresarial, bien gestionada, puede suponer grandes mejoras en su operatividad y su competitividad. Exploraremos los siete beneficios clave que obtendrás al implementar un ERP en tu empresa.

1. Eficiencia Operativa Imparable: Uno de los beneficios más evidentes de un ERP es su capacidad para mejorar la eficiencia operativa. La automatización de tareas manuales y la eliminación de redundancias en los procesos permiten que las operaciones fluyan sin problemas. Esto se traduce en una gestión empresarial más eficiente y en ahorros de tiempo y recursos.
2. Toma de Decisiones Basada en Datos Sólidos: La toma de decisiones informadas es esencial para el éxito empresarial. Los ERP proporcionan acceso a datos en tiempo real, lo que permite a los líderes empresariales basar sus decisiones en información actualizada. Esto conduce a una planificación estratégica más efectiva y a la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado.
3. Gestión Integral en una Única Plataforma: Los sistemas ERP abarcan una amplia gama de áreas empresariales, desde finanzas y ventas hasta recursos humanos y logística. Esto significa que puedes gestionar todos los aspectos de tu negocio en una sola plataforma integrada. La conectividad de datos y la visibilidad total son claves para una gestión empresarial sólida.
4. Experiencia del Cliente Mejorada: La satisfacción del cliente es un pilar fundamental para cualquier negocio. Un ERP permite una atención al cliente mejorada al proporcionar acceso rápido a información actualizada, lo que lleva a entregas más precisas y una comunicación más efectiva.
5. Reducción de Costos Sustanciales: La eficiencia y la optimización de recursos son factores clave que conducen a la reducción de costos. Los ERP eliminan la duplicación de esfuerzos y optimizan los recursos, lo que se traduce en ahorros significativos en el tiempo y los gastos operativos.
6. Escalabilidad en Crecimiento Empresarial: A medida que tu negocio crece, un ERP crece contigo. Estas soluciones son altamente escalables y se pueden adaptar a tus necesidades cambiantes a medida que tu empresa se expande.
7. Mantente Competitivo en un Mercado Dinámico: En un mercado en constante evolución, la competitividad es esencial. Un ERP te permite mantener la competitividad al mejorar la eficiencia y la capacidad de respuesta a las demandas cambiantes del mercado.

La implementación de un sistema ERP no es solo una inversión en tecnología, es una inversión en la mejora de tu negocio en su totalidad. Al adoptar un ERP, estás tomando medidas concretas para optimizar tus operaciones y asegurarte de que tu empresa esté preparada para enfrentar los desafíos del mercado actual. ¡No pierdas la oportunidad de experimentar los beneficios de implementar un ERP en tu negocio!

Más razones para implantar un sistema ERP en tu negocio

1. Los sistemas ERP permiten automatizar muchas de las áreas funcionales de un negocio: administración, producción, dirección general, finanzas y contabilidad, etc.
2. Gracias al ERP, la empresa tomará mejores decisiones debido a la centralización de la información de sus distintas áreas. Dispondrá de dicha información en tiempo real, lo que le permitirá planificar acciones futuras que puedan beneficiar al negocio.
3. Un software ERP ayuda a mejorar la productividad de los colaboradores. Optimizar los procesos permite una mejora sobre el control de compras, ventas y pedidos, logrando así una reducción del tiempo de operaciones y ciclos financieros.
4. La trazabilidad y el control que ofrece un ERP permite realizar un seguimiento de todos los procesos de producción, desde la obtención de la materia prima hasta la fabricación del artículo y posterior venta al cliente.
5. Una solución ERP mejora la comunicación entre departamentos ya que todos acceden a una misma base de datos que se actualiza en tiempo real.
6. Permite gestionar de un modo más eficiente los recursos económicos de la sociedad al disponer de toda la información integrada y de los históricos de las operaciones llevadas a cabo, ajustando así las existencias del inventario.
7. Implantar un sistema ERP mejora la seguridad de la información gracias a los roles que adquiere cada usuario que se conecta al sistema. El usuario trabaja únicamente con la información que un administrador le ha definido previamente en su perfil, quedándole restringida aquella que no le resulte necesaria. El resultado es la prevención de robo o pérdida de datos.
8. Un ERP es adaptable y escalable, ya que está formado por módulos que se adecúan a las necesidades de cualquier empresa en función de su evolución.
9. El ERP ayuda a mejorar los costes y a lograr una mayor competitividad. Reducir el número de errores y de tareas duplicadas permite disminuir los costes. Esto ayudará a aumentar el margen de los beneficios y a reducir el precio de cada producto.
10. Con un programa ERP se pueden integrar distintas herramientas o programas como, por ejemplo, una tienda online o una App móvil. Gracias a esta funcionalidad, la empresa evitará gestionar varias plataformas.

Situación actual del mercado ERP en 2020

De todas las compañías analizadas, el 49,17% quería implantar una solución ERP para mejorar su gestión empresarial. Este tipo de software sigue manteniendo un año más su liderazgo, con más del doble de implantaciones que el resto de programas.

Sus módulos más solicitados han sido:

• Facturación (87,20%)
• Compras (79,83%)
• Ventas (79,44%)
• Contabilidad (76,72%)
• Inventario (61,20%)

De acuerdo con el estudio, cerca del 67% de las empresas que implantan un ERP no factura más de dos millones de euros al año, por lo que podemos afirmar que las pymes están modernizando sus sistemas administrativos y apuestan por el ERP para gestionar sus negocios y posicionarse con competitividad en el mercado.

Preferencias de implantación: Nube vs. Servidores propios

Mientras las empresas que demandaban software ERP pensaban instalarlo un 40,34% en la nube y un 32,58% en los propios servidores, las que decidían implantar otro tipo de programas de gestión mostraban mayor firmeza por las soluciones cloud. Es el caso de los sistemas CRM y de Recursos Humanos, los siguientes en cuanto a demanda con un 14,35% y un 12,68% respectivamente. En ambos casos, cerca del 60% confía en la nube para beneficiarse de unas soluciones más ágiles y con mayor movilidad. A nivel general, solo el 26,4% de todas las empresas consultadas prefiere instalar su software en los propios servidores, frente al 47,5% que apuesta por la nube.

Otras soluciones analizadas en el informe incluyen el software de gestión de almacén, con una demanda del 8,3%, seguido del software TPV (4,67%), contact center (3,29%) y gestión de flotas (3,05%).

Proveedores y soluciones ERP destacadas

Existen diversas opciones de proveedores de ERP en el mercado que ofrecen soluciones robustas y escalables. A continuación, se presentan algunos ejemplos relevantes:

• Microsoft Dynamics 365 Business Central: Business Central es un sistema ERP completo que se integra con Microsoft Office y otros productos de Microsoft. Es una solución versátil que ha sido adoptada por empresas como YMCA.
• SAP S/4HANA: SAP es uno de los proveedores de ERP más grandes y conocidos, ofreciendo soluciones empresariales a nivel global.
• Oracle ERP Cloud: Este ERP es un sistema completo que abarca finanzas, gestión de proyectos, gestión de compras, gestión de cadenas de suministro y gestión de inventarios.

Pasos clave para la implantación de un ERP

Ya hemos visto todo lo que puede aportar este tipo de sistema, pero, ¿cómo implementar un ERP para tener acceso a todos esos beneficios? Esto es importante porque garantiza la elección de una solución informática que realmente ayude a alcanzar los objetivos empresariales. La implementación de un sistema ERP es una iniciativa que brinda grandes recompensas, y realizar con éxito esta transición a un nuevo ERP requiere preparación y prestar atención a los detalles.

El proceso de implantación de un ERP consta de varias fases, desde la elección de la opción de implantación hasta la puesta en marcha. El plazo para completar estas etapas también difiere de una empresa a otra y dependerá de sus decisiones personales sobre la rapidez con la que desea avanzar. A continuación, analizaremos en detalle las fases del ciclo de vida de la implantación de un ERP. Cada paso debe completarse en su totalidad antes de pasar al siguiente.

1. Planificación Estratégica y Definición de Objetivos

El mejor momento para iniciar un proyecto de ERP es establecer los objetivos de negocio que deseas lograr con tu nuevo sistema y un calendario que especifique los plazos de implementación del sistema. Este paso, que comienza incluso antes de que haya elegido el sistema ERP que mejor se adapte a los requisitos de su empresa, tiene varios subpasos.

• Apoyo de la dirección y TI: Conseguir que la dirección y el departamento de TI apoyen el proyecto es fundamental, ya que el resto de la organización espera de ellos liderazgo y seguridad, respectivamente. Es crucial explicar por qué es importante una solución ERP en la nube moderna: la mayoría de los ejecutivos de hoy en día son plenamente conscientes de la necesidad de una estrategia de transformación digital para seguir siendo competitivas en el mercado.
• Resaltar el ROI: Para justificar un gasto importante hay que calcular el coste de la inversión, desde la concesión de licencias y su implantación hasta la formación de los usuarios y el mantenimiento del sistema. A continuación, se sopesa el coste total frente a los beneficios de un nuevo sistema, como el aumento de los ingresos, la reducción de los gastos operativos generales, la mejora de la eficiencia en la producción y un mejor flujo de caja.
• Comunicación y participación: Una vez que exista el apoyo de la dirección y comience a desarrollarse el proceso de implantación, es importante que toda la empresa participe en él. Comunicar el plan de implantación del ERP de inmediato es crucial para abordar las preocupaciones de los empleados y permitirles compartir sus opiniones sobre las características que les gustaría ver y utilizar.
• Formar un equipo de proyecto sólido: La selección de las personas de tu empresa para tu equipo de implementación puede ser el factor que determine el éxito o el fracaso del lanzamiento de tu sistema ERP. Estos empleados deben provenir de diferentes departamentos, y a cada uno se le asignará una función específica en el equipo de implementación.
• Definir requisitos y KPI claros: Para evaluar el éxito de su implantación, tendrá que establecer indicadores clave de rendimiento (KPI) que sean claros, cuantificables e impactantes.

2. Definición de Requisitos y Selección del ERP

Este paso implica documentar los procesos empresariales actuales y las lagunas funcionales de su sistema actual. A continuación, usted y su equipo elaborarán una lista, empezando por las funciones esenciales y terminando con las funciones adicionales que sean asequibles y se ajusten a su calendario. Ahora que ha establecido sus requisitos de ERP en la nube, es el momento de seleccionar el sistema ERP en la nube que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Es fundamental investigar las numerosas opciones de ERP evaluándolas en función de su escalabilidad, facilidad de uso, funcionalidad y características de seguridad; programando demostraciones; preguntando a los proveedores de ERP sobre su soporte técnico y de usuario; buscando asesoramiento de los socios de ERP; y leyendo las reseñas de los analistas.

3. Configuración y Personalización del Sistema ERP

Una vez elegido el ERP que mejor encaja con tu empresa, es necesario configurarlo y personalizarlo para que ofrezca el mejor rendimiento posible. Las aplicaciones en la nube pueden implicar un esfuerzo de implementación muy diferente, normalmente más breve y sencillo que los ERP locales tradicionales. Es importante tener en cuenta que las personalizaciones excesivas pueden complicar el mantenimiento y la actualización del ERP, y lastrar la capacidad de adoptar nuevas funciones. La práctica recomendada en SaaS es aprovechar una funcionalidad lista para usar que ayude a llevar a cabo los procesos deseados.

4. Migración de Datos

Una vez instalado el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) elegido, hay que filtrar los datos de la empresa (para eliminar cualquier dato incorrecto o redundante) e introducirlos y/o trasladarlos a la base de datos de la nueva solución. Esto incluye "registros básicos" como archivos maestros de clientes, proveedores y artículos; listas de materiales; instalaciones de producción e información de rutas; planes de cuentas del libro mayor; etc. Este proceso resulta fundamental para garantizar que la información migrada sea precisa y completa, lo cual resultará de gran ayuda para las personas de todos los departamentos que dependan de estos datos históricos. Una migración de datos bien planificada mantendrá tu proyecto de implantación en el buen camino y de acuerdo con los plazos. Es una oportunidad para inspeccionar al detalle los datos de tu organización y decidir qué elementos merece la pena pasar al nuevo sistema; normalmente, las empresas migran dos años de datos históricos.

5. Formación y Pruebas del Sistema

Los empleados que designe como expertos en la materia deben recibir formación especializada durante esta parte del proceso de implementación del ERP, para que puedan enseñar a otros a utilizar el software ERP y ser las personas "a las que acudir" en caso de preguntas después de Go Live. Este paso implica la creación y aplicación de un plan de pruebas detallado, que medirá la aceptación del usuario y le ayudará a determinar si el sistema ERP se ajusta a sus necesidades desde el primer momento o si deben realizarse modificaciones.

6. Puesta en Marcha y Soporte Continuo

Cuando esté listo para implantar el ERP en toda su empresa, es el momento de elegir qué enfoque se adapta mejor a su contexto. La puesta en marcha de su nueva solución ERP es un hito emocionante, y es posible que piense que el proceso de implementación del ERP ha concluido, pero no es así. Garantizar que su solución ERP funcione de manera óptima requiere un soporte continuo, lo que incluye revisar la configuración actual, añadir eventualmente funciones adicionales que no fueran necesarias para la puesta en marcha inicial y adaptar los procesos empresariales a medida que el sistema se va utilizando. Además, su software ERP debe recibir mejoras y actualizaciones de forma periódica.

Estrategias de despliegue

Conocer las necesidades de tu organización, el presupuesto del proyecto y los plazos de implementación te ayudará a elegir la estrategia de despliegue adecuada. Las dos estrategias de implementación más comunes son el enfoque por fases y el enfoque "big bang", todo a la vez.

• Enfoque por fases: Significa que el sistema ERP se implementa en varias etapas, por ejemplo, iniciando el proceso en una unidad o función de negocio y proseguir con el despliegue poco a poco a partir de ahí. Esto propicia que los usuarios brinden más comentarios y corran menos riesgos si se producen problemas inesperados.
• Enfoque "todo a la vez" (Big Bang): Implica la puesta en marcha de forma simultánea de todo tu sistema ERP.

Factores de éxito en la implantación de un ERP

La implementación de un ERP es un proceso costoso que requiere mucho tiempo. Antes de embarcarse en él, debe estar preparado para los retos que le esperan, pero debe reconocer que las numerosas ventajas que ofrece la solución ERP adecuada, como una mayor eficacia, empleados más contentos y clientes más satisfechos, hacen que merezca la pena. Para asegurar el éxito, se deben considerar los siguientes puntos:

1. Definir claramente los resultados de negocio: Contribuirá a facilitar en gran medida la elaboración de tu plan de implementación. Necesitas articular con claridad la visión y los objetivos, establecer las directrices generales y aunar fuerzas para asegurarte de que todos entiendan lo que el programa trata de lograr.
2. Evitar personalizaciones excesivas: Las personalizaciones son caras de mantener y pueden complicar el proceso de actualización. La práctica recomendada en SaaS es aprovechar una funcionalidad lista para usar que ayude a llevar a cabo los procesos deseados.
3. Priorizar la secuencia de implementación: La secuencia de la implementación a menudo depende de tus prioridades. Puedes comenzar con tu mayor deficiencia o centrarte en las funciones que generarán mayores rendimientos, o incluso identificar uno de los elementos más simples y de menor riesgo para generar confianza en el sistema.
4. Seguimiento constante: Realiza el seguimiento del grado de avance de la implantación evaluando de forma frecuente la situación con respecto a los plazos y el presupuesto.
5. Planificación de contingencias: Muchos proyectos de implementación fallan porque su plan no había sido articulado con claridad o el calendario elaborado era poco realista. Tu equipo de implementación debe contemplar qué obstáculos pueden encontrarse y anticipar formas de abordarlos.
6. Comunicación efectiva: La comunicación es un aspecto esencial de todas las fases de tu implementación del ERP. Tu equipo de implementación debería comunicar con frecuencia el objetivo de la implementación del ERP, los resultados y beneficios deseados y las expectativas de cada fase a tu organización en general.
7. Medición del rendimiento: Para plasmar el rendimiento del sistema es necesario recopilar datos y KPI. Debes seleccionar métricas que se puedan comparar directamente con los objetivos que estableciste al principio del proyecto.

La implantación de un ERP no está al alcance, exclusivamente, de las grandes compañías. La incorporación de un nuevo sistema ERP puede significar que la empresa pide a las personas que hagan su trabajo de manera diferente para adoptar las mejores prácticas del sector integradas en las aplicaciones del ERP basadas en la nube. En definitiva, el sistema ERP es el aliado perfecto para integrar y automatizar todos los procesos de una empresa, se trate de una gran compañía o pyme, y ganar en productividad.