ERP para Ingeniería: Transformando la Gestión de Proyectos con Tecnología

En el sector de la ingeniería, la complejidad de los proyectos requiere herramientas que permitan gestionar todos los aspectos del negocio de manera eficiente y centralizada. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) han emergido como soluciones clave, ofreciendo la capacidad de unificar y optimizar la gestión de recursos, tiempos y presupuestos.

Hoy en día, la gran pregunta no es si necesitas un ERP, sino qué tipo de ERP puede proporcionar las mayores ventajas competitivas a tu negocio. Un ERP para empresas de ingeniería es la solución ideal para impulsar la transformación digital de tu negocio.

¿Por Qué un ERP es Esencial para Empresas de Ingeniería?

Los proyectos de ingeniería suelen ser obras de gran envergadura en las que se requiere realizar varias tareas al mismo tiempo, por lo que la eficacia y la eficiencia son claves. De hecho, estos proyectos son tan complejos que, en muchas ocasiones, cada tarea se divide en “mini proyectos”. Por la enorme cantidad de materiales y recursos que hay que dedicarle, son obras con grandes costes de ejecución que normalmente son pensadas para diseñarse a largo plazo.

Las empresas que se deciden a implementar sistemas ERP lo hacen por múltiples motivos, como para modificar la estructura de costos de sus carteras de aplicaciones, reducir el riesgo de obsolescencia tecnológica, impulsar el crecimiento, fomentar la innovación o incrementar la agilidad operativa, la resiliencia y la eficiencia.

Funcionalidades Clave de un ERP para Ingeniería

• Gestión de proyectos/producción: Crucial para las empresas que trabajan en proyectos complejos con múltiples tareas y recursos. Un buen ERP debe ofrecer herramientas robustas para la gestión de proyectos, permitiendo a los equipos planificar, ejecutar y supervisar cada fase del proyecto de manera integrada.
• Presupuestos para el cliente: Específicos de cada proyecto. Permite optimizar la creación de presupuestos por capítulos, partidas y unitarios con múltiples revisiones y ajustes.
• Planificación y gestión de recursos: La capacidad de un ERP para gestionar recursos humanos, financieros y materiales es esencial en proyectos de ingeniería. Asigna los equipos, el espacio y los recursos materiales en virtud de la disponibilidad, la demanda y las habilidades. Optimiza los recursos humanos de la empresa en cada tarea.
• Control de costes y presupuestos: El control de costes es crítico en cualquier proyecto de ingeniería. Permite visualizar los costes totales, ayuda a prevenir desviaciones sobre el presupuesto y a diseñar pagos por etapas para evitar problemas de tesorería.
• Gestión de almacén: Control de inventario. Mejora el control de inventario, estableciendo controles numéricos de piezas y componentes para que cada integrante del proyecto esté perfectamente localizado, y el acceso sea ágil.
• Analítica: Identificar áreas de gasto excesivo o ineficientes. El ERP para ingeniería proporciona un sólido modelo analítico con una visión 360º de la empresa desde diversos puntos de vista (financiero, tipos de proyecto, áreas de actividad, departamentos…), cuadros de mando prediseñados e indicadores de productividad (por tipo de recurso, por periodos, etc.).
• Gestión de compras para proyectos: Gestionar acciones y realizar un seguimiento.
• Supervisión de procesos de fabricación, montaje e instalación: Control de fabricación y talleres, coordinación de instalaciones.
• Administración integral de recursos y soporte post-venta: Incluye un módulo de Servicio de Asistencia Técnica (SAT), con el que mejorar el servicio que ofrece a sus clientes con una profesional atención.
• Sincronización y seguimiento preciso: De todo el proyecto de ingeniería de principio a fin, para que todos los recursos necesarios estén disponibles en cada tiempo y lugar.
• Almacenamiento y fácil acceso a documentación: Planos, contratos, presupuestos y facturas de contactos, clientes o empresas asociadas para un proyecto concreto. Para ejecutar con éxito una idea es necesario que los diseños y aportaciones que se vayan haciendo estén disponibles continuamente para todos los profesionales que intervienen en su ejecución.

Ventajas de Implementar un ERP en Ingeniería

• Mejora la eficiencia operativa: Al integrar todas las funciones de la empresa en una sola plataforma, los ERP eliminan los silos de información, mejoran la comunicación interna y reducen la duplicación de tareas.
• Mejora en la gestión de proyectos: Los ERP permiten una gestión más eficiente de los proyectos, proporcionando una visión global de todas las fases del proyecto. Nuestro software ERP para proyectos de ingeniería permite transformar presupuestos en proyectos con un solo clic.
• Reducción de riesgos: La capacidad de identificar y gestionar riesgos de manera proactiva es una de las principales ventajas de los ERP. Minimiza los riesgos del proyecto y ahorra tiempo en tareas habituales al automatizar los procesos, las alertas y el flujo de trabajo.
• Uso adecuado de los recursos: Un ERP permite gestionar los recursos de manera más eficiente, asegurando que se utilicen de forma óptima y evitando tanto la subutilización como la sobrecarga.
• Toma de decisiones basada en datos: Gracias a los informes y análisis en tiempo real que ofrecen los ERP, los directivos pueden tomar decisiones más informadas y basadas en datos precisos. El disponer de toda la información centralizada y organizada, permite elaborar informes actualizados que facilitan la toma de decisiones y el establecimiento de protocolos estandarizados de actuación.
• Transparencia y trazabilidad: Los ERP son cruciales para la transparencia y la trazabilidad en la gestión de proyectos. Permiten un seguimiento detallado de cada fase del proyecto, desde la planificación hasta la entrega final, lo que es vital para garantizar que se cumplan los plazos y se mantengan los estándares de calidad.

El Proceso de Implementación de un ERP

La implementación de un sistema ERP supone una actividad clave para cualquier organización que haya decidido implantar un nuevo sistema empresarial, independientemente de que sea para sustituir a una solución local existente o agregar capacidades a un entorno en la nube existente, o que se trate de un despliegue absolutamente nuevo que sustituya hojas de cálculo dispares y software propio.

En un contexto en el que cada vez más organizaciones migran sus aplicaciones empresariales locales a soluciones modernas en la nube, estas suelen considerar al mismo tiempo las tareas que necesitan para un proyecto de implantación de ERP. Aunque son múltiples los métodos para migrar a aplicaciones en la nube, la fórmula del éxito para implementar la ERP está clara. Todo proyecto de nube se divide en cinco categorías: definición del proyecto, equipos, diseño, implementación y comunicaciones.

1. Definición del Proyecto

Esta tarea sienta la base del proyecto de implementación de la nube. Aunque puede parecer demasiado meticuloso, la falta de claridad y detalle en esta etapa creará problemas en fases subsecuentes. Comienza por el objetivo del proyecto redactando una declaración de misión que incorpore tus metas globales. A continuación, crea una hoja de ruta del proyecto que defina de forma inequívoca los objetivos, el alcance, el riesgo, un presupuesto detallado y los requisitos de personal (tanto internos como externos), todos vinculados a una cronología y un programa de tareas generales.

Estas tareas son similares en todas las implementaciones locales y en la nube. Sin embargo, este paso se lleva con más rapidez en proyectos de nube, ya que las tareas son menos numerosas. Es en este aspecto donde las tareas de los proyectos de nube difieren de las iniciativas en entornos locales.

2. Equipos

Con los proyectos de nube, resulta más sencillo crear el equipo. No es necesario contar con arquitectos de hardware, programadores de aplicaciones personalizadas, personal encargado de la elaboración de informes ni instaladores de software. Con los proyectos de nube, las competencias y los conocimientos que necesitarás se deberán enfocar en configurar y aplicar las mejores prácticas, así como las funciones y las responsabilidades de los usuarios. De este modo, lo que sí necesitarás son consultores de procesos de negocio y analistas de datos. Algunos requisitos en cuanto a los miembros del equipo que debes tener en cuenta: incluye siempre un director de proyecto especializado y selecciona los socios comerciales que necesites. También debes contar con una consejo rector o un comité ejecutivo.

3. Diseño

Debes concebir el diseño como tu plan para el éxito. En el documento de diseño se deben plasmar los resultados principales, como las aplicaciones que se deberán desplegar, todas las aplicaciones de terceros y cualquier sistema relacionado que requiera integración. El diseño también debe incluir definiciones de datos detalladas, requisitos de usuario y todos los procesos de negocio que se verán afectados. Algunos de estos componentes, como el diseño del plan de cuentas, requerirán un importante trabajo de planificación. Contar con el diseño al inicio del proceso resulta vital. Si realizas el trabajo de diseño antes de iniciar el proceso, podrás avanzar en las tareas de configuración sin interrupciones.

Determina qué unidades de negocio y áreas geográficas se abordarán y en qué orden. Además, debes identificar los requisitos clave para poner el nuevo sistema en marcha y en producción. Establecer estos hitos iniciales de "hacer/no-hacer" sirve como una forma lógica de comprobar la idoneidad del calendario del proyecto. Se pueden asignar determinadas capacidades para futuros desarrollos después del lanzamiento inicial. Llegados a este punto también debes incluir métricas clave que se utilizarán para supervisar y evaluar el resultado final después de su puesta en marcha. Al igual que en fases previas, existen similitudes entre las implantaciones en la nube y locales.

4. Implementación

Una vez concluido el trabajo preparatorio, es el momento de implementar el diseño del proyecto. Esta es la mayor parte de la carga de trabajo en términos de presupuesto, tiempo y tareas. La implementación del proyecto de nube requiere mucho menos tareas que una solución local tradicional. Entre las tareas innecesarias se incluyen actividades de hardware, codificación personalizada, carga de software y aplicación de parches, y la mayoría (pero no todas) de las pruebas y la formación. Las aplicaciones en la nube se centran en la configuración y no en la personalización. Esto significa que resulta fundamental configurar al principio del proyecto estructuras de datos y jerarquías, organizaciones y roles y responsabilidades de los usuarios.

Configuración e Integración

Prepárate para realizar algunos trabajos de integración. Pocas soluciones incluyen todas las funciones empresariales, especialmente en las grandes empresas. La integración de soluciones de terceros o sistemas heredados en aplicaciones en la nube preserva las inversiones anteriores y las capacidades únicas. Para ello, debes aliarte con tus colegas de TI en el equipo del proyecto, ya que pueden tener marcos de integración existentes.

Evaluación de Datos e Informes

Cuando migras de un sistema local, debes mover tus datos a la nube. Una vez definida la cantidad de datos y su definición, esta tarea de implantación requiere competencias de extracción, transformación y carga (ETL, por sus siglas en inglés) que cubran las tareas de calidad y normalización de datos. Una de las ventajas fundamentales de las aplicaciones en la nube es que están diseñadas para configurarse en lugar de personalizarse. Sin embargo, cuando sea necesario, se pueden ampliar las aplicaciones o desarrollar capacidades complementarias con Oracle Platform as a Service. Oracle Cloud Applications incluye muchas capacidades de presentación de información e informes predefinidos. Identifica qué informes se pueden sustituir por información en pantalla en tiempo real y los análisis integrados que incluye la nueva aplicación en la nube. Determina los informes que se deben generar y distribuir.

Verificación del Proyecto

Una vez finalizadas las tareas de implantación, es importante comprobar la precisión y la integridad del trabajo en función de los requisitos del proyecto. La infraestructura física, la seguridad, la divisa de código, las aplicaciones y la funcionalidad no necesitan los complejos métodos de pruebas que se utilizan con los sistemas locales. Con los proyectos de nube, la verificación se centra en los elementos CIDER: configuraciones, integraciones, datos, extensiones y reportes.

Es importante la calidad de los datos (son el combustible de todos los sistemas empresariales), el archivo de datos (conserva los datos de tu sistema antiguo), los flujos de trabajo (conectan e impulsan los procesos de negocio), la seguridad (comprueba exhaustivamente las cuatro operaciones básicas del almacenamiento persistente o CRUD por sus siglas en inglés: copiar, leer, actualizar y suprimir el acceso a los inicios de sesión del sistema, datos confidenciales, configuraciones de usuario, gestión de cuentas y notificación de modificaciones) y las responsabilidades (define las actividades y tareas de trabajo).

5. Comunicaciones

La comunicación interna es vital para el éxito de tu proyecto. Considera la posibilidad de asignar un nombre y un logotipo al proyecto para generar reconocimiento y concienciación en toda tu organización. Genere conciencia y optimismo en toda tu empresa con actualizaciones periódicas sobre el progreso de la implementación y cómo la organización se beneficiará del proyecto. El cambio puede ser complicado. Con la nube, cuentas con la ventaja de un historial probado de implementaciones eficaces, así como tecnología que ya ha sido adoptada por otros usuarios.

Aceptación del Usuario y Preparación para la Puesta en Marcha

Una vez que el equipo del proyecto estime que la solución implementada cubre todos los aspectos del proyecto definido, es el momento de la aceptación del usuario. Al definir el proyecto, se identificaron las partes interesadas clave de las unidades de negocio y los directivos. También ayudaron a preparar las definiciones del proyecto. Es importante que los responsables de los procesos de negocio participen en esta etapa, ya que pueden ser unos magníficos defensores de las mejores prácticas y evitar que la organización se aleje de los estándares modernos. A veces se producen desajustes, y esta es la oportunidad perfecta para revisar los requisitos y corregir el problema. Una vez con las aprobaciones empresariales pertinentes, comienza la cuenta atrás para que se ponga en marcha el sistema en la nube de producción.

La preparación del sistema implica completar la lista de elementos finales y definir los valores iniciales. La preparación del usuario consiste en proporcionar a los usuarios sus nombres de usuario, contraseñas e información relacionada. La preparación organizativa se centra en completar la gestión de cambios y la formación básica, según sea necesario. En la fase de preparación, los proyectos de nube ofrecen, de nuevo, más ventajas que los locales, ya que exigen la realización de menos tareas, de modo que se acortan los plazos y se reducen los presupuestos.

Puesta en Marcha y Seguimiento

Si se han seguido los pasos anteriores, la puesta en marcha del proyecto debería realizarse exenta de problemas. Pueden surgir algunos problemas aislados, pero su resolución debe correr a cargo del equipo de asistencia al usuario. El equipo del proyecto, con la infraestructura de TI asociada y el personal de red, debe supervisar con diligencia el rendimiento del sistema. Si la puesta en marcha es exitosa, el fin es realmente el comienzo de una nueva forma de hacer las cosas en la nube. Es importante celebrar este éxito, revisar las métricas identificadas, documentar las lecciones aprendidas, mantener el compromiso con los servicios de soporte, ofrecer formación continua, ser parte de la comunidad y planificar el siguiente proyecto en la nube.

Soluciones ERP Específicas para Ingeniería

Existen diversas soluciones ERP que se adaptan a las necesidades de las empresas de ingeniería, cada una con características y funcionalidades específicas. La elección del ERP adecuado dependerá de las necesidades específicas de la empresa y de los proyectos que gestione.

ARBENTIA Project Management con Microsoft Dynamics 365 Business Central

El ERP para ingenierías de ARBENTIA, basado en la tecnología Microsoft Dynamics 365 Business Central, es una solución integral diseñada para optimizar la gestión de proyectos en sectores como la ingeniería civil, mecánica, eléctrica, química, ambiental e informática. Además, con la integración de ARBENTIA Project Management, la solución modular desarrollada sobre Business Central se complementan las funcionalidades del ERP y se consigue una gestión avanzada de los proyectos, administrando los presupuestos y teniendo una supervisión del avance de los proyectos en tiempo real.

La inteligencia artificial para ingenierías ayuda a centralizar memorias, cálculos, BIM, manuales y experiencias de proyectos anteriores, enriqueciendo la información con metadatos y trazabilidad. ARBENTIA AI Tender, el asistente de IA, ayuda a estructurar la oferta, redactar apartados recurrentes, responder dudas y comparar condiciones entre concursos. Arbentia es un partner especializado en el sector de la ingeniería y en consultoría de negocio y tecnología Microsoft.

La integración de la tecnología Microsoft Dynamics 365 puede realizarse de varias formas posibles: añade más módulos de Dynamics 365, realiza integraciones desarrolladas por Microsoft o por un partner especializado como ARBENTIA. Transforma tu intranet con una solución moderna de gestión documental y colaboración basada en Microsoft 365. Analiza tus datos y visualiza tus KPIs en tiempo real con la solución de inteligencia empresarial basada en Microsoft Power BI.

Oracle Cloud ERP

Oracle Cloud ERP te brinda la agilidad para adoptar nuevos modelos y procesos comerciales rápidamente, de modo que reducirás los costos, manejarás pronósticos más precisos y acelerarás la innovación. Si en la actualidad eres cliente local de Oracle, considera el programa Soar de Oracle Consulting para acelerar tu proceso hacia la nube. Caesars Entertainment, por ejemplo, trasladó sus operaciones financieras de un sistema local de treinta años de antigüedad a Oracle Fusion Cloud ERP y Oracle Fusion Cloud EPM.

Otras Soluciones ERP Destacadas

• ERP Ingeniería de Galdón Software: Permite llevar de forma integrada todas las áreas de gestión de su empresa, controlando el ciclo completo de compras, gestión de ventas, tesorería, control de stock en almacenes ilimitados, herramientas de BI (Business Intelligence) y optimización de presupuestos.
• Monday.com: Plataforma intuitiva y visual para la gestión de proyectos que se adapta perfectamente a las necesidades de empresas de ingeniería.
• Coneix ERP: Destaca por su enfoque en la gestión integrada de proyectos de ingeniería. Ofrece herramientas específicas para la planificación, control de costes y seguimiento del rendimiento.
• ERP de SDI: Diseñado para gestionar proyectos de ingeniería de principio a fin, desde la planificación inicial hasta la entrega final.
• Zinkee: Solución versátil que combina la gestión de proyectos y la automatización de procesos, con una interfaz sencilla e intuitiva.
• Zucchetti ERP: Herramienta integral que incluye funcionalidades avanzadas para la gestión de proyectos, control financiero y cumplimiento normativo.
• RPS de SmartTech Industria: Orientada a la gestión de proyectos en entornos industriales y de ingeniería.
• IDT: Especializada en la gestión documental y de proyectos en ingeniería, con capacidad para manejar grandes volúmenes de documentación técnica.
• ERP G2Tiris: Software diseñado para pequeñas y medianas empresas, ofreciendo módulos para la gestión de proyectos, compras, ventas y finanzas, con facilidad de uso.

Comparativa de Funcionalidades de ERP para Ingeniería

La implementación de un ERP en empresas de ingeniería puede transformar la manera en que se gestionan los proyectos, mejorando la eficiencia, optimizando los recursos y reduciendo riesgos. La elección del ERP adecuado dependerá de las necesidades específicas de la empresa y de los proyectos que gestione.

Empresas como Integra y Software Selección ofrecen consultoría y análisis previo a la implantación para valorar qué solución es la que mejor se adapta a cada negocio, trabajando con distintos fabricantes para adaptarse a las necesidades específicas de cada compañía y sector.