Obligaciones Formales del Empresario Individual en España

¿Has decidido montar un negocio y no sabes qué forma jurídica elegir? Tu decisión dependerá de aspectos como el capital inicial, si emprendes solo o con socios, y los impuestos. Entre las opciones más populares se encuentra la del empresario individual, también conocido como autónomo.

¿Qué es un Empresario Individual?

Por empresario individual o autónomo, debemos entender aquella persona física que realiza en nombre propio una actividad comercial, industrial o profesional de carácter lucrativo. Cuando hablamos de autónomos o empresarios individuales, nos referimos a personas físicas que llevan a cabo una actividad comercial o profesional en su propio nombre y con intención de lucrarse.

Se trata de una forma jurídica para personas físicas constituida por un solo individuo que, aunque tiene la ventaja de gestionar y dirigir por sí solo la actividad empresarial, ha de responder con todo su capital privado ante las deudas contraídas, es decir, está sujeto a una responsabilidad ilimitada sobre las consecuencias económicas de su actividad.

El empresario es el propietario único de la actividad, lo que implica que ejerce el control total sobre la misma, dirige personalmente su gestión, organiza todo el trabajo y aporta todo el capital necesario para llevar a cabo su actividad, sin que exista puesta de bienes en común. Asimismo, el empresario individual es quien percibe todos los beneficios que genere la empresa y, en su caso, responde de forma personal e ilimitada de las deudas contraídas frente a terceros con todos sus bienes, tanto los afectos a la actividad empresarial como los que conformen su patrimonio personal, porque no existe límite o separación alguna entre el patrimonio empresarial y el personal.

Para empezar una actividad empresarial como empresario autónomo, no se requiere capital inicial, a diferencia de las sociedades limitadas o las sociedades anónimas. Existen diferentes formas de empresario individual, como trabajadores autónomos, profesionales autónomos, empresario societario, autónomo económicamente dependiente y autónomo agrario. En este texto, nos referimos a los trabajadores y profesionales autónomos.

Requisitos para ser Empresario Individual

Para ser empresario individual es requisito imprescindible ser mayor de edad y gozar de la libre disposición de los bienes propios. No obstante, también podrá ser empresario individual el menor de edad emancipado, con los límites que establece el artículo 323 del Código Civil, que señala que el emancipado no podrá, hasta que no alcance la mayoría de edad, tomar dinero a préstamo, gravar o enajenar bienes inmuebles y establecimientos mercantiles o industriales u objetos de extraordinario valor sin consentimiento de sus padres y, en su caso, de su curador. Por último, podrán ser empresarios individuales los menores de edad y los incapacitados, que ejercerán dicha actividad a través de sus representantes legales.

El empresario individual debe ejercer, por cuenta propia, sin sujeción a contrato de trabajo alguno, fuera del ámbito de dirección y organización de un tercero, y de forma habitual, una actividad comercial, industrial o profesional de carácter lucrativo. Asimismo, se presume que es empresario individual o autónomo el titular de un establecimiento abierto al público como propietario, arrendatario, usufructuario o cualquier otro concepto análogo. Esta presunción incluye también al cónyuge y a los parientes hasta el segundo grado que trabajen con él, salvo que se acredite su condición de trabajadores por cuenta ajena o asalariados.

Obligaciones del Empresario Individual

Los autónomos cuentan con una serie de obligaciones en diferentes ámbitos que se detallan a continuación:

Trámites de Alta

Antes de convertirnos en autónomos, existen trámites administrativos que debemos realizar para empezar la actividad de manera adecuada. De lo contrario, podremos encontrarnos con una sanción por no realizar los trámites previos. Para empezar su actividad económica, el empresario individual ha de realizar una serie de trámites burocráticos de alta en la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y la Seguridad Social. Frente a otras formas jurídicas, la creación de un negocio como empresario individual es menos elaborada.

Cuota de Autónomo

Una vez iniciada la actividad, el empresario autónomo tiene que pagar mensualmente la cuota de autónomo, mediante la que cotiza a la Seguridad Social. Dicha cuantía puede variar dependiendo de la base de cotización que el autónomo escoja. Para favorecer a quienes acaban de empezar, durante el primer año de actividad, los empresarios individuales que desempeñan por primera vez una actividad por cuenta propia pueden optar por una cuota de 60 euros mensuales, la conocida como tarifa plana (durante el tercer y cuarto semestre la cuantía de la cuota crece, si bien sigue siendo inferior a la cuota mínima habitual). Además, el empresario individual deberá tener en cuenta si, además de las cotizaciones a la seguridad social, optará por algún seguro, ya sea personal (seguro de jubilación, de accidentes, sanitario, etc.) o para el negocio (seguro de establecimiento, de vehículos, de defensa legal, etc.).

Obligaciones Contables y Tributarias

En lo que respecta a las obligaciones tributarias, el empresario individual ha de pagar el IRPF, realizando las declaraciones correspondientes trimestral y anualmente. Lo mismo ocurre con el IVA, impuesto en el que el empresario autónomo ejerce de sujeto pasivo.

Por otra parte, se encuentran las obligaciones contables: los empresarios individuales también deben llevar una contabilidad de forma ordenada, que se adecúe al régimen fiscal por el que cada uno tribute. De esta forma, además de cumplir con el imperativo legal, también se contribuye a una mejor administración del negocio. Para constituirse como empresario individual no se exige que se destine a la actividad un mínimo de capital, a diferencia de la mayor parte de las formas societarias. Además, los empresarios individuales solo deben realizar los trámites necesarios para ejercer la actividad, pero no necesitan realizar trámites destinados a la constitución o adquisición de la personalidad jurídica, lo cual simplifica mucho la puesta en marcha de la empresa.

Según el artículo 25 del Código de Comercio, "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".

El artículo 27 del Código de Comercio, indica que "Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen".

En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe llevar una contabilidad ordenada. En cuanto a la legalización de los libros oficiales, aunque la inscripción en el Registro Mercantil es potestativa para los empresarios individuales (excepto el naviero), el empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales.

Desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulos, no se exige esta llevanza de libros contables oficiales desde la óptica fiscal (cálculo del IRPF), ya que se sustituyen por otros libros. Sin embargo, desde el punto de vista mercantil y contable, están obligados a la llevanza de contabilidad.

En el caso de empresarios individuales, no debe lucir ningún importe en la rúbrica correspondiente al impuesto sobre beneficios, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades. Al final del ejercicio, las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deberán ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa (cuenta 550).

Regulación del Empresario Individual

El régimen jurídico del empresario individual o autónomo se regula, desde el 12 de octubre de 2007, por el Estatuto del Trabajador Autónomo, aprobado por Ley 20/2007, de 11 de julio, y las normas que lo desarrollan. Esta figura constituye una de las formas más sencillas y directas de ejercer una actividad empresarial, caracterizándose por la ausencia de personalidad jurídica diferenciada entre el empresario y su negocio.

La figura del empresario individual presenta una serie de rasgos distintivos que la diferencian claramente de otras formas jurídicas: la responsabilidad ilimitada. Esto significa que el empresario responde con todo su patrimonio personal, presente y futuro, de las deudas y obligaciones que contrae en el ejercicio de su actividad empresarial. Otra característica esencial es la titularidad única; solo puede haber un empresario individual por negocio.

Aunque no existe obligación legal expresa, es altamente recomendable que el empresario individual se inscriba en el Registro Mercantil de su provincia. El empresario individual actúa bajo su nombre y apellidos, aunque puede añadir una denominación o nombre comercial que identifique su actividad. Es importante no utilizar denominaciones que puedan inducir a error sobre la forma jurídica del negocio.

Tratamiento Fiscal del Empresario Individual

El tratamiento fiscal del empresario individual presenta particularidades específicas que se deben conocer para cumplir correctamente con las obligaciones tributarias. Los principales regímenes de estimación de ingresos son:

• Estimación directa normal: Aplicable cuando la cifra de negocios supere los 600.000 euros anuales.
• Estimación directa simplificada: Para actividades cuya cifra de negocios no supere los 600.000 euros anuales.
• Estimación objetiva (módulos): Sistema forfetario aplicable a determinadas actividades con limitaciones de volumen de operaciones.

La elección del régimen fiscal tiene implicaciones directas en las obligaciones contables, frecuencia de presentación de declaraciones y carga administrativa. Como empresario individual, estará sujeto al IVA por las operaciones que realice en el desarrollo de su actividad empresarial.

Ventajas y Desventajas del Empresario Individual

Como todas las figuras jurídicas, la del empresario individual cuenta con una serie de ventajas e inconvenientes que cabe tener en cuenta.

Ventajas

• Gestión y Dirección: Gestión y dirección del propio negocio.
• Constitución: Creación relativamente sencilla.
• Capital Inicial: No requiere capital inicial.
• Contabilidad: Contabilidad más sencilla que en otras formas jurídicas.
• Flexibilidad: Frente al trabajo por cuenta ajena, el empresario individual cuenta con flexibilidad horaria.

Desventajas

• Responsabilidad Ilimitada: El empresario individual responde de las deudas contraídas frente a terceros con todos sus bienes, presentes y futuros, porque no existe separación alguna entre el patrimonio empresarial y el personal. Esto implica que sus bienes personales pueden ser embargados para hacer frente a deudas de su actividad empresarial. Además, si el empresario individual está casado y no existe separación de bienes o no existe oposición formalizada en escritura pública ante Notario e inscrita en el Registro Mercantil, los bienes comunes de ambos responderán de las deudas de la empresa. La única excepción se encuentra en el Emprendedor de Responsabilidad Limitada, que puede limitar su responsabilidad para que no alcance a su vivienda habitual.
• Mayor riesgo en caso de pérdidas: Al tener responsabilidad personal e ilimitada, un empresario individual está expuesto a perder todas sus posesiones si se endeuda en su proyecto.
• Carga tributaria: Con un volumen de negocio alto, la carga tributaria es mayor que si se cotizase como privada.

La mayor simplicidad en cuanto a constitución y obligaciones formales contrasta con el elevado riesgo patrimonial que genera el ejercicio de una actividad económica de esta forma de empresa. No es de extrañar que, bajo esta forma de empresa, solo se ejerzan, generalmente, pequeños negocios o actividades profesionales por emprendedores que destinan escasos recursos; porque cuando se realizan inversiones mayores, resulta más aconsejable una forma societaria para limitar la responsabilidad.

Alternativas a la Figura del Empresario Individual

Si el aspecto que más te atrae del empresario individual es que sea una persona única la que se encargue de toda la gestión de la empresa, hay otras figuras interesantes en las que también cabe la citada posibilidad:

• Sociedad Limitada Unipersonal (SLU): Esta forma jurídica, que debe registrarse en el Registro Mercantil como SLU, coincide con la sociedad limitada en la mayoría de sus características, si bien se diferencia en que solo una persona física o jurídica posee todas las acciones. En las sociedades limitadas deben existir al menos dos socios para que esta se pueda constituir.
• Sociedad Anónima Unipersonal (SAU): Al igual que en el caso de la SLU, la sociedad anónima unipersonal también ha de registrarse como tal en el Registro Mercantil. En ella, las acciones también pertenecen en su conjunto a una sola persona.
• Emprendedor de Responsabilidad Limitada (ERL): Figura creada en la Ley 14/2013, se diferencia de los trabajadores autónomos y de los profesionales autónomos en que la responsabilidad no es completamente ilimitada, sino que, bajo determinadas condiciones, la vivienda personal puede quedar excluida en caso de tener que hacer frente a deudas. Asimismo, el emprendedor de responsabilidad limitada está obligado a inscribirse como tal en el Registro Mercantil y en el Registro de la Propiedad y debe presentar las cuentas anuales al finalizar el año fiscal.

Tabla Comparativa de Formas Jurídicas

La decisión de ejercer tu actividad como empresario individual debe basarse en un análisis cuidadoso de las circunstancias específicas de tu proyecto empresarial. Si estás iniciando una actividad con inversión limitada y riesgo controlado, la simplicidad del empresario individual puede ser la opción más práctica. También resulta apropiada cuando la actividad está muy personalizada en el titular y depende fundamentalmente de sus conocimientos, habilidades o reputación personal.

La elección inicial no es irreversible. Cuando el crecimiento de tu negocio o la evolución de tus circunstancias personales lo aconsejen, puedes transformar tu actividad de empresario individual en una sociedad mercantil. La operación implica la transmisión de todos los elementos afectos a tu actividad empresarial a la sociedad de nueva creación, a cambio de participaciones o acciones de la misma.