Obligaciones Legales y Fiscales para PYMES en España: Una Guía Completa

Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) y los autónomos desempeñan un papel fundamental en la economía española, generando empleo y contribuyendo al crecimiento económico. Sin embargo, tanto las PYMES como los autónomos enfrentan una serie de obligaciones fiscales y contables que deben cumplir para garantizar la legalidad y el éxito de sus negocios.

En este artículo, analizaremos las principales obligaciones fiscales y contables que deben afrontar las PYMES y autónomos en España, cómo gestionar estas obligaciones de manera eficiente y las ventajas de contratar una gestoría online para llevar a cabo estas tareas.

¿Qué es una PYME?

Una PYME (pequeña y mediana empresa) es una empresa que, debido a su tamaño, tiene ciertas características y necesidades diferentes a las de las grandes empresas. Por lo general, se considera que una empresa es una PYME si cumple con los siguientes criterios:

• Número de empleados: menos de 250 empleados.
• Volumen de negocio: no supera los 50 millones de euros anuales.
• Balance general: no supera los 43 millones de euros.

Número de PYMES y tamaño en España

En España, las PYMES y los autónomos constituyen una parte significativa del tejido empresarial, representando más del 99% del total de empresas. Según datos del Instituto Nacional de Estadística (INE), a finales de 2020 había alrededor de 3,35 millones de empresas en España, de las cuales más del 99% eran PYMES y autónomos.

Obligaciones Contables y Fiscales de una PYME

Todas las PYMES, independientemente del grupo en que se encuentren, tienen una serie de obligaciones. Ya sea que hablemos de autónomos, sociedades mercantiles o sociedades profesionales, todas ellas tienen que estar al día con el cumplimiento de trámites.

Las obligaciones de una PYME pueden ser divididas en estos tres grupos:

• Obligaciones fiscales
• Obligaciones contables
• Obligaciones fijadas por el Reglamento europeo de Protección de Datos (RGPD)

Obligaciones Contables

Las PYMES deben cumplir con una serie de obligaciones contables, entre las que se encuentran:

• Llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad (PGC): Las PYMES deben llevar una contabilidad ordenada y completa que refleje la situación económica y financiera del negocio, de acuerdo con el PGC.
• Conservar la documentación respaldatoria: Las PYMES deben conservar facturas, recibos y otros documentos que respalden las operaciones registradas en la contabilidad.
• Elaborar y presentar cuentas anuales: Las PYMES están obligadas a elaborar y presentar cuentas anuales, que incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria.

En general, la contabilidad sirve para registrar, clasificar, analizar y auditar la información financiera de una empresa. Entre las principales obligaciones contables que una pyme tiene en España en la actualidad, cabe destacar las de llevar una contabilidad completa según el Código de Comercio, legalizar los libros contables en el Registro Mercantil y presentar las cuentas anuales. Es decir, cumplir con las obligaciones contables es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier empresa.

Muchas de las obligaciones contables vienen repercutidas por las obligaciones fiscales de la empresa. Así tanto si se trata de un autónomo como de una sociedad civil o una empresa de responsabilidad limitada, la ley exige lo siguiente:

• Llevar el registro de los Libros Contables

  La realidad contable a lo largo de un periodo de tiempo viene reflejada en los Libros de Contabilidad. La normal mercantil exige la llevanza del Libro de Inventarios y Cuentas anuales y el Libro Diario.

• Cierres de ejercicios, en caso de empresario con responsabilidad limitada

  Al cierre del ejercicio, el empresario deberá presentar las cuentas anuales de la empresa que comprenden:

  • El balance
  • La cuenta de pérdidas y ganancias
  • Un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio
  • Un estado de flujos de efectivo
• Obligaciones registrales: Legalización del Libro Diario, de Inventario y de Cuentas Anuales

  Al presentar los libros en el Registro Mercantil estamos haciendo oficial y pública la información contable de la empresa. Mediante la Legalización se establece la veracidad de los datos y mediante el Depósito se hace posible el acceso a esos datos a cualquier persona.

Obligaciones Fiscales

Cumplir con las normas fiscales no es solo una obligación legal, sino también una forma de asegurar la estabilidad y crecimiento de tu negocio. Cuando pensamos en las obligaciones fiscales de una pyme, lo primero que suele venir a la cabeza es el temido Impuesto de Sociedades.

La fiscalidad de una pyme implica presentar una serie de modelos o formularios fiscales a lo largo del año, y pagar los tributos que se derivan de los datos y cálculos realizados a través de esos documentos.

A continuación, se detallan algunas de las principales obligaciones fiscales:

• Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas o Impuesto de Sociedades:
  • El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, se trata de un impuesto directo y de carácter personal. Grava la obtención de rentas del contribuyente teniendo en cuenta los rendimientos de trabajo, el capital, las actividades económicas, ganancias o pérdidas en cuanto a patrimonio. Se ven afectados por ésta obligación las personas físicas, comunidades de bienes y sociedades no sujetas al Impuesto sobre Sociedades. El periodo impositivo es el año natural.
  • El Impuesto sobre Sociedades grava la renta de los sujetos pasivos, sociedades y otras entidades jurídicas residentes en todo el territorio español.
• Impuesto sobre Actividades Económicas: Todas aquellas personas físicas, sociedad o comunidad de bienes que realiza actividades dentro del ámbito nacional deben presentar este impuesto. Existen tres tipos de cuotas: nacionales, provinciales y municipales. La Agencia Tributaria gestiona las nacionales y provinciales. Es un impuesto que grava el ejercicio de una actividad económica y su gestión está compartida entre la Administración General y las Administraciones locales o CCAA.
• Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): Este impuesto grava el consumo de bienes y servicios. Se trata de un tributo de naturaleza indirecta. En él se tienen en cuenta las entregas de bienes y servicios prestados por la empresa, las importaciones de bienes y adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios. Dentro de todo esto también se incluye el gas, energía eléctrica, ejecuciones de obras, suministros de productos informáticos, autoconsumo, transportes, etc.
• Facturación: Los profesionales y empresarios están obligados a emitir facturas de toda prestación de servicios o entrega de bienes que realicen durante el desarrollo de su actividad. Además, deben conservar copia de las mismas. Asimismo, también se debería emitir factura de los pagos anticipados. Las obligaciones formales dependen del Régimen del IVA al que esté acogida la empresa.
• Practicar las retenciones e ingresos a cuenta que indica la Ley: Se considera una retención una deuda tributaria y por lo tanto se está obligado a su liquidación e ingreso, de forma que detrae el porcentaje correspondiente y lo ingresa en la AEAT en nombre del perceptor. Esto se traduce a que la empresa está obligada tanto a practicar la retención, si procede como a hacer el ingreso pertinente.
• Comunicaciones y notificaciones: Las comunicaciones y notificaciones también se han visto afectadas por la era de Transformación Digital en la que estamos viviendo. El acceso electrónico a través de Internet ha determinado una nueva forma de notificar vía telemática.
• Estar dado de alta en el Censo de empresarios, profesionales y retenedores: La Agencia Tributaria obliga a todos los empresarios a darse de alta y mantener actualizados sus datos en el Censo de Empresarios, Profesionales y retenedores. Por ejemplo y en primer lugar, es imprescindible solicitar el alta de la sociedad en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
• Ventas a otros países de la UE, importaciones/exportaciones
• Declaración informativa anual de operaciones con terceras personas: Salvo alguna excepción deberán relacionar todas aquellas empresas o personas con quienes se hayan efectuado operaciones superiores a 3005.06 € durante el año natural. Recoge las operaciones de compraventa de bienes y servicios con un mismo cliente o proveedor que hayan superado los 3005,6 euros anuales.
• Comunicación de datos al pagador

No todos los formularios que presenta una pyme implican un pago directo. Existen declaraciones informativas que sirven para que la Administración conozca los movimientos económicos de la empresa.

Si tu pyme tiene personal contratado, deberás pagar mensualmente las cotizaciones a la Seguridad Social, que incluyen tanto la parte que asume la empresa como la retenida al trabajador.

Modelos Fiscales Comunes

La fiscalidad de una pyme implica presentar una serie de modelos o formularios fiscales a lo largo del año, y pagar los tributos que se derivan de los datos y cálculos realizados a través de esos documentos.

• El Modelo 202 se refiere al pago fraccionado del Impuesto de Sociedades, y tienen que presentarlo los contribuyentes del impuesto sobre sociedades.
• La autoliquidación del IVA se hace de forma trimestral, presentando el modelo 303 del 1 al 20 del abril, julio y octubre.
• El Modelo 390 es un resumen anual del modelo 303.
• La presentación del modelo 349 se incluye entre las obligaciones tributarias de las pymes que realizan operaciones intracomunitarias o, lo que es lo mismo, que compran o venden servicios o bienes dentro de la Unión Europea. Es una declaración informativa que se limita a detallar las operaciones realizadas.
• Se presentan para informar sobre las retenciones de IRPF practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios.
• Finalmente, la empresa deberá presentar el Modelo 115 se presenta si paga alquiler por un local u oficina, a fin de ingresar las retenciones de IRPF asociadas al pago del alquiler durante el trimestre. La retención que se aplica en estos supuestos es de un 19% de la cuota del alquiler.

Obligaciones de protección de datos

Si tratamos con datos de personas físicas estamos en la obligación de cumplir con la RGPD. El incumplimiento de la obligación en la protección de datos puede ser sancionado por Ley. Por la tanto como empresa habría que tener como mínimo muy presente lo siguiente:

• Debemos obtener el consentimiento de nuestros clientes para obtener los datos de carácter personal
• Notificar a la Agencia Española de Protección de Datos la existencia de un fichero con dicha información.
• Sin el consentimiento de la persona afectada no se puede hacer uso de los datos ni cederla a terceros

La RGPD es muy amplia y cubre diferentes circunstancias, como empresa deberíamos informarnos de lo que afecta a nuestra empresa en materia de protección de datos para poder cumplir con ello.

En este último año se han aprobado distintas leyes en materia de recursos humanos y relaciones laborales. La mayoría de estas normas tienen un gran impacto laboral en las empresas, independientemente de su tamaño. Estas novedades normativas son de obligado cumplimiento y en el sector de las pequeñas y medianas empresas suponen un impacto mayor al generar nuevos costes para su implantación.

• Prevención de riesgos laborales

  Según establece la Ley 31/1995 de PRL tener un Plan de Prevención de Riesgos Laborales es una obligación para todas las empresas con personas trabajadoras a su cargo.

• Registro salarial anual.
• El Plan de Igualdad: Es obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores.

Guía completa sobre fiscalidad para PYMES: Todo lo que necesitas saber sobre IVA e Impuesto sobre Sociedades

En el complejo mundo de los impuestos, las pequeñas y medianas empresas (PYMES) enfrentan desafíos particulares. La comprensión de los aspectos fiscales es fundamental para mantener la salud financiera y cumplir con las obligaciones legales. En esta guía, abordaremos los aspectos clave de la fiscalidad para PYMES en torno al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y el Impuesto sobre Sociedades (IS).

IVA: Entendiendo el Impuesto sobre el Valor Añadido

Concepto básico del IVA

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que grava el consumo de bienes y servicios. Funciona mediante la aplicación de un porcentaje sobre el valor añadido en cada etapa de la cadena de producción y distribución. A diferencia de otros impuestos que gravan directamente los ingresos o las ganancias, el IVA se aplica al valor agregado en cada etapa del proceso de producción y venta, lo que lo convierte en un impuesto sobre el consumo.

Tipos impositivos y cómo se aplican a las actividades de las PYMES

En España, existen varios tipos impositivos de IVA que se aplican a las actividades de las PYMES, dependiendo del tipo de bienes o servicios que ofrezcan. Los principales tipos impositivos de IVA en España son:

• Tipo general: Este es el tipo impositivo estándar y se aplica a la mayoría de los bienes y servicios. En España, el tipo general de IVA es del 21%.
• Tipo reducido: Se aplica a determinados bienes y servicios considerados de primera necesidad o de interés social. En España, el tipo reducido de IVA es del 10%. Ejemplos de bienes y servicios sujetos a este tipo impositivo incluyen alimentos básicos, libros, periódicos, transporte de pasajeros, etc.
• Tipo superreducido: Es el tipo impositivo más bajo y se aplica a bienes y servicios de primera necesidad. En España, el tipo superreducido de IVA es del 4%. Este tipo se aplica a productos como alimentos básicos, libros, periódicos, medicamentos, etc.

Obligaciones de registro, declaración y pago del IVA

En España, las PYMES tienen ciertas obligaciones relacionadas con el registro, la declaración y el pago del IVA. Estas obligaciones son fundamentales para cumplir con la normativa fiscal y evitar posibles sanciones por parte de la Agencia Tributaria. Aquí están las principales obligaciones:

• Registro en el censo de empresarios, profesionales y retenedores: Antes de comenzar cualquier actividad empresarial o profesional sujeta al IVA, las PYMES deben registrarse en el censo de la Agencia Tributaria. Este registro proporciona un número de identificación fiscal (NIF) que se utiliza para todas las transacciones comerciales y fiscales.
• Facturación: Las PYMES deben emitir facturas por las operaciones sujetas al IVA. Las facturas deben cumplir con los requisitos establecidos por la normativa fiscal, incluyendo información detallada sobre la operación, los importes gravados y el tipo impositivo aplicado.
• Liquidación periódica del IVA: Las PYMES están obligadas a presentar declaraciones periódicas de IVA ante la Agencia Tributaria. Estas declaraciones suelen ser mensuales o trimestrales, dependiendo del volumen de facturación y otras circunstancias específicas. En estas declaraciones, la empresa debe informar sobre las ventas realizadas y el IVA recaudado, así como sobre las compras y el IVA soportado.
• Autoliquidación del IVA: En la declaración periódica de IVA, las PYMES deben autoliquidar el impuesto, es decir, calcular la diferencia entre el IVA recaudado y el IVA soportado y pagar el saldo resultante a la Agencia Tributaria. Este pago se realiza mediante transferencia bancaria o utilizando otros medios de pago autorizados.
• Presentación de declaraciones informativas: Además de las declaraciones periódicas de IVA, las PYMES pueden tener la obligación de presentar declaraciones informativas adicionales, como la declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias (modelo 349) o la declaración de operaciones con terceros (modelo 347).

Impuesto sobre Sociedades: Aspectos Esenciales para PYMES

¿Qué es el Impuesto sobre Sociedades y cómo afecta a las PYMES?

El Impuesto sobre Sociedades es un tributo que grava la renta de las sociedades y otras entidades jurídicas residentes en España. Se aplica sobre los beneficios obtenidos por estas entidades en un determinado período fiscal. Afecta a las PYMES de diversas maneras, ya que estas empresas son sujetos pasivos del impuesto y deben cumplir con sus obligaciones fiscales relacionadas con el mismo.

Determinación de la base imponible y tipos impositivos aplicables

En España, el proceso general de determinación de la base imponible y los tipos impositivos aplicables en el IS se puede describir de la siguiente manera:

• Base imponible: La base imponible del IS se determina a partir del resultado contable ajustado. El resultado contable se obtiene de los estados financieros de la empresa, pero luego se realizan una serie de ajustes y correcciones fiscales permitidas por la normativa fiscal para calcular la base imponible fiscal.
• Tipos impositivos: En España, existen diferentes tipos impositivos aplicables al Impuesto sobre Sociedades, que pueden variar según el tamaño y la naturaleza de la empresa. A partir del año 2021, los tipos impositivos generales para las empresas son los siguientes:
  • Tipo general: El tipo general del Impuesto sobre Sociedades es del 25%.
  • Tipo reducido para PYMES: Se aplica un tipo reducido del 15% sobre los primeros 300.000 euros de base imponible para aquellas empresas que cumplen los requisitos establecidos para ser consideradas PYMES.
  • Tipo reducido para empresas de nueva creación: Las empresas de nueva creación pueden beneficiarse de un tipo reducido del 15% sobre los primeros 300.000 euros de base imponible durante los dos primeros períodos impositivos en los que se obtengan beneficios.

Deducciones y bonificaciones fiscales disponibles para las PYMES

• Deducción por actividades de investigación y desarrollo (I+D): Las empresas que realicen actividades de I+D pueden deducir un porcentaje de los gastos e inversiones realizados en proyectos de investigación y desarrollo. Esta deducción puede ser del 25% adicional al gasto incurrido en el caso de gastos en personal investigador o del 12% adicional en otros gastos de I+D.
• Deducción por actividades de innovación tecnológica: Las empresas que realicen actividades de innovación tecnológica pueden deducir un porcentaje de los gastos e inversiones realizados en este ámbito. Esta deducción puede ser del 12% adicional al gasto incurrido.
• Deducción por inversiones medioambientales: Las empresas que realicen inversiones en activos medioambientales, como energías renovables, eficiencia energética o reducción de emisiones contaminantes, pueden beneficiarse de una deducción del 8% del importe invertido.
• Deducción por creación de empleo: Las empresas que creen nuevos puestos de trabajo pueden beneficiarse de una deducción en la cuota íntegra de 5.000 euros por cada nuevo empleado contratado de manera indefinida durante al menos tres años.
• Deducción por reinversión de beneficios: Las empresas que reinviertan los beneficios obtenidos en la adquisición de activos fijos pueden aplicar una deducción del 12% sobre el importe reinvertido.

Estrategias para optimizar la carga fiscal y maximizar los beneficios fiscales

Las PYMES en España pueden mejorar su situación fiscal mediante estrategias específicas. Esto incluye aprovechar las deducciones fiscales disponibles, como las relacionadas con gastos comerciales, inversiones en activos fijos y contratación de personal. Además, es fundamental explorar los incentivos fiscales ofrecidos por el gobierno español, como créditos fiscales o exenciones de impuestos para actividades específicas, como la inversión en innovación o la contratación de empleados. La optimización de la estructura empresarial y una planificación cuidadosa de los ingresos y gastos también son clave para reducir la carga fiscal. Es importante mantenerse al tanto de los cambios legislativos y buscar asesoramiento profesional para garantizar el cumplimiento normativo y maximizar los beneficios fiscales.

Cómo gestionar eficientemente las gestiones contables y fiscales de la PYME

Debido a todas estas obligaciones que como PYMES debemos soportar se crea la necesidad de disponer de herramientas de trabajo que nos faciliten la introducción y alimentación de datos para poder cumplimentar todos los trámites necesarios.

Tan importante es el poder contar con esa ayuda externa para asesorar a la Pyme en cuestiones legales y fiscales como también el poder contar con una herramienta informática que le ayude a gestionar toda esa información para que sea de fácil acceso para la Pyme.

Aunque a primera vista estas obligaciones puedan parecer una carga, también representan una oportunidad para mejorar la gestión interna de tu negocio. Llevar las cuentas claras te ayuda a detectar gastos innecesarios, optimizar beneficios, planificar inversiones y evitar imprevistos fiscales.

Consejo práctico: organiza tus facturas mensualmente, no solo al final del trimestre.

Ventajas de contratar una gestoría online para gestionar las obligaciones

Una vez realizada la tramitación y el asesoramiento, mediante el estudio y análisis de tu caso, podremos planificar y prevenir las repercusiones fiscales de los hechos económicos antes de que se produzcan.