Obligaciones Contables para Empresarios en España

En el complejo entorno empresarial actual, comprender las obligaciones contables y legales es crucial para cualquier empresario en España. Las obligaciones contables de una empresa en España son las relacionadas con el registro de su actividad económica, las operaciones llevadas a cabo, los gastos, etc. Podríamos decir que la contabilidad persigue crear una fotografía del estado económico de una empresa mediante el registro de las operaciones que esta lleva a cabo. La normativa española obliga al empresario a llevar una contabilidad adecuada conforme a determinadas normas con el objetivo de poder controlar la actividad empresarial e informar a las autoridades competentes.

Todo empresario, ya sea autónomo o una sociedad, debe mantener una contabilidad ordenada. Para regular dicho proceso deben cumplirse las normas del Plan General Contable y el Código de Comercio. La obligación contable se basa en respetar las normas específicas para llevar la contabilidad ordenada y sistemática de una empresa. Todo esto se aplica con el objetivo de poder conocer por parte de los empresarios, clientes o acreedores el estatus financiero de la empresa.

En materia de contabilidad son requisitos imprescindibles, la elaboración de cuentas anuales o documentos de síntesis que muestren el patrimonio y el resultado del ejercicio económico, mediante el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.

Con carácter general, la contabilidad sirve para registrar, clasificar, analizar y auditar la información financiera de una empresa. Es decir, cumplir con las obligaciones contables es esencial para la supervivencia y el crecimiento de cualquier empresa.

La Ley establece para los empresarios, cualquiera que sea su forma, individual o societaria, la obligación de llevar la contabilidad conforme a lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.

Si has decidido emprender y crear una empresa estás sujeto a cumplir con las obligaciones contables del empresario.

Obligación de Llevar una Serie de Libros Contables

Todas las empresas tienen la obligación de llevar libros contables. Son varios los libros contables que una empresa debe llevar al día y cada uno se encarga de registrar una información concreta. Los libros obligatorios generalmente incluyen el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario.

Además, una empresa debe conocer que estos libros deben legalizarse en el Registro Mercantil de su domicilio. Es una obligación impuesta por la normativa española que, en caso de no cumplir con ella, acarrea sanciones y multas.

Libro Diario

En este se registran las operaciones que se realizan en la empresa cada día. Registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Hablamos de libro en el que se anotan diariamente los importes de todas las operaciones que haya realizado una empresa, de tal forma que la actividad empresarial queda registrada cronológicamente a través de asientos contables según se vayan haciendo a lo largo del día.

En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial.

El Código de Comercio indica que todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios.

El Libro Diario debe registrar todas las operaciones relativas a la contabilidad de la empresa.

Para que no pierdas ni un detalle del día a día de tu empresa es muy importante que tu asesor te ofrezca alguna herramienta donde puedas visualizar los estados financieros de tu entidad.

Libro de Inventario y Cuentas Anuales

Debe iniciarse con el primer estado contable de la empresa. Este libro debe abrirse con el balance inicial detallado de la empresa (primer estado contable), transcribiendo con una periodicidad al menos trimestral, con sumas y saldos, los balances de comprobación (segundo estado contable).

Por otra parte, el Libro inventario y las cuentas anuales es un documento contable formado por los siguientes documentos: Balance inicial detallado de la empresa, balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo, inventario de cierre de ejercicio, y un ejemplar de las cuentas anuales.

El Libro de Inventario y Cuentas Anuales debe abrirse con el balance inicial de la empresa y actualizarse trimestralmente. El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.

El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria.

Se elaboran el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo. El inventario es una relación detallada de los bienes de la empresa.

Las cuentas anuales, compuestas a su vez más documentos contables, están formadas por:

• El Balance de situación: se compone del activo, pasivo y del patrimonio neto de la empresa.
• La Cuenta de pérdidas y Ganancias: ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio anual.
• El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto”(ECPN): recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones. Refleja los cambios en el patrimonio neto, las variaciones en las masas patrimoniales y las causas.
• El “Estado de Flujos de Efectivo” (salvo excepciones): informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios. Se encarga de informar sobre el origen y la utilización de los activos monetarios de la empresa.
• La Memoria: es el documento que completa y amplía la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales.

Otros Libros Contables

Sí, dependiendo de la forma jurídica y la actividad de la empresa, pueden ser necesarios libros adicionales. Otro de los libros mercantiles de llevanza obligatoria es el Libro de Actas en el que han de constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales de la sociedad, tanto ordinarias como extraordinarias, así como los acuerdos tomados por los demás órganos colegiados de la misma (consejo de administración, etc.). También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios.

En el caso de los empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF, no están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones.

Legalización de los Libros Contables

Desde 2013, la legalización de los libros contables debe realizarse en formato electrónico. Esto incluye no solo el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sino también cualquier otro libro obligatorio como los de actas o los de socios o acciones nominativas.

Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.

Legalización de los libros contables: los libros obligatorios se legalizarán por Internet con certificado electrónico.

En cuanto a la forma de llevanza de la contabilidad el artículo 29.1 del Código de Comercio, expone que todos los libros y documentos contables deben ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad, por orden de fechas, sin espacios en blanco, interpolaciones, tachaduras ni raspaduras. Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.

Existen diferentes formas de legalizar los libros contables:

• Formato papel, encuadernando las hojas formando un libro. Este libro puede legalizarse antes o después de realizar los asientos o anotaciones.
• Soporte telemático. Para la presentación por esta vía se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el Servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores.
• Presentación mixta.

Formulación de las Cuentas e Informe de Gestión

Además, la normativa española impone la obligación de elaborar el llamado “informe de gestión”. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.

Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. Estas cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos relevantes como la memoria y, en su caso, el informe de auditoría. Además, empresas que reciban subvenciones significativas o que realicen contratos mayores con el sector público también deben someter sus cuentas a auditoría.

Obligación de Consolidar | ¿Tienes un Grupo de Empresas?

Si tienes un grupo de empresas te interesa saber si tienes (o no) obligación de presentar cuentas anuales consolidadas. Estarás obligado si durante 2 ejercicios consecutivos el grupo cumple dos de estos límites:

• El total de las partidas del activo del balance es superior a 11.400.000 euros.
• El importe neto de la cifra anual de negocios es superior a 22.800.000 euros.
• El número medio de trabajadores es superior a 250.

En Adlanter te podemos ayudar con todo el proceso si tu empresa está obligada a confeccionar y presentar las cuentas anuales consolidadas.

Otras Consideraciones Importantes

• Conservación de la Documentación: En caso de cese en la actividad, el empresario tiene igualmente obligación de conservar los libros y demás documentación de la empresa por plazo de seis años. La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo. El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario.
• Sistema de Contabilidad Adecuado: Todo empresario debe: llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones: hablamos de compras, ventas, gastos… elaborar de forma periódica unos balances e inventarios. Para lograrlo, el empresario debe llevar un libro de Inventarios y Cuentas anuales y un Diario.
• Asesoramiento Profesional: En cuanto a la persona encargada de llevar la contabilidad, será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de los empresarios. El contable o el profesional encargado de llevar la contabilidad de una empresa es el responsable de seguir y adaptar los requisitos del Plan General Contable (PGC) para dar una imagen real de la situación empresarial. Las PYMES pueden optar por una versión abreviada del PGC mientras que las demás deberán optar por la versión “ordinaria”. Si eres una empresa y crees que no eres capaz de estar al día con el cumplimiento de tus obligaciones contables, lo recomendable es que te pongas en contacto con expertos asesores contables que te ayuden con el cumplimiento de tus obligaciones. ¿Valoras externalizar la contabilidad? puede ser una opción para tu empresa.