Guía Completa sobre la Normativa de Locales Comerciales y Obligaciones del Autónomo en España

La puerta de acceso a un negocio desempeña un papel más importante del que puede parecer a primera vista. Por ello, es esencial conocer la normativa de la puerta de local comercial, así como las obligaciones del autónomo que lo gestiona. Una vez que se dispone de esta información, resultará más sencillo escoger el tipo de puerta que mejor encaje con las necesidades y cumplir con la legislación vigente.

La Obligatoriedad de las Puertas Automáticas en Locales Comerciales

Desde el pasado verano, una serie de establecimientos tienen la obligación de instalar puertas automáticas en la entrada de sus locales. El Real Decreto-ley 14/2022 del 1 de agosto, en el apartado Tres de su artículo 29, dicta lo siguiente: “Los edificios y locales con acceso desde la calle […] dispondrán de un sistema de cierre de puertas adecuado, con el fin de impedir que estas permanezcan abiertas permanentemente”.

Entre las medidas cabe destacar la obligación de ciertos locales del sector terciario de instalar en la entrada de sus establecimientos puertas automáticas. Con esto, lo que se busca es impedir que las puertas permanezcan abiertas permanentemente y evitar el despilfarro energético por las pérdidas de energía al exterior. De esta manera, todos los comercios, negocios o locales de transporte cuya salida esté a pie de calle deberán disponer de un sistema especial de cerrado de puertas.

Instalar puertas de cierre automático garantiza que se conserve la temperatura en el interior de los edificios. Además, entre otras medidas se encuentra la obligatoriedad de que en su interior deberá tener una temperatura limitada a 19 y 27 grados para la calefacción y refrigeración. Esta medida estará vigente hasta el 1 de octubre de 2023. Para garantizar estas medidas estarán exhibidas en carteles o pantallas en interior, pudiendo añadirse medidas adicionales para la reducción del consumo.

El Gobierno ha previsto que, en caso de incumplir las medidas del plan de ahorro energético, se tipifiquen como infracciones leves. Las sanciones leves estarán basadas en la Ley de Industria en el artículo 34, lo que ascenderá hasta los 60.000 euros por sanción. Para realizar un seguimiento del cumplimiento de estas medidas, serán las comunidades autónomas las responsables de aplicar dichas sanciones.

Opciones de Puertas Automáticas para Comercios

A la hora de adquirir una puerta automática para un comercio, hay diferentes opciones entre las que optar. Las puertas correderas de cristal son la opción más demandada. Son puertas que encajan muy bien con todo tipo de comercios y permiten el paso a los clientes con facilidad. Además, dentro de este tipo podemos encontrar muchos diseños entre los que elegir.

Para puertas automáticas de edificios u oficinas, existen kits formados por un operador, un selector/programador de funciones (con elección entre panel táctil o digital) y dos sensores de apertura doble con sistema a elegir entre llave magnética, tarjetas de proximidad o mandos. Dependiendo del caso, no será necesaria la sustitución completa de la puerta automática de cristal.

Para escoger el modelo de motor correcto es necesario saber si la puerta corredera de cristal automática es de una o de dos hojas. El peso también es un elemento necesario, ya que los motores tienen un máximo por hoja. Con estos datos se buscará el modelo acorde a las necesidades del comercio.

Accesibilidad y Seguridad: Más que un Punto de Entrada

La puerta de un local comercial es más que un mero sitio de entrada, ya que cumple distintas misiones. Es cierto que es el lugar por el que entramos y salimos y, por tanto, debe cumplir con una serie de normas de accesibilidad y seguridad. Pero también en muchos negocios, tanto de restauración como de venta de todo tipo de productos, es una ventana abierta a los transeúntes que sirve para presentarnos y atraer clientes.

Normativa de Accesibilidad

Uno de los aspectos fundamentales de una puerta es la accesibilidad de los clientes. La normativa de puerta de local comercial contempla en el Documento Básico de Seguridad de Utilización y Accesibilidad del Código Técnico de la Edificación (CTE) en su sección 9 cómo deben ser las normas de accesibilidad para cada caso.

Cuando el local es de nueva construcción, se tienen en cuenta las dimensiones, la distribución interior de los espacios y la capacidad máxima de personas que puede albergar para determinar el tipo y tamaño de puerta que es necesaria. Y cuando el local ya está construido pero se hace una reforma para adecuarlo a un nuevo negocio, la normativa de puerta de local comercial establece que hay que cumplir la Ley 8/2013 de rehabilitación, regeneración y renovación urbana para poder obtener la accesibilidad universal.

Además de estas normativas, pueden existir otras de carácter local marcadas por cada Comunidad Autónoma. Pero en general, la accesibilidad a un local a través de la puerta debe permitir que pueda pasar cualquier persona con problemas de movilidad y, por tanto, el ancho mínimo de paso es de 80 cm. En el caso de que hubiera algún tipo de obstáculo, habría que construir una rampa de no más de un 10% de pendiente, y si no fuera posible, habría que instalar una rampa móvil.

Normativa en Cuestiones de Seguridad

Otro de los aspectos que hay que contemplar antes de escoger la puerta de un local comercial es la seguridad de los clientes en cualquier caso de emergencia. El Código Técnico de la Edificación (CTE), según el Documento Básico de Seguridad en caso de Incendio (DB-SI), sobre evacuación, establece que las puertas de salida de un edificio, como las puertas del portal, deben ser de fácil apertura desde el interior, sin necesidad de utilizar una llave ni de realizar más de una acción para abrirlas.

Además de las normativas anteriores, existen regulaciones que afectan específicamente a la seguridad de los edificios y la prevención de incendios. La Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, establece normas para la seguridad en los lugares de trabajo, lo cual también incide indirectamente en las comunidades de propietarios, en cuanto a la protección de los residentes frente a posibles siniestros.

La Controversia del Cierre con Llave en Comunidades de Propietarios

En el contexto de la gestión de comunidades de propietarios en España, uno de los aspectos que genera mayor interés y debate es la regulación del acceso a los edificios a través de las puertas de los portales. Esta cuestión no solo afecta a la seguridad de los residentes, sino que también está directamente relacionada con las normativas urbanísticas, de seguridad y de convivencia.

La regulación sobre las puertas de los portales en las comunidades de propietarios en España se encuentra influida por diversas normativas que van desde el Código Civil hasta el Código Técnico de la Edificación, sin olvidar otras normativas relacionadas con la seguridad, la protección contra incendios y la normativa autonómica que pueda aplicarse dependiendo del territorio en cuestión. El Código Civil español, en su artículo 396, establece que la propiedad horizontal se regula conforme a las disposiciones de la Ley de Propiedad Horizontal (LPH), cuyo objeto es la regulación de los derechos y obligaciones de los copropietarios en un inmueble sujeto al régimen de propiedad horizontal.

Según las normativas citadas anteriormente, la puerta del portal debe estar cerrada en términos generales para evitar el acceso no autorizado al edificio y proteger la seguridad de los residentes. Sin embargo, esta puerta no debe estar cerrada de manera que impida su apertura inmediata en caso de emergencia.

La pregunta de si es posible cerrar con llave la puerta del portal de una comunidad de propietarios tiene una respuesta clara desde el punto de vista normativo: no es legal cerrar con llave la puerta del portal de un edificio que forme parte de una comunidad de propietarios. El incumplimiento de las normativas sobre las puertas de los portales puede acarrear importantes consecuencias legales para la comunidad de propietarios. En primer lugar, se pueden imponer sanciones administrativas por parte de las autoridades competentes, que pueden incluir multas económicas.

En cuanto a las responsabilidades civiles, si un siniestro ocurre debido a la obstrucción del acceso a los portales o la evacuación, la comunidad podría ser demandada por negligencia. Para cumplir con la normativa vigente y garantizar la seguridad de los residentes, se recomienda que las comunidades de propietarios tomen medidas para gestionar el acceso al edificio de manera que se maximice la seguridad, sin comprometer las posibilidades de evacuación.

Obligaciones del Autónomo: Alta, Normativa y Fiscalidad

Dar de alta ante la Administración el centro donde desarrollan su actividad económica es una de las principales obligaciones a las que están sujetos los autónomos. De hecho, tanto si trabajan en un local físico -alquilado o de su propiedad-, como si lo hacen desde sus casas, deben señalar a la autoridad laboral cuál es su centro de trabajo antes de que pasen 30 días desde el inicio de la actividad.

Alta y Comunicación del Centro de Trabajo

Toda ubicación o centro que los autónomos necesiten para desarrollar su actividad debe ser debidamente comunicada tanto al Ayuntamiento de su ciudad como a la comunidad autónoma a la que corresponda, salvo en el caso de Ceuta y Melilla, donde se efectúa en el Área de Trabajo e Inmigración.

• Alta en el Ayuntamiento: el autónomo deberá obtener la Licencia de Apertura en caso de que su actividad necesite un Establecimiento Mercantil, es decir, un local. En cambio, si ejerce en su propia vivienda, únicamente tendrá que comunicarlo, puesto que no abre ningún local.
• Alta en la Comunidad Autónoma: será necesario comunicar la apertura, la instalación, el traslado y/o ampliación del local a la Autoridad Laboral, de la que depende la Consejería de Trabajo o Empleo de la Comunidad Autónoma.

El incumplimiento de la obligación de comunicar cuál es el centro de trabajo conlleva sanciones. La Ley General de la Seguridad Social prevé multas para todos aquellos autónomos que no cumplan con este requisito y también para los que no informen de las modificaciones o alteraciones que se produzcan. Como en casi todas las materias, existen dos tipos de infracciones, leves y graves.

El Autónomo a Puerta Cerrada en Situaciones Especiales

El Real Decreto 463/2020, por el que se declara el estado de alarma, limitó la libre circulación de las personas. En su virtud se dispuso que durante la vigencia del estado de alarma las personas podrían circular por las vías o espacios de uso público para desplazarse a su lugar de trabajo, efectuar allí su prestación laboral, profesional o empresarial, y tras ello, retornar al lugar de su residencia habitual.

Relacionado con esta norma general, pero con independencia de la misma, el Real Decreto 463/2020 también dispuso medidas de contención en el ámbito de la actividad comercial, equipamientos culturales, establecimientos y actividades recreativas, actividades de hostelería y restauración, y otras adicionales. Se suspendió la apertura al público de los locales y establecimientos minoristas, a excepción de los establecimientos comerciales minoristas de alimentación, bebidas, productos y bienes de primera necesidad, establecimientos farmacéuticos, sanitarios, centros o clínicas veterinarias, ópticas y productos ortopédicos, productos higiénicos, prensa y papelería, combustible para la automoción, estancos, equipos tecnológicos y de telecomunicaciones, alimentos para animales de compañía, comercio por internet, telefónico o correspondencia, tintorerías, lavanderías y el ejercicio profesional de la actividad de peluquería a domicilio.

En cualquier caso, no se suspendió la actividad de estos negocios y establecimientos, ni que las personas que en ellos trabajan dejaran de acudir a los mismos para efectuar su prestación laboral. Lo que se dispuso fue la limitación de su apertura al público. Las empresas y negocios en los que venían trabajando, principalmente, vieron mermados sus ingresos ante la imposibilidad de seguir funcionando de cara al público, especialmente en el sector del comercio minorista, hostelería y restauración. Pero no se cerraron los negocios por imperativo legal; no existe norma alguna que imponga su cese de actividad.

Una empresa o negocio puede atender sin problema a cualquier persona mediante la atención telefónica, las redes sociales, el correo electrónico, la videoconferencia, etc. Con la aprobación del Real Decreto-Ley 10/2020 en nuestro ordenamiento jurídico sigue sin existir disposición alguna que impida la libre circulación por la vía pública de los trabajadores por cuenta propia, autónomos, vigente el estado de alarma.

El ámbito de aplicación del Real Decreto-Ley se refiere únicamente a los trabajadores por cuenta ajena. Expresamente. La norma no se dirige a decretar un confinamiento generalizado de la población. Pero aún en aquellos supuestos en los que el autónomo no desempeña actividades consideradas esenciales, su libertad de circulación y su libertad de empresa no queda afectada. En estos casos el trabajador por cuenta propia puede seguir con su actividad; eso sí, y esta es la novedad, sin contar con sus empleados, caso que los tuviera. Solo deberá acatar que sus dependientes pasen a estar confinados en sus respectivos domicilios bajo la figura de un permiso especial retribuido y recuperable.

Modificaciones en la Cotización al RETA a partir de 2023

Mediante el Real Decreto 504/2022, de 27 de junio, RD-ley 13/2022, de 26 de julio y el RD-ley 14/2022, de 1 de agosto, se modifican, entre otras normas, el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social (Real Decreto 84/1996, de 26 de enero), y el Reglamento General sobre Cotización y Liquidación de otros Derechos de la Seguridad Social (Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre), para actualizar esta regulación normativa a la cotización al RETA por ingresos reales.

A continuación, se detallan los puntos clave que los autónomos deberán tener en cuenta desde el 1 de enero de 2023:

Declaración de Previsión de Rendimientos Económicos Netos en la Solicitud de Alta

Será necesario realizar una declaración de previsión de los rendimientos económicos netos en la solicitud de alta. La solicitud de alta de los trabajadores por cuenta propia deberá contener una serie de datos según el art. 30.2.b) del RD 84/1996, de 26 de enero, con efectos de 01/01/2023:

1. Nombre y apellidos, número de la Seguridad Social, número del documento nacional de identidad o equivalente, domicilio, fecha de iniciación de la actividad, grupo de cotización, condiciones especiales de esta y, a efectos de la correspondiente a accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, la actividad económica u ocupación desempeñada, con arreglo a la tarifa de primas vigente.
2. La actividad económica u ocupación que determina su inclusión en el RETA.
3. La sede de la actividad, si fuera distinta al domicilio del trabajador.
4. Razón social y número de identificación fiscal de las sociedades o comunidades de bienes de las que formen parte los trabajadores por cuenta propia incluidos en el régimen especial que corresponda.
5. Desempeño del cargo de consejero o administrador o prestación de otros servicios para la sociedad.
6. Porcentaje de participación en el capital social.
7. Nombre y apellidos y número del documento nacional de identidad o equivalente de los familiares con los que conviva el trabajador autónomo.
8. Número de identificación fiscal de la empresa o empresas para las que se presten las actividades complementarias privadas.
9. Nombre y apellidos y número del documento nacional de identidad o equivalente del trabajador autónomo en cuya actividad económica o profesional trabajen los familiares.
10. Declaración de los rendimientos económicos netos que el trabajador autónomo prevea obtener durante el año natural en el que se produzca el alta por su actividad económica o profesional, de forma directa y/o por su participación en la sociedad o comunidad de bienes que determine su inclusión en el régimen especial que corresponda, salvo en el caso de los miembros de institutos de vida consagrada de la Iglesia Católica incluidos en el Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos y de los trabajadores por cuenta propia incluidos en los grupos segundo y tercero de cotización del Régimen Especial de la Seguridad Social de los Trabajadores del Mar. A tal efecto, la determinación de tales rendimientos se efectuará conforme a lo establecido en el art. 308 de la LGSS y en sus normas de desarrollo reglamentario.

Documentación para Justificar Altas y Bajas en el RETA

Para justificar el alta o baja en el RETA, la Tesorería General de la Seguridad Social podrá requerir la aportación de cierta documentación. Las solicitudes de alta y de baja y las comunicaciones de variación de datos de trabajadores en este régimen especial deberán acompañarse, a través de medios electrónicos, de los documentos y medios de prueba determinantes de su procedencia. A tales efectos, la Tesorería General de la Seguridad Social podrá requerir la aportación de alguno o algunos de los que a continuación se especifican (art. 46.5 del RD 84/1996, de 26 de enero, con efectos de 01/01/2023):

• Documento que acredite que el solicitante ostenta la titularidad de cualquier empresa individual o familiar o de un establecimiento abierto al público como propietario, arrendatario, usufructuario y otro concepto análogo o documento acreditativo del cese en dicha titularidad.
• Justificante de abonar el Impuesto sobre Actividades Económicas o cualquier otro impuesto por la actividad desempeñada o certificación de no abonar dicho impuesto, uno y otra referidos, como máximo, a los últimos cuatro años.
• Copia de las licencias, permisos o autorizaciones administrativas que sean necesarios para el ejercicio de la actividad de que se trate y, en su defecto, indicación del organismo o administración que las hubiese concedido o copia de la documentación acreditativa de su extinción o cese.
• Copia del contrato celebrado entre el trabajador autónomo económicamente dependiente y su cliente, una vez registrado en el Servicio Público de Empleo Estatal, y copia de la comunicación al Servicio Público de Empleo Estatal de la terminación del contrato registrado.
• Documentos que acrediten la participación del trabajador autónomo en sociedades o comunidades de bienes o su incorporación en colegios profesionales, determinante de su inclusión en este régimen especial.
• Declaración responsable del interesado y cualesquiera otros documentos que le sean requeridos, a estos efectos, por la Tesorería General de la Seguridad Social.

Cambios de Bases de Cotización al RETA

En el RETA podrá cambiarse hasta seis veces al año la base de cotización. Esta posibilidad pretende adaptar la cotización anual al RETA a las fluctuaciones que son susceptibles de producirse en los ingresos de la actividad autónoma a lo largo de cada ejercicio. Con efectos del 01/01/2023, el art. 45 del Real Decreto 2064/1995, de 22 de diciembre, establece:

Los trabajadores incluidos en el campo de aplicación de este régimen especial podrán cambiar hasta seis veces al año la base por la que vengan obligados a cotizar, eligiendo otra dentro de los límites mínimo y máximo que les resulten aplicables en cada ejercicio, siempre que así lo soliciten a la Tesorería General de la Seguridad Social, con los siguientes efectos:

• 1 de marzo, si la solicitud se formula entre el 1 de enero y el último día natural del mes de febrero.
• 1 de mayo, si la solicitud se formula entre el 1 de marzo y el 30 de abril.
• 1 de julio, si la solicitud se formula entre el 1 de mayo y el 30 de junio.
• 1 de septiembre, si la solicitud se formula entre el 1 de julio y el 31 de agosto.
• 1 de noviembre, si la solicitud se formula entre el 1 de septiembre y el 31 de octubre.
• 1 de enero del año siguiente, si la solicitud se formula entre el 1 de noviembre y el 31 de diciembre.

Junto con la solicitud de cambio de su base de cotización mensual, los trabajadores deberán efectuar una declaración del promedio mensual de los rendimientos económicos netos anuales que prevean obtener por su actividad económica o profesional en el año natural en el que surta efectos dicho cambio de base de cotización.

Mantenimiento de la Tarifa Plana para Nuevas Altas

Con efectos de 1 de enero de 2023, el nuevo artículo 38 ter de la Ley 20/2007, de 11 de julio, del Estatuto del Trabajo Autónomo (en redacción aportada por el Real Decreto-ley 13/2022, de 26 de julio y posteriormente por el Real Decreto-ley 14/2022, de 1 de agosto), establece una reducción a la cotización por inicio de una actividad por cuenta propia.

Alquiler de Locales de Negocio: Obligaciones Fiscales del Arrendador

Si eres propietario de un local y lo quieres alquilar a un autónomo o empresa, Hacienda te obliga a darte de alta como arrendador de locales de negocio. Para ello, debes presentar el modelo 036 o el modelo 037 a Hacienda para darte de alta en el Censo de Empresarios y Profesionales. Este paso es obligatorio y previo a cualquier otro paso posterior (hacer facturas, declarar impuestos, etc.).

Obligación de Hacer Factura por Alquilar un Local de Negocio

Una vez dado de alta en el Censo de Empresarios y Profesionales, tienes unas obligaciones formales que cumplir:

• Tienes que hacer facturas para cobrar el alquiler.
• El tipo de IVA que tienes que aplicar es del 21%.
• Tienes que aplicar una retención de IRPF del 19%.

Obligaciones Tributarias por Alquilar un Local de Negocio

Por emitir facturas con IVA, debes declarar este impuesto de manera periódica. Más concretamente:

• Tienes que presentar el modelo 303 cada trimestre.
• Luego, cada año, deberás presentar el modelo 390, que es el resumen anual de IVA.

Afortunadamente, no es necesario realizar ninguna acción adicional por haber aplicado retenciones.