Negocios Fuera de Control: Causas Comunes y Soluciones Estratégicas para el Éxito Sostenible

Son muchos los proyectos de negocios y empresas que surgen cada día en todo el mundo. Muchos empresarios ponen en juego grandes sumas de capital y energía en establecer una empresa que sea próspera y que les brinde éxito en todos los aspectos de su vida. Sin embargo, el fracaso empresarial es muy común: alrededor del 20% de las empresas pequeñas fracasan en su primer año y un asombroso 96% de las empresas fracasarán en un período de 10 años. Estos problemas no siempre tienen que ver con las ofertas de la empresa ni con la calidad de sus servicios, y a menudo, un punto fuerte en este fracaso tiene que ver, no con crisis económicas, sino con la falta de control que hay en la empresa.

Factores Internos y Externos que Impulsan el Fracaso Empresarial

Los negocios y las empresas no están exentas de conflictos. Todos quisiéramos que cada decisión fuera correcta, que los clientes siempre estuvieran satisfechos y que los equipos de trabajo colaboraran en un buen ambiente. A continuación, exploraremos las causas más comunes del fracaso, tanto internas como externas, y cómo abordarlas.

1. Falta de Control y Análisis Estratégico

Sin importar la especialidad de tu empresa, es importante que cuentes con un adecuado control, ya que las consecuencias más comunes para las empresas que no cuentan con un correcto registro interno son los fraudes, el robo de información, de efectivo o de activos. Muchas empresas cometen el error de comenzar a operar sin plantearse su misión, visión, valores y estrategia. Otra de las causas que producen una falta de control en las empresas es la falta de análisis estratégico. Ésta es de hecho, una de las razones más comunes por las cuales los dueños de las empresas en crecimiento no tienen el control sobre las mismas. Como te contamos en otro artículo, “No se puede controlar lo que no se está midiendo”. Algunos empresarios cometen el error de trabajar en base a corazonadas y terminan improvisando en todo lo que hacen.

Soluciones:

• El control interno es un proceso ejecutado por el consejo de directores, la administración y todo el personal de una empresa. Está diseñado para proporcionar una seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos en las distintas áreas.
• El análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) proporciona una visión estratégica para adaptarse y mejorar la competitividad. Sin este análisis, la empresa pierde la oportunidad de identificar sus puntos fuertes y áreas de mejora.

2. Problemas Financieros y Gestión Presupuestaria Ineficaz

Los problemas financieros son situaciones que ninguna empresa quiere atravesar. Para gestionar las finanzas de una empresa no basta con tener el personal adecuado, sino que es necesario que todos los miembros de una plantilla trabajen en la misma dirección, bajo los mismos parámetros y objetivos. Solo los esfuerzos conjuntos podrán generar ganancias para la empresa. Una de las cosas que más puede desestabilizar a una compañía es la disminución en las ventas, sin importar el tamaño de una empresa. Si vendía en grandes cantidades, una baja en sus operaciones comerciales puede significar la acumulación de mercancías, el abandono de proyectos o la falta de financiamiento para ciertas operaciones. El establecimiento de los precios (pricing) y de los márgenes son factores clave que pueden causar problemas significativos para una empresa si no se gestionan adecuadamente. Imagina una empresa que vende productos a precios muy bajos para atraer clientes, pero con márgenes tan estrechos que no cubre sus costos operativos.

Soluciones:

• Mantener una reserva sólida de efectivo puede ayudar a resistir tiempos difíciles; es mejor apuntar a un punto de equilibrio de tres meses y aumentarlo siempre que sea posible.
• La mejor forma para afrontar este tipo de eventualidad es mediante el uso de la razón y el pensamiento lógico; a fin de cuentas el aspecto financiero de tu empresa se basa en números. Estas reactivaciones deben ir acompañadas de un buen plan en el que hayas calculado los costos generados por la baja en ventas y que evalúes cuánto dinero puedes recuperar (o, incluso, ganar), aun cuando bajes tus precios.
• La mejor forma de prevenir inconsistencias contables es mediante el uso de herramientas de software para contabilidad que registren cada movimiento dentro de tu organización y donde mantengas el control de tus ingresos y egresos; incluso podrás optimizar tus pagos fiscales, así como a trabajadores y proveedores. Otra forma de prevenir inconsistencias es mediante las auditorías internas.
• Para evitar el fracaso de la puesta en marcha del negocio, una empresa debe ser capaz de asignar sus recursos financieros de manera eficiente.

3. Marketing Deficiente y Falta de Propuesta de Valor

Una estrategia de marketing mal diseñada o insuficiente frena el crecimiento de la empresa. Si no se analizan los canales de mayor impacto, los recursos se desperdician. Un negocio que no cuenta con una propuesta de valor clara se vuelve uno más en el mercado y queda a merced de la competencia en precio. Sin un elemento distintivo, los clientes no encuentran una razón para preferir este negocio sobre otros. La investigación de mercado es esencial para que una empresa crezca, ya que permite entender las necesidades y preferencias del público objetivo. Sin este conocimiento, los productos o servicios pueden no alinearse con lo que los clientes realmente buscan. Otro problema común de marketing ocurre cuando una marca se ha hecho de una mala imagen.

Soluciones:

• Superar los problemas de marketing es esencial para hacerse de un nombre en el mercado, vender y crecer como organización.
• Para mejorar tu pronóstico para futuras campañas, puedes evaluar la creación de dos opciones igualmente buenas y probarlas con un público más diverso y numeroso. Adicionalmente, contar con las herramientas adecuadas te ayudará a ejecutar tus campañas de marketing de manera más eficaz. Con el software de marketing de HubSpot te permite racionalizar tus esfuerzos de marketing y asegurarte de que todo funciona correctamente. Además, puedes gestionar las relaciones con los clientes y crear experiencias personalizadas para ellos.
• Una estrategia común entre las empresas que han generado un impacto negativo entre sus consumidores es crear una nueva imagen corporativa, bajo un nombre diferente e incluso una razón social distinta. Otra forma honesta de afrontar una situación como esta es reconocer aquello que tu empresa omitió y actuar a partir de ello para retribuir a los clientes.
• Realiza un exhaustivo estudio de mercado antes de poner en marcha tu negocio. Esto incluye realizar un análisis DAFO, probar diferentes esquemas de precios, interactuar con tus clientes potenciales y descubrir nuevas formas de marketing digital.
• Comercializa y promociona continuamente tu marca, productos o servicios.

A continuación, una tabla que resume las principales causas de fracaso y sus soluciones, según las encuestas recibidas hasta el 15-11-2024:

4. Gestión Organizacional y de Equipos Ineficiente

Gestionar las agendas, funciones y relaciones de toda una plantilla representa un gran reto y es común que surjan situaciones que pongan en jaque la buena organización. Uno de los peores enemigos para cualquier empresa es la falta de líneas de flujo claras para el cumplimiento de tareas específicas. Otro de los problemas organizacionales a los que se puede enfrentar una empresa es el incumplimiento de procesos. Sin un proceso claro, los clientes potenciales pueden perder interés o elegir a la competencia. Muchos dueños de empresas cometen el error de querer hacer todo y evitan delegar actividades a los miembros de su equipo y esta es precisamente una de las razones por las cuales muchas empresas no logran sobrevivir. La gestión de talentos dentro de una empresa es una tarea realmente complicada. Cuando un trabajador se ausenta de sus labores crea una reacción en cadena cuyo resultado es la baja productividad de los equipos y la pérdida de ingresos significativos para las empresas. Una seria limitación para cualquier empresa es la falta de personal capacitado para la realización de tareas especializadas. Para tener un equipo bien capacitado que es clave para ofrecer un servicio de calidad y mejorar la productividad. Sin una formación continua, los empleados no pueden adaptarse a nuevas técnicas o tecnologías.

Soluciones:

• Una forma de enfrentar un deficiente flujo de operaciones es mediante la definición de jerarquías y la delegación de responsabilidades a un equipo de trabajo específico. Los software de gestión empresarial son alternativas ideales para monitorear el desempeño de los colaboradores de una empresa.
• Un seguimiento adecuado implica personalizar las interacciones, resolver dudas y recordar al cliente el valor de la oferta.
• Es de suma importancia que como líder, seas consciente de la importancia y el aporte de los colaboradores de tu empresa. Valora su trabajo y respeta sus facultades para llevar a cabo los procesos.
• Para sortear este obstáculo las empresas pueden hacer una lista de prioridades y destinar recursos para cubrir el sueldo de personal con un buen nivel de experiencia o capacitar al personal ya existente.
• La proactividad es una de las mejores habilidades que alguien puede tener dentro de una empresa. Y no solo en lo que respecta a los líderes, sino a cualquier miembro de la organización. La solución a este problema tiene que ver con la capacidad que tiene una empresa para evaluar a su personal.
• La mejor forma de enfrentar la falta de oportunidades es mediante la delegación de responsabilidades dentro de los equipos de trabajo de forma individual y colaborativa.
• Para evitar la sobrecarga de funciones es recomendable que promuevas una cultura del descanso, permitas la flexibilidad laboral e incentives la desconexión durante los fines de semana.
• Ofrecer incentivos de forma regular para que tus empleados tengan una motivación extra para dar más de sí mismos.
• Contratar a un buen equipo de personas para dirigir las operaciones de tu negocio. Aunque quieras ahorrar costes llevando tú mismo la mayor parte de las operaciones del negocio al principio, al final tendrás que contratar personal para evitar la sobrecarga de trabajo y el fracaso de la empresa.

5. Falta de Comunicación Interna y Externa

La comunicación es el núcleo de todas las relaciones sociales. Y ya que los negocios son una forma de relacionarse entre personas, clientes y empresarios, la comunicación está en el centro de todos. Algunos datos revelan que el 86 % de los líderes y empleados han percibido que la falta de comunicación es una de las causas de fracaso en los proyectos empresariales. Esta carencia puede limitar la colaboración entre tu personal y tu interacción con los clientes, o incluso crear problemas operativos. Los problemas surgen cuando no hay una buena comunicación y no se transmiten correctamente los mensajes que vienen «desde arriba» (o viceversa).

Soluciones:

• Las empresas deben invertir recursos y tiempo para que todos los miembros de una empresa participen activamente en las tareas comunes.

6. Resistencia al Cambio y Falta de Innovación

La adaptación a las nuevas tendencias y tecnologías es crucial para mantener la relevancia en el mercado. Un negocio que no evoluciona corre el riesgo de quedar obsoleto. Por ejemplo, hace unos años, una tienda de alquiler de DVDs que no ofrecía opciones de entretenimiento digital perdía clientes en favor de servicios de streaming que brindaban mayor comodidad y variedad. La tecnología permite optimizar procesos y mejorar la eficiencia. Una empresa que no adopta herramientas tecnológicas modernas se vuelve menos competitiva. Hoy en día las empresas enfrentan una situación que nunca antes había estado tan pronunciada. Peter Drucker sostenía que el éxito en un negocio tiene 2 factores claves: la innovación y el marketing.

Soluciones:

• La mejor forma de afrontar la falta de actualización es poniendo a la vanguardia a tu empresa. Es recomendable que elabores una lista de prioridades y actualices de inmediato tu empresa (si cuentas con los recursos puedes hacer una completa transformación digital de tus procesos).
• La innovación significa encontrar una mejor manera de satisfacer las necesidades de sus clientes que nadie. Cualquiera puede ganar algo de dinero durante un tiempo. Pero si deseas tener éxito y mantener ese éxito durante años y décadas; y si deseas construir una marca entonces debes encontrar la manera de agregar más valor que cualquier otra persona en el mercado. Y eso viene de innovar constantemente.

7. Falta de Visión y Objetivos Claros

La falta de visión puede parecer a algunos un problema secundario frente a la pérdida de clientes o la baja de ventas, pero en realidad no existe nada más grave para una empresa que no contar con objetivos claros. Establecer objetivos específicos y medibles permite evaluar el progreso y ajustar las estrategias del negocio. Sin estos, la empresa avanza de manera errática.

Soluciones:

• La mejor forma de enfrentar esta situación es mediante la creación de una cultura empresarial sólida.
• Es importante que los objetivos representen un reto a lograr.

8. Problemas con Clientes y Proveedores

El servicio al cliente es fundamental para la retención de consumidores. Cuando los clientes tienen una mala experiencia, buscan alternativas en la competencia. Las reclamaciones suelen costar tiempo, esfuerzo y dinero a las empresas, pero no por eso se les debe ignorar. Una mala reseña por parte de un cliente puede parecer un detalle menor. Las relaciones de negocios se basan en la confianza. Estos agentes externos suelen abastecer a una empresa de materias primas o de servicios, procesar insumos o encargarse de la distribución de mercancías. Una empresa nunca debe depender al 100 % de un único proveedor.

Soluciones:

• No hay mejor forma de afrontar la reclamación que dando respuesta inmediata a la solicitud del cliente. Si necesita un reemplazo y cuenta con su garantía, gestiónalo. Si quiere hacer una devolución, permítela.
• La mejor forma de afrontar las malas reseñas es sincerándote con tu público.
• Una buena forma de mantener el control de tus operaciones externas es contratar a más de una empresa externa para llevar a cabo diferentes procesos de tus actividades. Esto hará que cuentes con un apoyo en caso de incumplimiento de algún proveedor.

Estrategias para Anticipar y Prevenir Problemas (Método Upstream)

Para solucionar los problemas más importantes, hay que tratarlos desde el principio, desde la base. El método Upstream se centra en prevenir los problemas antes de que sucedan, a diferencia de las acciones que reaccionan a los problemas después de que ya han ocurrido.

Barreras para el Pensamiento Upstream:

1. Ceguera al Problema: Creencia de que los resultados negativos son naturales e inevitables, desaprovechando soluciones potenciales.
2. Falta de Propiedad: Cuando un problema no tiene dueño, nadie toma la responsabilidad y, por ende, nadie lo soluciona.
3. Tunelización: Enfocarse en resolver problemas urgentes a corto plazo, descuidando los problemas más importantes que eventualmente también se vuelven urgentes.

Siete Preguntas Clave para Resolver Problemas Upstream:

1. ¿Cómo unir a la gente correcta? Los problemas de origen casi siempre requieren la acción coordinada de múltiples equipos de personas, rodear el problema y utilizar la información para el aprendizaje.
2. ¿Cómo cambiarás el sistema? Resolver problemas de origen se trata de reducir la probabilidad de que los problemas sucedan, y por lo tanto, necesitas cambiar el sistema que está causando los problemas en primer lugar. Un sistema bien diseñado es la mejor forma de impactar en los problemas desde el principio.
3. ¿Dónde puedes encontrar el punto de apoyo? La clave aquí es acercarse al problema. Cuando encuentras el punto de apoyo, los resultados pueden ser extremadamente poderosos.
4. ¿Cómo obtener una advertencia temprana del problema? Cuando predecimos un problema antes de tiempo, tenemos mucho espacio para manejarlo y repararlo. Por lo tanto, una de nuestras tareas críticas es obtener una señal de advertencia temprana del problema que estamos tratando de resolver. La clave para hacer esto es desplegar sensores y buscar indicadores.
5. ¿Cómo sabrás que estás teniendo éxito? No es suficiente actuar, necesitas comprender si tus acciones están realmente ayudando o no. Debes asegurarte de no estar viendo fantasmas, victorias que no existen. Asegúrate que las medidas no se transformen en la misión.
6. ¿Cómo evitarás hacer daño? A veces las consecuencias no intencionales de tus soluciones al problema upstream o de origen, harán las cosas peor. Debes hacer que todos los potenciales actores o partes implicadas hagan un pre mortem.

Consejos para Evitar el Fracaso Empresarial

Ahora que ya conocemos las posibles causas del fracaso de la puesta en marcha del negocio, aquí tienes 10 consejos o acciones que puedes llevar a cabo para evitar todas estas situaciones.

1. Realiza un exhaustivo estudio de mercado antes de poner en marcha tu negocio. Esto incluye realizar un análisis DAFO, probar diferentes esquemas de precios, interactuar con tus clientes potenciales y descubrir nuevas formas de marketing digital.
2. Concéntrate en establecer una presencia online adecuada para tu marca. Dado que vivimos en la era digital, la visibilidad de tu marca en Internet es aún más importante que su capacidad de descubrimiento fuera de la red.
3. Aprende a gestionar bien tus finanzas desde el principio. Si no puedes hacerlo tú mismo, contrata a personal experto en gestión financiera que pueda recomendar esquemas de asignación presupuestaria eficientes.
4. Gestiona bien tus riesgos. Mantener un equilibrio saludable entre la asunción de riesgos y la evitación de pérdidas ayuda a evitar el fracaso de la empresa.
5. Prepara un plan de negocio sólido. Sin un plan de negocio bien diseñado, simplemente te estás preparando para el fracaso de tu empresa.
6. Comercializa y promociona continuamente tu marca, productos o servicios. En estos tiempos digitales, publicar anuncios para tus productos y servicios es relativamente más barato que antes.
7. Contrata a un buen equipo de personas para dirigir las operaciones de tu negocio.
8. Crea un sitio web para tu negocio. Que sea fácil de usar, que responda, que sea fácil de navegar y que sea barato de mantener.
9. Haz un seguimiento de la lista de audiencia de tu sitio web para saber quiénes se han registrado en él, ya sea a través de la afiliación, los formularios de contacto/registro, los compradores de la tienda, los chats, etc.
10. Integra tus esfuerzos de marketing vinculando tu sitio web con tus páginas de redes sociales.